（采购管理）采购OTB计划

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1、OTB：提升零售业采购水平如何制定OTB计划目前不少大型连锁企业已经在使用OTB计划。因为大家都明白：一个成熟的连锁零售企业的采购系统将会逐步摆脱传统的商品代销制度，演变为商品账期采购模式。这种方式不仅有利于零售企业合理调配自己的库存，更有利于供应商提高生产水平。 在新老总面前展现了自己对OTB计划的深刻理解后，苏珊感觉到了自己肩上巨大的压力：因为这个新计划涉及到与各部门之间的协调，并需要部门内部建立新的管理制度。这其中每一项规范的精细化程度都需要她做详细的思考与计划。 苏珊认为，整个OTB计划的核心其实就是对采购金额的控制。对于采购金额的控制就意味着要计划和监控整个零售企业的存货。那么，怎样

2、才能制定一个合理的OTB计划呢？ 做事一向高效率的苏珊，趁交接工作的两天空档做了一个方案，这个方案包括了她对整个OTB计划的系统认识和未来规划。 苏珊的OTB计划书： 明确企业管控单位 按照我们的管理方式，管理控制单位目前分为部门、大分类、中分类、小分类四个级别。 很多人并不知道，设定控制单位关系到自己将来采购管理的精细化程度。为什么这样说呢？ 假定我们在日常管理中只知道某一个部门的销售额比去年同时期上升了20，但是不知道某些中分类或者小分类的变化情况，就会使日常品类管理出现麻烦因为你并不知道是哪些产品卖得好。对于星星连锁这样商品品种比较多的门店，分析销售数据将变得更加困难。 根据实际情况，我

3、们的管理控制单位是中分类，100家门店，100个中分类，意味着我们的每个OTB计划周期将要处理100100即10000张采购计划，这几乎是无法完成的。 OTB原本是为了管理方便，现在我们却将自己的日常管理困在数据之中，这岂不是舍本求末？所以这一个步骤将会影响到我们的OTB的工作量。在美国，最广泛的实际分类只是划分到部门。根据目前国内连锁零售行业的发展情况和计算机软件和硬件行业的发展，建议管理到中分类，这样就可以使企业的管理者评价每一个中分类商品或者采购员业绩情况。 制定销售预测 明确了管理控制单位，销售预测就有了方向。 我们应该注意到：销售预测的管理范围包括了整个连锁零售企业、各个商品部门以及

4、商品类别。无疑，精确的销售预测是OTB计划中最重要的步骤，因其对后继步骤影响巨大，任何对未来销售的一点点错误估计都可能导致整个过程发生偏差。 有一些大型零售公司及其部门的销售额通常使用统计进行预测，包括趋势分析法、时间序列分析法以及多元回归分析法。但小型零售企业却很少采用这些技术，他们更多地基于经验进行猜测和估计。为了制定合理准确的OTB计划，获得更准确的销售估计值，建议使用月销售指数。可以这样计算： 月销售指数本月的实际的销售额/月平均销售额100 例如，2000年度，5月销售额为2500元，2000年全年销售额为36000元，那么平均的月销售额为3000，5月的销售指数为2500/3000

5、10083，这就意味着5月份的销售指数为83，低于平均的月销售额。 然后就可以根据次年的销售计划，用月平均计划额乘以每月的销售指数，即为次年的销售计划额。如：2001年年度销售计划为42000元，那么月平均计划销售额为3500元，2001年度5月的销售指数35000.832905元。 但是销售预测的月销售指数的问题上，存在阴历和公历的偏差。由于国外的节假日是用公历计算，方便计算，而国内同时存在国际假日和年俗假日。在制定每个月的销售计划上要考虑加入这一部分的因素影响，将农历的节日的增长指数加入当月的销售计划中。 计划存货水平 有了销售预测，我们就能计算自己的计划库存水平。存货必须足以满足销售预期

6、的需要，并保留余地。 计划存货水平的技术有基本库存法，百分比差异法，周供货法及存销比率法。 在选择计算存货水平的方法上可以参考以下建议： 1当自己的门店的1年中存货周转率较低或者销售变动异常时，适合采用基本库存法： 基本库存（售价计算）月平均库存（售价计算）月平均销售额 月初计划存货水平计划月销售额基本库存 2当年库存销售周转率超过6次或者相对稳定的时候，推荐使用百分比差异法，因为它的计划月度存货更接近于月平均值。 月初计划存货水平（售价计算）计划月平均库存（售价计算）（1预计该月销售额/预计月平均销售额）/2 3周供货法的计算基础是假设储备的存货与销售额成正比。 月初计划存货水平（售价计算）

7、预计的平均周销售额存货的周数 4如果零售商希望保持库存与销售额成一个特殊的比率，则可使用存销比率法。 月初计划存货水平（售价计算）预计销售额预期库存与销售比率 预期零售的扣减额 有了计划库存水平，我们就可以开始计算扣减额。 什么是扣减额？ 星星连锁最经常遇到的问题就是：“期初存货+采购额”同“销售额+期末存货”之间存在一定的差额，这就是我们计划中应当注意的扣减额。这种计划的扣减额包括了一些预期的折扣（因为促销商品的降价）、其他折扣（对会员或者VIP的减价额）以及库存的短缺（因为失窃、损坏以及其他工作失误造成的差异）。 计划扣减额（期初存货计划采购额）（计划销售额期末存货） 这些正常的计划扣减额

8、的估算通常有以下的一些标准：1.以往计划扣减额的经验；2.同类零售商的降价资料；3.公司政策的变化；4.商品从一个预算期到另一个预算期的结转；5.价格趋势；6.库存短缺趋势。 计划采购额 在确定了以上的各项工作后，就可以进入下一项工作，即计划采购额，也就是OTB系统的核心工作，它的计算方式如下： 计划采购额（售价计算）本期计划采购额本期计划扣减额计划期末存货期初存货 机动采购额度的最大作用在于它能够确保零售商在现有库存与计划销售额之间保持一种确定关系，从而避免采购过多和不足，另一方面还能使公司调整商品采购额，以反映销售降价等变化。 从某些战略角度看，零售商应该尽可能长地保留至少一个小额的机动采

9、购额度。因为这使公司能够利用特殊交易，采购新推出的产品，并补充已经出售的商品。 但是，如果有时销售预测过低，就必须打破采购限额的限制。 当然，最终我们还是关注我们的OTB计划的实际效果，零售企业最终关注的还是整个OTB计划的获利能力，因而必须考虑预期的净销售额、零售营业费用、利润以及在给商品定价时候的零售扣减额： 要求的初始加价率（计划的销售费用计划利润计划扣减额）/（计划净销售额计划扣减额） 此时所得到的“要求的初始加价率”就是整个公司加价率的平均值，只要公司的平均加价得以维持，个别商品就能根据需求和其他因素定价。 图表：制定OTB计划的拓展图 附：商品OTB计划的样表 OTB的采购计划系统

10、的公式还可以简单写为： 商品采购限额计划需求总量可供销售的商品总量 可供销售的商品总量包括商品在途数量、实际库存数量等各个因素，与计划需求总量密切相关的包括计划销售额，计划商品减价总额，预期的期末库存 例如： 一采购买手在5月1日的商品期初库存总量为$30,000，预计月底5月31日的商品期末库存数量控制在$34,000，本月的计划销售额为$26,000，本月的计划商品减价损失为$2,500。在5月1日的时候，买手还有价值$8,000 的商品订单已经发出但没有收货，预计商品加价率为45%，请计算出这个买手的OTB计划采购计划。 解答： 那么当在一个商品OTB系统实施的过程中发生了变化应当怎么调整呢？ 例如：当在6月15日商品采购计划发生了变化： 欢迎您直接与作者探讨您对此文的观点和看法，作者的电子邮件为:retail-