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1、1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 常用会议的组织程序 5 会见与会谈 6 技能训练 教 学 目 的 通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。 教学重点与难点 1、教学重点 n会议筹备工作； n会议方案的制作； n会见与会谈的操作程序与方法； 2、教学难点 n会议方案的制作； n会场的布置； n技能训练。 1.1 会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟 通信息、表达意愿的行为过程。 1.2 会议的要素 、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、 会议方式。 、内容要素：指导思想
2、、议题、目的、任务、 作用。 、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行 、会议结束、会议决定的贯彻落实。 、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务 设施。 1 会议概述 n附： 会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如 n下的演变过程。 近代资本主义社会近代资本主义社会 部落联盟部落联盟现代社会现代社会 部落部落奴隶社会奴隶社会 封建社会封建社会氏族社会氏族社会 发展成为管理国家和组织发展成为管理国家和组织 公务活动的一种主要形式公务活动的一种主要形式 氏族处理公共事氏族处理公共事 务的氏族议事会务的氏族议事会 1.3 会议的作用及缺陷 1会议作用 （）交流信息，互通情报 （）发扬民主，科学决
3、策 （）组织领导，推动工作 （）带动消费，促进经济 （）联络感情，塑造形象 2. 会议缺陷 （）造成时间、精力的浪费 （）造成经济的浪费 （）造成信息的重复、浪费 （）滋长不正之风 1.4 会议的种类 1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 附1： 按照会议的秘密程度划分 n 依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分
4、 为 会议 公开会议 内部会议 机密会议 内容无需保密的会议。如联谊 会、运动会、公制会、庆祝会 内容只能在组织内部公开的会 议。如企业营销策略研究会 会议内容涉及组织的秘密，或 不必扩大知情范围的会议 附2：会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分 类 n还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示。 分 类 标 准类 型 按与会者的身份和国 籍 国内会议 国际会议 按与会者国别或与会 各方的数量 双边会议 多边会议 按会议议题 所涉及的 领域 经济性会议 政治性会议 军事性会议 文化性会议 6、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司年 会、 股东大会和董事会、客户咨询会、展览
5、会 、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会 、联谊会、表彰会。 1.4 会议的申报与审批 1、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。 2、会议申批的原则 精简从严原则、“一枝笔”原则。 1.5 会议成本意识 会议成本= 2ABT 式中 A 与会者平均工资的3倍（以小时计） ; B 参加会议的人数; T 会议的时间（以小时为单位）。 1.6 会议秘书工作的基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)
6、负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。 2文书工作 (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 3生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 4安全保卫工作 (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。 12.2 会务工作流程图（会前） 确定会议主题与议题确定会议名称 确定
7、会议时间与会期明确会议所需设备和工具 选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知 确定会议规模与规 格 布置会场 准备会议文件材料安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会者名单 会前：综合起来有五点筹划工作 五个步骤：. 明确要点 准备议题 安排会议议程 通知开会会场准备 会前的会务内容 1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实 的依据；二是必须要结合本单位的实际 ；三是要有明确的目的。议题是对会议 主题的细化。 2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会 议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定
8、会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。 同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 5、 确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品 和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、 照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。 6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会
9、议和列席会议的有关人员。应根据 会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来 确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素 。 n 9、 安排会议议程 因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要 n根据事务的轻重缓急，安排好议程。 事关重大的，需要大家开事关重大的，需要大家开 动脑筋进行讨论的内容动脑筋进行讨论的内容 放在会前 放在后面 放在会期两头 一些例会上宣布周知的内一些例会上宣布周知的内 容容 有的议题部分人可以不参有的议题部分人可以不参 加，就可以迟到或早退，加，就可以迟到或早退， 以避免不必要的以避免不必要的“ “听会听会” ” n日程的
10、安排 n 在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员 n的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场 n容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。 n秘书也要科学安排工作会议的时间。 工作会 议的时 间 上班开始半小时后，工作会 议时间一般不超过100分钟， 中间安排一次短暂休息 某股份有限责任公司股东大会日程安排 日期 时间 内容安排 地点 主 持 参加 人 备 注 3、9 上午 9：00报 到 花园酒店大 会议厅 李 总 XXX X 9：30 会议开始 ，张董致开 幕词 大会议厅 张 董 全体 股民 9：40李总：年度经营报告大会议厅 张 董 全体 股民 11：00年度决算表大会议
11、厅 总 会 计 师 全体 股民 11：30大会结束 10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地 点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式 通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮 件。 会议通 知方式 n会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话 n通知和书面通知。 口头通知 电话通知 书面通知 适用于小型例会， 三五个人的碰头会 一般是与会者比较 分散，尤其是不同 单位部门的不定期 会，常是以电话通 知的形式通告 便条式或卡片式 的会议通知卡 张贴式即黑板启 事栏的会议通知 秘书在通知开 会时是口头和 书面并用。即
12、使采用口头通 知，秘书也必 须一一面告， 不宜请人转捎 口信。这是秘 书会务工作的 第三个原则 n 一般通知标题可以省略为“通知”。 n 例文1 n 通知 n 五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室 n由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司 上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参 加。 n n 总经理办公室 n 月日 n 例文2 n 教学观摩会通知 n 时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点 半 n 地址：三楼阶梯教室 n 主讲：音乐系赵鸣教授 n 内容：严肃音乐的增长和发展 n 参加者：各系负责教学的主任、助理。 n n 校教科研 所 n 月日 n 例文3 n 各部门科长会议通知 n 年月日 n 事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要 问 n 题，特召开会议，请准时出席。 n 受文者：各部门各科长 n 时间：五月三十日（星期二）下午1：303： 30。 n 地点：第一会议室 n n 总经理办公室主任 11、制作会议证件 代表证 出席证 会议正式证件 列席证 来宾证 会议证件 旁听证
