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1、人力资源与行政部秘书职务说明书档案编号：一、 基本资料1、职务名称：秘书 2、直接上级：部门总经理 3、所属部门：人力资源与行政部 4、薪金等级： 5、薪金水平： 6、辖管人数： 7、定员人数： 1 10、工作分析人员： 11、分析日期： 12、批准人：二、工作概要2.1 岗位目的协助公司总裁、部门经理处理行政管理、文字、对外协调等日常工作。2.2 职务说明编号 工作内容 消耗时间1. 完成总裁交办的各项任务；2. 负责公司重要会议的通知、接待等工作；3. 根据领导要求制作电子文档，对办公室的重要文件制作电脑备份；4. 负责公司印章、介绍信、证书的管理工作；5. 负责公司档案、文件、公函、传真
2、的分类、归档工作；6. 协助开展公共关系维护工作；负责接洽、维护公司外部关系，负责接待来宾；7. 负责与分支机构、外部单位的协调；8、9、10、11、12、13、 14、15、16、17、18、19、20、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、 14、15、16、17、18、19、20、2.3 职务权责编号 权限编号 责任1、对部门的工作建议权； 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、1. 对总裁交办工作的及时有效完成负责；2. 对档案保管的完善有效负责；3. 对印章使用的合规性负责。4、5、6、7、8、9、三、任职要求3.1 教育与培训最低 学历 小学
3、初中 高中 职高 中专 技校 大专 本科 硕士 博士 其他： 所需专业主修专业： 1、行政管理2、相关专业： 1、2、所需培训科目1、礼仪2、3、4、5、6、所需培训时间1、 B A 一个月以下2、 B 一至三个月3、 C 三至六个月4、 D 六个月至一年5、 E 一至两年6、 F 两年以上3.2 经验与技能工作经历与 经 验1、 办公室文秘工作 2 年以上 2、 年以上 3、 年以上 4、 年以上 专业能力 资历凭证1、2、3、4、一般能力领导能力 指导能力 激励能力 授权能力 创新能力 计划能力 资源分配 管理技能 组织人事 时间管理 人际关系 2 协调能力 3 群体技能 谈判能力 冲突管
4、理 说服能力 公共关系 表达能力 2 公文写作 2 倾听敏感 2 信息管理 2 分析能力 判断能力 实施能力 1、要求很高 2、要求较高 3、要求一般 4、要求较低 5、不做要求3.3 个体特征兴趣爱好项目： 要求程度：很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 个性特征项目： 细心谨慎 要求程度：很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 自然生理特 征适应年龄： 20岁以下 21-25岁 26-30岁 31-35岁 35-45岁 45岁以上
5、适应性别： 男 女 男女皆可四、岗位关系职务关系可直接升迁的职位： 可升迁至此的职位：可相互转换的职位： 其 他：内外沟通关系对内：与上级的沟通 接受总裁、部门总经理书面与口头指导同级沟通 保持与各部门的良好沟通与下级的沟通对外沟通：五、工作执行 工作活动基本功能 信息 人 物工作责任0 风险控制1 成本控制2 指导监督 3 内部协调 4 外部协调5 工作结果6 组织人事7 法律责任8 决策责任9 其 他0 综合 0 指导 0 创造 1 调整 1 谈判 1 精密加工 2 分析 2 教育 2 操作控制 3 汇编 3 监督 3 驾驶操作 4 加工 4 转换 4 处理 5 复制 5 劝解 5 照料
6、6 比较 6 交谈示意 6 反馈回馈 7 服务 7 服务 7 掌握 8 接受指示、帮助设备运用电脑 计算器 电话 扫描仪 传真 装订机 复印机 其他 软件应用1、软件开发2、网络、系统维护 3、专业软件使用 4、网络工具、一般办公软件使用工作绩效标准编号 关键业绩指标 量化目标 指标权重 1、2、3、4、5、6、六、工作环境与要求工作场所经常去国外、外埠出差 因工作需要经常外出联系或商谈（本市） 因工作需要与本市几个固定部门联络 一般仅限于本公司办公区范围内 一般仅限于本座位，不宜外出 其他情况 工作时间 工作时间极不固定且无规律 经常需要加班 经常需要下班延时 一般只需白天工作时间 工作时间较自由，弹性制 其他情况其他职业病： 名称： 危险程度：舒适性： 舒适 一般 不舒适工作要求1、工作压力 很大 较大 一般 较小2、精力集中程度 高度集中 很集中 集中 平常3、体力 体力工作很多 必须久坐或站 一般 随意4、创新与开拓 工作本身即是 工作常需要 偶尔 程序化、无需5、紧张程度 快节奏、疲劳 较紧张 偶尔紧张 完全自己掌握6、均衡性 无法掌握 很差 忙闲不均 尚可其他描述
