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1、第4章 总账管理 chapter3 general legers management 4.1 系统概述 4.2 总账管理系统初始设置 4.3 总账管理系统日常业务处理 4.4 总账管理系统期末处理 总账管理-系统概述 l地位 l会计信息系统的核心子系统 l功能 l初始设置 l凭证管理 l出纳管理 l账簿管理 l辅助核算管理 l月末处理 总账管理-数据关系 /data relationship l总账管理系统与其他系统的数据关系 薪资管理 固定资产 资金管理 应收应付 记账凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证 总 账 存货核算 成本管理 记账凭证 记账凭证 其他费用 账证 余额表 决策支持 会计
2、报表 财务分析 总账管理-业务处理流程 l总账管理系统的应用流程 总账日常业务处理 框中所包含的 项目已经在企 业应用平台中 设置完成 总账管理-业务处理流程 l总账管理系统的应用流程 总账期末处理 总账初始化 总账管理-业务处理流程 l总账管理系统的应用流程 开始下月业务 总账日常业务处理 总账管理-初始设置 l控制参数设置 l必要性 l为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账 作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项 参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身 的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 l软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统
3、参数的设置 决定了企业的应用模式和应用流程。 l参数分类 l凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他 l选项设置-凭证 总账管理-初始设置 总账管理-初始设置 l选项设置-凭证 l制单控制 l制单序时控制： 该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期 l支票控制 两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理 达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能 l赤字控制 控制对象：资金及往来科目或全部科目 达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给 予提示 l可以使用应收受控科目 即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单 总账管理-初始设置 l选项设置-
4、凭证 l凭证控制 l现金流量科目必录现金流量项目 填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目” 系统要求指定现金流量项目及金额 l自动填补凭证断号 新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的 凭证号 l凭证录入时结算方式及票据号必录 在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及 票据号。 总账管理-初始设置 l选项设置-凭证打印 l合并凭证显示、打印 l选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审 核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目 相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“ 合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录 l打印凭证
5、页脚姓名 l决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核 人、记账人的姓名。 总账管理-初始设置 l选项设置-权限 l制单权限控制到科目 l单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用 的科目为费用类科目和现金科目 l制单权限控制到凭证类别 l限制某个操作员只能填制某个类别的凭证 l操作员进行金额权限控制 l系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如 财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员 只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必 要的责任事故带来的经济损失。 总账管理-初始设置 l选项设置-权限 l凭证审核控制到操作员 l如果需要指定某具有凭
6、证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制 的凭证，则应选择该选项。 l出纳凭证必须经由出纳签字 l出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业 务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填 制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。 l凭证必须经由主管会计签字 l如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据， 则应选中该项。 l允许修改、作废他人填制的凭证 l如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭 证有误时是否允许修改或作废。 总账管理-初始设置 l基础档案设置-财务信息 会计科目设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案 及外币 总账
7、、工资、 固定资产、应 收、应付 凭证类别设置企业核算的凭证类型 总账、工资、 固定资产、应 收、应付 外币设置企业用到的外币种类 及汇率 所有子系统 项目目录设置企业需要对其进行核 算和管理的对象、目录 可将存货、成本对象 、现金流量直接作为 核算的项目目录 所有子系统 总账管理-初始设置 l基础档案录入-财务-外币 2。选择固定汇率 ，输入汇率 1。输入外币基本 信息，确认 总账管理-初始设置 l基础档案录入-财务-凭证类型 类别字类别名称限制类型限制科目备注 收收款凭证借方必有1001,1002设定限制类型和限制科 目的含义在于可以让计 算机自动判断用户输入 的内容是否与选择的凭 证类别
8、相符。 付付款凭证贷方必有1001,1002 转转账凭证凭证必无1001,1002 填制凭证时选择错误的凭 证类型系统弹出相应的提 示信息 l会计科目体系设计的原则 l l 会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求 l l 凡是报表所用数据凡是报表所用数据, ,需从系统取数的需从系统取数的, ,必须设立相应科必须设立相应科 目。目。 l l 会计科目年中要保持相对稳定。会计科目年中要保持相对稳定。 l l 要考虑与各子系统的衔接。要考虑与各子系统的衔接。 总账管理-初始设置 管理费用明细表 部门招待费差旅费邮电费办公费 10项合计 企管办 财务部 采购部
9、 销售部 生产部 10个 合计 l会计科目-满足报表的编制要求 l l 企业需要上报哪些报表企业需要上报哪些报表? ? l l 对外：资产负债表对外：资产负债表 利润表利润表 现金流量表现金流量表 l l 对内：管理费用明细表对内：管理费用明细表 总账管理-初始设置 科目设置科目设置: : 6602 6602 管理费用管理费用 660201 660201 招待费招待费 66020101 66020101 总经理办公室总经理办公室 66020102 66020102 财务部财务部 660202 660202 差旅费差旅费 660203 660203 邮电费邮电费 业务处理业务处理: : 计入相应
10、明细科目计入相应明细科目 报表编制报表编制: : 查询明细账查询明细账 管理费用明细表 部门招待费差旅费邮电费办公费 10项合计 总经理办 财务部 人事部 采购部 销售部 10个 合计 二级明细科目表示二级明细科目表示- -项目栏目项目栏目 三级明细科目表示三级明细科目表示- -项目对象项目对象 管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成 总账管理-初始设置 科目设置科目设置: : 6602 6602 管理费用管理费用 660201 660201 招待费招待费 部门核算部门核算 660202 660202 差旅费差旅费 部门核算部门核算 660203 660203 邮电费邮电费 部门核算部门核算
11、 业务处理业务处理: : 计入科目、辅助核算项目计入科目、辅助核算项目 报表编制报表编制: : 查询部门辅助账查询部门辅助账 管理费用明细表 部门招待费差旅费邮电费办公费 10项合计 企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 二级明细科目表示二级明细科目表示- -项目栏目项目栏目 部门目录部门目录 管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成 总账管理-初始设置 l基础档案录入-财务-新增会计科目 总账管理-初始设置 总账管理-初始设置 l基础档案录入-财务-指定会计科目 只有指定了“现金总账科目”和 “银行总账科目”，才能进行出 纳签字，查询现金日记账和 银行日记账。 总账管理-初
12、始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l增加项目大类 总账管理-初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l定义项目级次 总账管理-初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l选择项目核算科目 总账管理-初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l进行项目分类定义 总账管理-初始设置 l基础档案录入-财务-项目目录 l增加项目档案 l基础档案设置-收付结算 结算方 式 资金收付业务中用 到的结算方式。 总账、应收 、应付 付款条 件 设置企业与往来单 位协议规定的收、 付款折扣优惠方法 应收、应付 开户银 行 设置企业在收付结 算中对应的开户银 行信息 应收、应付 总账管理-初始设置 总账管
13、理-初始设置 l基础档案录入-收付结算-结算方式 在填制凭证时，使用设置了“票据管 理”的结算方式时，系统要求登记支 票登记簿（未事先登记）或支票报 销功能（前面已登记） 总账管理-初始设置 l数据权限设置-数据权限控制设置 选择对“部门”进行数据权限控制 总账管理-初始设置 l数据权限设置 设置用户“田晓宾”可以对“销售 一部”的数据进行“查询和录入” 总账管理-初始设置 l准备期初数据 l为什么？ l很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息 管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承 历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为 止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中
14、作为期 初数据，才能保持业务的完整性。 总账管理-初始设置 l总账期初余额准备 l准备总账各科目的期初数据 l年初建账 准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选 择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月 末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没 有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。 l年中建账 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余 额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生 数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将 该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7
15、月的累计发生额整 理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将 自动计算年初余额。 总账管理-初始设置 l总账期初余额准备 l准备辅助账各科目的期初数据 l如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项 目的期初余额。 l如何准备？ l应收账款按客户整理 l应付账款按供应商整理 l个人往来按职员整理 总账管理-初始设置 l总账期初余额录入 l末级科目的余额可以直接输入。 l非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据 逐级向上汇总而得。 l科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后， 还要输入相应的数量和外币信息。 l科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余 额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额 输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接 输入。 总账管理-初始设置 l总账与辅助账的关系 科目名称方向币别/计量年初余额 1-启用月累计 借方发生额 1-启用月累计 贷方发生额 期初余额 现金(1001) 借 7,256,157.39 7,254,000.00 14,195.89 应收账款(1131) 借 60,000.00 20,000.00
