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1、学生档案管理办法第一章 总则第一条 目的及依据规范和加强（以下简称“学院”）学生档案管理，保证档案资料完整和安全，为学院提供可靠依据，根据高校学生管理规定，结合学员实际情况，制定本办法。第二条 适用范围本办法适用于学院在册学生。具体涉及学生档案业务的管理。第三条 特别说明学院和学生工作有关的部门都必须重视学生档案管理工作，各部门有责任协助学生管理部门做好由其形成的应归入学生档案的资料收集、整理工作。第二章 职责与权限第四条 学院学生管理服务中心负责档案的检查、归档、发放工作。(一) 在校学生档案资料的日常管理、在校信息的记载由班主任负责。(二) 下厂实习后学生档案资料由系部统一收缴按要求移交学
2、生管理服务中心。(三) 毕业生档案统一由学生管理服务中心管理。第五条 学院学生管理服务中心是档案业务的管理部门，主要负责档案日常管理的检查、监督。第三章 学生档案的组成第六条 分类根据招收学生层次和发证机关的不同，学生档案分为以下两类：(一) 机电学院档案；(二) 档案。第七条 组成学生档案由以下几部分组成：(一) 原学院档案：初中或高中阶段的学籍档案（学生自愿）；(二) 在校期间档案：录取通知书、政审表、体检表、军训登记表、学籍登记表、毕业生登记表、成绩单、技能鉴定表、操行评分表、异动申请表、各种奖励申请表。第四章 归档要求第八条 材料由于学院实行双证书制，大专生有两套档案：机电学院学生档案
3、和学院学生档案。(一) 机电学院统招高职学生档案中含：1. 入校前档案（高中档案，采取自愿）；2. 机电学院录取通知书；3. 普通高校新生登记表；4. 机电学院学籍登记表；5. 机电学院毕业生登记表；6. 成绩单； 7. 毕业生就业报到证（派遣证）。(二) 机电学院成招学生档案中含：1. 入校前档案（高中、职专、技校档案，采取自愿）；2. 机电学院录取通知书；3. 成人高校新生登记表；4. 机电学院学籍登记表；5. 机电学院毕业生登记表；6. 成绩单。(三) 机电学院五年制高职学生档案中含：7. 入校前档案（初中档案，采取自愿）；8. 机电学院录取通知书；9. 机电学院学籍登记表2份；10.
4、机电学院毕业生登记表；11. 成绩单。(四) 学院学生（中级工、高级工或预备）档案中含：1. 技工院校政审表； 2. 技工院校体检表； 3. 技工院校录取通知书；4. 学院学籍登记表； 5. 学院毕业生登记表； 6. 技能鉴定表；7. 操行评分表；8. 奖学金、三好学生、优秀干部等各类申请表；9. 新生入校前档案（采取自愿）。第九条 学生档案的建立和要求(一) 新生录取通知书由学生管理服务中心发放，学生接到录取通知书，持通知书到原学院提取个人档案（统招生），开学报到时与原校档案一起交班主任（采取自愿原则）；(二) 政审表、体检表是学生报名时填写的，由学生管理服务中心审核盖章，注册后统一保管；(
5、三) 普通高校新生登记表（统招生用）和成人高校新生登记表（成招生用）由各系部根据学生人数印发，由班主任组织学生填写每人两份，检查无误后班主任签字确认交系部，各系部审核盖章后交学生管理服务中心，由学生管理服务中心审批签字盖章后一份留存一份返给系部，由班主任放入学生档案；(四) 学籍登记表应在学生入学一月内发放，学生填写无误后交班主任处，班主任负责保管并按时填写成绩、评语等；(五) 毕业生登记表是在中专生第四学期，大专生第五学期，五年制学生第八学期分别由学生管理服务中心学生学籍管理人员发放，学生填写无误后在顶岗实习前交回班主任处，班主任填写相关内容；(六) 成绩单由教务处在学生顶岗实习后移交到学生
6、管理服务中心；(七) 统招毕业生就业报到证由培训部（就业办）于7月前向学生管理服务中心提供；(八) 学生奖励、惩处记录在评选、确认后，返回各班主任处，与学生本人其他档案一起保管；(九) 学生在校学习期间，由班主任保管学生档案并填写相关内容，在最后一学期由系部审核后统一交学生管理服务中心学生学籍管理人员，学生学籍管理人员检查资料确认无误后存档。第十条 学生档案的填写要求(一) 学生填写时必须抱着实事求是的态度填写，填写时一律用钢笔或黑色水性笔填写，字迹要清楚、书写要规范，不得涂改，污染。凡需要粘贴照片的必须粘贴照片，一律遵循高级工蓝底、中级工红底照片的原则；(二) 学籍登记表、毕业生登记表学生个
7、人内容需全部填写，不留空白。如有情况不明无法填写时，应写“不清”、“不详”，如无该项情况，应写“无”。所有同类项目填写内容应一致；(三) 复写纸书写的以及传真件不得归档。归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位并加盖签发单位认定的章印；(四) 归档材料必须注明所在系、班级和学号；(五) 如有其他问题可另附说明。第五章 学生档案的日常管理第十一条 学生档案的管理(一) 学生在校期间的档案由班主任负责整理和保管。在校期间政治、思想、学习、考试、考核、奖惩等方面材料，要如实填写、登记、归档，以保证档案资料的系统、完整。(二) 新生在报到入校两周内，班主任应清楚本班学生的类
8、型，按规定发放学籍表格，组织学生填写建立学生档案。（备注：因高级工班内成招生通过成考时间不一致，档案资料很难管理，为便于班主任管理，应在学生入校后建立学院档案的同时统一建立机电学院学籍档案，但需在档案袋右上角用铅笔备注成考通过时间；(三) 学生档案本着跟随学生的原则，学生跨系变动时，档案要及时进行交接。学生中途退、休学的，应做好档案提取和移交手续；(四) 学生休学期间，班主任应将学生休学前各项数据填写完整，在档案袋右上角表注休学,同本班学生档案一起保管。休学学生如在原班级毕业前复学，应在办完复学申请表后，拿着申请表到原班主任处领取自己的档案交现班级班主任。如已到毕业时间还未复学的档案随本班档案
9、一起交学生管理服务中心；(五) 退学学生，班主任在学生办理完退学手续后或违纪文件印发后，将学生退学前各项数据填写完整后，用铅笔在档案袋右上角标上退学时间或违纪文号保管好，学期末移交系部学生管理办公室，再由管理办公室以系为单位移交给学生管理服务中心，并填写 系 班退学学生档案移交单；(六) 学生顶岗实习前班主任要以班级为单位，按学号排序，整理好学生档案并填写 系 班档案移交登记表；(七) 学生毕业前，各系按照学生管理服务中心要求做好学生档案的整理、归类工作，填写 系 届学生档案移交汇总表。第十二条 学生档案移交要求(一) 班主任向系学管交接具体要求：1. 学生档案内资料必须按要求装存，缺一不可；
10、2. 学生档案按学号顺序排列；3. 移交前要填写 系 班档案移交登记表，序号按学生学号顺序填写，此表覆在本班档案的上面移交给系学管。(二) 系学管向学生管理服务中心移交档案具体要求：1. 系部负责学管老师需先对本系学生档案进行检查；2. 检查后交 系 届学生档案移交汇总表。该表一式两份交，双方各留一份。第十三条 查、借阅档案(一) 本校老师借阅查档，须经学生管理服务中心处长同意；(二) 外单位人员借阅档案必须持单位证明并经学生管理服务中心处长同意。第六章 毕业生档案的领取第十四条 学生正式毕业时，需将个人档案及毕业证同时领走，来校领取时需持：(一) 毕业学生持最后一学年的学费缴费单（无缴费单可
11、在财务处开证明）；(二) 顶岗（下厂）实习鉴定意见书；(三) 清考学生须持教务处开据的成绩单。第十五条 学生毕业证及档案原则上由本人签字领取，确因特殊情况学生本人不能到校领取的，也可委托他人代领。代领人应持本人身份证原件和受托人身份证原件、复印件及委托书办理领取手续。第十六条 负责毕业证及档案发放的管理人员在确认上述条件无误后，并于发放表核实可让学生签字领取档案。在签领表上签署本人姓名、领取日期，若为代理，应签署带领人姓名、日期、身份证号码。第十七条 毕业证及档案自学生正常毕业之日（毕业证办理日期）起一年内学院给予免费保管，之后按每生每年50元收取毕业证及档案保管费，学院开具相应收款收据。学院
12、保管学生毕业证及档案期限最长为五年，之后不承担相应保管责任。第十八条 学生在毕业后由本人提取档案，未毕业者不得提档。第十九条 学生档案未加封条前不得交给学生个人。学生提取个人档案后，应及时交由目前工作单位或托管单位保管，不得私自拆看，违者不予补办。第七章 附则第二十条 本办法自院长办公会会议审议通过，院长签发之日起生效第二十一条 本办法自下发之日起实行，解释权归学生管理服务中心。附件1：权责清单附件2：学生档案管理流程附件3： 系 退学学生档案移交单附件4： 系 班档案移交登记表附件5： 系 届学生档案移交汇总表附件1权责清单序号管理事项各系部学生管理服务中心1学生档案归档实施负责2档案日常管
13、理实施检查、监督附件2学生档案管理流程1. 控制目标阐述学院学生档案管理办法，旨在规范学生档案管理，做好各部门形成的学生档案的资料收集、整理工作。2. 流程图3.流程说明编号流程步骤责任部门/岗位控制编号流程步骤描述输入/输出文档01组织学生填写建立档案各系部/班主任班主任组织学生填写表格建立档案输入：学生信息02毕业前档案移交各系部/班主任学生毕业前班主任将学生档案整理移交输出：退学学生档案移交单03档案管理学生管理服务中心学生服务管理中心管理学生档案学生档案移交登记表04档案领取学生学生毕业领取档案学生档案移交登记表第8页（共11页）附件3 系退学学生档案移交单系部（盖章）： 日期： 年 月 日序号班级份数档案类别备注（姓名）接交人： 移交人：附件4系 班学生档案移交登记表系部（盖章）： 日期： 年 月 日序号姓名性别档案类别备注序号姓名性别档案类别备注
