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1、秘书实务模块 会务工作 教学过程 一、组织教学，考勤； 二、温故而知新； 三、本节课教学任务：会务工作 （会前筹备部分）； 导学：会务工作的相关知识. 四、课堂讨论； 五、小结； 1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 常用会议的组织程序 5 会见与会谈 6 技能训练 教 学 目 的 通过本模块的学习，了解会 务工作的基本内容及工作程序，学 会拟定会议方案，掌握会议组织工 作的环节和会务工作中的文书工作 。 教学重点与难点 1、教学重点 会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 2、教学难点 会议方案的制作； 会场的布置； 技能训练。 1.1 会议的涵义
2、 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通 信息、表达意愿的行为过程。 1.2 会议的要素 、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议 方式。 、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用 。 、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会 议结束、会议决定的贯彻落实。 、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施 。 1 会议概述 1.3 会议的作用及缺陷（大家谈） 1会议作用 （）交流信息，互通情报 （）发扬民主，科学决策 （）组织领导，推动工作 （）带动消费，促进经济 （）联络感情，塑造形象 2. 会议缺陷 （）造成时间、精力的浪费 （）造成经济的浪费 （）造成信息的重复、浪费 （）
3、滋长不正之风 1.4 会议的种类 1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（ 上千人）、 中型（数百人上下）、小型（ 数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动 员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群 众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网 络会。 附1： 按照会议的秘密程度划分 依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议 分为 会议 公开会议 内部会议 机密会议 内容无需保密的会议。如联谊 会、运动会、公制会、庆祝会 内容只能在组织内部公开的会 议。如企业营销策略研究会 会议内容涉
4、及组织的秘密，或 不必扩大知情范围的会议 附2：会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类 还可以从其他的角度和侧面进行，如表所示。 6、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大 会、公司年会、股东大会和董事会 、客户咨询会、展览会、订货会、 业务洽谈会.新产品新闻发布会、联 谊会、表彰会。 会议的申报与审批 1、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报 。 2、会议申批的原则 精简从严原则等。 会议成本意识 会议成本= 2 式中 A 与会者平均工资的3倍（以 小时计）; B 参加会议的人数; T 会议的时间（以小时为单位 ）。 会议秘书工作的基本任务（四大块） 1、组织的工作 (1
5、)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作 证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关 的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活 动等方面的 联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。 2文书工作 (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 3生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议
6、的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 4安全保卫工作 (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。 会前：综合起来有五大点筹划工作 五个步骤： 明确要点 准备议题 安排会议议程 通知开会会场准备 会务工作流程图（会前：16步） 确定会议主题与议题确定会议名称 确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具 选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知 确定会议规模与规 格 布置会场 准备会议文件材料安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会者名单 会前的会务内容 1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法： 一是要有切实
7、的依据； 二是必须要结合本单位的实际； 三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化 。 问题：如果你们系本周要召开全系学生大 会，应 该怎样选择主题（议题？） 2、确定会议名称 根据会议的议题或主题来确定，一般由“单位+内容 +类型”构成。（何为“类型”？） 3、确定会议规模与规格（问题：规模？规格？） 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。 同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期（何时开会？取决于谁？） 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 5、 确定会议所需用品
8、和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的 用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩 音设备、照明设备、空调设备、投影和音 像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议 ，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等 所需的特殊用品和设备。 6、建立会议组织机构（各自的职责？分 工？） 会务组、宣传组、秘书组（文件组）、接 待组、保卫组。 7、确定与会人员名单（与会人员包括哪些 人？） 出席会议和列席会议的有关人员。应根据 会议的性质、议题、任务来确定与会人 员。 8、确定会议地点（几个因素？） 根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因 素。 9、 安排会议议程、日程 因
9、为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要 根据事务的轻重缓急，安排好议程。（技巧） 事关重大的，需要大家开事关重大的，需要大家开 动脑筋进行讨论的内容动脑筋进行讨论的内容 放在前面 放在后面 放在两头 一些例会上宣布周知的内一些例会上宣布周知的内 容容 有的议题部分人可以不参有的议题部分人可以不参 加，就可以迟到或早退，加，就可以迟到或早退， 以避免不必要的以避免不必要的“ “听会听会” ” 议程示例：大会议程 一、主持人宣布大会开始，宣读会议议程； 二、领导讲话； 三、发言； 六、主持人宣布会议结束。 日程的安排：将议题分配在不同的时 间、地点讨论。一般以日程表的形 式体现。 工作会 议的时
10、 间 上班开始半小时后，工作会 议时间一般不超过100分钟， 中间安排一次短暂休息 日程示例：某股份有限责任公司股东大会日程 10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人 员、议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。 （注意：与“会议通知”应用文写作衔接） 会议通 知方式 会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话 通知和书面通知。 口头通知 电话通知 书面通知 适用于小型例会， 三五个人的碰头会 一般是与会者比较 分散，尤其是不同 单位部门的不定期 会，常是以电话通 知的形式通告
11、便条式或卡片式 的会议通知卡 张贴式、网上通 知等形式 秘书在通知开 会时是口头和 书面并用。即 使采用口头通 知，秘书也必 须一一面告， 不宜请人转捎 口信。这是秘 书会务工作的 第三个原则 一般通知标题可以省略为“通知”。 例文1 通知 五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室 由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半 年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。 总经理办公室 月日 例文2 教学观摩会通 时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半 地址：三楼阶梯教室 主讲：音乐系赵鸣教授 内容：严肃音乐的增长和发展 参加者：各系负责教学的主任、助理。 校教科研所 月日 例文3 各
12、部门科长会议通知 年月日 事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问 题，特召开会议，请准时出席 受文者：各部门各科长 时间：五月三十日（星期二）下午1：303：30。 地点：第一会议室 总经理办公室主任 11、制作会议证件 代表证 出席证 会议正式证件 列席证 来宾证 会议证件 旁听证 工作证 会议工作证件 记者证 出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、 姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上 本人照片，加盖印章。 12、准备会议文件资料（问题：资料袋内 的文件按什么顺序装入？） 主要有议程表和日程表、会场座位分 区表和主席台及会场座次表、主题报告 、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词 和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、 适合口味、方便节约”的原则，做好伙食 预算和伙食搭
