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1、采购订单与采购合同管理,主讲：陈昱全,采购订单与采购合同管理,采购订单和采购合同管理是采购管理中的重要内容。一般企业在确定了需要量和供应商之后，向供应商发出采购订单，作为日后双方签订合同的一个依据。而采购合同是在双方协商取得一致的基础上所签订的一种经济合同。 4.1 采购订单管理 4.2 采购合同管理,第一章：采购订单管理,一、采购订单的制定 二、 采购订单的日常管理 三、 采购订单的跟踪,一、采购订单的制定,1、准备订单计划 2、评估订单需求 3、计算订单容量 4、制订订单计划,1、准备订单计划,1）需求部门提交的月份需求计划 2）各部门提交的紧急采购请购单 3）供应商供应信息资料 4）供应
2、商供货周期及价格等信息收集分析,2、评估订单需求,1）分析市场需求 全面考虑要货计划的全面性和严谨性 2）分析生产需求 分析不同生产时期产生不同生产需求 3）确定订单需求 分析市场需求和生长需求的结果作为订单需求,3、计算订单容量,1）分析物料供应资料：所需采购物料的供应商信息 2）计算总体订单数量：多个供应商可供给的物料数量和可供给的到货时间。 3）计算已承接的订单量：某供应商在指定的时间内已经签下的订单量 4）确定剩余订单容量：物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量,4、制订订单计划,1）对比订单需求量和订单容量： 如果需求小于容量，则无论需求有多大，容量总能满足需要,企业可根据物料需求
3、来制订订单计划； 如果容量小于需求，则会产生剩余物料需求，则需要对剩余物料需求重新制订供应商开发，增加容量计划； 2）综合平衡 综合考虑各种要素，必要时调整订单计划，计算剩余订单需求。,3）确定余量认证计划 对于剩余需求，要提交采购负责人处理，制定供应商开发完成时间，并反馈需求部门能否在物料需求规定的时间及数量交货。 4）制订订单计划 下单数量=生产需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量 下单时间=要求到货时间-采购周期-订单周期-缓冲时间,二、 采购订单的日常管理,1、采购订单明细管理 2、采购订单的主要内容,1、采购订单的明细管理,采购订单的明细管理指通过对采购订单各项目的管理，使企业
4、相关部门能够明确掌握材料订购的情况。 1）订购单内容主要侧重于交易条件、交货日期、运输方式、单价、付款方式等。 2）按用途不同分为： 第一联：供应商联，供应商交货时凭证； 第二联：回执联，由供应商签字确认后传真回公司； 第三联：物料联，作为企业控制存量和验收的参考； 第四联：请款联，作为结算货款的依据； 第五联：承办联，由制发订购单的单位自存。,2、采购订单的主要内容,1）交货方式：交货时间、交货地点。 2）验收方式：检验设备、检验费用、不合格退货规定等。 3）罚则：延迟交货或品质不符扣款。 4）履约保证：按合同的百分之几。 5）品质保证：保修或包换期限。 6）仲裁或诉讼：仲裁地点或法院 7）
5、其他,三、 采购订单的跟踪,1、合同执行前的订单跟踪 2、合同执行过程中的订单跟踪 3、合同执行后的订单跟踪,1、合同执行前的订单跟踪,1）订单人员应该与供应商进行充分沟通，确认可以供应本次物料的供应。 2）如果供应商确实难以接受订单，那么可以在采购环境里另外选择其他供应商。,2、合同执行过程中的订单跟踪,1）严密跟踪供应详细过程，保证订单正常执行。 存在加工， 库存直销。对于一些存在加工过程的产品，可以向供应商派常驻代表。 2）紧密响应生长需求形式需求紧急或需求出现滞销，可以与供应商沟通解决。 3）慎重处理库存控制 4）控制好物料验收环节,3、合同执行后的订单跟踪,1）按照合同支付条款对供应
6、商进行付款 2)检验使用过程出现问题，与供应商沟通解决,第二章：采购合同管理,1、概述 2、采购合同的签订 3、采购合同的日常管理,1、概述,1）采购合同的概念 2）采购合同性质 3）采购合同的具体内容,1）采购合同的概念,根据公司营运需求，向物资的生产企业或其他物资流通企业购买食材、小物品及标配设备而签订的协议。物资采购合同的期限一般比较长，公司的采购合同基本是以年度为单位签订，而交货时间按照需求进行分批进行交货。,2）采购合同性质,采购合同是具有权利义务内容的经济合同 1）具有法律约束力； 2）双方当事人地位平等； 3）合同当事人在签订合同时的意思表示是自愿、真实的。,3）采购合同的具体内
7、容 首部、正文、尾部,首部：名称、编号、签订日期、签订地点、买卖双方的名称 正文：合同的主要内容 尾部：合同的份数、使用语言及效力、附件、合同的生效日期、双方签字盖章,(1)商品、物资、食材名称 (2)品质规格 (3)数量 (4)单价、总价 (5)包装,(6)交货时间 (7)交货地点 (8)交货方式 (9)交货单位 (10)交货物资验收 (11)付款方式 (12)运输方式,(13)违约责任 (14)不可抗力（15）合同附则及其他条款,正文,商品本身属性,交易条款,其他条款,2、采购合同的签订,在实际签订过程中，合同的双方当事人必须针对合同的主要内容，反复磋商，直至取得一致意见，合同才成立。 1
8、）合同签订前的准备工作 2）签订采购合同的程序 3）合同的草签与正式签订 4）合同的公证与签证,1）合同签订前的准备工作,了解对方的资信能力，了解对方是否具有签订合同的资格，或者代理人是否具有代理资格。,2）签订采购合同的程序,签订合同是当事人双方的法律行为。合同的成立，必须由当事人相互做出意思表示并达成合意。 实际分为两个阶段： 要约：提出订立合同的建议； 承诺：接受订立合同的建议,要约,订立合同的当事人一方向另一方发出的缔结合同的提议，发出提议的人为要约人，另一方为受约人或相对人要约的对象有3种：指定的对象；选定的对象；任意的对象； 要约特征： 要约必须是特定人发出的； 要约必须是特定人的
9、行为； 要约必须含有可以订立合同的主要条款； 要求受约人做出答复的期限：要约的方式分为口头方式和书面方式,承诺,受要约人向要约人做出的对要约完全无异议的、接受的意思表示。作出这种意思表示的人称为承诺人。 承诺的特征： 承诺必须是就要约做出的同意的答复； 承诺必须是受要约人向要约人做出的答复； 承诺必须在要约的有效期限内做出。,一般情况下，要约没有规定期限者，属于对话要约，受要约人必须立即承诺；属于非对话要约的，受要约人应在一般认为应做出答复的期限内承诺。承诺一经成立就发生法律效力，即要约人一接到有效承诺合同就成立。 在法律上，承诺是允许撤销的。但是，承诺的撤销必须在要约人收到承诺之前。撤销的通
10、知，必须在承诺达到之前送达，最晚应与承诺同时达到。,3）合同的草签与正式签订,合同主要条款协商确定后，当事人双方可以先草签合同。待其他次要条款约定后，再正式签订合同。,4）合同的公证与签证,合同的公证：国家公证机关即公证处，代表国家行使公证职能，根据当事人的申请和法律的规定，依据法律程序，证明采购合同真实性和合法性的活动。 合同的鉴证：合同监督管理机关根据双方当事人的申请依法证明合同的真实性和合法性的一项制度。合同鉴证收费标准为采购合同价款的0.2%,3、 采购合同的日常管理,1）采购合同管理的内容 2）采购合同执行情况的检查和处理,1）采购合同管理的内容,合同的核对 合同的整理 合同的汇总
11、合同的执行台帐,采购合同管理的内容,合同的注销 合同的变更与废除 违反采购合同的责任 合同纠纷的处理,采购合同台账的建立及利用,1、采购合同台账包括：供应商名称、供应商地址、供应商联系方式及联系人、合同编号、签订日期、交货日期、合同单价及总价、签订人、合同期限、账期（付款方式）、售后及违约责任条款等。 2、采购合同台账对应下的采购到货明细统计表，内容必须包括：批次到货情况，品质不合格率频次、退换货时间及退换货频次、售后服务态度，资金支付情况等信息。 3、以上两条是作为对供应商考核的依据，也是评估供应商合不合格的依据。,采购合同管理的重要性,1、没有完善的采购合同管理，必将导致采购质量不断出现问题。账期混乱、采购徇私舞弊回扣暗箱操作频繁、采购成本不透明化。 2、完善采购合同管理，必定能引导采购流程通畅化，做好公司各部门的后勤保障工作。 3、采购合同台账是采购管理工作的中间部分，是采购数据分析的主要依据。,Thank you！,
