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1、公文写作培训讲座提纲第一部分 公文基础知识一、公文概念国家行政机关方面，公文指行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务员活动的重要工具。二、海事机关常用公文种类及适用范围行政机关的公文种类主要有 13 种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。我们支队主要的公文种类：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。1、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理
2、和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。3、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问、议案。5、请示适用于向上级机关请求指示、批准。6、批复适用于答复夏季机关的请示事项。7、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。9、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文的行文方向（一）上行文，即下级机关向上级机关行文，主要有请示、报告；（二）下行文，即上级机关向下级机关行文，如，通知、批复等；（三）平行问，即平级或不相隶属机关之间的行文，凡
3、互相没有隶属关系、业务指导关系或者平级单位之间均属平行文性质，主要是函，也包括知照性的通知、会议纪要等。四、行文中要注意的几个问题。1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、执法支队内设机构除综合办外不得对外正式行文。4、支队各部门行文，应由部门领导签署明确意见后，报综合办呈支队主要领导审批。5、“请 示” 应 当一文一事，一般只写一个主送机关部门，需要同时送其他机关部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。6、“报 告” 不得 夹带请 示事项。7、公文结构层次序数，第一层为“一、 ”，第二 层为“（一）”，第三层为“1、 ”，第四层为
4、“（1）”。8、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。9、“意 见” 可以用于上行文、下行文和平行文。10、提取主题词。 （工作大类 具体工作 文种）五、怎样写公文(重点)公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作。一个称职的机关干部（不仅仅是文书、秘书、档案工作者，而且包括全体机关干部），应当具有较高的文书处理能力和公文写作水平。严格意义上的公文写作水平，是公文写作者理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平和文字水平的综合反映。1、公文的形式与要求文艺写作是一门艺术，公文写作也是一门艺术。这门艺术最基本的表现，就是正确的内容和完美的形式的和谐统一。具体讲有以下五部分：导
5、语要提笔入题、正文要主题突出、表述要正确无误、篇章要条理清楚、结尾要当断即断。(1) 导语要提笔入题。 “头好半篇文” 、“开门见山，起笔入题” ，是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同，公文导语的写法也有所不同。比较常用的有：根据式。用“根据” 、“遵照”、 “按照”等介词组成的介词结构的句式。例文：根据*有关规定，结合我支队实际，现就加强*管理，提出如下意见，请遵照执行。 。目的式。用“为” 、“为了”等介词组成的介 词结构的句式，直接交代发文的目的。例文：为了深入开展*工作，促进*任务的圆满完成，现将*工作安排如下：原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文：加强
6、对*的管理，对于促进*发展，保证水上安全具有十分重要的意义。鉴于近期现场监管工作中存在的问题 原因加目的式。 （今年洪水期安全检查通知）根据加目的式。为全面做好洪水期内部安全检查工作(目的)，根据*通知精神(根据) (2)正文要主题突出。公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再“ 重要” 也不能写。 (3)表述要准确无误。在上行文中，向上级领导机关汇报情况，反映问题，请示工作，都必须真实、客观、全面，不可弄虚作假。在平行文中，与有关部门商洽工作，求得支持和帮助，需要真实、准确地通报情况，不允许相互欺瞒。在下行文
7、中，上级向下级发出指示或批复，也要切合实际，不能盲目指挥。衡量一件公文在文字上是否准确无误，有这样一些标准：传达党和国家的方针政策和有关规定不走样；反映客观实际情况不片面；立场、态度、观点不含糊其辞；前后文不自相矛盾；语言合乎逻辑，不致产生歧意；引文与引文出处，具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。(4)篇章要条理清楚。条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种：一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。分段式。大多数公文采用分段式结构。分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。章节式。一些内容
8、丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。(5)结尾要当断即断。所谓当断即断，是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。2、公文的语言与修辞(1)公文语言的特点：准确、简练、严谨、庄重、生动。准确。所谓准确，是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书” 未必是真功夫，而把一件大事写成“千字文”、 “百字文”才是真功夫。例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们大 队里还没有取暖电器，希望你们资产处尽量调拨给我们，好用来满足紧
9、急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。 ”B：“严 冬在即，我大队尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。 ”A 和 B 两篇例文， 谁 更简练，一目了然。怎样才能使文稿简练呢？一是要善于概括、归纳、提炼。二是要开门见山，少穿靴戴帽。三是少说空话套话假话。公文是施行行政措施，指导和布置工作的重要工具，施行行政措施，指导和布置工作，归根到底是一个干什么、什么时候干、怎么干、干成什么样子的问题，和这个问题无关联或关联不大的话都是没用的话，都不应写入文稿。四是少用数概修辞法。许多同志在起草文稿时，都热衷于什么“一个中心，两个面向，三条措施，四个 结合” 一类的语言，并自以为是，洋洋自得。认
10、真推敲一下，我们就会发现“一二三四” 也好， “四三二一” 也好，十之八九都是 “数字游戏”，总给人一种生拉硬扯、拼拼凑凑的感觉，这样就使本来很有特色的数概修辞法庸俗化、形式化，也使本来能写得很精短的文稿变得又臭又长。当然，语言精炼和用语苟简是两回事，随意苟且简略是无助于语言精炼的，而且容易产生歧义。 （讲一玩笑）严谨。所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。在写作时只有做到叙事周全，说理透彻，要求精当，用词选句贴切无误，才能使公文符合实际，合乎逻辑。庄重。所谓庄重，是指公文的语言端庄、持重、严肃。这是由公文具有行政约束力和法定强制力这一特点决定的。我们讲公文语言庄重的特点，还
11、包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有：A、常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；B、常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；C、常用的称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；D、常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；E、常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；F、常用的综合词：为 此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；G、常用的
12、表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；H、常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将 报告给我们。生动。从某种程度上说，写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。文艺作品的生动主要通过情节的发展、细节的渲染、场面的描写、人物心理的刻画来实现，而公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。(2)公文用字用词的常见错误（略）。(3)正确使用称谓公文常用的称谓词：第一人称：我（本）办（、部、所、院、校、委、站 ）第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办 ）第三人称：该单位（部门、系、院
13、、所、局 ）、他、他们；特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧意的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。如市委、市政府、市纪委、发改委、发规处、校办、计财处、学工处等等同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。例文：一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“ 该单 位” 、“他们” 等词代替。例文：有些情况下，公文的称谓可以省略。例文：各单位、各部门：根据国家房改有关规定，经学校研究，就加强校内公有住房管理问题，提出如下意见，请（你单位）遵照执行。(4)公文的修辞。原则：主要使用消极修
14、辞方式、适当运用积极修辞方式。消极修辞方式。公文具有规范作用。公文的规范作用也就是公文的控制作用。公文的控制作用要求公文的评议也不可缺少控制性。这种语言修辞正是公文用语的消极修辞。消极修辞要求语言有所控制，文理通顺，结构妥帖，繁简适当，通俗易懂，语言明确。例文 1：在百日安全过程中，从重从快治理辖区通航秩序，是摆在各部门面前的一项重要任务。 （定向型控制用语）例文 2：少数执法人员对船舶违章行为熟视无睹，听之任之，这是完全错误的。 （定性型控制用语）积极修辞方式。在公文写作中，恰当运用某些修辞格，如：比喻、借代、夸张、设问、象征、感叹、警句、顶真、排比、对偶等)，把所陈述、表达、反映、部署、要
15、求的问题准确、鲜明、生动地写出来，可以给人以深刻的感染。这就是公文写作中的积极修辞方式。这种修辞方式要恰当运用，不可多作，否则公文容易让人误认为是“文 艺作品” 。第二部分 常见公文写作一、通知的写作(一) 通知的基本格式标题收文单位发文缘由通知事项执行要求结束语发文日期(二) 通知的一般写法1、通知标题的写作。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。在实际工作中，因文件版头已印明发文机关，故有一些单位省略了发文机关，直接写发文事由和通知。在一些特殊情况下，为了突出和强调所发通知的某种性质，往往需对标题中的通知加以点注和说明。 “联合通知”、 “紧急通知”、 “重要通知”、 “补充
16、通知”转发通知，事由自拟。转发上级机关文件，如其标题过长，可以自拟题目摘要转发。在通知标题中，我们经常使用一些修饰事由的定性用语。如“印 发 ”、“转发” 、“批转 ”等。2、通知正文的写作。一般来讲，通知正文的写作内容主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。拟发缘由。要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。在写作拟发缘由时，一定要言简意赅，简明扼要，点到为止，切忌拖泥带水。通知事项。通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写，为通知事项服务。书写通知事项，要层次分明，条理清晰，用词用语要准确达意。通知要求。通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束全文。以上是通知正文的一般写法，根据通知种类的不同，写法上要有所区别。通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。不
