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1、<p>技术文档组织 Excel篇主要内容 第6节 Excel安全设置 第3节 数据有效性检验 第2节 Excel的数据录入 第1节 Excel的基本操作 第4节条件格式 第7节 Excel发展特征 第5节公式与函数 第1节 Excel中的基本操作 n关于Excel中的输入 n1.如何在一个单元格中输入多行文本 ？ n2.如何输入分数？ n3.如何输入以0（零）开头的数字？ n4.输入负数的方法？ n5.如何快速输入人民币符号？ n答案如下： n1.使用硬回车，即Alt+Enter键。 n2.在分数前输入一个0和空格。 n3.在数字前加单引号。 n4.使用“-”和“（）”均可。 n5
2、.按Alt同时从小键盘输入165。 第1节 Excel中的基本操作 n快速输入符号列表 第1节 Excel中的基本操作 日期如何输入？ 输入日期时，可以用“/”或者“-”作为 年月日的分隔符。比如：2009/10/1， 2009-10-1，2009年10月1日。 快速输入今天的日期，使用Ctrl+Ctrl+；。；。 第1节 Excel中的基本操作 时间如何输入？ 时间数据的输入方法和常规的时间表示方 法相同，以“：”作为时分秒的分隔符。 快速输入今天的时间的方法是使用Ctrl + Ctrl + Shift + Shift + ； 。 第1节 Excel中的基本操作 8 多张工作表同一个位置输入
3、相同的内容 1）可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口 左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相 同内容的多个工作表 2）接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据 ，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中 。 3）输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用 鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表 的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在 选中的其它工作表内 第1节 Excel中的基本操作 9 不连续单元格填充同一数据 1）选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击 其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。 2）在编辑区中输入数据，然
4、后按住Ctrl键，同 时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现 了这一数据 第1节 Excel中的基本操作 10 快速实现整块数据的移动 在工作中常常需要移 动单元格中的数据，请问有比“粘贴”操作更快 捷的方法吗？ 可以直接采用拖动的方法。操作过程如下：首先 选择要移动的数据（注意必须是连续的区域） 。然后移动鼠标到边框处，当鼠标指针变成一 个四个箭头标志时，按住“Shift”键的同时按 下鼠标左键，拖动鼠标至要移动的目的区域（ 可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是 否到达目标位置），放开鼠标左键即完成移动 。 第1节 Excel中的基本操作 11 光标在某些单元格内移动 在数据输入时，每
5、当我们按下“Enter”键后，光 标就会自动跳转到下一个单元格中。超出了数 据的输入范围，如何让光标在某些单元格内移 动？ 答：要实现上述要求并不难。输入数据前，选选 中准备输入数据的单元格，在按住“Ctrl”键的 同时单击选择某单元格。当单元格边框的边很 细的时候，再开始数据的输入。这样不管按下 多少次“Enter”键，光标始终都不会移出选定 的范围。 第1节 Excel中的基本操作 12 选择大范围的单元格区域 由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠标拖动操作，总是 无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区 域。请问有什么别的好方法吗 ？ 可以进行如下操作：首先在“名称”框中输入该操作区域
6、 的起始单元格名称代号，然后输入该操作区域的最后 一个单元格名称代号，中间用“：”冒号分开。最后按 下“Enter”键，这样以这两个单元格为对角的长方形 区域就会被快速的选定。 还有个办法： 先选中区域的左上角单元格，按着shift键 点击右下角单元格，也可以选定以这两个单元格为对 角的长方形区域。 第1节 Excel中的基本操作 13 不输入公式直接查看结果 当要计算工作表中的数据时，一般都是利用公式或函数 来得到结果。可是假如仅仅只是想查看一下结果，并 不需要在单元格中建立记录数据。请问有什么办法实 现吗？ 可以选择要计算结果的所有单元格，然后看看编辑窗口 最下方的状态栏上，是不是自动显示
7、了“求和=？”的 字样呢？如果还想查看其他的运算结果，只需移动鼠 标指针到状态栏任意区域，然后用鼠标右键单击，在 弹出的菜单中单击要进行相应的运算操作命令，在状 态栏就会显示相应的计算结果。这些操作包括：均值 、计数、计数值、求和等。 第1节 Excel中的基本操作 第1节 Excel中的基本操作 n关于Excel中的工作表 n1.选定工作表 n2.插入/删除工作表 n3.重命名工作表 n4.移动/复制工作表 n5.隐藏/显示工作表 第2节 Excel数据录入 2.1数据录入技巧 例1-1：某公司为了进行精确的绩效考 核，提高工作效率，需要每天统计A、 B、C、D、E五个部门的销售业绩和成 本
8、情况，并且要明确标注是否完成任 务。对于会计而言，每天都需要录入 五个部门的销售数据和成本数据，并 标注出每个部门是否完成任务。有没 有什么办法可以解决这个重复录入的 问题呢？ 第2节 Excel数据录入 u解析：从题目的要求来看，每天需要 录入的信息包括文本数据-销售部门的 名字，数值型数据-销售数据和成本数 据，日期时间型数据-每天的日期，逻 辑型数据-是否完成任务。事实上，无 论哪种类型的数据，只要事先设定好对 应单元格区域的格式，就可以轻松录入 了。此外，对于重复的文本，可以使用 “自动更正”的功能完成任务。 第2节 Excel数据录入 u步骤1，设定单元格格式。 1)选中“日期”列，
9、右击选择“设置单元 格格式”，或从开始选项卡数字中 选择。 2)在“单元格格式”对话框中，选择“数 字”选项卡，分类选择“日期”。在此 设定日期的格式。 3)同理设定其他的列即可。 第2节 Excel数据录入 u步骤2，用“自动更正”简化重复录入文 本。 u在Excel选项中找到“自动更正选项”，打 开“自动更正”对话框。在“替换”选项中 输入小写字母“a”，“替换为”选项中输入 “A部门”，单击“添加”。B、C、D、E等部 门的设置与此相同。 第2节 Excel数据录入 u步骤3，填充“是否完成任务”列。 u“是否完成任务”的判断需要对目标值 进行比较才能下结论。根据以往的经 营数据，公司为
10、每个部门设定了每天 要完成的任务量，所以我们只要比较 每天的销售额与成本的差额与目标利 润，就可以得出结论了。用一个IF函 数来完成。 “=IF(C3-D3)>=F3,1,-1) ” 第2节 Excel数据录入 u2.1数据导入技巧 u除了录入数据以外，Excel还可以从 其他文档和网络中成批量导入数据。 导入数据不仅是建立Excel与其他数 据源之间联系的桥梁，还可以帮我们 节省很多工作时间，并且完成数据自 动更新。 第2节 Excel数据录入 u从Access数据库中导入数据 1.从数据选项卡获取外部数据自 Access命令； 2.在“选取数据源”对话框中，选择已有 的Acc
11、ess数据文件； 3.在“导入数据”对话框中，设置数据的 放置位置； 4.设置完成后，单击“确定”即可。 第2节 Excel数据录入 第2节 Excel数据录入 u从网络中导入数据 1.在数据选项卡-获取外部数据自网 站命令； 2.在“新建Web查询”对话框的地址框中 输入网址，单击“转到”按钮，通过网 络建立连接； 3.选择导入数据的放置位置，单击“确 定”即可。 第2节 Excel数据录入 u从网络中导入数据 第2节 Excel数据录入 u从网络中导入数据 第2节 Excel数据录入 u从网络中导入数据 第3节 Excel数据处理 u数据有效性检验是Excel为了减少 错误、检查数据的正确
12、性而提供 的一种数据检验工具，它可以设 置单元格数据输入的类型和范围 ，对错误的数据输入进行警告并 且拒绝，可以有效防止出现输入 错误。 第3节 Excel数据处理 &1.设置数据类型和有效范围 &为了避免错误类型数据的输入，可以 限定单元格中输入数据的类型、取值 范围或文本的字节长度。如果输入的 数据不符合限定条件，Excel就会拒 绝接受。 第3节 Excel数据处理 &2.设置输入提示信息 &一些比较专业的Excel表对单元格的 数据类型有着严格的要求，为了方便 使用者快捷准确的输入数据，可以设 置一个提示信息，告诉使用者应
13、输入 的数据类型、范围及注意事项等。 第3节 Excel数据处理 &3.设置出错警告信息 &如果输入的数据不符合设置的数据类 型或超出了有效性范围，可以让 Excel显示出特定的警告信息，以提 醒输入者。 第3节 Excel数据处理 具体要求如下： ?学号为10位字符，不能有缺失，即不 能多于或少于10位； ?所有学科成绩为0-100之间的数字； ?输入成绩时，显示输入提示信息； ?输入错误时显示出错警告。 第3节 Excel数据处理 解析： &步骤1：设定成绩的数据类型和有效性 第3节 Excel数据处理 解析： &步骤2：设置
14、输入提示信息。 第3节 Excel数据处理 解析： &步骤3：设置出错信息。 第3节 Excel数据处理 &4.对已有数据设置有效性规则 &对于已经输入了数据的工作表，可以 通过设置单元格的有效性规则，利用 数据审核工具，将错误的数据找出并 标明，起到查错的作用。 第3节 Excel数据处理 &圈释错误单元格的操作方法如下： 1)选定要设定有效性范围的单元格区域 2)设置成绩所在数据区域的数据有效性为0- 100之间的整数 3)选中已经设置有效性检验的数据区域，单 击数据有效性中的“圈释无效数据”命令， 则不符合要求的数据就会被圈
15、释 。 第4节 Excel数据处理 u4.1条件格式 u例题：在表中记录了某一家庭一年的 经济支出状况，为了更清楚的显示该 家庭本年度的支出情况，请对超过 3000元的支出标注红色背景，1000 3000元之间的标注蓝色背景，低于 1000元的支出标注绿色背景。 第4节 Excel数据处理 u4.1 条件格式 第4节 Excel数据处理 u4.2 数据筛选高级技巧 条件区域可以是文本，如“北京”；可 以是数值，如“90”；可以是一个比较 式，如“工资>3000”；也可以是一个计 算公式，如： “=OR(A1>3500,A1500,MAX(E3:G15),0)=IF(
16、SUM(E3:G15)>500,MAX(E3:G15),0) 5.1 Excel函数基础 u嵌套函数： u对于嵌套函数的使用，必须注意 以下两个问题： u当嵌套的函数作为参数使用时， 返回的数值类型必须与参数的类 型一致。 u嵌套函数级数的限制。 5.1 Excel函数基础 u函数的种类： uExcel函数一共有11类，分别为： u数据库函数、日期与时间函数 u工程函数、财务函数 u信息函数、逻辑函数 u查询和引用函数、统计函数 u数学和三角函数、文本函数 u自定义函数 5.2 Excel函数的应用 u日期与时间函数 1.DATE 用途：返回代表特定日期的序列号 用法：DATE(year,month,day) 例子：公式“=DATE(2006,12,30)” 返回2006-12-30. u日期与时间函数 2.DATEVALUE 用途：返回date_text所表示的日期的 序列号。 用法：DATEVALUE(date_text) 例子：公式 =DATEVALUE(“2006/12/30”) 返回39081. 5.2 Excel函数的应用 u日期与时间函数 3.NOW 用途：返回当前日期和时</p>
