《会计档案整理方法课件(0)教材》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会计档案整理方法课件(0)教材（100页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、会计档案管理 指导二科：刘 学 梅 电话：80103522（办公） 手机：13693571897 会计档案的概念、特点和法律依据 会计核算材料的归档 会计档案整理方法和编目工作 会计档案的鉴定、销毁和移交工作 会计档案的保管和利用工作 需要了解和掌握的主要内容 会计档案的概念 会计档案是国家机关、社会团体、企 业、事业单位、个体工商户和其他组 织在会计核算活动中形成的具有保存 价值的原始记录，是记录和反映单位 经济业务的重要史料和证据。 三个核心点: 1.会计档案形成主体; 2.会计档案产生领域; 3.会计档案的属性; 会计档案的特点： 广泛性、专业性、严密性、 稳定性、外在形式多样性 会计档
2、案管理原则： 实行集中统一管理。 即：档案部门统一制定工作制 度，统一工作程序,统一保管。 法律依据： （一）会计法要求： 各单位对会计凭证、会计帐簿、 财务会计报告和其他会计资料应当 建立档案，妥善保管妥善保管。 此外，档案法、会计档案 管理办法中也有明确要求。 会计档案管理办法详解 v第五条内容： v第六条内容： v第八条内容： v第十条、十一条内容： v第十二条内容： v第十七条内容： 不能列入会计档案管理范畴的文书档案 （一）会计工作的方针、政策、法规文件; （二）会计工作的规划、计划、总结、预算预算; ; （三）会计工作的请示、批复; （四）会计工作的规章、制度、办法; （五）会计部
3、门与外机关的往来文件; 以上文件不是在会计核算工作中形成的以上文件不是在会计核算工作中形成的, ,属于属于 会计部门的文书档案。会计部门的文书档案。 会计核算材料的归档 v 会计核算材料的归档，是指单位会计 部门或会计人员将办理完毕的会计核算 材料经过整理向档案部门或档案人员移 交的过程。 v归档范围：会计凭证、会计账簿、会计 报告、其他会计核算资料。 会计档案 会计 凭证 其 他 类 会计 报表 会计 账簿 会计 账簿 会计档案的归档范围 会计档案管理办法对会计核算材料 的归档范围作了规定，具体包括： 1、会计凭证：是用来记录经济业务，明 确经济责任、作为记账依据的书面证明。 按填制的程序和
4、用途可分为： 原始凭 证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 2、会计账簿：是以会计凭证为依据 ，连续、系统、全面地记录经济业务的簿 籍，是编制财务报告的重要依据。 主要包括：总账、现金日记账、银行 存款账、经费支出等其他各类明细账、固 定资产账、辅助账簿（备查账簿）等。 3、财务报告：是根据日常会计核算材料定 期编制的，综合反映一定时期的资产、负债 和所有者权益状况，以及某一特定时期的经 营成果和现金流动情况的书面文件。 按编制时间可分为：月报、季报、年报。 ！注意：会计报表，附表及相关的编制说 明，文字补充材料，都应视为财务报告的组 成部分，一并归档。 4、其他核算材料，主要包括： 银行存
5、款余额调节表、银行对账单 、会计档案移交清册、保管清册、 销毁清册。 会计档案归档时间 会计档案管理办法要求：“当 年形成的会计档案，在会计年度终了后 ，可暂由会计机构保管一年，期满之后 ，应当由会计机构编制移交清册，移交 本单位档案机构统一保管”。 会计档案归档要求 归档的会计核算材料应符合 完整齐全、真实准确、装订成册、有 利于保管和利用的要求。 会计档案的归档手续 v会计档案在归档移交时，会计人员 和档案人员双方必须履行一定的交 接手续，以明确责任。 v会计机构和档案机构要逐卷认真清 点，严格交接手续，双方签字。 电算化会计档案的归档范围 v包括：会计年度数据的备份盘;打印的书 面会计凭
6、证、会计账簿、会计报表;同期 的操作系统、相关的应用程序软件及会 计核算系统软件;操作人密码、操作日志 等其他会计资料。 v采用电子计算机进行会计核算的单位， 应当保存打印出的纸质会计档案。 会计核算数据的备份管理 v会计核算数据要经常进行备份工作。 v电算化会计档案数据备份一式三套， 使用一次写入光盘。 v需要备份的数据包括：系统设置文件 、科目代码文件、期初余额文件、本 月账务文件、报表文件及其他核算子 系统的数据文件。 电算化会计档案的管理要求 v打印输出的凭证、账册、报表，必须有会 计主管的签章才能存档保管，打印输出的 凭证、账册、报表等书面形式的会计档案 按会计档案管理办法的规定管理
7、。 v存储会计资料的光盘要进行编号登记，清 楚地标注备份数据的时间、备份日期、备 份人姓名等。 会计档案整理方法 会计档案的分类 统一采用： “类别会计年度保管期限 ”进行分类。 （每个类别分别进行整理） 即先把会计档案分成会计凭证、会计 账簿、财务报告和其他四类分开。 然后每类再按会计年度排列，每一年 度内的档案根据保管期限的长短依次排列 。 四个类别的档案分别编制四个流水案卷 号，每年度顺延，形成四本案卷目录。 会计凭证的整理方法 排 列 一年内形成的会计凭证按照形成时间的先后 顺序进行排列： 1月、2月、3月一直到12月； 一个月内形成多本凭证的按每月内的顺序排 列： 第1册、第2册、第
8、3册 填写口取纸 （并贴在每本会计凭证的脊背上） 2005 56 年 度 案卷号 年度 案卷号 将口取纸倒贴在每本凭证上。 如图所示： 2005 56 将口取纸倒贴在每本凭证上 如图所示： 拟写会计档案案卷题名 北京市昌平区档案局二00五年一 月记账凭证 单位名称 会计年度 或时间 会计核算材 料名称 抄写会计档案案卷目录 案卷号 类别 题名 起止年月日 页数 期限 每个年度的凭证按案卷号的顺序装 盒，每个凭证盒能装几本凭证就装几本 ，装满为止，不同年度的凭证不能装在 同一个凭证盒内。 （可根据每本凭证的厚度选择不同规格 的凭证盒） 装 盒 填写盒脊及封面 盒脊:贴兰色口取纸 封面:一般只填写
9、全宗名称和保管 期限两栏 全宗名称栏：一般加盖全宗名称章 保管期限栏：用炭素笔填写15年 全宗 名称 保管 期限 年 度 起止案卷号 填写目次表 年 度 卷 号 页 号 先在会计案卷目录的右下角流水编制页号， 一本目录一流水，再填写目次表。 装订会计案卷目录 会计账簿整理方法 会计账簿包括：现金日记账、银行存款 账、总分类账（总账）和各类明细账。 现金日记账和银行存款账保管期限为 25年 总分类账（总账）保管期限为15年 各类明细账保管期限为15年 一般现金日记账、银行存款账和总分 类账（总账）为订本式账（死页账） 各类明细账为活页账 死页账与活页账各有不同的整理方法 手工记账方式 电算化管理
10、方式 v实现会计电算化后，形成的纸质会 计档案为打印机打印，不能使用针 式打印机打印会计档案材料。 v电算化会计档案采用活页账的整理 方法。 死页账的整理方法 抄写卷内文件目录 顺序号 题名 日期 页号 文号责任者 填写卷内备考表 立卷人 检查人 立卷时间 填写口取纸 1 保管期限 案卷号 25年 口取纸一式填两份分别贴在： 死页账的脊背上 账簿盒的脊背上 一一对映 装 盒 死页账：一个盒只装一本账 按照卷内文件目录、账、备考 表的顺序装入盒内 盒面如 右图所 示： 全宗名称 案卷题名 起止时间 拟写会计档案案卷题名 北京市昌平区档案局二00五 年现金日记账 单位名称 会计年度 或时间 会计核
11、算材 料名称 活页账的整理方法 编页号 剔除空白账页 一本账一流水编制页码 有书写内容的页都要编页号 用铅笔编制页码 正页编在右上角，反页编在左上角 抄写卷内文件目录 （会计一级科目） 顺序号 题名 日期 页号 文号 责任者 填写卷内备考表 立卷人 检查人 立卷时间 填写封面 全宗名称 类别 案卷题名 期限 起止 时间 装订 按照卷内文件目录、账、卷内备 考表的顺序三孔一线进行装订 先从上边或下边的孔穿线，中间 的孔留一个套，把扣系在后面 装 盒 同一年度的活页账可以几 本装一个盒，装满为止 也可一本装一个盒 不同年度的不能混装 盒面：如图所示 全宗名称 题名栏 保管期限 15年 盒脊：贴口取
12、纸 1-3 保管期限 起止案卷号 15年 排 列 每年按照保管期限的长短依次排 列，大流水编制案卷号。 期限长的排在前，短的排在后。 现金日记账25年、银行存款账25 年、总分类账15年、明细账15年。 排列顺序：现金日记账、银行存款账 、总分类账、各类明细账 相应的案卷号：1、2、3、4 以后每年还按这个顺序排列，案卷号 大流水编制，就是5、6、7、8。 抄写会计案卷目录 案卷号 类别 题名 页数 起止年月日 期限 签字 签字 会 计计 档 案 案 卷 目 录录 案卷号类别类别题题 名起止年月日页页数期限存放地点备备注 1 账簿 昌平区档案局二OO五年现金日记账2005.1.1-12.311
13、0025年 2账簿昌平区档案局二OO五年银行存款账2005.1.112.31100 25年 3账簿昌平区档案局二OO五年总账2005.1.112.3110015年 立卷人（签字）：张三档案保管人（签字）：李四 每个年度一页抄不下，可以抄几页 注意：隔年断页 以后每年产生的账还按这个顺序、 步骤进行整理归档 填写目次表 年 度 卷 号 页 号 先在会计案卷目录的右下角流水编制页号， 一本目录一流水，再填写目次表。 装订会计案卷目录 填写目录皮上的卡片 装订会计案卷目录 财务年报的整理方法 财务报告 按编制时间可分为： 月报、季报、年报 分别进行整理 编 页 在财务年报上流水编制页号 有书写内容的
14、页都要编号 正页编在右上角，反页编在左 上角 抄写卷内文件目录 填写备考表 装订（三孔一线） 按卷内文件目录、财务报表、卷 内备考表的顺序排列三孔一线进行装 订，扣系在后面。 抄写卷内文件目录 填写卷内备考表 会计月季报的整理方法 编 页 会计报表按1月、2月、3月一直到12月份 的顺序排列 在右上角流水编制页号 有书写内容的都要编号 正页编在右上角，反页编在左上角 抄写卷内文件目录 填写备考表 装订 按卷内文件目录、1至12月财务报 表、卷内备考表的顺序排列，三孔一线进 行装订，扣系在后面 。 填写封面 全宗名称 案卷题名 起止时间 保管期限 案卷号及共几件几页 盒面如 右图所 示： 全宗名称 案卷题名 起止时间 排 卷 按保管期限进行排列： 年报为永久排在前，案卷号为1 月、季报为5年（企业3年），案卷号为2 旬报为3年，案卷号为3 以后每年按此顺序进行排列，编制流水号 填写口取纸贴于卷皮脊背 1 保管期限 案卷号 永久 填写会计档案案卷目录 填写目次表 先在会计案卷目录的右下角流水编 制页号，一本目录一流水 装订会计案卷目录 装订会计案卷目录 其 他 类
