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1、1 0 4中国石油工程建设协会交流论文 施工企业合同管理人员的定位和应具备的素质 周磊 ( 中国石油工程建设( 集团) 公司，北京1 1 3 0 0 1 1 ) 1 合同管理的含义 合同管理，从单项合同角度，是指合同管理者对每 一份合同从启动到谈判、签订、履行再到合同关闭的全 部过程所进行的全面、系统和动态的管理；从企业角 度，合同管理是指企业根据相关法律法规和内部规章 制度在单项合同管理的基础上对本企业全部合同进行 的整体和全面的管理。 ( 1 ) 全面性。合同管理的全面性主要体现在二个 方面：一是合同管理的对象应包括一个企业签订的大 大小小各式各样的合同，而不仅仅是其中的部分合同。 简而言
2、之，合同管理是对企业所有合同进行的管理，无 一例外；二是对合同自产生到履行完毕整个过程进行 的管理，而非只对其中某个阶段进行的管理。 ( 2 ) 系统性。合同管理的系统性主要体现在两个 方面：一是通过制订一系列系统的合同管理制度和程 序来实现对所有合同的管理；二是建立一个系统的符 合企业实际情况的合同管理体制来实现对所有合同的 管理。系统的合同管理制度和合同管理体制是实现合 同管理目标的基本保证。 ( 3 ) 动态性。合同从产生到履行，再到最终关闭， 是一个动态的过程，处于经常的变化之中，具有动态性 的特征。例如，在合同履行过程中，合同管理人员要时 刻追踪和掌握合同可能或已经发生的变更、解除、
3、终止 等情况，及时采取相应的措施进行应对和处理，在动态 管理的过程中来保证合同管理目标的实现。除此之 外，合同管理人员还要了解企业所有合同签约和履约 的动态变化，总结其中的经验和教训，并提出相应的意 见和建议。 合同管理的全面性、系统性和动态性决定了合同 管理的重要性，使之成为是企业管理至关重要的一个 方面。在合同管理过程中起中心作用的是合同管理的 主体，即合同管理人员。 2 合同管理人员的定位 合同管理的主体，即合同管理者不仅仅是合同专 职管理部门和人员，广义上来说，还应当包括企业的负 责人和所有与合同有关的部门和人员。合同专职管理 人员是合同管理的具体实施者，其他相关人员是合同 管理的领导
4、或协助者。合同管理在合同所处的不同阶 段具有不同的管理内容，相应地，合同专职管理人员和 合同管理领导与协助人员也具有不同的职责和义务。 以下从三个方面来明确合同管理人员的定位问题： 2 1 合同管理的领导者 企业领导，或高级管理层人员，是合同的决策者和 合同管理的领导与监督人员，在合同管理工作中负有 合同的决定、领导和监督的管理责任。其主要职责有： 决定合同管理部门提出的与合同有关的意见和建议是 否可行；决定并领导企业所有合同的招投标、谈判、评 审、签约、履行；决定并领导合同的变更、违约等索赔工 作，以及合同履行过程中的争议处理等。 2 2 合同管理员 企业合同管理部门的人员，或称合同管理员，
5、是企 业合同管理的主管人员，在合同管理工作中负有合同 的审查、监督、跟踪和处理等管理责任。其重要职责 有：参与企业所有合同的谈判并提出相应的意见和建 议；了解和审查合同另一方的资质、信誉等；起草或审 查各项合同文本；组织企业各项合同的评审；提出合同 问题的相关法律意见和建议；协助企业领导检查、监督 各项合同的履行；组织和处理合同履行过程中出现的 变更及违约索赔等工作；处理合同履行过程中产生的 各种争议；提供合同的条款与法律解释服务等。 2 3 合同管理的协助人员 施工企业其他部门的人员，如施工部门、技术部 门、质量部门、采购部门等人员，既是工程承包等合同 内容的具体履行人员，同时也是合同管理的
6、协助人员， 即在本部门和本岗位的职责范围内协助合同管理部门 做好相应的合同管理工作。其主要职责有：负责起草 或审查合同文件中与本部门和本岗位职责范围有关的 内容；负责评审和履行合同中与本部门和本岗位职责 范围有关内容；协助企业领导和合同管理部门处理与 本部门和本岗位有关的诸如变更、违约、保险索赔和争 2 0 0 7 年全国 rJ k 建设行业工程项目管理论坛论文集 1 0 5 议处理等合同履行方面的问题等。 总之，只有企业的各个部门及其人员既各司其责， 又相互协作，才能共同圆满地完成整个企业的合同管 理。因此，简单说来，在施工企业的合同管理方面，合 同管理人员是在企业领导的指示和监督下，负责企
7、业 所有合同的日常管理工作，其他部门人员在各自的职 责范围内积极协助配合合同管理人员的工作。如此， 有领导，有主管，有协助，构成了一个完整且能够有效 运作的企业合同管理体系。 3 合同管理人员应具备的素质 一个合格的合同管理人员，特别是是合同管理主 管人员，在进行施工企业的合同管理的工作时，应具备 以下基本素质要求： ( 1 ) 专业与经验方面的要求 施工企业的合同管理员需要同时具备合同和法 律，特别是经济方面合同和法律的专业背景及相关工 作经验，因为合同与法律通常是紧密联系的。合同管 理员应当熟悉各种不同类型合同的主要内容，熟悉与 工程项目有关的法律法规和国际惯例；合同管理员还 应当具有相应
8、的贸易、金融、工程承包等方面的知识， 具有相应的合同管理方面的经验等。此外，合同管理 员最基本的素质要求是具有独立起草合同文本和对合 同草案或合同履行过程中产生的合同问题等提出相应 的意见和建议的能力。一个没有合同、法律知识和经 验的人员是不能做好合同管理工作的，特别对合同管 理部门的负责人员而言。 ( 2 ) 语言方面的要求 施工企业的合同管理员应至少具备一种非汉语语 言熟练听、写、说的能力。由于英语的广泛使用性，合 同管理员至少应具备熟练英语的能力。尤其是施工企 业有涉外的工程项目时，如进行国际工程项目承包。 国际工程项目有不同国家的合同当事人参与，使用的 可能不只一种语言；工程位于国外的
9、工程项目，需要与 国外的业主、承包商、分包商、当地政府部门等进行交 涉，需要使用当地的语言或英语；国际工程项目合同文 本可能使用两种或两种以上的语言签订并且可能规定 以英语等非汉语语言为主导语言等，这些均充分说明 了合同管理员熟练掌握一门外语，尤其是英语的重要 性。一个不懂外语的合同管理员，将无法准确理解以 外语写成的合同文本、当地法律法规，无法就合同方面 的问题与工程项目业主、承包商、分包商、当地政府部 门和外国员工等进行充分和有效的沟通与交流，也无 法充分体现出业主或承包商企业国际工程项目管理者 应具有的基本素质。可以说，国际工程项目合同管理 员外语语言能力的高低，直接影响到合同管理员的工
10、 作效率和合同管理工作的成效。 例如，中国石油天然气集团公司自2 0 0 0 年开始要 求每一个到海外执行国际工程项目管理的人员( 包括 合同管理员) 参加英语或其他语种的出国考试，成绩达 标者才可以派往国外工程项目执行管理工作。 ( 3 ) 团队协作方面的要求 工程项目的完成需要各方面的团结协作，共同努 力。相应地，其合同管理员也应具备团队协作方面的 能力和要求。合同管理涉及工程项目的方方面面：工 作上，外部，需要和业主、监理、承包商、分包商、当地政 府部门、律师等进行联系和沟通，需要处理好各方面的 合同关系；内部，需要和企业本部的其他部门等交流信 息，共同处理合同方面的问题；生活上，需要处
11、理好各 种人际关系，避免因个人关系的好坏和自身的情绪等 影响到工作。因此，合同管理员需要较强的团队协作 能力。只有合同管理员和所有相关人员的团结友好协 作才可以共同做好工程项目的合同管理工作。 ( 4 ) 敬业方面的要求 工程项目的合同管理员除了具备上述专业与经 验、语言与团队协作方面的素质要求外，还应具备强烈 的事业心和良好的职业道德，具备兢兢业业工作的素 质要求，这也是对每一个工程项目管理人员的要求。 就合同管理员而言，在工程项目合同履行过程中，需要 其熟悉相关合同内容、法律法规和施工地的风俗习惯； 需要其主动与各种合同关系方进行交流；需要了解本 工程相关方面的各种知识；需要其努力做好本岗
12、位的 日常合同管理工作等。因此，合同管理员如果没有一 定的敬业精神是无法有效完成合同管理工作的。 施工企业可以通过多种途径提高其合同管理员的 基本素质。例如，选择具备丰富专业知识、语言能力 强，并具有丰富经验的人员作为合同管理部门领导，使 其发挥专长，带动企业合同管理员整体素质的提高。 再如，通过专业培训和学习，使合同管理员及时补充相 关的知识和先进的经验，使之在实践中加以有效结合， 不断提高自身的业务水平。又如，引入竞争机制，做好 考核与奖惩工作。考核可以反映一个合同管理员真实 的业务水平，对于考核后业务水平不合格的人员应当 下岗培训，合格后方可重新上岗。另外，对于合同管理 工作有突出贡献的合同管理人员应给予相应的奖励； 对于合同管理工作不认真，给企业和工程项目的建设 造成经济损失的合同管理员，应给予相应的处罚。只 有奖罚分明，才可充分调动合同管理员的积极性，促其 严格要求自己，努力提高自身的业务素质。
