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1、 采购与合同管理流程手册采购与合同管理流程手册 编制人 授权人 版本 生效日期 2 目录目录 第一部分第一部分概述概述 5 1定义与范围 5 2组织架构 8 3职能说明 11 4采购管理运作分类 14 第二部分第二部分业务流程业务流程 20 1采购基础 20 1 1流程图 20 1 2管理方法 23 1 3流程描述 24 2采购申请及授权 38 2 1流程图 38 2 2管理方法 39 2 3流程描述 40 3外包 租赁 43 3 1流程图 43 3 2管理方法 44 3 3流程描述 45 4招标竞价采购 48 4 1流程图 48 4 2管理方法 50 4 3流程描述 51 5非招标竞价采购
2、65 5 1流程图 65 5 2管理方法 66 5 3流程描述 67 6例外采购 72 6 1流程图 72 6 2管理方法 74 6 3流程描述 75 7分散采购 80 7 1流程图 80 7 2管理方法 81 7 3流程描述 82 8合同订立 86 8 1流程图 86 8 2管理方法 87 8 3流程描述 88 9合同管理 95 3 9 1流程图 95 9 2管理方法 97 9 3流程描述 98 10采购订单管理 107 10 1流程图 107 10 2管理方法 110 10 3流程描述 111 11收货与付款 122 11 1流程图 122 11 2管理方法 124 11 3流程描述 12
3、5 第三部分第三部分采购人员管理采购人员管理 134 1采购人员道德建设 134 1 1流程图 134 1 2管理方法 135 1 3流程描述 136 2人员培训 138 2 1流程图 138 2 2管理方法 139 2 3流程描述 140 第四部分第四部分附件附件 142 附件 1 内部制度索引 142 采购目录 143 合同审批权限表 144 采购审批权限表 145 附件 2 新增 改进单据索引 146 采购申请单 147 合同申请表 148 采购订单 149 采购检验单 150 合同修改审批表 151 采购汇总申请表 152 附件 3 内部管理报告 153 供应商资料收集清单 154 供
4、应商信息收集表 155 授权供应商清单 156 供应商选择表 157 合同公章使用记录 158 合同登记表 159 合同借阅登记薄 160 4 付款进程表 161 供应商交易评估记录 162 供应商考核报告 163 培训评估表 样本举例 164 培训分析报告 样本举例 165 采购管理报告 166 附件 4 主要业绩考核指标样本汇总 167 5 第一部分第一部分 概述概述 1定义与范围定义与范围 采购的定义采购的定义 采购是指企业在日常经营活动中购买商品或接受劳 务供应并支付价款的活动 采购交易分为集中控制和分权控制两种方式 应根 据集中采购部门的规模及专业化水平 逐渐扩大集 中采购的范围 争
5、取最大限度的采购效率和收益改 进 集中采购是指为了发挥集中优势 降低采购成本 对采购目录指定的采购对象实行由采购中心统一采 购的采购方式 集中采购可以根据采购金额 性质 特点等采用招标和非招标竞价方式 分散采购是指采购对象不属于采购目录规定的范围 由各级公司分散执行采购的采购方式 分散采购主 要以非招标竞价方式为主 例外采购包括委托采购 偶然采购和紧急采购 在 例外采购情况下也应尽量使用授权供应商 委托采购是指采购中心将采购目录中规定的项目委 托有关机构在授权范围内进行采购 偶然采购是指一次性的采购或者仅为一次性 非循 环使用产品或服务的采购 紧急采购是指由于不可预测的紧急情况 不可避免 的需
6、要立即采购紧急的商品或服务 采购采购 集中控制集中控制分权控制分权控制 集中采购集中采购 委托采购委托采购 例外采购例外采购 例外采购例外采购 紧急采购紧急采购 偶然采购偶然采购 分散采购分散采购 紧急采购紧急采购 偶然采购偶然采购 6 采购的范围采购的范围 本流程手册的采购范围主要包括以下内容 固定资产 工程基建 汽车 设备 办公家具等 低值易耗品 办公用品 劳务用品等 专业服务 咨询 技术服务 业务宣传 广告 印刷 电子商务网站设备托管 电信线路 卫星通讯 快递 清洁 酒店 票务 维修等 对于以上采购范围内的需求对象 采购中心和管理 层可以结合 总体战略 采用购买 外包 租赁 等多种方式
7、本手册对采购业务以及与之相关的财务控制进行了 描述和规定 以采购委员会 采购中心职能为主 同时对各级使用部门 策略计划部 财务中心 技 术部门 工程管理部 行政办公室等多个相关接口 部门做出了规范 此外 本流程手册对采购道德风险的控制也进行了 规范 会计政策会计政策 采购确认遵循权责发生制原则 付款和费用承担根 据 收益 原则 采购原则采购原则一般情况下 符合下列的 9 项采购指导原则时 可以 认为是一项资金利用率高 有价值的采购 7 1 采购需求明确 采购需求明确 使用部门明确采购需求及采购的目的 可以使采购 部门执行采购更具有目的性 2 采购项目拥有长远经济价值采购项目拥有长远经济价值 采
8、购部门执行采购时必须考虑采购标的的经济价值 从长远考虑该项采购的未来价值 3 采购必须做到及时采购必须做到及时 采购部门应及时完成采购项目 以满足使用部门的 需要 4 采购消耗最少的管理资源采购消耗最少的管理资源 采购应充分利用共享服务结构 利用集中采购减少 管理成本 5 加速低风险的采购加速低风险的采购 采购部门应尽量简化低风险采购流程 降低采购管 理成本 6 采取招标方式的集中采购采取招标方式的集中采购 对大宗采购和服务咨询项目 采购部门应采用招标 方式选择供应商 获取较高利益 7 鼓励拓宽供应商渠道鼓励拓宽供应商渠道 采购部门应拓宽供应商渠道 广泛收集供应商信息 为实际采购操作提供广泛的
9、选择余地 8 整体的采购规划整体的采购规划 采购部门应通过共享服务的构架 设计符合全集团 的整体采购规划和采购流程 在全集团范围内统 一执行 9 采购应合理规避控制风险采购应合理规避控制风险 任何采购操作流程均应以实现内部控制 规避采购 风险为前提 8 2组织架构组织架构 现状现状 建议结构建议结构 区域采购区域采购 中心中心 行政办公室行政办公室采购人员采购人员 集团集团 产产 寿险总公寿险总公 司司 产产 寿险分支寿险分支 机构机构 下级产下级产 寿险寿险 分支机构分支机构 采购委员会采购委员会 行政办公室行政办公室采购人员采购人员 采购中心采购中心 商务管理商务管理 专项采购专项采购 信
10、息技术部信息技术部 FA管理中心管理中心 工程管理 工程管理 部 部 行政办公室行政办公室采购人员采购人员 行政路线 共享服务 报告路线 集团集团 区域区域 各级分支公司各级分支公司 集团集团 产产 寿险寿险 总公司总公司 产产 寿险分支寿险分支 公司公司 下级产下级产 寿险寿险 分支公司分支公司 行政办公室行政办公室 行政办公室行政办公室 采购人员采购人员 采购委员会采购委员会采购中心采购中心 采购人员采购人员 行政办公室行政办公室采购人员采购人员 信息技术部信息技术部 FA管理中心管理中心 行政办公室行政办公室采购人员采购人员 集团集团 分支公司分支公司 行政路线 共享服务路线 9 现状与
11、建议结构的对比现状与建议结构的对比 现状结构 目前集团已经开始设立采购委员会和采购中心 并 草拟采购目录 对采购目录内的房屋 办公设备和 服务项目实行集中采购 但目录外仍由产 寿险有 关部门自行分散采购 缺乏进一步的共享和集中控 制 建议结构 建立采购共享职能 由集团采购委员会和采购中心 直接领导区域采购中心 为集团 产 寿险总公司 及其分支机构提供采购服务 以充分发挥集中采购 优势 保证公司采购管理流程标准化 有效控制采 购风险 财务中心 策略计划 固定资产管理中心 人事管 理等部门密切支持和协助采购中心的工作 承担采 购管理流程的相关控制职能 流程手册现状可行性流程手册现状可行性在建议结构
12、未建立之前 采购中心可以根据以下职能 对应关系 利用本流程初步规范采购业务 申请管理 建议职能架构中 采购申请由集团行政办公室 信 息技术部 固定资产管理中心分别受理来自于集团 总公司 分支机构中的采购申请 而目前集团采购 中心面对五大接口 因此手册中提及三大接口的职 能现阶段可由五大接口完成 采购预算与计划 本手册前提条件是由策略计划部提供详细的年度采 购预算 目前状况下 采购预算尚需提高 采购中 心员工需要协助预算部门编制采购预算 采购物品保管 在建议的职能架构中 将采购物品划分为低值易耗 品和固定资产 低值易耗品和固定资产的实物管理 由各级公司行政办公室保管员承担 目前状况下 低值易耗品
13、的管理可由办公室负责 集团固定资产 的实物管理由计财部固定资产管理处负责 其他各 级公司固定资产的实物管理可由各级公司办公室负 责 电脑设备的实物管理由各级信息技术部负责 财务 在建议的职能框架中 由财务中心负责采购业务的 10 付款 费用分摊和会计核算 目前状况下 采购中 心采购业务的付款和会计核算可通知应承担采购成 本的分支公司计财部直接向供应商付款 并进行会 计核算 如果由集团代垫货款的 可在应承担采购 成本的各级公司签署垫付确认单后 由集团计财部 向供应商垫付货款 并进行会计核算 采购成本通 过内部往来报单分摊到应承担成本的各级公司 11 3职能说明职能说明 职能职能负责人员负责人员职
14、责描述职责描述 采购委员 会 全体委员 参加采购委员会定期和临时会议 审定采购政策 制度和标准操作流程 规范采购程 序 建立 健全采购的内部控制 审定集中采购计划 采购策略 采购标准和采购目 录 标准采购合同 最大限度节约采购成本 审批和决策重大采购业务事项 审议采购工作报告 控制采购风险 监督 指导 考核采购中心的工作 处理采购工作 中的投诉事宜 采购委员 会 主任 召集和主持采购委员会定期和临时会议 参与采购计划 策略 政策和制度等议题的讨论 提出建议和意见 参与会议表决 听取会议建议和意见 总结并发布会议决议 向高级管理层进行工作汇报和意见沟通 经理 审批采购标准 采购目录 授权供应商
15、标准采购 合同 采购业务报告 员工道德手册 审批供应商选择表 审批采购合同 订单和采购交易记录 定期向采购委员会汇报工作 对采购中心的员工进行考核 集团采购 中心 商务管理处 协助采购中心经理草拟采购标准 采购目录 授权 供应商 标准采购合同 采购业务报告 员工道德 手册 维护和更新采购数据库 协助制定全集团的采购预算 根据采购预算编制采 购计划 汇总采购申请 核对采购计划 分配采购任务 管理采购文件 单据的归档和保存 对区域采购协调员进行管理和业绩考核 12 专项采购处 收集 记录 更新供应商信息 根据职能分工执行专项采购 确保供应商选择 合 同 订单 验收 付款等采购全过程的顺利进行 对供
16、应商业绩进行评估 招标委员会 招标临时 机构 负责人 组织招标委员会的日常工作 及时向管理层汇报工 作 组织招标会议 竞标人评估 招标谈判和合同签订 负责管理和记录招标进程 编制招标总结报告 商务谈判小 组 重大项 目临时机构 收集供应商信息 选择综合成本最低的供应商 草拟采购合同和采购订单 对合同和订单的执行情况进行跟踪 合同管理员 审核合同授权 填制和更新正式采购合同 合同监控与评估 合同登记和保管 印章管理员 审核合同授权 加盖合同印章 印章保管和使用登记 区域采购 中心 采购协调员 审核各级公司分散采购申请 定期向集团采购中心上报采购管理报告 根据采购金额和采购量申请集中采购或区域采购 各级公司 行政办公 室 采购员 向区域采购协调员申请分散采购 定期向区域采购协调员上报分散采购管理报告 根据授权执行分散采购 流程相关协调职能流程相关协调职能 集团工程管 理部 汇总基建工程采购申请 为工程采购提供专业意见 采购申请 受理接口 部门 集团信息技 术部 汇总 IT 采购申请 为 IT 采购提供专业意见 13 集团行政办 公室 汇总其他采购申请 策略计划 部 预算员 编制年度采购预算
