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1、无纸化会议系统建设方案广州XXX软件科技有限公司技术方案2015年5月23日3目录1.项目背景12.需求分析12.1耗材不再浪费12.2保密问题不再困扰12.3效率低下不再头疼22.4人员不再浪费23.解决方案33.1无纸化会议交互系统功能描述33.2系统部署43.3设计原则53.4无纸化会议交互系统的后台管理64.无纸化会议交互系统产品介绍74.1无纸化会议交互系统硬件可选方案74.1.1平板电脑无纸化会议交互系统（自选）74.1.2超薄升降器无纸化会议终端84.1.3电容触摸翻转无纸化会议终端104.1.4经济型一体机升降无纸化会议终端124.1.5桌牌无纸化会议终端134.1.6双面电子
2、桌牌144.1.7无纸化会议交互控制处理器154.1.8企业级无线路由（支持有线网络交换机）164.1.9无纸化会议系统拓扑图174.2无纸化会议交互系统客户端软件功能4.3会前准备194.3.1角色设置4.3.2考勤设置204.3.3资料管理204.3.4会议设置204.4会中过程214.4.1会议签到4.4.2会议秘书224.4.3会议信息274.4.4会议文件294.4.5 呼叫服务324.5会后处理334.5.1强制签出4.5.2文档处理344.5.3结果统计355.方案优势355.1保障全面护航5.2高保密性管理355.3绿色环保低碳365.4易学易用性365.5提高会议效率365.
3、6领先技术优势366.服务承诺376.1定制开发376.2项目实施376.3技术培训376.4售后服务387. 项目案例387.1政府案例：387.2企业集团：398、 公司资质441.项目背景随着公司业务的不断发展，公司内外召开的会议越来越频繁，会议材料的印制装订阻碍了效率的提高，会议材料的回收由于保密需要往往不能重复利用，造成了较大的资源浪费，同时也给保密工作造成了很大压力。近年来，社会科技水平的快速提高，新型无纸化会议系统现已成为企业绿色发展的迫切需要。2.需求分析通过强大的信息化和组网能力，无纸化会议行业技术里领先企业-广州XXX，打造无纸化会议系统，实现“四不”保障，提升效率，杜绝浪
4、费。2.1耗材不再浪费每次会议用纸量不在少数，加上油墨使用、打印机等机器折旧，且会议用纸因保密等因素，会后基本无法再利用，耗材使用、浪费严重。无纸化会议系统从源头控制纸张、耗材的使用，真正实现绿色、节能、环保。2.2保密问题不再困扰文件清退、销毁等环节难免，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。无纸化会议系统让文件的发放、回收简单化，安全性、保密性大大提升。2.3效率低下不再头疼每次会议，特别是大型会议，往往需要大量人力用于材料的准备、打印、装订、分发、回收、销毁，时间都浪费在繁琐而又“不可或缺”的杂事上。每有投票，更是要花费大把的时间用于选票的制
5、作、发放、回收、统计，效率极其低下。无纸化会议系统解放了大量的人力，解决了人员效率低下的问题，能够快速的完成会议材料的分发和回收，快速完成投票并统计出投票结果，将时间节省出来更多用于会议的保障，也确保了会议的品质。2.4人员不再浪费无纸化会议系统不单解决了效率低下问题，同时也能避免会议会前、会中、会后等各环节大量人力的投入，让会议更简单。3.解决方案3.1无纸化会议交互系统功能描述功能名称功能描述会中会议签到选择参会人员，支持密码签到会议信息显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题会议文档文件即时更新，显示有权限阅读会议议题和文件，支持ppt、doc、xls、docx、pptx、pdf、png
6、、jpg、txt格式。支持文件阅读权限设置。其它文件支持视频，音频，CAD等文件分发，并支持第三方软件打开使用会议通知即时广播多条会议通知呼叫服务叫服务内容即时发送给专门的手机端或者PC端的服务人员会议秘书支持同步授权“允许/拒绝”和“辅助与会者推送同步”；强制同步、投票流程管理（开始、暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处理呼叫服务，控制其它文件同步文件批注支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小，批注文件自动保存同屏方式阅读或批注过程中，可支持向秘书申请同屏，采用DTQ技术触屏跟踪轨迹技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏，同屏时每台客户端上下行总流量低于1K/秒。投票表决单选、多选、实名投
7、票、不记名投票；赞成、发对、弃权会前会后首页编辑编辑后台欢迎界面LOGO，系统名称，版权信息座位设置设置设备、座位号、手动拖拉排序角色设置创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理考勤设置实时查看、下载全体参会者签到表会议设置创建会议入会议相关信息文件管理文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限投票管理新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选或多选，计分统计会议类型设置是否保密会议，正常会议自动归档，保密会议自动清空。管理页面管理员设置管理页面功能权限会议签出会议秘书控制所有参会人员强制签出资料下载下载会议材料、批注材料会议归档会议结束后自动归档，可按会议时间日期、会
8、议名称搜索历史会议管理后台预设多会议，即时开始、暂停、结束会议3.2系统部署无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署：1、安卓平板电脑数台：根据实际参会人数，部署对应数量的平板电脑，供参会人员使用。2、会议控制PC机一台：会议管理员使用，实现对会议的集中控制与管理。3、无纸化会议交互系统软件一套。4、无纸会议交互控制处理器：承载数据的转发，同步信号的处理，利用XXX触屏轨迹跟踪和触屏轨迹仿真技术。5、企业无线路由器：用于会议室无线网络的覆盖。3.3设计原则系统总体设计从节约用纸、经济环保及客户切身利益和期望出发，遵循先进、易用、灵活、可扩展及安全等原则，最大限度满足客户使用需求、保护客户投资
9、。（一）终端配置。为了确保满足与会人员参会要求，建议配备一定数量的统一规格和型号的平板设备。（二）版本。根据系统安全性、易用性、更新便利性考虑选用Android 4.2以上操作系统，微软其中一种作为服务系统。（三）扩展。系统要预留充足的可扩展性，为将来增加更多的功能与模块预留足够的接口。（四）安全。会议设备日常由总经理办公室集中保管，个人凭账号密码登录，用户在遗失终端后，立即通知管理员，管理员可以直接关停该账号，防止信息泄露。用户如果忘记密码，可以通知管理员，经确认本人无误后对用户账号重新修改密码。（五）网络。在本部会议室部署无线网络，确保在会议室内终端设备能够稳定、高速、有效的连接系统使用，
10、同时要确保网络连接和访问的安全性。3.4无纸化会议交互系统的后台管理会前准备首页编辑：编辑后台欢迎界面。座位设置：设置设备、座位号、手动拖拉排序。角色设置：创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理。考勤设置：实时查看、下载全体参会者签到表。会议设置：创建会议入会议相关信息。文件管理：文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限。投票表决管理：新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选或多选，计分统计。会议类型：设置是否保密会议，正常会议自动归档，保密会议自动清空。管理页面：管理员设置管理页面功能权限。会后功能：会议签出：会议秘书控制所有参会人员强制签出。资料下载：下载会议
11、材料、批注材料。会议检索：按会议时间日期、会议名称搜索历史会议。管理后台：预设多会议，即时开始、暂停、结束会议。1.11.21.31.41.54.无纸化会议交互系统产品介绍4.1无纸化会议交互系统硬件可选方案 4.1.1平板电脑无纸化会议交互系统（自选） 支持Android 4.2以上操作系统，或WIN 7，WIN8 操作系统案例效果： 4.1.2超薄升降器无纸化会议终端 产品类型：15.6寸1080P高清LED宽屛+台湾原产投射式电容屏面板尺寸：550955mm 机箱尺寸：52085655mm投射式电容触摸屏材质：G+G两层钢化玻璃，表面硬度为莫式7级以上，感应力度小于10g力，透光度90%
12、 触摸点数：十点运行系统：安卓系统，主板 CPU 4核,Cortex A9,1.6G;RAM 1GB,内存8GB显示屏厚度：15mm显示屏结构：前后钢化玻璃+铝边框电机功率：18W 220V 50/60Hz接口设置：VGA/HDMI输入 开门方式：下翻门俯仰角度：仰角12度控制方式：手动、遥控、485集控中控控制接口：RS485输入输出 4.1.3电容触摸翻转无纸化会议终端 产品类型：含显示屏一体化翻转器，主板 CPU 4核,Cortex A9,1.6G;RAM 1GB,内存8GB屏幕尺寸：15.6英寸屏幕分辨率：19201080（16:9）背光类型：LED显示屏厚度：15mm投射式电容触摸屏
13、材质：G+G两层钢化玻璃，表面硬度为莫式7级以上触摸点数：十点触摸反应时间：5ms感应力度/透光度：感应力小于10g，透光度90% 显示屏结构：前钢化玻璃+铝外框翻转角度：0-130度电机功率：18W 220V 50/60Hz整机功率：40W接口设置：电源220AC VGA输入 RS485输入输出控制方式：手动、遥控、485集控面板尺寸：5053567mm 4.1.4经济型一体机升降无纸化会议终端 安卓一体机技术参数：CPU 4核,Cortex A9,1.6G;RAM 1GB,内存8GB，Android 4.4；10点电容式触摸；15.6全高清LCD屏；1920*1080,全高清；屏幕16：9
14、；配WIFI,RJ45口升降器参数：适用于15寸/17寸/19寸显示器，可定做各种不同型号的显示器。自主研发制造的电路板，芯片自由选择，能满足不同需求；采用新款电机，负载更大，寿命比同类电机长三倍以上；采用带LED灯的触摸式控制面板，款式新颖，控制更灵敏，更有质感；双齿条齿轮爬升系统，升降自如，稳定性强，抗震性好，无噪音；根据人机工程学原理，增加了显示器自动调节角度功能，增加防夹手功能，性能更安全。具有自动开合装饰板和丰富的接口端子，可单机遥控或通过中央控制器实现多台集合控制， 支持RS232，RS485，亦可设置主机控制；采用上等材料，国际标准的铝合金拉丝，可选择橡胶漆喷染,款式多样 4.1.5桌牌无纸化会议终端
