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1、佳程广场管理处财务部管理制度汇编目录1.0财务基本原则12.0财务公开监督制度23.0财务预算制定44.0借款管理制度55.0现金管理制度66.0银行管理制度77.0应收账款管理规定108.0库存管理制度129.0固定资产管理制度1410.0存入保证金管理1511.0内部往来管理1612.0公共事业费缴款流程1713.0代收代缴费用管理1814.0有偿服务收费管理 1915.0管理费支出管理规定2016.0应急及不可预测费用管理制度2117.0维修基金管理制度 2218.0印章使用制度2319.0会计档案管理规定 2420.0物业管理公司财务交接项目明细2621.0停车场收费管理制度2722.
2、0汽车加油IC卡管理制度2923.0确定采购类别3024.0 收费管理制度331.0 财务基本原则北京仲量联行物业管理服务有限公司所采用的物业管理模式为酬金制管理模式。每个项目接受委托后，有自己独立的银行账户，管理费收取标准依据物业管理委托合同的约定或者经过业主同意的约定收费标准。项目（大厦）的日常运营费用从管理费的收入中支出，管理费有盈余的归属共同业主所有，运营不足的由共同业主承担。1.1 项目核算适用的会计制度为：外商投资企业会计制度。1.2 项目核算适用会计处理原则是：权责发生制原则。1.3 项目（大厦）所有的运营费用，将按照投标或年初时的项目预算进行控制、分配以及预提，每月的营业税金通
3、过仲量联行北京总公司代缴。1.4 管理者酬金收取，采用按月收取约定的金额或者约定的比例；而有关管理者酬金的收取比例和金额依照委托管理合同中的有关条款执行。1.5 管理费收取标准确定的原则：仲量联行管理的项目，管理费收取的标准采取以支定收的原则，根据项目每年所做出的运营预算来确定管理费收取的价格。如果是补贴式经营的，按照委托合同中相关规定收取。1.6 应收账款不计提坏账准备，采用实际转销法进行账务处理。1.7 固定资产折旧适用外商投资企业的折旧方法。2.0 财务公开监督制度制定财务管理公开监督制度，是为增加财务管理的透明度，真正体现物业管理的公开、公平、公正的市场竞争机制。2.1 年度预算编报的
4、规定1) 物业管理公司每年的财务预算编报必须遵循“量出而入，以支定收，收支平衡”的基本原则;2) 年度预算中费用支出特定项目的变动程度，如员工薪金、福利增减的变动幅度等，将结合中华人民共和国劳动保障部的规定及管理公司的实际情况指定，同时，还要征得发展商/业主委员会的同意，方能列入预算;3) 年度预算报表中每一项目应附有详细的注释及说明;4) 年度预算报表须经发展商/业主委员会审批后，方可执行。2.2 收费标准公开化1) 物业管理公司所有的收费标准均向业户和发展商公开，并且在北京有关物价管理部门备案。同时，在执行过程中，严格按公开的收费标准统一尺度收费。2) 管理费收费标准须按物业管理委托合同中
5、规定的标准收取或者按经发展商/业主委员会审批通过。3) 物业管理公司对客户有偿服务收费标准，在执行前，将要向所有的客户公示。各项服务收费标准具体包括材料费、人工费、税金和适当的企业利润。2.3 费用支出公开化1) 年度的各项费用开支必须控制在年度预算内；若个别支出出现超支情况，物业管理公司需要做出书面的合理解释;2) 日常运行设备的改善、维修保养及重大的楼宇设备需对外分包的，应通过招标方式公平竞争，择优选择承包商3) 各项费用支出坚持专款专用，不可挪作他用，特别是维修基金的使用和管理。2.4 经营状况与财务报表公开化1) 每月20日给发展商/业主委员会报送财务报表，包括资产负债表、损益表、应收
6、账款分析、现金流量表等。2) 每年度年底向发展商/全体业主公示管理处的经营成果及财务状况。3) 每年的财务状况须经会计师事务所进行年度审计，审计结果报送发展商/业主委员会并接受所有业主的查询。2.5 大厦维修基金公开化大厦维修基金是指专项用于共用设施和共用设备大修理的资金。维修基金的来源有两种，1、所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金；2、管理公司运行的盈余。物业管理公司在需要使用维修基金时，须经发展商/业主委员会/业主大会批准。2.6 相关财务报表1) 资产负债表 2) 损益表 3) 现金流量表 4) 管理费回收率分析 5) 营运计划与实际支出对比表 3.0 财务预算制定为确保管理正常运作
7、，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。3.1 相关职责1) 财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年11月份着手编制下年度的财务收支预算。2) 费用支出部门详细提供过往12个月财务资料；3) 客户资料管理部门详细提供过往12个月电费和水费统计表的明细资料。4) 各部门提供下一年度的费用预算开支计划；5) 总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。3.2 编制要求1) 坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以发展商/业主委员会审批的收费标准为准则；2) 根据各部门提供资料，进行分析及计算；3) 将计算分析出的数据资料,形成初稿；4) 预算编制按规定格
8、式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物业经理审核；5) 提交发展商/业主委员会审批；6) 发展商/业主委员会审批通过后贯彻执行。3.3 资料处理1) 用于编制年度预算的资料应进行归档登记；2) 年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算资料一齐保存。4.0 借款管理制度4.1 借款仅限于支付本物业的运行费用，不得为其他项目/物业垫付。4.2 借款人员凭已批准的采购申请表进行借款。而且每次借款按照现金管理制度执行，不得超出中国人民银行规定的现金支付范围。4.3 借款人应填写借款申请单，经大厦总物业经理签字授权后方可到财务部领取现金，借款人应及时拿发票结账或者
9、返还现金，一般不得超过当月月底财务结账之前。4.4 经财务经理、总物业经理审批后，由出纳通知借款人领取现金。4.5 借款清算报销后，借款单与支出凭单一起作为附件粘贴于记账凭证后。4.6 大厦总物经理能够授权批准支付现金或者现金借款金额为RMB1000（含1000）元以下的款项，超过此标准支出现金必须由总公司Head of MS签字批准方可支出款项。5.0 现金管理制度物业管理公司财务部应严格按照国家有关现金管理制度的规定，为做好库存现金的保管、使用工作，特制定本制度。5.1 严格按照国家有关现金管理制度的规定管理现金，严格分清收支两条线。5.2 做好库存现金的保管工作，现金必须放在公司的保险箱
10、里，同时启用保险柜的自动报警系统并转动密码锁，确保其安全。对指定使用备用金的人员，必须进行定期检查、核对，库存现金不得超过核定的限额。5.3 建立和健全现金账目，做到日清月结，账款相符，杜绝白条抵库或账外现金，不私自设立“小金库”。5.4 对超过现金收付限额以上的收付款项，必须通过银行结算。5.5 对于收取的现金收入送存银行的需有保安人员陪同，具体规定如下：送存金额在人民币20,000元以上50,000元以下的须由1名保安领班陪同前往；送存金额在人民币50,000元以上100,000元以下的须由1名保安领班及1名保安员陪同前往；送存金额在人民币100,000元以上的请由保安经理派车陪同送存。5
11、.6 现金使用范围：职工工资、津贴；个人劳动报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各项奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员随身携带的差旅费；零星支出；中国人民银行确定支付现金的其他支出。5.7 现金报销程序1) 由申请人填写报销明细表，表中应列明报销项目、报销金额，并不得涂改，经过涂改的报销单将被视为无效；2) 报销明细单所附发票背面须有经办人签字确认，发票上应列明采购物品的数量、单价、金额，若发票金额为合计数，须附有由供货方开具购物明细单；需要强调的是所有报销单后附的发票必须是符合国家各级税务机关规定的发票，如果
12、是违反国家规定发票，财务部有权拒绝报销人任何报销。3) 报销单需经申请人所在部门经理、大厦总物业经理签字确认，并由财务部出纳对发票的合法性进行初步审核；4) 报销明细单经总公司物业财务部、物业部副董事及总公司物业部负责人签字批准后由出纳通知报销人领款；5) 当月费用尽量当月报销；项目每月向总公司申请的零用现金，包括：日常零用现金、误餐补助、离职员工工资等，每月定期支付日期是15日和25日，并且所有的申请汇总后，直接通过银行划转至项目总物业经理账户，然后，项目出纳从总物业经理的账户提取现金支付员工的各项报销。6.0 银行管理制度6.1 银行支票管理制度1) 购买开户行支票2) 支票付款申请a 项
13、目执行程序l 付款申请单填写；l 付款合同；l 支付款项报价；l 采购申请表；l 材料物品入库单；l 必要的解释说明；b 总公司执行程序l 送总公司时登记电脑记录；l MS财务审查付款申请资料；l 进入支票签字流程；l 项目取回签署完毕支票登记；l 项目执行付款3) 支票付款登记6.2 网上银行管理制度1) 物业管理项目的管理a 收款程序b 收款依据l 合同约定；l 收款账单；l 缴费通知单；l 公示的服务收费标准；c 收款方式l 现金收款，只限于人民币现金，不包括任何外币现金；l 支票收款，包括人民币支票和人民银行允许在中国进行交易的外币支票，例如：美元支票、港币支票等，然后执行签字背书程序
14、；l 电子收款，所有币种与支票使用币种相同；l 刷卡支付，除在中国境内流通的各种国内银行签发的信用卡和借记卡外，外卡的卡种只限于Master，Visa，大来卡等国际通用的信用卡。d 收费确认l 开具税务发票；l 开具收款收据；e 填写银行进账单l 正确填写进账单名称；l 正确填写网上银行的账号；l 正确填写进账单金额，包含RMB、USD、HKD等；f 回单确认与网上银行余额查询相符2) 付款程序a 填写完整的付款申请书l 写清具体付款内容或者服务项目；l 相关合同、货比三家分析、招标分析、报价单等；l 国地税的正式发票；l 必要的解释说明；b 付款审批流程c 确认审批流程执行完毕l 确认公司各类管控人员签字确认同意，并且所有付款需要的档案资料齐全；d 总公司财务提交付款申请l 所有的审批流程自行完毕，由MS财务部统一将各项目的付款申请录入网上银行付款系统，等待总公司相关人员签批；e MS head执行付款批准和确认程序l 财务部提交记录以后，按照公司亚太区的规定执行，即MS Head授权RMB15000元以下及RMB15000元的付款；RMB15000元以上的付款申请需要提请MS Head 和总公司执行总经理两个人共同签字支付；f 打印付款记录作为记账凭证l 付款程序执行完毕后，所有的项目银行付款凭证需要由每个项目的出纳到项目指定银行账户领取回单，并
