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1、 公文写作基础知识 输入你的单位 姓名 公文 即公文文书 又称文件 是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书 是传达政令 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告和交流情况 联系公务 记载工作活动的重要工具 公文形成的主体是国家机关及其他社会组织公文形成的条件是行使职权和实施管理公文是具有法定效力与规范格式的文书公文是国家机关及其他社会组织处理政务 办理事务的重要工具 3 为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作 2012年4月16日 中办 国办联合印发了 党政机关公文处理工作条例 同时废止了1996年5月3日中共中央办公厅发布的 中国共
2、产党机关公文处理条例 和2000年8月24日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 该条例自2012年7月1日起施行 5 公告 公报 决议 通报 函 议案 命令 请示 报告 决定 批复 通知 通告 纪要 意见 7 党政机关公文种类 1 一 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 二 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 四 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 五 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 六 通告 适用于在一定范
3、围内公布应当遵守或者周知的事项 七 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 8 党政机关公文种类 2 八 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 九 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 十 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 十一 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 十二 批复 适用于答复下级机关请示事项 十三 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 十四 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十五 纪要
4、适用于记载会议主要情况和议定事项 公文种类使用注意事项 公文种类 即根据公文功能属性进行分类 简称文种 既有党政机关通用 也有属于各自专用的 公文文种有15个 其中通用的文种有10个 决定 公报 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要 党的机关一般不使用命令 令 公告 通告 议案这4个文种 行政机关一般不使用决议这个文种 9 五种常用公文辨析 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的
5、询问 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 报告 11 通知是使用得比较多的一种公文 下行文 也可以是平行文 因而有一定的指挥 指导性 通知应用范围更宽 具有广泛性 大多数类型的通知对受文对象总是有所要求 提出需要执行或办理的事项 它虽不同于命令 但也有一定的权威性 通知还有明显的时间性 有些通知 如会议通知 只是在指定的一段时间里有效 通知 的使用频率最高 约占行政机关下行文的80 占行政机关全部发文的45 上级的公文 转发上级公文 例 XX人民政府转发的通知 不相隶属机关的公文 转发不相隶属单位公文 如 XX人民政府办公室关于转发市住房和城乡建设局的通知 办理 执行 周知 传达要求下级机
6、关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 如 XX市人民政府办公室关于印发XX市自然灾害救助应急预案的通知 人事任免 任免人员 如 关于 职务任免的通知 13 层层转发 尽量精简 XX区人民政府关于转发XX市人民政府 关于转发省人民政府 关于转发国务院 关于同意广东省调整XX市部分行政区划批复的通知 的通知 的通知 改写为 XX区人民政府关于转发国务院关于同意广东省调整XX市部分行政区划批复的通知 全新改写 直接转发 对通知提出具体要求的 可以综合改写为一个新的 通知 贯穿全部内容或主要精神 只保留文字 对非政策性文件 几个转发通知又无新要求的 可以减少中间层次 直接转发 14 转发对象和批注意
7、见缺一不可 批转和转发性通知 通知成了主件 原公文成了附件 正文包括两个部分 转发对象和批注意见 转发对象要写明被批转 转发的公文名称及原发文单位 批注意见要写明对所转发公文的态度 意见和执行要求 例 经市人民政府同意 现将 XX市普通干线公路路域环境综合整治实施方案 印发给你们 请认真贯彻执行 有的强调重点 在写明态度 评价和要求之后 再结合实际情况 对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神 突出加以强调 以引起重视 15 表明依据 恰当使用习惯用语 要根据转发公文的不同情况 恰当使用习惯用语 如表态的 同意 原则同意 基本同意 等 提出要求希望的 希遵照办理 请认真贯彻执行 请研究执行 请
8、参照执行 供参考 请研究试行 等 16 要求执行和周知性通知 引言部分一定要写清楚行文的缘由 意义 目的和所依据的法律 法规 政策 任免通知 除法定机关的主要领导人外 其他任免一般采用 通知 任免通知正文只写明经某级组织决定 任命 或免去 某人担任某项职务即可 有的还写明任期和待遇 17 上行文种 用于汇报工作 答复询问 可分为工作报告 情况报告 答复报告 报送文件的报告等 上行文 18 例 XX市环保局关于我市集中式饮用水源存在问题的报告 汇报工作 例 市食品药品监管局关于食品药品监管体制改革调研督导情况的报告 答复询问 工作报告 情况报告 答复报告 工作报告用法 用于汇报工作进程 总结工作
9、经验 反映工作问题 提出工作意见的报告 这类报告是报告中应用最为广泛的一种 正文 一般包括基本情况 主要成绩 经验体会 存在问题 今后工作计划等几部分 格式 每一部分可标出序数分项写 也可以列出小标题来写 19 情况报告对工作中的重大情况 特殊情况 新情况进行调查了解后 向上级作出的报告 不需要答复 主要是让上级了解 掌握情况 以便根据情况采取措施 指导工作 向上级提出工作建议的报告 也属此类 答复报告用法 答复上级机关的查询 提问或汇报执行上级机关某项指示 意见的结果的报告 正文 正文包括答复依据 答复事项两部分几部分 格式 写法比较自由 有的先写依据 后答复 有的边写依据 边答复 20 请
10、求指示 对上级的政策有不同理解 或从实际需要对某项规定 作出修订 补充 有疑问申请上级解决 请求批示 解决问题 请求解决问题 或对某项工作提出意见请求批复 例 申请工作经费 请求批准开展某工作等 请求批转 提出某工作方案 需请示上级批准后印发执行 例 要以政府名义出台XX办法 实施方案 请示 为上行文 结构一般由事由 事项 结尾三部分组成 结尾常以请求语作结 在自己职权范围内又不能解决 确实需要请示上级的才可行文请示 切忌把不相关联的问题放在一个请示里 使上级无法批复 影响工作 不能越级请示 应主送主管单位 不能送至领导个人 格式包括标题 正文和结尾 标题一定要写明事由 不能光写 请示 控制使
11、用 按级请示 写明事由 22 一文一事 请示结尾常以请求语作结 习惯用的有 以上意见是否妥当 请批示妥否 请指示当否 请批复以上意见如可行 或如无不妥 请批转有关单位执行 23 24 商洽工作 XX市人民政府关于赴江门市学习考察的函 市卫生局关于征求对 XX方案 修改意见的函 市经信局关于报送 XX方案 修改意见的复函 市卫生局关于申请划拨工作经费的函 主送市财政局 广东省发改委关于同意XX项目开展前期工作的复函 25 询问问题 答复问题 请求批准 答复审批 商洽函 问答函 批答函 正文 是函的主要部分 要看不同用途来确定写法 去函 商洽的原委 询问的问题 请求的事项 告知的情况等写清楚 以便
12、得到对方的支持 理解或回答 复函 针对来件所询问的问题 商请的事项给予明确答复 不能含糊其词 模棱两可 不着边际 26 开头 包括标题 编号和主送单位 结尾 包括结束语及署名 日期 去函结束语 专此函达 盼予函复 为荷 复函结束语 特此复函 此复 等 也可不写结束语 正文写完即结束 内容专一 中心突出 一函一事对上尊重 对下谦逊 以礼相待语气平和 摒弃客套 拒绝套话恰当使用习惯用语 27 请示 报告 关键异同点 请示属请求性公文 报告是陈述性公文请示必须事前 报告可在事前 事中 多在事后请示 一事一文 报告中可一文多事请示要求上级批准 报告可批可不批 一般不批请示只能送给一个单位 报告可送给多
13、个单位 28 请示 函 关键异同点 请示只能用于上行文 函可用于下行文 多用于平行文请示只能事前行文 函可在事前 事中 事后请示只能请求指示和批准 函可以商洽工作 答复问题收到请示必须给予答复 收到函一般用函答复 29 1 缺少文种错误 XX市卫生局关于审定 XX方案 正确 XX市卫生局关于审定 XX方案 的请示 30 2 自制文种在正式文种之外 随心所欲 生造公文文种并俨然以正式公文行文 常见的有 请示报告 工作思路 情况汇报 等 除 条例 规定的15种外 都不能出现在政府机关的公文之中 3 混用文种常见的有 通知 与 通告 决议 与 决定 请示 与 报告 请示 与 函 混用 不按文种的功能
14、和适用范围去选用文种 而造成临近文种相互混用 导致行文关系不清 行文目的不明 行文性质混淆 4 滥用文种一些部门单位为了突出本部门单位工作在政府行文中的地位 代拟文稿的时候总是喜欢用 决定 文种 决定 这种文种 市级以下政府一般用于加强自身建设 表彰先进 向英雄模范人物学习等方面 或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件 中央 省委文件也极少用 决定 文种 要点 打算 安排 方案 小结 总结 办法 实施细则 31 误用文种 32 6W 要素齐全 人物 时间 地点 起因 经过 结果 包括会议内容 议定事项 有些还要写出经验 做法 今后工作措施和要求 会议纪要是根据会议情况综合而成 重点放在会议成
15、果上 以第三人称撰写 会议纪要一般要由参会的最高级别领导签发 要素齐全 高度概括 领导签发 33 会议精神 34 35 36 公文纸张及排版印制要求 采用国际标准A4型用纸 210mm 297mm 正文用3号仿宋体 标题用2号小标宋 文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字 从左至右横写横排 一般每面排22行 每行排28个字 幅面 210mm 297mm版心 156mm 225mm上白边 天头 37mm下白边35mm左白边28mm右白边26mm 37 A4型公文用纸页边及版心尺寸 38 公文格式要素 新国家标准将版心内的公文格式各要素划分为 三部分 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头 公文首
16、页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分称为主体 公文末页首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分称为版记 页码位于版心外 版头 主体 版记 39 公文格式要素 共18个 版头由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 版头中的分隔线等要素组成 主体由标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件等要素组成 版记由版记中的分隔线 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等要素组成 密级 份号 紧急程度 保密期限 发文机关标志 发文字号 标题 分隔线 主送机关 正文 联合发文的版头 签发人 发文字号 43 公文格式要素 版头部分 1 份号 公文印制份数的顺序号 即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号 涉密公文应当标注份号 份号顶格编排在版心左上角第一行 一般用6位3号阿拉伯数字 44 公文格式要素 版头部分 2 密级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限 涉密公文应当根据涉密程度分别标注 绝密 机密 秘密 和保密期限 保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明 标注密级和保密期限 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角第二行 保
