总账基础档案_讲义

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1、总账基础档案配置文档总账基础档案配置文档 基础设置基础设置 1.币种币种 应用场景：公司要建账，首先要满足会计的四大基本假设：本位币、会计期间、持续经营、 会计主体。 好，我们首先来看本位币如何设置，要设置本位币，就要确定我们这个公司有那些币种，我 们首先要建币种档案。 菜单位置：集团：客户化基础设置币种 操作说明：可以增加多个币种，币种代码和币种名称必输，币符可输可不输。增加的币种在 未被引用之前，可以修改、删除，一旦被引用，不能修改、删除 名词解释：财务系统精度：就是在总账、资金等财务模块，金额的小数位数 业务系统精度：就是在供应链、生产制造等业务模块，金额的小数位数。 币种建完了，我们后

2、边在为每个公司建账的时候要引用，确定每个公司的记账本位币。 2.会计期间会计期间 会计期间是为了分期结算账目和编制财务报表人为的将一个持续经营的生产经营活动划分 为若干相等的会计期间， 会计期间分为年度、 半年度、 季度和月度， 均按公历起讫日期确定。 在中国境内的企业，要求的会计期间都是从 1 月 1 日到 12 月 31 日，境外有些企业是从 4 月 1 日到次年的 3 月 31 日。 在 NC 产品中建会计期间有两步：第一步，建会计期间方案，第二步，建会计期间。 2.1.会计期间方案会计期间方案 菜单位置：集团：客户化基础设置会计期间方案 操作说明：系统预置一条基准会计期间方案，编码为

3、0001。该方案不允许删除，编码不允 许修改。 已引用的会计期间方案不能删除。 2.2.会计期间会计期间 菜单位置：集团：客户化基础设置会计期间 操作说明：首先选择上一步创建的会计期间方案，点增加，默认从当前年度的 1 月 1 日到 12 月 31 日。可以往前建，也可以往后建，我们就用 2011 年的这个会计期间。 疑问：如果会计年度从 2011 年 1 月 1 日起，那录入期初数据和固定资产原始卡片能否选择 以前年度 回答：可以选择。 3.创建公司目录创建公司目录 公司编码公司编码 公司名称公司名称 公司简称公司简称 上级公司上级公司 01 超越股份有限公司 超越股份 0101 超越北京分

4、公司 北京分公司 超越股份 0102 超越南京分公司 南京分公司 超越股份 创建以上三个公司 菜单位置：集团：客户化基础设置公司目录 操作说明：选中公司目录，点“增加” ，增加第一级公司，输入编码、名称即可。增加下级 目录时，选中上级公司，点“增加” 。 4.新建公司账新建公司账 菜单位置：集团：客户化建公司账新建公司账 操作说明：黑色的公司为已建账，红色的公司为未建账，选择未建账的公司，点“建账” ， 弹出以下窗口： 选择要使用的功能模块，会计期间都改为 2011 年 1 月 1 日（将客户化的会计期间改为 2011 年 1 月 1 日，其他模块的会计期间会自动变为 2011 年 1 月 1

5、 日） 。之后，点下一步，系统 初始化，下一步，弹出以下窗口： 选择要启用的模块，客户化是默认选中，我们 要用总账和固定财产，还要选择财务会计 每一个模块的会计启用期间必须是 2011 年 1 月，切记，不要选错了 弹出的窗口，不要手 工关闭 操作说明： 1. 如果建账的时候只选择了客户化和财务会计，后续我们又要用供应链模块，怎么办？ 在新建公司账窗口，点“增补” 2. 如果把设置本位币和总账账簿的窗口手工关闭了，怎么办？ 关闭该窗口，就意味着该公司没有设置本位币，也没有关联会计账簿，我们可以在后续 的操作中可以给加上。 本位币需要登陆公司，在公司的参数中设置 关联会计账簿可以在集团客户化基本

6、档案组织机构会计主体 菜单下设置。 3. 实际上，建账这个操作，也可以在“公司目录”节点进行，我们回到公司目录节点，看 到有一个“建账”的按钮，这儿建账的步骤和新建公司账的步骤是一样的。 账簿都选择系统预置的 06 年会 计准则账簿，期间都选为 2011-1 参照币种档案， 设置本 位币 5. 客商档案客商档案 在公司目录的窗口，还有一个按钮“生成内部客商” 。点这个按钮，公司档案可以直接生成 内部客商。 什么是内部客商？ 我们刚才建了三个公司：超越股份、超越北京分公司、超越南京分公司，如果这些公司 之间要发生协同业务，比如我们在 u9 中学的采购协同，销售协同，要进行协同，首先 两个公司之间

7、要设置供应商-客户关系。 NC 中的设置没有 u9 复杂， 将三个公司都设置为 内部客商，三个公司之间就可以互相交易。 5.1. 地区档案地区档案 设置内部客商，要归属于一个地区，首先要设置地区档案 菜单位置：集团：客户化基本档案客商信息地区档案 建完公司后可以直接建账 公司可以直接生成内部客商 一般我们就设置为：内部、集团外部，外部我们可以按省区设置下级。内部客商我们统一在 集团通过公司自动生成内部客商。 5.2. 生成内部客商生成内部客商 菜单位置：集团：客户化基础设置公司目录，选中公司，点“生成内部客商” 选择地区，确定，自动生成内部客商。 注意：实施的时候，内部客商尽量在集团自动生成，

8、不要手工添加。 5.3. 外部客商外部客商 外部客商可以在集团增加，也可以在公司增加，受参数“客商档案是否允许下级单位增加” 控制。 参数位置：集团：客户化参数设置客户化基本档案 外部客商增加的两种方式： 1. 手工添加 2. 导入 菜单位置：集团：客户化二次开发工具数据导入 操作说明：首先选择“模块目录”为“基本档案” ， “待导入档案”为“客商基本档案” 其次，点“导入” ，选择 30.0.0.5 上提供的“外部客商.csv” 如果你想自制一个导入文件，可以先点“导出格式文件” ，在导出的文件格式中录入客商信 息，如果你有现成的 excel 格式的客商档案，那么复制，选择性粘贴到导出文件中

9、即可。 （选 择性粘贴选择“数值” ） 。 5.4. 客商的分配客商的分配 集团建完客商档案后，各公司要用这些档案，集团必须将这些档案分配给各公司。 【分配】 按钮： 选中要分配的客商档案 （可以按住 shift 多选） ， 下一步选择要分配的公司 （先 点 E, 然后按住 shift 多选公司） 。分配。 缺点是：不能实现多个类别下的客商多选。 【向导分配】按钮：可以实现多个类别下的客商多选，按向导提示一步步操作即可。 6. 账簿和会计科目设置账簿和会计科目设置 6.1 账簿信息账簿信息 在公司建账的时候，我们选择了账簿，固定资产账簿，当时我们选择都是“2006 年会计准 则账簿” ，这个账

10、簿是在什么地方设置的呢？ 核算账簿的菜单位置：集团：客户化基本档案账簿信息核算账簿 系统预置了两个：0001，集团基准账簿，参照的科目方案是 07 年之前的，0002，2006 年会 计准则账簿，参照的会计方案是 07 年新会计准则的科目方案。我们就用 0002. 核算账簿可以新增，在多账簿的情况下，比如有的外资企业，需要外币核算的账簿，可以新 增外币核算账簿，这个涉及到多账簿，我们先不讲。 6.2.科目方案科目方案 核算账簿中要设置科目方案，科目方案在哪儿设置呢？ 菜单位置：集团：客户化基本档案财务会计信息科目方案，见下图： 系统已经预置了两个科目方案，我们可以根据需要增加，增加科目方案之前

11、，我们先要了解 什么是“科目类型组” 6.2.1.科目类型组科目类型组 科目类项组系统已经预置好了，我们到集团：客户化基本档案财务会计信息科目类型 查看： 科目类型实际上就是会计科目的分类，06 年会计准则规定会计科目分为六大类：资产、负 债、共同、所有者权益、成本、损益。 根据我们实施的单位性质不同，我们建科目方案时选择不同的科目类型，比如，工业企业都 是选择 2006 年会计准则科目类型，证券公司一般是选择金融行业科目类型，医院学校等是 选择行政事业单位科目类型。 6.2.2 科目编码规则科目编码规则 系统默认的科目编码规则 4/2/2/2，意味着会计科目有四级，第一级的编码长度是 4 位

12、，其 他的级次编码长度都是 2 位。 第一级的科目编码长度不可改，其他级次的编码长度如果该科目没有被使用，则长度可改， 如果已被引用，则编码长度不可改。 可以增加末级编码，比如现在是四级，可以增加第五级编码。 6.2.3.控制下级科目级次控制下级科目级次 下拉选择，可以控制 1-10 级，这儿我们一般是控制到末级，什么意思呢？ 举个例子：库存现金科目有两级，库存现金人民币，库存现金美元；银行存款科目有三 级，银行存款工商银行工商银行上地支行。 企业的需求是这样，库存现金一级科目集团设置，二级科目公司设置；银行存款一级二级集 团设置，三级科目公司设置，这种需求如何实现？ 如果控制到一级，那么银行

13、存款的二级科目集团不能设，如果控制到二级，则库存现金的二 级科目公司不能设。所以我们设为控制到“末级” ，问题就解决了，这个功能实施的时候一 定给客户推荐，很受客户欢迎的。 6.3 会计科目会计科目 设置完成科目方案（相当于会计科目的封皮） ，下一步要设设置会计科目 菜单位置：集团：客户化基本档案财务会计信息会计科目 系统有预置的标准会计目录，先选择科目方案，显示出所有的标准科目表 一般企业应用的话，不会用这个标准的科目体系，企业会有自己的一套会计科目体系，我 们实施的时候要将客户的科目体系导入到系统中来。 6.3.1.如何导入科目体系如何导入科目体系 首先要将系统预置的科目体系删除，删除的方

14、法参见文档：如何删除原有的会计科目.docx 其次，导入会计科目 菜单位置：集团：客户化二次开发工具数据导入 模块目录：选择“基本档案” ，待导入档案：选择“会计科目” ，科目方案选择“0002” 然后点“导入” ，选择 30.0.0.5 上提供的“10 会计科目导入文件”夹下的文件，逐级导入， 先导一级，然后二级，导到四级即可，五级的科目有点问题，不用导入。 6.3.2.会计科目项目介绍会计科目项目介绍 回到集团：客户化基本档案财务会计信息会计科目菜单，科目方案选择“0002” ，可 以看到我们导入的会计科目。会计科目中的知识点很多，我们逐一介绍 双击打开一个会计科目，我们看到如下页面： 1

15、. 科目编码、 科目名称，科目编码、 科目名称， 显示手工输入或导入的编码， 名称， 编码一级是会计准则规定的， 其他级次的可以自己编，编码长度不能超过设定的编码级次长度。 2. 科目类型科目类型：六大科目类型，资产、负债等等 3. 现金分类：现金分类： 现金科目 （库存现金及其下级科目） 、 银行科目 （银行存款、 其他货币资金） ， 现金等价物（三个月变现的证券、股票等） 。设置目的：出现金日记账、银行日记账、 银行存款余额调节表。 4. 发生额方向控制：发生额方向控制：在制单时发挥作用，比如“主营业务收入”科目，都是在贷方，如果 勾选该控制，在制单时如果将主营业务收入输入了借方金额，则单

16、据不能保存。 （实际 业务中如果发生了退货，则制单时贷方金额用负数） 。一般损益类的科目我们都进行发 生额方向控制。 5. 余额方向控制：余额方向控制：控制科目的余额必须在借方或在贷方，比如银行存款科目，余额一定是 在借方，库存商品科目，余额也一定在借方；如果勾选该控制，如果银行存款的科目出 现了贷方余额。系统会报出提示。 6. 数量核算：数量核算：一般的会计科目制单的时候只要求输入金额， ，但是有一些账要记录数量， 比如库存商品账，固定资产账，在制单的时候要输入数量，那么该科目就要勾选“数量 核算” ，同时输入“计量单位” 。 7. 是否核销科目：是否核销科目：这个选项只有往来类科目需要设置，比如：应收账款、应付账款科目， 选择核销