城建档案规范化管理(教案)20140718.

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1、城建档案规范化管理城建档案规范化管理 玉林市城建档案馆 禤小华 2014年7月18日 目 录 vv一一 档案的起源与分类档案的起源与分类 v二 城乡建设档案 v三 城建档案管理的业务工作内容 v四 城建档案管理的几个关键问题和对策 v五 国家及行业规范标准 v六 玉林市城建档案规范化管理情况介绍 1 档案的起源与分类 v 档案产生于各项社会实践活动，具有广泛的社会价值 和长远的历史价值。在现代各种档案的数量以惊人的速度 增长，社会各个领域对档案信息的需求也普遍增长，档案 工作已经发展成为一个复杂的、开放的、科学的管理系统 ，并成为国家的一项专门事业。 1.1 档案的起源 远在五千多年前，当人类

2、发明了文字并用以记言 记事时，档案就出现了。档案是人类由野蛮时代过渡 到文明时代的产物，并伴随社会的发展而发展。 从古老的石刻、泥板、纸草、甲骨等档案到纸质档 案的产生，再到近现代照片、影片、录音、录像等档 案的出现，构成了丰富多彩的档案财富，记录着人类 历史的足迹。 1.2 档案的分类 v甲骨档 案 v金石档 案 v简牍档 案 v缣帛档 案 v纸质档 案 v声像档 案 v电子档 案 革命历史档案展览 按档案的载体形式可以分为 : 甲骨档案 中国古代以龟甲、兽 骨为载体的原始记录。 主要产生于商代后期 的 占卜活动。它是现存最 早的中国古代档案。 金石档案 金石档案也称铭文档案 或题铭档案。它

3、是以石头 为载体的书史铭文，广泛 产生于古代东方各奴隶制 国家。 在古代，纪功颂德、颁布宪 令、誓盟立约以及一切重大事件 ,都要刻石述事，昭示方来。 简牍档案 简牍是对我国古代遗存 下来的写有文字的竹简和木 牍的概称。辞源中说： “简牍，即书牍。古时无纸 ，书于木片曰牍，书于竹版 曰简。” 缣帛档案 古代把重要文件书写在丝绢上，形成了缣帛档 案。丝绢有质地柔软轻便、书写方便、传递轻， 又可随意折叠、卷轴，易于保管、便于阅读等特 点。 明清时期以丝织品制成的各种档案材料，在中 国第一历史档案馆多有收藏。 纸质档案 指以纸张为载体的档案,这是当前应用最广泛的档案 载体类型。玉林市城建档案馆藏档案按

4、国家住建部城 建档案分类标准进行分类保存，总共约3.5万卷，其主 要内容可分为四个方面： 城市规划档案 城市规划管理档案 工程竣工档案 管线类档案 声像档案 以音响、形象等 方式记录知识信息的 特殊载体形式的档案, 包括照片、影片、唱 片、录音、录像档案 等。 声像档案具有真实记录性、 选材典型性、视听形象性、艺术 美感性、交流通用性的特点。声 像档案在宣传教育、传播知识、 科学研究、艺术欣赏和历史凭证 等方面具有重要作用。 电子档案 电子档案是由计算机处理的档 案，是将实体档案信息以字节方式表 示，通过软件和硬件以可被理解的文 字、数字、图像等方式显示的信息。 目前电子文件所采用的介质主 要

5、有磁盘、磁带和光盘。电子档案 归档主要用磁带和光盘。 目 录 vv一一 档案的起源与分类档案的起源与分类 v二 城乡建设档案 v三 城建档案管理的业务工作内容 v四 城建档案管理的几个关键问题和对策 v五 国家及行业规范标准 v六 玉林市城建档案规范化管理情况介绍 2 城乡建设档案 城乡建设档案定义 在住房和城乡规划、建设和管理活 动中直接形成的对国家和社会具有 保存价值的文字、图纸、图表、声 像、电子文件、实物等各种形式和 载体的历史记录，简称城建档案。 2.1 城乡建设档案 城建档案主要包括下列内容： v 1、工业与民用建筑工程档案； v 2、市政基础设施工程档案； v 3、公用基础设施工

6、程档案； v 4、交通基础设施工程档案； v 5、园林建设、风景名胜建设工程档案； v 6、市容环境卫生设施建设工程档案； v 7、城市防洪、抗震、人防工程档案； v 8、军事工程中，除军事禁区和军事管理区 以 外的穿越城乡行政区域的地下管线和有 关隐蔽工程的位置图。 目 录 vv一一 档案的起源与分类档案的起源与分类 v二 城乡建设档案 v三 城建档案管理的业务工作内容 v四 城建档案管理的几个关键问题和对策 v五 国家及行业规范标准 v六 玉林市城建档案规范化管理情况介绍 3 城建档案管理机构的业务工作内容 v1、业务指导； v2、档案收集与移交； v3、档案整理； v4、档案编目； v5

7、、档案管理情况统计； v6、档案鉴定； v7、档案保管与保护； 3 城建档案管理机构的业务工作内容 v8、电子文件与电子档案管理； v9、声像档案管理； v10、档案信息化建设与信息安全 v11、档案编研； v12、档案信息公开与服务； v13、档案管理综合评估。 目 录 vv一一 档案的起源与分类档案的起源与分类 v二 城乡建设档案 v三 城建档案管理的业务工作内容 v四 城建档案管理的几个关键问题 v五 国家及行业规范标准 v六 玉林市城建档案规范化管理情况介绍 4 城建档案管理的几个关键问题及对策 （一）城建档案收集、归档内容 （二）城建档案整理 （三）城建档案日常保管 4.1.1 定义

8、 术 语： 建设工程项目指建筑、安装等形成固定资产的活动 中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经 济上统一核算、行政上有独立组织形式。 v 单项工程指建设项目中具有独立设计文件、可独 立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效 益的工程。 v 单位工程指具有独立设计文件、可独立组织施工 。但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程 。 4.1.2 建设项目 单项工程 单位工程关联 建设项目/工程项目 单项工程2 单项工程1 单位 工程b 单位 工程a 单位 工程II 单位 工程I 4.1.3 项目文件收集总则 v 项目建设单位 (业主、项目法人)负责组织、协调和指导 勘察设计单位

9、、施工单位和监理单位编制项目竣工文件 和整理项目文件。 v 在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专 门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文 件的整理、归档责任。 v 项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项 目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应 完整、准确、系统。 v 建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位 和材料、构件及设备供应单位应根据规范的要求，完成 各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件 整理、归档工作 4.1.4 项目文件各阶段文件收集及其责任 (1)项目准备阶段 建设单位、勘察、设计单位 (2)项目施工阶段 总承包的、向几

10、个单位发包的 项目监理单位 (3)项目试运行阶段 试运行单位、项目器材供应、 财务管理单位 4.1.5 工程项目文件构成 项目施工及竣工阶段 项目开工前及 工程准备阶段 项目试运行及 竣工验收阶段 项目 竣工 图 项目 监理 文件 项目 施工 文件 工程项目文件 项目竣工 验收文件 项目竣工文件 项目前期文件 4.1.6 建设项目文件材料归档范围 v立项文件： v设计基础资料和设计文件： v项目管理文件： v施工技术文件和竣工图文件： v监理文件： v工艺设备文件： v科研文件： v涉外文件： v生产技术准备、试生产文件： v财务、器材管理文件： v竣工验收文件： 4.1.7 城建档案收集注意

11、事项 v 第一 反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价 值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案； v 第二 要重点做好前期文件、隐蔽工程文件、监理文件、 竣工图文件和竣工验收文件的收集归档。 v 第三 收集范围、时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时 收集；引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委 托的承包单位登记、归档再行译校、复制和分发使用 。 4.1.7 城建档案收集注意事项 v 第四 质量要求 注意归档文件应是原件 建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印稿，签字盖 章方可归档 建设单位作为直接收文单位，其文件归档应收集正本（原件） 保存 文件发至

12、上级主管单位，建设单位为间接接收单位，而且也没 有抄送时，可归复印件。 施工单位移交给建设单位的文件，除原材料质量证明单和个别 材料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件 。 城建档案管理的几个关键问题及对策 （一）城建档案收集、归档 （二）城建档案整理 （三）城建档案日常保管 4.2 项目文件的整理要求 项目文件汇总由文件形成单位负责 v建设单位 v勘察设计单位 v监理单位 v承办单位 v施工单位 4.2.3 图纸的组卷方法 图纸的组卷方法 v 反映同一单位工程的图纸数量少可组成一卷 v 图纸数量较多，可在同一单位工程内按不同专业组成若干案卷 v 不同专业的图纸数量不一，组卷时可

13、适当分卷或合并为一卷 v 竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目 录，同时保留原施工图纸目录。 4.2.3 图纸的组卷方法 图纸的组卷方法 v 反映同一单位工程的图纸数量少可组成一卷 v 图纸数量较多，可在同一单位工程内按不同专业组成若干案卷 v 不同专业的图纸数量不一，组卷时可适当分卷或合并为一卷 v 竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目 录，同时保留原施工图纸目录。 4.2.3 图纸的组卷方法 图纸的组卷方法 v 反映同一单位工程的图纸数量少可组成一卷 v 图纸数量较多，可在同一单位工程内按不同专业组成若干案卷 v 不同专业的图纸数量不一，组卷时可适当分卷

14、或合并为一卷 v 竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目 录，同时保留原施工图纸目录。 4.2 项目文件的组卷 组卷原则和基本要求 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特 点，保持卷内文件的有 机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理 要求。 v 管理性文件按问题时间组卷 v 图纸按单位工程专业组卷 v 施工文件按形成阶段（工序）组卷 v 原材料、构件及出厂证明、试验报告可按结构或批量分类组卷 v 质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类组卷 v 组卷应根据文字、图表、图纸的数量，组成案卷。 4.2.1 综合管理性文件组卷 综合管理性文件的组卷方法 v

15、把反映不同问题的文件分开，同一问题形成的文件按时间顺 序排列或重要程度排列 v 如文件数量多，可按问题组成几个案卷；如数量不多，可组 成一卷 4.2.2 施工文件的组卷方法 施工文件的组卷方法 v （1）整个单位工程和分部工程的 工程质量评定表及统计表集中统一 组卷； v （2）分项工程质量评定表及分项 工程的各种工程质量检验报告单、 试验检测报告按分项工程组卷，分 项工程质量评定表置于相应的分项 工程施工记录及质量检验报告之上 ； 4.2.2 施工文件的组卷方法 施工文件的组卷方法 v （3）原材料试验报告、合格证等按批量形 成，能区分工程部位的归入分项工程部位， 不能区分按单位工程统一组卷； v （4）围绕具体单位（项）工程的会议记要 监理文件等，可按单位（项）工程组卷； v （5）施工中遇到的非正常情况记录及对工 程质量影响分析，施工中如发生质量事故， 经处理补救后达到设计要求的认可证明材料 应注意归档； 4.2.2 施工文件的组卷方法 施工文件的组卷方法 v （6）重大的质量事故处理形成的文件要单独组卷； v （7）设备部分文件材料单独组卷； v （8）设备安装、调试文件、设备随机文件按台套集中组卷 ，外文设备文件拟写案卷题名时，应翻译中文题名。 4.2.2 施工文件的组卷方法 施工文件组卷顺序： 管理依据