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1、大中小型房地产公司管理系列之六材 料 设 备 管 理目 录第7章 材料设备管理271 材料设备管理制度设计2711 材料设备采购管理制度2712 重要设备招标采购办法7713 材料设备运输管理制度11714 材料设备领用回收办法13715 企业工程材料管理制度15716 仪器设备档案管理制度1772 材料设备管理操作工具19721 年度设备采购计划表19722 月度材料采购计划表19723 材料设备考察信息表20724 材料设备采购询价表20725 供应商评价记录21726 合同谈判记录表22727 合同信息统计表23728 材料检验报告表23729 设备验收记录单247210 材料采购费用结
2、算单257211 材料采购货款结算单267212 材料采购付款汇总表2773 材料设备管理工作流程28731 采购计划编制工作流程28732 材料设备采购工作流程29733材料设备检验工作流程3074 材料设备管理方案设计31741 采购谈判方案31742 材料采购合同35743 供应商管理方案38744 机械设备保管方案42745 合同违约处理方案44746 供应商质量保证协议47747 材料设备采购成本控制方案49第7章 材料设备管理71 材料设备管理制度设计711 材料设备采购管理制度制度名称材料设备采购管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第一章 总则第1条 目的（1）确保采购
3、材料（设备）完全符合相关国家规范及标准。（2）确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。（3）保证企业采购管理工作的规范化、制度化，降低采购成本，规范采购行为。第2条 适用范围本制度适用于企业总部、各分企业以及企业驻各地办事处的采购行为。第3条 管理职责（1）企业成立材料设备采购领导小组，是材料设备采购的最高管理机构，直接对总经理负责。材料设备采购领导小组组长由工程总监兼任，成员包括材料设备部、项目经理部以及财务部等相关部门人员。（2）采购领导小组主要职责审定企业总部以及非法人分支机构的材料设备采购管理办法及业务流程。审定企业总部材料设备采购年度计划。决定重大材料设备采购项
4、目的采购方式。决定材料设备采购招标方案和供应商选择。审定重大材料设备采购项目验收方案。组织协调企业大宗材料设备采购活动，实现信息共享，降低采购成本。决定采购工作中的重大事项。（3）材料设备部负责采购领导小组决策的执行、组织和日常协调等工作。第二章 采购范围和采购方式第4条 采购范围本制度所采购的材料设备，主要包括如表7-1所示的范围。表7-1 材料设备采购种类表材料设备种类具体内容主材水泥、钢筋、木材、预拌混凝土装饰材料饰面砖、饰面板、不锈钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料水电安装材料消防及电气设备、电气主材、需求量较大的辅材、电器设备大型施工设备塔式起重机、施工升降机、混凝土输送泵、
5、40千瓦以上发电机组、6立方米以上空压机、物料提升机、厂内运输车辆、挖掘机一般施工设备混凝土搅拌机、钢筋弯曲机、电焊机、钢筋切断机、砂浆搅拌机及发电机组第5条 采购方式企业材料设备的采购实行如下三种采购方式。（1）招标采购方式招标采购方式适用于以下两种情况：A. 依据国家相关法律、法规、政策和企业管理规章制度，必须采取招标方式进行采购的；B. 根据企业采购委员会的决定，需要采取招标方式进行采购的。实施采购招标项目需按照国家有关规定和企业采购国产设备招标规程、企业采购进口设备招标规程、设备及建设工程项目招标监督规定等相关文件执行。（2）比质议价方式。对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择
6、物资适用、价格经济的供应商。（3）独家采购方式。只能从某一特定供应商处采购，并且无其他合适的替代物资，采取单一来源的采购方式。第三章 采购计划的编制和审批第6条 大宗建筑材料、装饰材料和大型特种机电设备采购流程（1）项目经理部根据工程需要，经初步核算所需材料设备后，编制使用计划，填写材料设备使用计划表报材料设备部，材料设备部初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，审批后材料设备部编制采购计划单，一式三份，一份交项目经理部，一份留材料设备部做市场调查和评审供方用，一份交财务部做财务预算。（2）根据企业规定需要进行招标采购的材料和设备，其操作流程详见企业招标采购工作管理办法。（3）项目经理部根据
7、工程进度要求，提前五天填写材料设备采购计划表，交材料设备部组织审核，并将初步审核意见在两天内交工程总监审批。材料设备采购计划表一式三份，项目经理部、材料设备部、财务部各留一份。（4）材料设备部将经审核批准后的材料设备采购计划表中需采购的材料设备在做好市场调查，进行货比三家和对供方评审合格后，与供方初步拟订购销合同，交工程总监审核后提交总经理审批，材料设备部派出材料员根据已批准合同填写支票使用申请表到财务部办理相关领用手续，严格按合同条约完成采购过程。第7条 小宗和一般性建材，价值在1 000元以下的工具、设备和低值易耗零部件采购流程（1）项目经理部提前510天，填写材料设备采购计划表交材料设备
8、部审核，经工程副总审核、总经理审批许可。（2）审批通过后，材料设备部采购专员办理请款手续，在货比三家后购进。第8条 产品和机电设备抢修的材料或零部件采购流程（1）由项目经理部主管人员提出购物申请清单，经项目经理部经理签字，由材料设备部采购主管审核后，经材料设备部经理和工程总监审核后由材料设备部采购专员采购。（2）价值在元以下的采购可以不经工程副总审批，由材料设备部经理签字即可。贵重、关键或涉及重要安全部件材料、零部件的选购必须通过工程部经理或材料设备部经理审核。第9条 所有购进材料设备的报销手续必须凭进料单、发票和采购专员、仓库管理员、验收员签字并报总经理审批确认后才能报销。第四章 采购合同管
9、理第10条 签订合同材料设备部代表企业同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。第11条 采购材料和设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。第12条 采购主管负责所购材料设备的招投标管理，按企业招标采购工作管理办法及投标结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。第五章 材料设备的验收第13条 材料（设备）在合同签订之前，采购主管以及材料员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。第14条 采购专员、项目经理部材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留
10、到工程竣工乃至保修期结束。第15条 验收项目（1）材料（设备）的品牌是否符合合同要求。（2）材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。（3）材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。（4）材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。（5）材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。（6）材料（设备）的产品保护措施是否到位。（7）材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。（8）对关键材料（设备）的关键生产加工过
11、程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。（9）材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。（10）材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。第16条 材料（设备）的检查、验收工作必须做到100%的验收率，由材料设备部采购主管验收合格后方可支付材料（设备）款。第17条 材料设备部对每次采购合同的执行和验收情况需填写材料（设备）进货质量、进度统计表，并进行汇总保存，以备参考。第六章 罚则第18条 采购人员有下列情形之一，给企业造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，企业将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应的经济处罚；给企业造成重大损失的，企业将依法追
12、究法律责任。（1）采购人员私自接收或向供应商索取财物的。（2）采购人员接收财物后未主动上缴公司的。（3）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密。泄露其他供应商对同类产品的报价。招投标中泄露其他参与的供应商名称。泄露标底的。泄露其他企业的秘密或企业认为是泄密行为的。故意规避本制度或未按本制度规定及房地产建筑材料（设备）采购实施细则执行的。（4）隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给企业造成经济损失或工程质量问题的。（5）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。（6）在供应商年度考评中徇私舞弊的。（7）其他有损企业形象或不利于企业行为的。第七章
13、附则第19条 本制度由材料设备部制定并报主管副总和总经理审批后执行。第20条 本制度的解释权和修改权归材料设备部。第21条 相关文件附录（1）企业招投标管理工作细则。（2）企业材料（设备）招标文件采购合同。（3）有关材料（设备）国家行业标准及国际标准。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期712 重要设备招标采购办法制度名称重要设备招标采购办法受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第一章 总则第1条 为了规范企业公开招标的采购行为，确保合格供应商中标，特制定本办法。第2条 根据企业相关规定，本办法所指设备特指价值在万元以上的设备以及其他依照国家和行业规定，需要进行招标采购的设备。第3
14、条 权责主体（1）企业成立招标采购领导小组，全面负责招标采购过程的管理工作。（2）材料设备部在采购领导小组的领导下开展工作，包括进行招标的准备工作、组织工作以及合同管理等工作。第二章 招标准备第4条 确定招标期限采购领导小组根据企业采购管理制度，确定公开招标的期限和具体要求。第5条 材料设备部根据采购设备的特征和类型，拟订招标文件，并将文件报招标领导小组审核后公布。第6条 招标文件的内容（1）招标公告。（2）招标书及其附件。招标邀请书、投标人须知。采购合同的通用条款、专用条款。采购设备的型号等要求一览表（格式）、技术规格（规范）、图纸。投标书格式；资格审查需要的报表、工程量清单、报价一览表；投标保证金格式及其他补充资料表。双方签署的协议书格式、履约保证金格式、预付款保函格式等。第三章 发布招标公告和进行资格预审第7条 发布招标公告采购设备招标公告发布媒体要选择行业内熟知的报刊、信息网络或者其他媒介，必须是国家正规媒体。第8条 招标公告应当载明招标人的名称和地址，招标项目的性质、数量、实施地点和时间
