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1、综合管理体系文件文件编号IMS-OP-003版 本 号A/0管 理文 件联络单管理规范页 码2/2生效日期2010-4-11.0 目的规范联络单制定、执行。2.0 范围公司各部门3.0 职责部门职责各部门各部门之间需协调事宜,及时进行OA、书面沟通和确认4.0 定义：无5.0 作业流程：见附件6.0 作业内容：6.1 联络事项6.1.1 须协调事宜各部门之间的往来事宜按公司的规定正常执行，在执行过程中，其中一方部门因出现异常或其他特殊情况不能按期完成，需通知另一部门； 或其中一方部门对事项的完成时间或内容有更改或调整等情况，需要其他部门协助处理时，须进行书面的沟通和回复，以确保此事件所涉及的双
2、方部门都清楚事项的进展情况,顺利执行。6.1.2 须备案事宜各部门若有特殊情况的事件需到另一部门备案，或做为另一事件不可缺少的凭据，如客户因退货或其他原因需调整帐务，或某一事件形成系统性、规律性形式，如某一客户对帐单一般都是到公司规定的时间外另一统一时间等类似事件，需经过上级相关权力领导批准，到相关部门备案才能继续执行的，以联络单形式进行处理。6.2 采用方式各部门之间往来的联络函根据需求，一般采用的公司OA邮件的方式进行处理，在使用OA邮件方式由部门负责人或其指定的人员进行传递，并抄送给公司领导。若需要进行存档留底，则需要采用书面文字的方式进行往来传递，采用文字联络单必须要出具联络单的当事人
3、和部门负责人签字，如需要由公司领导审批，收到联络单的部门相关人员在规定的时间内将联络单回复给当事人，并且回复单上须有部门负责人的签字审核。6.3 时间要求使用公司OA邮件传递的联络单，从当事人收到之时算起，在1个工作日内给予回复，若特殊情况在第二个工作的上午下班前予以明确回复。采用书面须留底存档的联络单，若仅需内部就可以完成工作事项，务必在2个工作日内签字回复；若需要外部协助完成，在必须在4个工作日内予以书面答复。6.4 责任与奖惩对于没有及时回复或不回复联络单的当事人或部门负责人，出具联络单的部门有权对其向公司领导进行投诉，公司领导将根据事情的影响程度和对公司造成的损失，对不回复或回复不及时联络单的当事人和部门负责人处最低100元/人民币的处罚，所得罚金将直接奖励给出具联络单并提出投诉的部门作为激励基金使用。7.0 本规范于2010年4月1日生效。8.0 本规范解释权归总经办。9.0 相关文件：暂无 相关附件： 附件一：联络单流程图核准： 编制：第 2 页 共 2 页
