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1、企业档案工作规范企业档案工作规范 解读解读 1 企业档案工作规范企业档案工作规范是我国第一部是我国第一部 全面规定企业档案工作行为的行业标准全面规定企业档案工作行为的行业标准 。 20092009年年1111月月2 2日发布日发布 20102010年年1 1月月1 1日起实施日起实施 2 企业档案工作规范企业档案工作规范的的 主要特点主要特点 1 1、管理创新、管理创新 2 2、观念创新、观念创新 3 3、经验基础、经验基础 4 4、信息化方向、信息化方向 3 企业档案工作规范企业档案工作规范的内容结构的内容结构 第第1 1章：范围章：范围 第第2 2章：规范性引用文件章：规范性引用文件 第第
2、3 3章：术语和定义章：术语和定义 第第4 4章：档案工作总则章：档案工作总则 第第5 5章：档案工作组织章：档案工作组织 第第6 6章：档案工作制度章：档案工作制度 第第7 7章：档案业务工作章：档案业务工作 第第8 8章：档案信息化建设章：档案信息化建设 第第9 9章：档案工作设施设备章：档案工作设施设备 附录附录A A企业文件归档基本范围与保管期限参考企业文件归档基本范围与保管期限参考 表表 附录附录B B表格式样表格式样 4 第第1 1章章 范围（略）范围（略） 第第2 2章章 规范性引用文件（略）规范性引用文件（略） 第第3 3章章 术语和定义（略）术语和定义（略） 5 第第4 4章
3、章 档案工作总则档案工作总则 四方面内容：四方面内容： 1 1、企业档案和企业档案工作的性质和地、企业档案和企业档案工作的性质和地 位位 2 2、企业档案工作的管理体制、企业档案工作的管理体制 3 3、企业档案工作目标、任务与手段、企业档案工作目标、任务与手段 4 4、企业档案工作的基本原则、企业档案工作的基本原则 6 第第4 4章章 档案工作总则档案工作总则 1 1 企业档案和企业档案工作的性质和地企业档案和企业档案工作的性质和地 位位 企业档案是企业知识资产和信息资源的企业档案是企业知识资产和信息资源的 重要组成部分。重要组成部分。 企业档案工作是企业研发、生产、经营企业档案工作是企业研发
4、、生产、经营 和管理活动的基础性管理工作。和管理活动的基础性管理工作。 体现对档案与档案工作价值与地位的认体现对档案与档案工作价值与地位的认 识提升识提升 7 第第4 4章章 档案工作总则档案工作总则 2 2 企业档案工作的管理体制 企业档案工作的管理体制 企业档案工作应以企业资产关系为纽带企业档案工作应以企业资产关系为纽带 ，实行统一领导、统一管理、统一制度，实行统一领导、统一管理、统一制度 、统一标准。、统一标准。 资产管理原则：以企业资产关系为纽资产管理原则：以企业资产关系为纽 带带 表明企业的资产管理范围就是企业档案表明企业的资产管理范围就是企业档案 的管理范围。的管理范围。 集中统一
5、管理原则：实行统一领导、集中统一管理原则：实行统一领导、 统一管理、统一制度、统一标准统一管理、统一制度、统一标准 8 第第4 4章章 档案工作总则档案工作总则 3 3 企业档案工作目标、任务与手段企业档案工作目标、任务与手段 企业档案工作目标：是满足企业各项活企业档案工作目标：是满足企业各项活 动在证据、法律责任和信息等方面的需动在证据、法律责任和信息等方面的需 求。求。 企业档案工作任务：是为企业研发、生企业档案工作任务：是为企业研发、生 产、经营、管理和持续发展提供有效服产、经营、管理和持续发展提供有效服 务。务。 企业档案工作的手段：运用现代技术与企业档案工作的手段：运用现代技术与 管
6、理方法，通过资源整合和开发。管理方法，通过资源整合和开发。 9 第第4 4章章 档案工作总则档案工作总则 4 4 企业档案工作的基本原则企业档案工作的基本原则 维护档案的完整、准确、系统与安全。维护档案的完整、准确、系统与安全。 强调维护档案完整性、准确性、系统性强调维护档案完整性、准确性、系统性 、安全性是企业依法应履行的责任要求、安全性是企业依法应履行的责任要求 。 10 第第5 5章 档案工作组织章 档案工作组织 加强组织体系建设，旨在为企业档案工作的开加强组织体系建设，旨在为企业档案工作的开 展提供组织保障，理顺企业档案工作的领导关展提供组织保障，理顺企业档案工作的领导关 系及工作体系
7、。系及工作体系。 两方面内容：两方面内容： 1 1、组织系统建设、组织系统建设 包括四个方面： 领导、机构、人员、体系 2 2、管理职责建设、管理职责建设 包括包括四个方面： 企业、企业部门、档案部门、档案人员 11 第第5 5章 档案工作组织章 档案工作组织 第第1 1节 组织系统建设节 组织系统建设 1 1 档案工作领导档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导企业应确定档案工作的分管领导 确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人 确定档案部门的负责人确定档案部门的负责人 2 2 档案机构设置档案机构设置 企业应根据规模和管理模式设置专门的档
8、案机构，或指定企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定 负责档案工作的机构负责档案工作的机构 大型企业应设立档案馆大型企业应设立档案馆 3 3 档案人员配备档案人员配备 企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职 档案人员档案人员 各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员 企业应保持档案人员相对稳定企业应保持档案人员相对稳定 4 4 档案工作体系档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项 目专兼职档案人员为基础的企业档案
9、工作体系目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系 12 第第5 5章 档案工作组织章 档案工作组织 第第2 2节 企业管理职责节 企业管理职责 五项职责：五项职责： 1 1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全 档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划， 为档案工作持续发展提供保障。为档案工作持续发展提供保障。 2 2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工 作职责和有关人员岗
10、位职责，并对分管领导、部门和项目负责人作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人 及有关人员职责履行情况进行考核。及有关人员职责履行情况进行考核。 3 3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安 全。全。 4 4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照 档发字档发字199819986 6号文件（号文件（国有企业资产与产权变动档案处置国有企业资产与产权变动档案处置 ）的要求进行，其他企业可参照。）的要求进行，其他企业可参照。 5 5 企
11、业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对 违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。 13 第第5 5章 档案工作组织章 档案工作组织 第第3 3节 企业部门职责节 企业部门职责 四项职责：四项职责： 1 1 企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本 部门或项目归档文件的完整和系统负责。部门或项目归档文件的完整和系统负责。 2 2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者，应企业各职能或承办部门及项目文件形成者，应 负责积累文件，并对归档文件的
12、齐全、准确和形负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形 成质量负责。成质量负责。 3 3 专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的 文件，对归档文件的整理质量负责。文件，对归档文件的整理质量负责。 14 第第5 5章 档案工作组织章 档案工作组织 第 第3 3节节 企业部门职责企业部门职责 4 4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO ISO 15489.115489.1第七章、第七章、ISO 15489.2ISO 15489.2和档发字和档发字200220025 5号文件要求。号文件要求。
13、 ISO 15489.1ISO 15489.1档案管理通则档案管理通则: : 机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任。文件管理职机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任。文件管理职 责应由机构内所有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相责应由机构内所有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相 应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及 形成文件的其他人员，应在岗位职责描述和同类说明中对其文件形成文件的其他人员，应在岗位职责描述和同类说明中对其文件 管理责任作出明确规定。管理责任作出明确规定。 不同岗位的文件管理职
14、责：高级管理层应该承担最高层次的责任不同岗位的文件管理职责：高级管理层应该承担最高层次的责任 ，以确保文件管理规划的成功实施；文件管理专业人员对文件管，以确保文件管理规划的成功实施；文件管理专业人员对文件管 理的方方面面负责；企业各部门的管理者为文件的管理提供所必理的方方面面负责；企业各部门的管理者为文件的管理提供所必 需的资源，负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保需的资源，负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保 管文件，同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络；管文件，同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络； 系统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读
15、性。形系统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。形 成、接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有成、接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有 责任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。责任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。 15 第第5 5章 档案工作组织章 档案工作组织 第第4 4节 档案部门职责节 档案部门职责 五方面职责：五方面职责： 1 1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案 鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制 度。度。 2 2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和 提供利用工作。提供利用工作。 3 3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积 累、整理及归档工作。累、整理及归档工作。 4 4
