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1、商务礼仪 发邮件 关 于 主 题 一、关于主题 添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处 ，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的 内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处 理。主题要提纲挈领。 一定不要空白标题，这是最失礼的 标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能 显示完你的标题 一、关于主题 最好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然 又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮 箱会自动生成，写了反而累赘 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用 含义不清的标题，如 “王先生收”，也不要用胡 乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收 着！” 一、关于主题 一封信尽可能只
2、针对一个主题，不在一封信内谈 及多件事情，以便于日后整理一定不要空白标题 ，这是最失礼的 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“ !”等）来 突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是 不要随便就用“紧急”之类的字眼。 回复邮件时应根据内容更改标题不要RE一大串 一、关于主题 最最重要的一点，主题题千万不可出现错别现错别 字和不 通顺顺之处处，切莫只顾检查顾检查 正文却在发发出前忘记记 检查检查 主题题。主题题是给别给别 人的第一印象，一定要慎 之又慎。 关于称呼与问候 二、关于称呼与问候 1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明 确提醒某收件人，此邮件是面向他
3、的，要求其给 出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼 大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理” ；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小 姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 二、关于称呼与问候 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别对级别 高于自 己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌 的，不要逮谁谁都用个“Dear xxx”，显显得很熟络络。 称呼是第一行顶顶格写 二、关于称呼与问候 2、Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或 者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 结结尾常写Best Regards，中文写“祝
4、您顺顺利”之类类 ，若是尊长应长应 使用“此致敬礼”。注意，在非常正 式的场场合应应完全使用信件标标准格式，“祝”和“此 致”为紧为紧 接上一行结结尾或换换行开头头空两格，而“顺顺 利”和“敬礼”为为再换换行顶顶格写。 关 于 正 文 三、关于正文 1、 Email正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的 身份。姓名或你代表的企业名是必须通报的以示 对对方的尊重，不可没头没脑就是正事，别人不 知道你是谁还得拉到最后看。点名身份应当简洁 扼要，有些联系方式之类与正文无关的信息应在 签名档中表明。 三、关于正文 Email正文应简应简 明扼要的说说清楚事情；如果具体 内
5、容确实实很多，正文应应只作摘要介绍绍，然后单单独 写个文件作为为附件进进行详细详细 描述 。 正文行文应应通顺顺，多用简单词汇简单词汇 和短句，准确清 晰的表达，不要出现让现让 人晦涩难涩难 懂的语语句。最好 不要让让人家拉滚动滚动 条才能看完你的邮邮件，千万不 要学唐僧。 三、关于正文 2、注意Email的论论述语语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件 是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进 行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的 评论必须谨慎而客观 三、关于正文 3、Email正文多用1234之类的列表，
6、以清晰明确 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进 行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗 长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论 三、关于正文 4、一次邮邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准 确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“ 更正”之类的邮件，这会让人很反感。 三、关于正文 5、尽可能避免拼写错误错误 和错别错别 字 这这是对别对别 人的尊重，也是自己态态度的体现现。如果 是英文，最好把拼写检查检查 功能打开; 如果是中文 ，注意拼音输输入法带给带给 你的弱智同音别别字。 在邮邮件发发送之前，务务必自己仔细阅读细阅读 一遍，检检 查查行文是否
7、通顺顺，拼写是否有错误错误 三、关于正文 6、合理提示重要信息 不要动动不动动就用大写字母、粗体斜体、颜颜色字体 、加大字号等手段对对一些信息进进行提示。合理的 提示是必要的，但过过多的提示则则会让让人抓不住重 点，影响阅阅度。 三、关于正文 7、合理利用图图片，表格等形式来辅辅助阐阐述 对对于很多带带有技术术介绍绍或讨论讨论 性质质的邮邮件，单单 纯纯以文字形式很难难描述清楚。如果配合图图表加以 阐阐述，收件人一定会表扬扬你的体贴贴 三、关于正文 8、不要动动不动动使用 :) 之类类的笑脸脸字符，在商务务信 函里面这样显这样显 得比较轻较轻 佻 Business Email 不是你的情书书，
8、所以:)之类类的最好 慎用。只用在某些你确实实需要强调调出一定的轻轻松 气氛的场场合，比如现现在:) 关 于 附件 四、关于附件 如果邮邮件带带有附件，应应在正文里面提示收件人查查 看附件 附件文件应应按有意义义的名字命名，最好能够够概括 附件的内容，方便收件人下载载后管理 正文中应对应对 附件内容做简简要说说明，特别别是带带有多 个附件时时 四、关于附件 附件数目不宜超过过4个，数目较较多时应时应 打包压缩压缩 成一个文件 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说说明打开 方式，以免影响使用 如果附件过过大，应应分割成几个小文件分别发别发 送， 语言的选择和 汉字编码 五、语言的选择和汉字编码
9、1、只在必要的时时候才使用英文邮邮件 英文邮邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻锻 炼炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该应该 使用英文邮邮件交流；如果收件人是其他国家和地 区的华华人，也应应采用英文交流，由于存在中文编编 码码的问题问题 ，你的中文邮邮件在其他地区可能显显示成 为为乱码码天书书。 五、语言的选择和汉字编码 2、尊重对对方的习惯习惯 ，不主动发动发 起英文邮邮件 如果对对方与你的邮邮件往来是采用中文，请请不要自 作聪聪明的发发送英文邮邮件给给他；如果对对方发发英文 邮邮件给给你，也不要老土的用中文回复。 五、语言的选择和汉字编码 3、对对于信息量丰富或重要的邮邮件，建议
10、议使用中文 你很难难保证证你的英文表达水平或收件人中某人的 英文理解水平存在问题问题 ，而影响邮邮件所涉及问题问题 的解决。 五、语言的选择和汉字编码 4、选择选择 便于阅阅度的字号和字体 中文老实实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信 纸纸，特别对别对 公务邮务邮 件 不要为为突出内容而将字号设设置过过大，拉滚动滚动 条是 很麻烦烦的事情；也不要过过小，费费神又伤伤眼睛。 结 尾 签 名 六、结尾签名 1、签签名信息不宜过过多 电电子邮邮件消息末尾加上签签名档是必要的。签签名档 可包括姓名、职务
11、职务 、公司、电话电话 、传传真、地址等 信息，但信息不宜行数过过多，一般不超过过4行。 引用一个短语语作为为你的签签名的一部分是可行的， 比如你的座右铭铭，或公司的宣传传口号。但是要分 清收件人对对象与场场合，切记记一定要得体 六、结尾签名 2、不要只用一个签签名档 对对内、对对私、对对熟悉的客户户等群体的邮邮件往来， 签签名档应该进应该进 行简简化。过过于正式的签签名档会让让 与对对方显显得疏远远。你可以设设置多个签签名档灵活调调 用 签签名档文字应选择应选择 与正文文字匹配，简简体、繁体 或英文，以免成出现现乱码码。字号一般比正文字体 小一些。 回 复 技 巧 七、回复技巧 1、及时时回
12、复Email 收到他人的重要电电子邮邮件后，即刻回复对对方一下 ，往往还还是必不可少的,这这是对对他人的尊重，理想 的回复时间时间 是2小时时内，特别别是对对一些紧紧急重要 的邮邮件。 对对每一份邮邮件都立即处处理是很占用时间时间 的，对对于 一些优优先级级低的邮邮件可集中在一特定时间处时间处 理， 但一般不要超过过24小时时。 七、回复技巧 如果事情复杂杂，你无法及时时确切回复，那至少应应 该该及时时的回复说说“收到了，我们们正在处处理，一旦 有结结果就会及时时回复”。不要让对让对 方苦苦等待， 记记住：及时时作出响应应，哪怕只是确认认一下收到了 。 如果你正在出差或休假，应该设应该设 定自
13、动动回复功能 ，提示发发件人，以免影响工作 。 七、回复技巧 2、 进进行针对针对 性回复 当回件答复问题问题 的时时候，最好把相关的问题问题 抄到 回件中，然后附上答案。不要用简单简单 的，那样样太 生硬了，应该进应该进 行必要的阐阐述，让对让对 方一次性理 解，避免再反复交流，浪费资费资 源。 七、回复技巧 2、 回复不得少于10个字 对对方给给你发发来一大段邮邮件，你确只回复“是的”、 “对对”、“谢谢谢谢 ”、“已知道”等字眼，这这是非常不礼 貌的。怎么着也要凑够够10个字，显显示出你的尊重 。 七、回复技巧 4、要就同一问题问题 多次回复讨论讨论 ，不要盖高楼 如果收发发双方就同一问
14、题问题 的交流回复超过过3次， 这这只能说说明交流不畅畅，说说不清楚。此时应时应 采用 电话电话 沟通等其他方式进进行交流后再做判断。 对对于较为较为 复杂杂的问题问题 ，多个收件人频频繁回复， 发发表看法，把邮邮件越RE越高，这这将导导致邮邮件过过 于冗长长笨拙而不可阅读阅读 。此时应时应 即是对对之前讨讨 论论的结结果进进行小结结，删删减瘦身，突出有用信息。 七、回复技巧 5、要区分Reply和Reply All 如果只需要单单独一个人知道的事，单单独回复给给他 一个人就行了 如果你对发对发 件人提出的要求作出结论结论 响应应，应应 该该replay all，让让大家都知道；不要让对让对
15、方帮你完 成这这件事情 七、回复技巧 如果你对发对发 件人的提出的问题问题 不清楚，或有不同 的意见见，应该应该 与发发件人单单独沟通，不要当着所有 人的面，不停的RE来RE去，与发发件人讨论讨论 。你 们讨论们讨论 好了再告诉诉大家。不要向上司频频繁发发送没 有确定结结果的邮邮件。 点击击“回复全部”前，要三思而行！ 七、回复技巧 6、主动动控制邮邮件的来往 为为避免无谓谓的回复，浪费资费资 源，可在文中指定部 分收件人给给出回复，或在文末添上以下语语句：“ 全部办办妥”、“无需行动动”、“仅仅供参考，无需回复 ” 正确使用发送、 抄送和密送 八、正确使用发送、抄送和密送 TO的人是要受理这这封邮邮件所涉及的主要问题问题 的 ，理应对邮应对邮 件予以回复响应应 CC的人则则只是需要知道这这回事，CC的人没有义义 务对邮务对邮 件予以响应应，当然如果CC的人有建议议， 当然可以回Email BCC是密送，即收信人是不知道你发给发给 了BCC的 人了的。这这个可能用在非常规场规场 合 八、正确使用发送、抄送和密送 TO，CC中的各收件人的排列应应遵循一定的规则规则 。比如按部门门排列；按职职位等级级从高到低或从低 到高都可以。适当的规则规则 有助于提升你的形象
