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1、 浙江幸福一百科技股份有限公司 浙江幸福一百科技股份有限公司2020年1月16日采购管理工作细化57 浙江幸福一百科技股份有限公司 目录第1章 供应商管理1第1节 供应商管理制度1第2节 供应商管理表格工具4第2章 采购价格管理6第1节 采购价格管理制度6第 2节采购价格管理表格工具8第3章 采购合同管理10第1节 采购合同管理制度10第2节 采购合同纠纷处理方案12第4章采购订单管理14第1节 采购订单管理14第2节采购订单表格工具17第5章 采购交期管理21第1节采购交期管理制度21第2节采购交期管理表格工具23第6章 采购质量管理25第1节采购质量管理制度25第2节采购质量管理表格工具2
2、9第7章 采购库存控制31第1节库存控制管理办法31第2节 采购库存控制表格工具32第8章 采购绩效管理35第1节采购绩效管理办法35第2节.采购绩效管理表格工具38第1章 供应商管理 第1节 供应商管理制度 1. 供应商档案管理为了规范供应商资料和档案管理工作，确保各种资料、文件、记录的完整性，要加强供应商的档案管理。供应商档案资料主要包括：1供应商调查表。2供应商产品价格表。3供应商采购合同原件及复印件。4供应商洽谈登记表原件及复印件。 5采购谈判与合同签订现场的影像资料。6供应商考核评价表。 公司调查、选择和评价供应商后，应在1周之内将该供应商的材料进行收集整理。采购合同签订后，应在1周
3、内将该次采购的合同相关资料进行收集整理。定期对供应商进行考核评价，考核结果归档记录。 2. 供应商规范管理细则2.1目的为了选择合格供应商并对其进行持续监督与管理，确保其提供的物资满足本公司的质量标准，特制定本细则。2.2 适用范围本细则适用于本公司供应商管理。2.3 管理职责 1.采购部负责供应商的开发与评定工作的组织与实施。 2.仓储运营部门参与供应商的评定工作并为供应商考核提供反馈信息。2.4 供应商选择原则 1同等价格择其优原则。 2同等质量择其廉原则。 3同价同质择其近原则。2.5 供应商增补时机 1需要增加新的产品供应商之前。 2原有供应商出现重大质量问题时。 3. 与现有供应商协
4、商不一致2.6 供应商评定标准 1通过ISO9000质量管理体系认证。 2与本公司保持合作往来且在产品、服务方面无重大不良记录。 3经本公司供应商评审认定为合格。2.7 供应商初步评价 1采购部应根据本公司实际需求收集供应商资料，并分析产品市场现状。 2要求有合作意向的供应商填写“供应商调查表”。 3对收集的信息和“供应商调查表”进行分析，以供应能力、产品质量、售货服务作为筛选依据，挑选出候选供应商。2.8比价（详见采购价格管理）通过比价后最终确定供应商，与其签订采购合同、质量保证协议2.9供应商的沟通与反馈采购部门应就采购产品的到货时间、到货产品名称、数量、质量，产品退换货等内容加强与供应商
5、间的沟通与反馈，沟通方式可以采取电话、网络、电子邮件及传真等 2.10供应商考核本公司对供应商进行考核，考核项目包括质量、交期、价格、配合度等方面的内容。考核频率每季度一次。根据考核结果，应按照下表所示的方法对供应商进行处理。供应商考核结果处理办法考核得分处理办法90分（含）以上优先采购80（含）90分要求供应商对不足之处进行整改，将整改结果以书面形式提交并通过审核确认70（含）80分限期要求供应商进行整改，并将整改结果以书面形式提交，根据相关部门对其整改效果的评价决定对其采购量的调整，且整改期间暂停对其采购70分（不含）以下终止对其采购2.11 对供应商的监督1采购人员应要求供应商准时交货，
6、并准确记录供应物资的到货时间。2采购人员应记录由供应商原因引起分批发运造成的超额费用，每月按时汇总提交部门经理作为供应商考核依据。3. 对供应商的质量监督，对于不合格产品应及时通知供应商。连续两批产品不合格则应暂停对其采购，另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。3.供应商认证方案一、目的为了稳定与供应商的关系，提升供应商能力，规范供应商认证管理，特制定本方案。二、适用范围本方案适用于本公司所有物资采购类供应商的认证管理工作，服务类供应商的认证工作请另行参考其他相关制度或方案。三、职责范围（一）总经理总经理负责监督和指导供应商认证工作，审核和批准相关认证文件，并提出审核意见和建议。（二）采购部
7、采购部负责与供应商沟通协调，提供相关供应商资料。四、认证内容认证专员应明确供应商认证内容，与采购部人员配合共同做好供应商认证工作，具体内容如下表所示。供应商认证内容表项目考察内容供应商的基本情况 经营环境的稳定性、基础设施和员工情况等 近几年的财务和销售状况等 信誉及行业地位、产品的质量、交期的可靠性、与其他客户的关系等供应商的企业管理 企业管理的组织框架、各组织之间的功能分配及协调等 企业的经营战略及目标、技术革新情况和管理战略等供应商的质量体系 质量管理机构的设置及功能等 质量保证文件、目标与计划、审核情况等 产品质量水平与改进情况等供应商的开发设计能力 开发设计试验、产品开发周期及工艺开
8、发程序等 工程技术人员的能力等供应商的生产情况 生产机构的设置及职能等 生产工艺过程的控制及生产人员的情况等供应商的物流管理 物流机构的设置及职能等 仓储条件、仓储量及发货交单情况等五、实行认证（一）成立供应商认证小组1质量管理部与采购部及相关部门及时选取专业人员组成认证小组。2认证小组应及时确定对供应商认证所采取的形式及指标体系。（二）确定评分体系认证小组应针对同类物资的供应商采取相同的评分体系，并根据认证内容形成全面的认证指标体系。（三）现场调查认证小组应根据采购部提供的供应商资料和指标评分体系对供应商进行现场考察，充分了解供应商各方面的情况，并进行详细记录。（四）汇总评分认证小组现场调查
9、后，结合相关记录文件和认证评分指标体系对供应商进行综合评分，得出供应商认证的总得分。（五）认证结果整理及反馈1认证小组在对供应商结束认证后，根据公司相关制度规定和供应商的认证得分情况编写供应商认证报告，并交总经办审核。2总经办批准后，采购人员应及时将认证记录存档，同时要及时将结果反馈给供应商。六、认证问题处理如供应商在认证中出现影响公司利益的重大问题，则应对采取以下措施。1立即停止认证工作。2调查问题的缘由，并据此制定应对措施。3如因供应商问题造成公司损失，则应与其协商进行赔偿。4必要时可以与其终止合作关系。第2节 供应商管理表格工具 1.1供应商调查表 供应商基本信息供应商名称法定地址法人代
10、表营业执照号注册资本税务登记号企业类型经营范围网址联系电话传真主要联系人联系人姓名性别职务办公电话手机电子邮件人员数量信息管理人员技术人员仓储人员财务人员销售人员其他总人数 发展状况及质量认证保证能力发展状况是否通过认证认证标准认证日期认证机构名称证书编号有效期供应商负责人 签字（盖章）： 日期： 年 月 日（*产品的价格也应属于供应商调查范围，详见采购价格管理,此处只标明产品价格表归入供应商档案）1.2供应商考核评级表供应商所供物资总得分期间 年 月 日至 年 月 日项目考核内容考核部门满分考核标准得分考核部门签章质量产品合格率采购部30质量能力提升采购部10交期交货准时性采购部20按订单延
11、迟天数扣分退换货及时性采购部10价格价格水平采购部10配合度合同履行率采购部10整改配合度采购部10备注供应商主管审核 签字（盖章）： 日期： 年 月 日部门经理审核 签字（盖章）： 日期： 年 月 日 （考核评级以相关使用部门提供或反馈的信息为依据，由采购部统一评分）第2章 采购价格管理第1节 采购价格管理制度 1.报价舞弊管理办法1. 目的 为了规范公司报价管理系统，减少报价舞弊现象的发生，确保采购报价的真实、有效，特制定本办法。2. 适用范围本办法适用于本公司所有采购报价管理工作。3.报价舞弊情况分析3.1 存在陪衬供应商采购人员为了让相关报价审批人看起来比价是充分的，会找一个甚至多个供
12、应商来凑数或作陪衬，让这几个供应商故意报高价，而和自己存在舞弊行为的供应商的报价只要比这几个供应商低即可。3.2 采购报价单盖章、签字不全如果采购报价单无盖章、无签字或有涂改痕迹，则可能存在舞弊现象。3.3 某些供应商只参与一次报价通常情况下，采购报价是双方议价的过程，一般不会存在一次就报最终价的情况。如果存在某些供应商只参与一次报价的情况，则可能存在报价舞弊情况。3.4 临时引入新的供应商采购报价如果不是金额很小的临时紧急采购，一般都需要向多家供应商进行询价，如果采购人员只找来了一两家或者行业内非主流的供应商，那就应该警惕是否存在舞弊行为。如果存在未经认证就引入的临时供应商，则有可能是采购人
13、员故意利用紧急采购中的部分权限进行舞弊行为。3.5 在比价中只比较部分价格采购人员应计算采购物资的总价格，例如产品的价格、运费、增值税等，比价过程中仅考虑部分采购价格误导其他人员决策的，相关人员就应警惕是否存在舞弊行为。4. 报价舞弊管理办法 4.1引入采购信息系统科学引入采购信息系统，严格的流程和权限设置，并且留有全部的操作记录，采购人员的作弊行为就可以得以有效的避免。4.2及时收集供应商反映的信息如果供应商们向采购部进行抱怨和申诉，那么采购管理人员应警惕公司采购人员是否存在舞弊行为。可以采取开通供应商热线、设置总经理信箱等方式完成供应商反映信息的收集。4.3避免单一渠道供应商一旦供应商的产品供应出现了问题，如不适当的价格上涨或者质量达不到要求，公司应当能及时采取应变措施，而不是过分依赖单一供应商。
