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1、 中海油田公司物资采办管理程序（试行）1目的及适用范围1.1 目的本程序规定了物资采办工作必须遵循的原则、程序及权限范围，旨在规范公司的物资采办工作，明确各部门/单位的职责，提高采办工作的效率和准确性，在保证公司安全生产作业的同时，节约资金，降低成本。1.2 适用范围适用于公司所有物资的采办。2引用标准中海油田服务股份有限公司物资、装备管理规定（试行）3定义采办的种类-招标采办、询价采办、年度协议采办、零星采办、外围采办、应急采办。招标采办-招标方式采办分为国家规定的招标采办和公司招标采办两种。国家规定的招标采办是必须通过国家批准认可的招标公司进行的采办；公司招标采办是指公司规定的必须进行招标
2、的采办。询价采办-金额大于等于零星采办，且采用询价、比价，然后按权限逐级审批的采办。零星采办-指国内采购物资未纳入年度协议采购，且金额（人民币）批量小于5000元，单项小于1500元，由有经验的采购员直接到就近市场选择最优分供方，当面论质谈价，择优采办。外围采办-指因生产作业需要而离开所在属地采办管理单位/部门，在生产作业实施所在地发生的物资采办。应急采办-指为提供因生产计划突变或突发事件所引起的急需物资而采取的一种非正常的采办。该采办主要考虑交货时间。有采购权单位-指物资装备部；天津、湛江、深圳、上海、新疆五家分公司和驻北美（休斯敦）、驻印尼、驻中东（迪拜）和驻尼日利亚四个办事处（具备合同签
3、署和付款权）。钻井、物探、船舶、油田技术、制造销售、IPM、研发、综合服务八大事业部（具备采办签审权）。4职责参见中海油田服务股份有限公司物资、装备管理规定（试行）5管理程序5.1 采办管理5.1.1 采办原则5.1.1.1采办工作必须遵守国家法律法规和总公司有关规定。5.1.1.2采办询价时，原则上要向三家以上有资质的合格分供方询价（零星采办除外，且独家生产和经营的产品可只向该厂家询价）。5.1.1.3可直接向生产厂家或具有法律效力的代理商询价采办，条件成熟时可以采用年度协议的方式进行采办。5.1.1.4不得向评审不合格的分供方订货。5.1.1.5一批次的物资采办金额大于50万美元或400万
4、元人民币时必须采用公司招标采办方式并成立采办项目组。项目组成员由公司主管执行副总裁提名，项目组成员包括但不限于公司领导、有关部门经理、物资装备部有关人员、事业部有关领导和装备有关人员等。国家规定的招标采办物资，无论金额多少都必须采用通过国家批准认可的招标公司进行招标采办。5.1.1.6所有设备的采办必须签订合同/协议。5.1.1.7所有使用外汇的采办必须签订合同/协议。5.1.1.8一批次价值在5000元人民币以上的采办必须签订合同/协议。5.1.2 采办权限管理各单位权限范围内的分级采办审批权限由本单位根据具体情况制定管理办法、并报公司批准，由公司法定代表人授权后执行。5.1.2.1各事业部
5、具有权限内的用于维持日常生产作业所需进口、国内物资（不包括更新改造项目、入资产的设备）的采办权，包括分供方的选择，询价、比价、技术澄清、订货以及合同洽谈、货物验收等，但不包括合同和付款的终签权。5.1.2.2综合服务事业部具有权限内国内物资的采办权，但没有合同和付款的终签权。5.1.2.3制造/销售事业部具有用于本事业部承揽工程项目所需国内材料的采办权，采办的材料仅限于年度协议包括的物资范围内（本程序未涵盖的部分，按项目管理程序执行）。5.1.2.4油田技术事业部具有用于本事业部带料服务所需国内材料的采办权，采办的材料仅限于年度协议包括的物资范围内。合同签订及付款委托制造/销售事业部按有关规定
6、办理。5.1.2.5分公司、办事处具有权限内进口及国内设备的采办权。同时具有合同、付款权限范围内的终签权。5.1.2.6物资装备部具有权限范围内物资采办的审批权及限上物资采办的组织实施权。公司确定成立采办项目组的物资采办除外。5.1.2.7物资装备部可视具体情况，授权分公司进行限上物资采办操作。5.1.2.8分公司进行限上物资的采办，需将询价/招标分供方选择、比价/定标结果、合同文本报物资装备部按审批权限审批。5.2 基本程序5.2.1 采办的启动5.2.1.1物资需求单位/部门首先依据经公司批准的年度生产建设计划或调整计划提出采购物资的MR单（物资需求申请单），并按公司仓储管理信息系统格式编
7、制，提交有关技术文件，然后按本单位/部门制订的审批程序逐级审批。5.2.1.2将MR单交给有关采办人员：国内、国外采办物资（不包括设备）视生产情况和采办权限划分交给本单位采办人员或物资装备部、分公司、办事处、综合事业部物供中心。限下更新改造项目和入资产的采办物资交分公司，限上项目交物资装备部或采办项目组。5.2.1.3采办部门按要求制作标书/询价文件。5.2.2 选择分供方5.2.2.1根据合格分供方的能力、信誉、服务等选择三家或以上最优的分供方。5.2.2.2按要求填写分供方选择审批表。5.2.2.3按规定的权限送审。5.2.3 发标/询价5.2.3.1复审标书或询价文件。5.2.3.2按规
8、定发出标书或询价文件。5.2.4 开标/审核报价5.2.4.1 按规定开标（填写开标记录）或审核报价内容。5.2.4.2技术评定由申请单位和技术主管单位负责。5.2.5评标/比价5.2.5.1按规定进行评标或比价。5.2.5.2澄清投标书或报价中存在的问题。5.2.5.3写出评标或比价结果，并填写技术评比表、商务评比表和物资订货审批表。5.2.6 定标/确认5.2.6.1向批准的中标/成交分供方发出中标书面通知/确认传真。5.2.6.2以订单代合同的确认传真应有买卖双方授权人签字。5.2.7 办理进口批文5.2.7.1按海关要求提供进口物资申办进口批文的资料。5.2.7.2按规定办理进口批文。
9、5.2.8 签订合同/协议5.2.8.1与有关职能部室沟通有关商务条款，按规定送审。5.2.8.2填写公司标准合同文本。5.2.8.3在公司标准合同文本内容有所修改或采用非公司标准合同文本签定合同/协议时，须填写合同/协议预审表，按规定进行合同预审。5.2.8.4由买卖双方授权人签字。5.2.8.5按国家有关规定为新签合同贴印花税。5.2.9 合同执行5.2.9.1按合同要求做好标的物交货前质量控制工作。5.2.9.2保证合同按期交货。5.2.9.3投保运输险。5.2.9.4办理物资进口手续，清关提货。5.2.9.5到货验收。5.2.9.6索赔。5.2.10 付款5.2.10.1 准备付款文件
10、（包括但不限于付款申请单或外汇结算申请单，发票、合同/订单/零星采购单、入库单，进口合同还需附上进口批件和报关单）。 5.2.10.2 按规定办理付款审批手续。5.2.10.3 以信用证方式付款时，在申请开证时应填写不可撤消跟单信用证申请单有关条款并得到合同收益人的认可。5.2.11 合同结束5.2.11.1 当满足合同结束条件时，合同将结束。5.2.11.2 质保条款按合同规定继续执行。5.2.11.3 所有与合同有关的文件资料，均需放进合同袋中存档。5.3 招标采办程序5.3.1 国家规定招标采办程序5.3.1.1 规定通过国家批准认可招标公司招标的物资按国家规定的招标程序执行。凡属此类物
11、资的采办，必须上报物资装备部（或采办项目组），由物资装备部（或采办项目组）牵头组织实施。5.3.1.2分公司或事业部按5.2.1条款要求办理有关手续后，向物资装备部（或采办项目组）提出MR单，并注明此类物资属于国家规定应由国家批准认可招标公司招标的物资。5.3.1.3 制作招标物资所需的技术文件（包括但不限于物资的名称、数量、部件号、规格、型号、技术要求、生产厂家、证书要求、到货时间、到货地点、材质要求、培训要求、安装调试、资料要求等），由申请单位总经理或其授权人签字后，交物资装备部（或采办项目组）。5.3.1.4物资装备部（或采办项目组）根据权限送公司领导审批后，填写招标委托书，并附上招标技
12、术文件，上报总公司物资办。5.3.1.5 总公司物资办按国家规定，向国家批准认可的招标公司提出招标申请。5.3.1.6 由国家批准认可招标公司按照国家招标投标法的规定进行招标。5.3.1.7 在开标和评标时，物资装备部（或采办项目组）在规定时间内组织分公司或事业部负责商务和技术的人员（或采办项目组成员）参加，按国家批准认可招标公司的要求，根据国家招标投标法有关规定进行开标和评标。5.3.1.8 物资装备部（或采办项目组）根据评标结果向总公司物资办申办进口批件。5.3.1.9 由招标公司向中标分供方发出中标通知书。5.3.1.10 物资装备部（或采办项目组）组织分公司或事业部负责商务和技术的人员
13、，继续与中标分供方进行澄清和协商，确定合同条款。5.3.1.11 物资装备部（或采办项目组）组织分公司或事业部准备合同文本。5.3.1.12 按5.2.8.2条款执行。5.3.1.13公司法人或法人授权代理人代表公司与中标分供方签订合同，并将合同交属地分公司执行。5.3.1.14 分公司主管部门或事业部继续跟踪合同的执行情况，直到合同结束。5.3.2 公司招标采办程序5.3.2.1 申请单位根据批准的年度计划和调整计划，向物资装备部（或采办项目组）提出MR单。 5.3.2.2按5.3.1.3条款执行。5.3.2.3 物资装备部（或采办项目组）根据所需物资在分供方选择审批表中推荐填写三家或以上合
14、格分供方，然后按审批权限逐级审批。5.3.2.4 物资装备部（或采办项目组）编制招标书，经审批后发标。5.3.2.5 投标书收到后由专人保管。5.3.2.6 物资装备部（或采办项目组）确定开标和评标时间并组织开标及评标工作。参加人员应包括物资装备部和使用单位有关的技术和商务人员（或采办项目组主要成员）。评标时应填写技术评比表、商务评比表和物资订货审批表。 5.3.2.7 物资装备部（或采办项目组）将评标初部结果按审批权限逐级上报审批定标。5.3.2.8物资装备部（或采办项目组）向投标分供方发出中标或未中标通知。5.3.2.9 参照5.3.1.10条款执行。5.3.2.10 物资装备部（或采办项
15、目组）组织人员洽谈合同。5.3.2.11 按5.2.8.2条款执行。5.3.2.12 按5.3.1.13和5.3.1.14执行。5.4 由国家指定经营企业统一签订合同的物资采办凡属国家外经贸部指定经营进口货物管理目录的物资采办，必须上报物资装备部，由物资装备部牵头组织实施。按国家规定的程序执行。5.4.1 分公司或事业部按5.2.1条款要求办理有关手续后，向物资装备部提出物资购买申请，并注明此类物资属于国家规定应由国家指定经营企业统一签订合同的物资，附上招标或询价技术文件，由分公司或事业部总经理签字。5.4.2 物资装备部根据权限送公司领导审批后，上报总公司物资办。5.4.3 总公司物资办按国家规定，推荐国家指定经营企业，由物资装备部委托国家指定经营企业采办，并附上招标或询价技术文件。5.4.4 物资装备部跟踪国家指定经营企业的招标或询价过程，办理相关手续。
