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1、文书归档工作程序工作标准工 作 内 容工作程序各 业 务 部 门总 裁 办 公 室平时归卷准备1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。2、购置必要的装具。3、拟制当年归卷类目表。每年一月份完成当年文件材料归卷的准备工作，类目齐全。根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平时归卷的类目卷夹。1、 文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。2、 合同、协议签完一周内向总裁办归档。3、 指导本部门做好账外文件的平时归卷工作。平时归卷1、 将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员。2、 将以股份公司名义的发文分类归入卷盒。3、 上级文件分类归卷1、 归卷准确及时。2、 每季有
2、检查。3、 发文正件与底稿齐全。文件材料的整理1、 按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。2、 剔除不需归档的文件和重份文件。3、 排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在150页以内)。4、 按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。5、拆除文件上的金属物。6、对无装订线的窄边文件进行加宽。7、修复破损文件。8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。填写案卷标题。调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。填写目录和备考表装盒1、计算机打印卷内目录。2、填写备考表（填写方法参见“案卷质量要求” ）。3、将整理好的案卷装盒。1、字迹清晰、准确无误。2、卷内目
3、录、备考表各栏填写齐全。3、卷内目录与文件相符无误。拟写案卷题名根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。2双方履行签字手续，各保存一份。按时移交，清点无误，手续完备。填写案卷封皮1、 按规定逐项填写封面栏目。2、填写卷内文件的案卷号、目录号。封面各栏及卷内文件的案卷号、目录号填写准确无误、无漏。编制案卷目录移交归档排列案卷与编号1、 按档号编制案卷目录 。2、 在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。3、 交接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。1案卷排列符合规定。2、档号编制准确无误。1、按邮电工业企业档案实体分类办法进行排列案卷。2、编制档号。1、 案卷目录清晰无误。2、 移交手续完备。
