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1、第五部分 报表处理（一）货币资金表【资料】1报表格式货币资金表单位名称： 年 月 日 单位：元 项 目行 次期 初 数期 末 数现金1银行存款2合计3制表人：说明：表头：标题“货币资金表”设置为黑体、14号、居中。单位名称和年、月、日设置为关键字。表体：表体中文字设置为楷体、12号、居中。表尾：“制表人：”设置为宋体、10号、右对齐第3栏。2报表公式现金期初数：C4=QC(“1001”,月)现金期末数：D4=QM(“1001”,月)银行存款期初数：C5=QC(“1002”,月)银行存款期末数：D5=QM(“1002”,月)期初数合计：C6=C4+C5期末数合计：D6=D4+D5【操作指导】1启
2、动UFO报表管理系统在企业应用平台的“业务”页签中，执行“财务会计”|“UFO报表”，打开UFO报表管理系统。2新建一个报表文件并保存为“货币资金表2011.rep”执行“文件”|“新建”命令或按“”按纽，建立一张空白报表。然后按“”按纽，报表名保存为“货币资金表2011.rep”。按“另存为”按纽以指定的文件名保存报表。注意：以后在报表文件打开的情况下，可随时按“”按纽进行保存。3报表格式定义查看空白报表底部左下角的“格式/数据”按纽，使当前状态为“格式”状态。（1）报表格式定义设置报表尺寸 执行“格式”|“表尺寸”命令，打开“表尺寸”对话框。 输入行数7，列数4，单击“确认”按纽。定义行高
3、和列宽 选中需要调整的单元所在行A1。 执行“格式”|“行高”命令，打开“行高”对话框。 输入行高7，单击“确定”按纽。 选中需要调整的单元所在列，执行“格式”|“列宽”命令，可设置该列的宽度。设置第1、2、3、4列的宽度分别为32、20、30、30。注意：行高、列宽的单位为毫米。画表格线 选中报表需要画线的单元区域A3:D6。 执行“格式”|“区域画线”命令，打开“区域画线”对话框。 选择“网线”单选按纽，单击“确认”按纽，将所选区域画上表格线。定义组合单元 选择需合并的单元区域A1:D1。 执行“格式”|“组合单元”，打开“组合单元”对话框。 选择组合方式“整体组合”或“按行组合”，该组合
4、单元即合并成一个单元。 同理，定义A2:D2单元为组合单元。输入报表项目 选中需要输入内容的单元或组合单元。 在该单元或组合单元中输入相关文字内容，例如，在A1组合单元输入“货币资金表”字样。注意：u 报表项目指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目、表尾项目等，不包括关键字。u 单位名称、日期一般不作为文字内容输入，而需要设置为关键字。定义单元属性 选定单元D7。 执行“格式”|“单元属性”命令，打开“单元格属性”对话框。 打开“单元类型”选项卡，选择“字符”选项，单击“确定”按纽。注意：u 格式状态下输入内容的单元均默认为表样单元，未输入数据的单元均默认为数值单元，在数据状态下可输入数
5、值。若希望在数据状态下输入字符，应将其定义为字符单元。u 字符单元和数值单元输入后只对本表页有效，表样单元输入后对所有表页有效。设置单元风格 选中标题所在组合单元A1。 执行“格式”|“单元属性”命令，打开“单元格属性”对话框。 打开“字体图案”选项卡，设置字体为“黑体”，字号为14。 打开“对齐”选项卡，设置对齐方式为“居中”，单击“确定”按纽。 A2 A3:D3 A4:B6 C7 选中需要输入关键字的组合单元A2。 执行“数据”|“关键字”|“设置”命令，打开“设置关键字”对话框。 选择“单元名称”单选按纽，单击“确定”按纽。 同理，设置“年”、“月”、“日”关键字。注意：u 每个报表可以
6、同时定义多个关键字。u 如果要取消关键字，须执行“数据”|“关键字”|“取消”命令。（2）调整关键字位置 执行“数据”|“关键字”|“偏移”命令，打开“定义关键字偏移”对话框。 在需要调整位置的关键字后面输入偏移量。年“-120”、月“-90”、日“-60”。 单击“确定”按纽。按“格式”按纽可看到“数据”状态下的大致效果。再按“数据”按纽返回“格式”状态。 将A2中“单位：元”靠右侧。双击该单元格。在“单位：元”前按空格键，达到如下效果。注意：u 关键字的位置可以使用偏移量来表示，负数值表示向左移，正数值表示向右移，在调整时，可以通过输入正或负的数值来调整。u 关键字偏移量单位为像素。（3）
7、报表公式定义定义单元公式注意：u 单元公式中涉及到的符号均为英文半角字符。u 单击fx按纽或双击某公式单元或按“=”键，都可打开“定义公式”对话框。 选定需要定义公式的单元C4，即“现金”的期初数。 执行“数据”|“编辑公式”|“单元公式”命令，打开“定义公式”对话框。 在“定义公式”对话框中直接输入总账期初函数公式：QC(“1001”,“月”)，单击“确认”按纽。可直接输入公式，也可按“函数向导”按纽逐步建立公式。下面以向导方式说明一下。按“下一步”按纽。按“参照”按纽。按“确定”按纽返回。按“确定”按纽返回。按“确认”按纽。 同样可以按题目中指定的报表单元公式定义单元C5、C6 、D4、D
8、5、D6的公式。定义审核公式审核公式用于审核报表内或报表之间勾嵇关系是否正确。例如，“资产负债表”中的“资产合计=负债+所有者权益合计”。本实验的“货币资金表”中不存在这种钩稽关系。若要定义审核定义，执行“数据”|“编辑公式”|“审核公式”命令即可。本表不做这方面的设置。定义舍位平衡公式 执行“数据”|“编辑公式”|“舍位公式”命令，打开“舍位平衡公式”对话框。 确定信息：舍位表名SW1，舍位范围C4:D6，舍位位数3，平衡公式“C6=C4+C5,D6=D4+D5”。 单击“完成”按扭返回 格式基本设置完毕，一定要按“”按纽保存此报表格式定义。然后可关闭或不关闭此文件。注意：u 舍位平衡公式是
9、指用来重新调整报表数据进位后的小数位平衡关系的公式。u 每个公式一行，各公式之间用逗号“，”（半角）隔开，最后一条公式不用写逗号，否则公式无法执行。u 等号左边只能为一个单元（不带页号和表名）。u 舍位公式中只能使用“+”、“-”符号，不能使用其他运算符及函数。注意：u 报表格式设置完以后切记要及时将这张报表格式保存下来，以便以后随时调用。u 如果没有保存就退出，系统会提示“是否保存报表？”信息，以防止误操作。u .REP为用友报表文件专用扩展名。4报表数据处理在想要获取报表数据时，如果以前已经定义好了报表文件，则可打开该文件，然后再进行取数操作，使报表文件获取需要的数据。（1）打开报表在所需
10、要的报表文件目前已打开的情况下，此步骤省略，直接进行后续步骤。启动UFO系统，执行“文件”|“打开”命令。选择保存文件夹（自己想放报表的位置）的报表文件“货币资金表2011.REP”。单击“确定”按扭。可发现，刚打开时，报表文件自动处于“数据”状态。使当前状态为“数据”状态。在“格式”状态下按报表左下角的“格式”按纽可转到“数据”状态。注意：u 报表数据处理必须在“数据”状态下进行。（2）增加表页执行“编辑”|“追加”|“表页”命令，打开“追加表页”对话框。输入需要增加的表页数2，单击“确认”按扭。注意：u 追加表页是在最后一张表页后追加N张空表页，插入表页是在当前表页后面插入一张空表页。u
11、一张报表最多只能管理99999张表页，演示版软件系统最多只能管理4张表页。（3）输入关键字值选中第1页，执行“数据”|“关键字”|“录入”命令，打开“录入关键字”对话框。输入单位名称“北京市鹏程机电厂”，年为2011，月为01，日为31。单击“确认”按扭，系统弹出“是否重算第1页？”信息提示对话框。单击“是”按钮，系统会自动根据计算公式计算01月份数据；单击“否”按钮，系统不计算01月份数据，以后可利用“表页重算”功能生成01月份数据。按“是”按纽。注意：u 每一张表页均对应不同的关键字值，输出时随同单元一起显示。u 日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围，即确定数据生成的具体日期。（4）生
12、成报表如果需要获取数据的页没有数据，或其来源数据发生了变化，则应进行“表页重算”或“整表重算”以取到所需要的数据。执行“数据”|“表页重算”命令，系统弹出“是否重算第1页？”信息提示对话框。单击“是”按钮，系统会自动在初始的账套和会计年度范围内根据单元公式计算生成数据。注：由于前面在输入关键字值时就按01月份计算了第1页，且之后作为来源的账套数据并没有发生变化，所以其数据没变。注意：u 可将生成的数据报表保存到指定位置。（5）报表舍位操作选中第1页后执行“数据”|“舍位平衡”命令。系统会自动根据前面定义的舍位公式进行舍位操作，并将舍位后的报表保存在SW1.REP文件中。我们可发现存放报表的文件
13、夹中增加了一个文件SW1.REP，其内的数是原来数初1000后四舍五入取2位小数（设置的舍位未数为3）。注意：u 舍位操作后，可以将SW1.REP文件打开查阅一下。u 如果舍位公式有误，系统状态栏会提示“无效命令或错误参数！”信息。3表页管理及报表输出（1）表页排序使“货币资金表2011”成为当前报表文件对于“货币资金表2011”，如果目前打开了多个报表相关文件，则以如下方式选中，如果未打开则要打开该文件。为“货币资金表2011”的各页输入关键字值我们将第2页、第3页分别输入关键字值。第2页关键字值输入后。第3页关键字值输入后。注意：在2011年02月末要对第2页进行“表页重算”重新取数，03
14、月末对第3页也是如此。执行“数据”|“排序”|“表页”命令，进行表页排序。可选择第一关键字“年”，排序方向“递增”；第二关键字“月”，排序方向“递增”。按“确认”按钮，系统将自动把表页按年份递增顺序重新排列，如果年份相同则按月份递增顺序排列。（2）表页查找使“货币资金表2011”成为当前报表文件执行“编辑”|“查找”命令，进行查找。确定要查找什么？比如要查找2011年01月份的表页，则如下设置查询条件。按“查找”按钮，查找到符合条件的表页作为当前表页。我们发现第1页成为了当前页（这是2011年01月份的表页），如果符合条件的表页有多个则还可按“下一个”继续查询。按“取消”按纽返回。4图表功能（1）使“货币资金表2011”成为当前报表文件（2）追加图表显示区域
