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2、始数据录入结束初始化 核算参数 计量单位 凭证字 核算项目 辅助资料 会计科目 初始业务 单据录入 初始化结束 存货初始 数据录入 系统初始化流程 系统设置 系统参数 会计科 目引入 对账 采购 采购系统 外购入库单 采购管理系统 应付款管理系统仓存管理系统 存货核算系统 采购发票 业务处理 供应商采购人员仓管人员会计 答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理 业业 务务 流流 程程 系系 统统 实实 现现 流流 程程 订购 签定合同 （采购订单） 开票 （采购发票） 发货 （外购入库单） 钩稽 （发票、入库单核对） 凭证制作 付款 （付款单） 采购申请 （采购申请单） 入库核算 付款 出纳
3、所用系统所用系统 采购系统采购系统采购系统应付系统 仓存系统存货核算现金系统 入库通知 （收料通知单） 采购 价格 控制 业务处理 供应商采购人员仓管人员会计 答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理 业业 务务 流流 程程 系系 统统 实实 现现 流流 程程 订购 签定合同 （采购订单） 开票 （采购发票） 发货 （外购入库单） 钩稽 （发票、入库单核对） 凭证制作 付款 （付款单） 采购申请 （采购申请单） 入库核算 付款 出纳 所用系统所用系统 采购系统采购系统采购系统应付系统 仓存系统存货核算现金系统 入库通知 （收料通知单） 采购 价格 控制 业务处理 采购申请单 采购申请单是各业务
4、部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计 划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提 请购货申请、并可批准采购的业务单据。采购申请也可以由采购部门统 一汇总输入或系统自动合并。 采购申请单可以手工录入，也可以从采购申请单可以手工录入，也可以从库存缺货查询录入，或物料配套查询生成，或根据计划自动库存缺货查询录入，或物料配套查询生成，或根据计划自动 生成，或根据销售订单关联生成生成，或根据销售订单关联生成 单据中的单据中的建议采购日期是扣除了提前期的采购到货日期建议采购日期是扣除了提前期的采购到货日期 系统提供采购申请单合并功能，合并时可以直接合并和按需求日期合并系统提供采购申
5、请单合并功能，合并时可以直接合并和按需求日期合并 采购申请单通过下推可以生成采购订单采购申请单通过下推可以生成采购订单 注意要点：注意要点： 业务处理 供应商采购人员仓管人员会计 答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理 业业 务务 流流 程程 系系 统统 实实 现现 流流 程程 订购 签定合同 （采购订单） 开票 （采购发票） 发货 （外购入库单） 钩稽 （发票、入库单核对） 凭证制作 付款 （付款单） 采购申请 （采购申请单） 入库核算 付款 出纳 所用系统所用系统 采购系统采购系统采购系统应付系统 仓存系统存货核算现金系统 入库通知 （收料通知单） 采购 价格 控制 业务处理 采购订单
6、采购订单是企业采购部门根据各种采购申请单制定，并交给供应商 资料作为订货依据的单据。采购订单是采购订货业务工作中非常重要的 一个管理方式，通过采购订单可以直接向供应商资料订货并可查询采购 订单的收料情况和订单执行状况。此单据用户可以不填制，单据生成后 要审核。 采购订单是根据采购申请单制定并提交给供应商的订货单据 采购订单可以手工录入，或通过关联采购申请单、采购合同以及销售订单生成 订单中的单价、折扣可以根据一定规则自动获取 根据采购申请单生成采购订单时，按照供应商供货信息中的供货比例自动进行 数量分配 注意要点：注意要点： 业务处理 供应商采购人员仓管人员会计 答复报价等 采购处理 接收商品
7、 财务处理 业业 务务 流流 程程 系系 统统 实实 现现 流流 程程 订购 签定合同 （采购订单） 开票 （采购发票） 发货 （外购入库单） 钩稽 （发票、入库单核对） 凭证制作 付款 （付款单） 采购申请 （采购申请单） 入库核算 付款 出纳 所用系统所用系统 采购系统采购系统采购系统应付系统 仓存系统存货核算现金系统 入库通知 （收料通知单） 采购 价格 控制 业务处理 收料通知单 收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由那个仓库入库等 情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询 企业中存在一些受托加工物料，这些物料的暂时处置权虽然在本企业，但所有 权还在委托单位。这些物料只计算
8、数量、不需要核算成本，称为代管物料。收 料通知单和退料通知单可以帮助企业处理代管物料的业务。 一般来说，收料通知单可以通过手工录入、订单确认、采购发票关联、由销售 出库单自动生成等多途径生成。 注意要点：注意要点： 业务处理 供应商采购人员仓管人员会计 答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理 业业 务务 流流 程程 系系 统统 实实 现现 流流 程程 订购 签定合同 （采购订单） 开票 （采购发票） 发货 （外购入库单） 钩稽 （发票、入库单核对） 凭证制作 付款 （付款单） 采购申请 （采购申请单） 入库核算 付款 出纳 所用系统所用系统 采购系统采购系统采购系统应付系统 仓存系统存货核算
9、现金系统 入库通知 （收料通知单） 采购 价格 控制 业务处理 外购入库单 外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面 证明，外购入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证 。 外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明 表体中的单价按照相应的价格规则进行携带，但当外购入库核算完成后，系统 会根据采购发票、费用发票核算出相应的单位入库成本，此入库成本会反写到 入库单的单价中 审核后的外购入库单可以在存货核算系统中进行入库核算，确认采购成本 如果是采购退货，则在外购入库单据中选择红字 注意要点：注意要点： 业务处理 供应商采购人员仓管人员会计 答复报价
10、等 采购处理 接收商品 财务处理 业业 务务 流流 程程 系系 统统 实实 现现 流流 程程 订购 签定合同 （采购订单） 开票 （采购发票） 发货 （外购入库单） 钩稽 （发票、入库单核对） 凭证制作 付款 （付款单） 采购申请 （采购申请单） 入库核算 付款 出纳 所用系统所用系统 采购系统采购系统采购系统应付系统 仓存系统存货核算现金系统 入库通知 （收料通知单） 采购 价格 控制 业务处理 采购发票 采购发票是企业采购物料时供应商开据的发票，是财务上非常重要 的一种原始单据。采购发票在形式上分为专用和普通两种，它们的区别 在于专用发票涉及增值税，而普通发票不涉及，具体选择可以按用户实
11、际情况选择。不管是专用发票还是普通发票也分两种，即蓝字、红字发 票，它们的生成方式也有所不同。蓝字发票是真正的采购发票，而红字 采购发票则是指退货发票。普通发票在格式上只比专用发票少了几个与 增值税有关的项目其他操作相同 。 费用发票是运输单位开给购货单位、加工单位开给来料单位等，据以付款、记 账、纳税的依据 多张入库单可对应一张开票，一张入库单也可拆单对应多张发票 如果是采购退货，则在采购发票单据中选择红字 业务处理 供应商采购人员仓管人员会计 答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理 业业 务务 流流 程程 系系 统统 实实 现现 流流 程程 订购 签定合同 （采购订单） 开票 （采购发票
12、） 发货 （外购入库单） 钩稽 （发票、入库单核对） 凭证制作 付款 （付款单） 采购申请 （采购申请单） 入库核算 付款 出纳 所用系统所用系统 采购系统采购系统采购系统应付系统 仓存系统存货核算现金系统 入库通知 （收料通知单） 采购 价格 控制 业务处理 钩稽 在企业的采购业务开展过程中，并不是一张发票严格地对应一张入 库单，经常可能是一笔采购业务，企业分多次收货入库，而供应商汇总 开出一张发票，为了正确核算出每一次采购的成本，需要将每次的采购 发票和外购入库单进行钩对。 或者运输途中发生的运费需要由企业承担，也需要将运费发票和入 库单进行钩对。 钩稽即是将入库单的数量与发票进行核对，是
13、核算入库成本的依据 。 业务处理 钩稽 采购发票和外购入库单钩稽的条件是：（1）两者供应商相同，（2）两者单据 状态必须是已审核、尚未完全钩稽（即钩稽状态是部分钩稽或未钩稽）；（3） 对于受托入库采购方式的单据钩稽时，两者的采购方式必须一致；（4）对于委 外加工类型的入库单进行钩稽时，两者的业务类型必须一致；（5）两者都必须 是以前期间或当期的单据；（6）两者的物料、辅助属性、本次钩稽数量必须一 致； 一张发票可以与多张入库单钩稽，多张发票也可以与一张入库单钩稽，同样， 多张发票可以与多张入库单钩稽。 回顾:普通采购业务流程图 采购申请单采购订单收料通知单外购入库单 采购发票 其中，蓝色单据在
14、采购系统处理，也是最基本的业务流程。采购申请单、收 料通知单可以根据企业需要选择是否使用。 该流程体现的实际业务是：货先到，发票后到，最后付款，同时入库单和发 票都在同一个期间入帐，处理相对简单。 需要注意的是：如果发票和入库单不在同一个期间入帐，则仓库帐和财务帐 可以存在不一致的情况，为了保证帐实相符，此时需要财务根据入库单进行估价 入帐。 付款单 销售 销售系统 销售出库单 销售管理系统 应收款管理系统仓存管理系统 存货核算系统 销售发票 业务处理 客户销售人员仓管人员会计 咨询产品、价格 销售处理 发出商品 财务处理 业业 务务 流流 程程 收款 出纳 销售系统销售系统销售系统应收系统
15、仓存系统存货核算现金系统 所用系统所用系统 系系 统统 实实 现现 流流 程程 订购 签定合同 （销售订单） 开票 （销售发票） 发货 （销售出库单） 钩稽 （发票、出库单核对） 凭证制作 收款 （收款单） 报价 （报价单） 出库核算 通知仓库发货 （发货通知单） 业务处理 客户销售人员仓管人员会计 咨询产品、价格 销售处理 发出商品 财务处理 业业 务务 流流 程程 收款 出纳 销售系统销售系统销售系统应收系统 仓存系统存货核算现金系统 所用系统所用系统 系系 统统 实实 现现 流流 程程 订购 签定合同 （销售订单） 开票 （销售发票） 发货 （销售出库单） 钩稽 （发票、出库单核对） 凭证制作 收款 （收款单） 报价 （报价单） 出库核算 通知仓库发货 （发货通知单） 业务处理 销售报价单 销售报价单是销售部门根据企业销售政策、价格资料等，向客户提出的产 品标准价格，销售报价单是与客户签定销售合同的基准。 报价单可以手工录入，也可以从价格资料查询录入。报价单可以手工录入，也可以从价格资料查询录入。 单据中的单价指单据中的单价指当前产品向当前客户的不含税报价。当前产品向当前客户
