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1、 完美 WORD 格式编辑 学习指导参考资料 网上报销管理系统解决方案 完美 WORD 格式编辑 学习指导参考资料 目录 第 1 章项项目背景 3 1 1 公司财务信息化状况 3 1 2 公司报销业务状况 4 第 2 章需求分析 6 2 1 总体需求 6 2 2 具体需求 7 2 2 1 功能需求 7 2 2 2 性能需求 10 2 2 3 集成需求 11 2 2 4 运行界面需求 11 2 2 5 安全性需求 12 第 3 章功能设计设计 13 3 1 总部借款报销业务分析 13 3 1 1 总部借款业务分类 14 3 1 2 总部报销业务分类 14 3 1 3 总部借款 报销和还款业务流程
2、分类汇总 14 3 2 预算管理功能设计 15 3 2 1 预算编制 16 3 2 2 预算调整 19 完美 WORD 格式编辑 学习指导参考资料 3 2 3 预算执行控制 20 3 2 4 预算统计与查询 20 3 3 借款管理功能设计 21 3 3 1 电子借款申请单的格式和说明 21 3 3 2 电子借款流程 23 3 3 3 总部借款流程的特殊要求 25 3 4 报销管理功能设计 28 3 4 1 电子报销单的格式和说明 28 3 4 2 电子报销流程 33 3 4 3 报销冲抵借款业务流程 40 3 4 4 总部报销流程中的特殊处理 41 3 5 还款管理功能设计 42 3 6 综合
3、查询 43 3 6 1 预算执行情况的查询 43 3 6 2 预算项目执行情况查询 44 3 6 3 个人业务查询 44 3 6 4 个人借还款查询 个人信用 44 4 6 5 部门借款报销情况查询 44 3 6 6 组合查询 44 完美 WORD 格式编辑 学习指导参考资料 第 1 章 项项目背景 随着信息化在企业管理中的不断深入 财务管理也发生了重大革新 一个 网络财务时代已经到来 网络化财务管理把财务管理从财务部门内部扩展到全 企业乃至整个供应链 在预算 成本等诸多方面掀起了一次企业全员的财务革 命 1 1 公司财务财务信息化状况状况 总部在完成财务核算平台建设的基础上 财务信息化工作正
4、在向财务管理 纵深方向发展 借款报销业务作为总部财务管理的前端 直接与业务信息接触 提高借款报销业务的信息化水平具有覆盖面广 流程明确 易于推广等特点 此外总部已经实现了 CA 认证以及网上公文处理系统已经上线 因此具备了实 施网上报销系统的技术基础和应用基础 网上报销系统作为信息收集平台 实现了报销流程的标准化 规范了填单 要求 审批流程 并且与账务核算系统 预算管理系统和网上银行系统紧密集 成 实现了报销信息的及时反映和所有费用支出数据的收集和规范 完成了数 据的共享和集成 通过网上报销系统 能够使经费预算从业务发起时就得到控制 加强了预 算的控制手段 使预算管理工作落到实处 并能够利用实
5、时统计和数据分析能 够为各级决策人员提供详细的费用支出明细和预算执行情况 网上报销系统是公司信息化建设的一个重要组成部分 有助于公司总部利 用信息化手段提高借款 报销业务的处理能力 以适应工作模式的转变 从而 完美 WORD 格式编辑 学习指导参考资料 为公司优化管理提供有力的支持 总部已经实行了无币化报销 但实际工作中仍存在一定的问题 比如手工 录入的业务单据信息不规范 查询困难 手工审批的业务流程不透明 效率低 预算和支持控制的难度大 业务决策的支持数据少等 总部网络化的财务管理其前端是由业务带来的资金流信息 其中一大部分 是费用的报销 这部分业务发生的资金的金额和数量都比较大 而且传统的
6、以 纸化报销单为介质的费用报销模式暴露出的成本高 效率低 意见多 矛盾大 的问题日趋严重 此外 在财务精细化管理的要求 随着预算编制的不断深入 和细化 如何加强费用预算支出的控制手段 使预算管理工作能够落到实处 成为急待解决的问题 要想深入开展预算管理 降低报销成本 提高工作效率 必须借助财务信息化的手段实现网上报销 1 2 公司报销业务报销业务状况状况 目前总部的费用报销采用手工填写报销单的方式 这种传统的手工报销方 式存在以下主要问题 1 预预算控制手段比较较落后 1 总部目前采用经费本的方式进行预算控制 仅限于对经费总量控制 财务人员在报销时采用手工统计的方式进行预算控制 效率低 准确性
7、差 实 效性差 2 对预算执行情况的分析需要耗费大量工作 时间滞后很长 不能及时 给各级领导 各部门反馈经费收支情况和预算使用情况 完美 WORD 格式编辑 学习指导参考资料 2 报销报销速度较较慢 影响响工作效率 1 报销人需要耗费大量时间等待领导审批单据 2 领导每天需要耗费大量的时间和精力等待处理提交者的单据签批 无 法专心于更重要的管理和决策工作 3 财务人员要进行登记经费本 记账 手工填写网上支付文件 每次都 需要进行核对校验 耗费时间 严重影响工作效率 也影响了报销款的支付速 度 3 数数据重复复处处理 财务财务工作量大 在手工报销流程中 财务人员要进行登记经费本 记账 手工填写网
8、上支 付文件 由于缺乏有效的信息手段需要对相同的对象进行三次重复性处理 每 次都需要进行复核 校验 增加了财务人员的工作量 严重影响工作效率 出 错的风险较高 使财务人员无法将时间分配到更有价值的管理工作中去 4 填填单单不规规范 财务审财务审核程序多 1 由于借款报销涉及政策较多 分散在不同文件 员工往往不能全面熟 悉有关政策 在填制单据时信息容易不全或出错 直接影响到了会计信息的质 量 为企业内部控制留下了巨大隐患 增加了财务风险 2 在手工报销模式下 员工将大量单据送至财务部 财务部门既要审核 原始单据 既要对业务填制内容 审批权限 经费预算等进行全面核查 又要 审核业务审批流程 最后才
9、能编制记账凭证 输人会计信息系统 不仅工作量 巨大 而且出错率也比较高 5 信息不能及时时完整反馈馈 难难以满满足管理需求 由于整个报销过程是手工方式进行 无论是领导还是报销人无法及时准确 完美 WORD 格式编辑 学习指导参考资料 了解本部门及个人的报销情况以及预算费用支出的具体细节 难以满足员工查 询及管理的需要 因此 应通过建立网上报销系统 规范管理 加快报销速度 减少财务人 员等相关人员工作量 增加报销过程透明度 加强预算监控 提高总部财务管 理水平 同过网上报销系统可以优化整个报销流程 打通企业财务信息传递过 程中的断档 完美 WORD 格式编辑 学习指导参考资料 第 2 章 需求分
10、析 2 1 总总体需求 财务信息化建设将与整个公司整体信息化建设的步伐相结合 逐步实现财 务 业务流程一体化 在总部财务管理信息化深入推进的过程中 将逐步实现预算管理 网上报 销 财务核算的闭环管理 网上报销系统能够直接从全面预算系统取数 对经 费预算部分进行控制 报销数据自动导入核算系统 对预算执行情况进行汇总 和分析 实现整个预算工作的闭环管理 此外 有效利用现有的高新技术和网络资源 建立快速有效 安全可靠的 网上报销系统 支持费用支出的预算控制功能 实现个人 部门 项目的费用 控制 依靠网络优势和合理的管理流程 实现财务管理的规范有序 监督有力 同时借助于强大的数据库资源为领导提供各类决
11、策依据 1 加强预预算控制 1 使经费预算从业务发生时就得到控制 可以实时统计 分析数据 各 部门能够及时了解预算执行情况 增进财务部门与业务部门之间的财务信息交 流 2 利用预算与费用实施的对比控制 建立全程预警的预算管理模式 彻 底改变重预算编制 轻预算执行的情况 3 通过完整的预算执行信息 提高预算编制水平 2 提高工作效率 1 通过系统流程再造和完整的报销表格设计 协助和规范员工填写报销 完美 WORD 格式编辑 学习指导参考资料 单据 提高报销信息采集的速度与质量 2 领导可以在任何时间进行单据的网上签批和数字签名 节约领导和员 工的有效工作时间 提高工作效率 3 通过网上报销系统实
12、现原始票据信息自动生成凭证 减少会计人员的 重复劳动 能把更多的精力放到增值的工作上 3 完善内内部控制 1 网上报销系统不仅仅是财务流程的电子化 它可以渗透到总部日常管 理的方方面面 以网上报销系统为契机 可以对总部日常管理制度及流程进行 梳理 规范总部管理 把规章制度通过流程的方式固化在网上报销系统中 2 通过其内部的预设流程 使得单据按照正规的流程逐级审批 审核会 计也不再需要将精力过多的投入在流程检查上 提高审批速度 4 提供满满足用户户需求的决决策支持信息 1 网上报销系统将信息触发过程前移到业务人员和相关的业务系统 使 会计信息系统能够收集到关于业务活动的所有信息特征 而不仅仅是价
13、值或金 额方面的信息 提高了信息的透明度 2 能够提供个人 领导及财务人员所需要的相关借款报销信息 为领导 决策提供了信息支持 同时也提高了财务的服务水平 2 2 具体需求 公司总部对网上报销管理系统的需求包括功能需求 性能需求 系统集成 需求 运行界面要求和安全性要求 其中功能需求可分为主功能需求 辅助功 能需求 扩展功能需求三类 如图 2 1 所示 完美 WORD 格式编辑 学习指导参考资料 主主功功能能 个个人人业业务务处处理理 领领导导业业务务处处理理 财财务务业业务务处处理理 辅辅助助功功能能 个个人人信信息息管管理理 单单据据打打印印 组组合合查查询询 财财务务信信息息发发布布 系
14、系统统管管理理功功能能 系系统统初初始始化化 流流程程管管理理 权权限限管管理理 网网上上报报销销系系统统功功能能模模块块需需求求 浪浪潮潮财财务务 管管理理系系统统 浪浪潮潮全全面面 预预算算管管理理系系统统 银银行行系系统统 图 2 1 网上报销系统需求示意图 2 2 1 功能需求 主功能需求包括个人业务处理 领导审批处理 财务业务处理 1 个个人业务处业务处理 提供在线填单功能 即个人根据业务需要选择相应的业务单据类型进行填 写 业务单据包括借款单 经费报销单 差旅费报销单 还款单 个人填单如 采取汇款方式 必须填写收款人名称 开户行及银行账号等信息 在提交单据 未经审批之前 个人可以撤
15、消 提交单据后 系统自动生成唯一的单据号码 提供个人业务查询功能 支持 查询个人所有申请的单据 支持多维 组 合 各种条件查询 查询个人审批过的所有单据 支持组合查询 查询个人单 据的审批状态 支持个人入卡信息查询 单击查询出的记录可查看具体单据的 情况 个人借还款查询 个人信用 查询个人借还款情况 查询个人未还款情 况 提供个人薪酬福利情况查询 通过调用工资系统的个人薪资费用部分的数 据 可以使用户在线查询出自己的 工资条 和福利费用信息 2 领导审批处理 完美 WORD 格式编辑 学习指导参考资料 提供领导审批功能 即领导登录系统默认界面为待审批业务清单界面 可 点击查询每条单据具体情况
16、显示审批单据所列支预算项目的可用金额 设置 按钮查看 为方便领导审批 可查询提交单据员工的历史单据情况和历史借款 情况 领导可根据情况审批是否同意单据 如同意 根据流程设定 单据将转 至上一级领导或转至会签部门审批 或到财务审批 如不同意 可附说明单据 将返回提交人 领导可以对多条单据进行批处理审批 提供预算项目执行情况查询 即根据权限定义 各级领导可查询权限范围 内的预算项目执行情况 选择特定预算项目后 可查询出该项目的所有明细支 出情况 并可查询具体单据 提供部门借款 报销情况查询 即部门领导可查询本部门所有员工的借款 报销情况 3 财务业务处理 提供会计审核功能 审核登录界面为默认待审核单据列表 会计通过核对 原始凭证 签署审核意见 会计的审核金额可以与提交金额不同 审核金额如 超过提交金额的 10 不允许通过 为方便审批 可查询提交单据员工的历史 单据情况和历史借款情况 审核同意后 由会计打印单据 并粘贴原始票据 传递至出纳 如不同意 签署意见后返回填单人 不允许审核对单据进行批处 理 审核完毕后 可查询审核人员审核的所有业务单据 提供出纳支付功能 出纳对于单据信息没有任何修改
