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1、 第三章 账务处理与总账子系统 第一节：账务处理系统概述 n账务处理系统是以凭证为数据处理点，完成记 账、结账、银行对账、账证表的查询与打印、 系统服务于系统管理的工作。它是会计核算最 基础的部分，是整个会计核算工作的起点。 n 在会计电算化条件下，把设置账户、复式记账 、填制和审核会计凭证、登记和管理会计账簿 等功能集中于一个核算模块下，统称为账务处 理系统。 账务处理的主要任务 n会计的基础工作是账务处理。账务处理系统以凭 证为原始数据，通过对凭证的录入和处理，完成 记账、算账、报账、结账、会计报表编制、记账 表的查询、打印和系统管理等任务。 n账务处理系统集中处理企业经济活动的综合信息
2、。 n账务处理系统提供企业经营活动全过程的综合性 信息。 n账务处理系统的任务，可以表述为以记 账凭证为原始数据，按照设置的账户体 系和系统指标体系，完成全部的分类核 算；输出各种明细账、总账、清单、报 告，取得反映企业资金运用和财务成果 的所有账户汇总数据。 二、账务处理的基本特征 1、规范性强，一致性好 采用世界通用的会计记账方法复式记 账法，并满足三个基本处理原则 2. 综合性强，在整个会计信息系统中起核心 作用 以货币作为主要计量单位，从价值的角度 综合、全面、系统地反映企业供产销的信 息，因此账务处理产生的信息具有很强的 综合性和概括性 3. 要求严格，正确性要求高 是整个会计信息系
3、统的核心，只有从 凭证开始对各环节加以控制才能预防 有意无意的差错发生 三、账务处理系统的目标 1、及时准确地采集和输入各种凭证，保证进 入计算机的会计数据及时、正确和全 2、高效、正确地完成记账等数据处理过程 3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的 所有业务，随时输出各个会计期间的各种 账表，为企业管理提供信息 4、建立总账子系统与其他子系统的数据接口 ，实现会计数据的及时传递和数据共享 账务处理系统的具体目标 n1、建立帐套，确定整个会计信息系统的主体框架 。 n2、系统初始设置 n3、及时、准确地收集和输入各种凭证，确保进入 系统的原始数据及时、准确、完整和可靠。 n4、正确完成记账、
4、算账与报账等会计处理业务。 n5、随时输出某个会计期间任意账户发生的所 有会计业务，随时提供各个会计期间的各种帐 表，为管理决策提供准确、完整、有用的会计 信息。 n6、通过与其他子系统的数据接口，实现子系 统之间会计数据的传递和共享。 n7、对于处理业务量大或管理要求高的企业单 位，还应提供辅助账核算与管理功能 四、账务处理的主要功能 n（一）、设置账户 n（二）、复式记账 n（三）、填制和审核凭证 n 1、原始凭证 n 2、记账凭证 n（四）、登记账簿 n（五）、对账和结账 第二节 账务处理基本流程分析 n一、手工环境下的账务处理流程分析 n记账凭证核算形式 n科目汇总表核算形式 n汇总记
5、账凭证核算形式 n日记总账核算形式 n多栏式日记账核算形式 账务处理流程如下 手工环境下可能采用不同的账务处理流程（会 计核算程序），差别主要体现在登记总账的 方法和依据不同。 其中科目汇总表核算方式最为常见，它包括 六个处理步骤 n1、根据原始凭证编制记账凭证 n2、登记日记账 n3、登记各种明细账 n4、编制克努汇总表登记总账 n5、月末处理 n6、编制报表 19 手工账务处理流程 业务 人员 凭证 编制 岗位 凭证 审核 岗位 记账 与结 账岗 位 报表 岗位 原始单据 编制凭证 记账凭证 （收款、付款、转账凭证） 审核凭证 已审核凭证 出纳登记 日记账 会计登记各 种明细账 总账会计编
6、制 汇总表 登记总账期末处理 收款、付款、转账凭证 收款、付款、转账凭证收款凭证、付款凭证 编制报表 各种报表（资产负债表、 现金流量表） 现金银行 日记账 总账 明细账 计算机环境下账务处理的流程分析 n计算机的处理速度、存储能力、准确性等均是 手工处理不能相比的。IT环境下账务处理流程 不能照搬手工环境下的账务处理流程，而应突 破长期手工处理所形成的定势，设计出更适合 计算机处理、效率更高、处理更合理的系统。 三、计算机环境下账务处理的流程分析 n1、系统初始化 n2、录入凭证 n3、凭证审核 n4、记账与结账 n5、银行对账 n6、查询与生成报表 24 IT环境下账务处理流程 业务人 员
7、 凭证编 制岗位 凭证审 核岗位 记账与 结账岗 位 报表岗 位 原始单据 编制凭证 记账凭证 记账与结 账银行对账 对账结果 录入凭证 企业基础 信息文件 （如科目 文件） 初始设置 科目表 临时凭 证文件 凭证审核 是 期末转账凭证 汇总文 件 企业银行 账证文件 历史凭 证文件 银行对账 单文件 查询与生成 各种报表 各种总账、 日记账、明 细账 25 银行业务人员企业对账人员问题处理人员 已达账表 账单数据 文件 企业银行 账文件 账单数据 文件 录入对账单 (1) 网络获取对 账单(1.1) 对账(2) 输出对账 结果(3) 删除已达账 (4) 对账单 余额 调节表 未达账表 查找问
8、题 (5) IT环境下银行对账底层流程图 n 四、手工与计算机账务处理流程的异同 n1、处理起点和终点不同 n2、数据处理方式不同 n3、记账的含义不同 n4、对账方式不同 n5、数据存储方式不同 n6、会计资料的查询统计方式不同 第三节 总账子系统总体设计 n一、总账子系统总方案的设计 n财务处理子系统的目标取决于会计管理的要求 ，并受会计人员和计算机人员的素质以及硬件 和软件计算机资源的制约。制定系统目标时， 这些因素都应该加以考虑。研究制定出来的目 标应是既符合会计管理的要求，又是人员素质 和计算机资源所允许，同时也应该考虑充分调 动有关人员和计算机资源的潜力，从而制定出 更高层次的目标
9、。 n账务处理子系统的目标，还取决于经济业务子 系统的划分。会计管理对会计信息系统的要求 之一，是进行经济业务的明细核算，这些工作 由各个经济业务子系统分工来做。若经济业务 子系统划分较细较多，则账务处理子系统承担 明细核算的范围就可能相对少一些，目标少一 些。相反，如经济业务子系统较少，则账务处 理子系统明细核算的范围就可能相对大些，目 标多些。 （一）、计算机系统下账务处理的目标 n主要体现在以下几个方面： n1、输入和处理各种记账凭证，打印输出记账 凭证清单。 n2、打印输出银行存款日记账和现金日记账。 n3、打印输出总分类账。 n4、打印输出各种应收款、应付款、预提费用 等不属于其他子
10、系统范围的明细分类账。 n5、查询各种记账凭证和各种日记账。 （二）、计算机系统下对账务处理子系统 的要求 n1、数据提供的数据及文字输入项目，必须满 足现行会计制度的规定。 n2、系统提供的会计科目和编码方案，必须符 合财政主管部门颁布的有关会计科目和编码方 案的规定。 n3、系统具有必要的防范会计数据输入差错的 功能。 n4、系统的计算和结账功能必须符合财政部和 主管部门颁发的现行会计制度的要求。 二、总账子系统功能模块的设计 n账务处理子系统必须具备以下基本功能：凭证 管理、期末处理、期末处理、出纳处理、账簿 输出。 n为了满足不同企业的账务处理要求，总账子系 统还必须增加初始设置、系统
11、服务等功能。 34 n 二、总账子系统的基本功能 总账子系统 初始 设置 期末 处理 账簿 管理 会计 报表 其他 辅助 管理 系统 服务 凭证 管理 出纳 管理 总账子系统基本功能结构图 n 三、总账子系统主要数据文件设计 n1、基础数据文件 （ 1 ）.科目文件 （a）设计科目文件的意义 n用来反映企业的科目体系结构和所有科目及其属性 ，并为编制凭证、记账、账簿和报表查询提供支持 序号字段名称说明 1科目编码如1001，1002 2科目名称如现金、银行存款 3科目类型如资产、负债 4余额方向如借、贷 （b）科目文件的结构设计方案一 企业采用定长定位方式设计会计科目编码体系 （c）科目文件的
12、结构设计方案二 如果企业采用不定长设计科目编码体系，那么科目文件可以设计7个字段 序号字段名称说明 1科目编码如1001，1002 2科目名称如现金、银行存款 3科目类型如资产、负债 4科目级别说明科目的级次，如一级、二级、三级 5上级科目标明上级科目的编码 6是否末级科目如“T”为末级科目，“F”为非末级科目 7余额方向如借、贷 （d）科目文件的结构设计方案三 如果企业采用立体科目方法设计科目编码体系，那么科目文件的结构将更加复 杂，其结构至少包括八个字段 序号字段名称说明 1科目编码如1001，1002 2科目名称如现金、银行存款 3科目类型如资产、负债 4科目级别如一级、二级、三级 等
13、5上级科目上级科目编码 6是否末级科目如“T”为末级科目，“F”为非末级科目 7辅助核算可以定义“部门核算”、“项目核算”等，使得科目与部门档案、项 目档案建立动态链接；可以增加核算内容 8余额方向如借/贷 n（e）科目文件的组织方式。 以“科目编码”为索引关键字 n2、主数据文件 汇总文件 （1）汇总文件的作用： 记账时系统自动按科目进行汇总并将汇总结果存入该 文件；输出账簿时，系统自动从该文件和历史凭证 文件中提取数据，并进行加工生成所需的账簿输出 ；进行编制报表、财务分析、领导查询等管理分析 工作，仍然从该文件中提取数据生成所需的结果 40 序号字段名称说明 1科目编码如1001，100
14、2 2月余额方向如借、贷 3月初余额如果有复币、数量等核算时分为三项：外币、汇率、人民 币 4借方发生额 5贷方发生额 6本年借方累计 7本年贷方累计 期末余额的计算 期末余额=期初余额+本月借方合计-本月贷方合计 文件存储策略 这种结构的汇总文件适合于以月为单位存储的文件，即每个月一个汇总 文件，一年12个这样结构的汇总文件，其结构相同但内容不同 优缺点：优点简单清晰，缺点汇总文件过多，给编程和管理带来了一定 难度。 （2）汇总文件的结构设计方案一 n（3）汇总文件结构设计方案二 序号项目说明 1科目编码如1001，1002 2方向如借、贷 3年初余额 41月借方合计 51月贷方合计 62月
15、借方合计 72月贷方合计 12月借方合计 12月贷方合计 存储策略。适合于以年为单位存储的文件，即每年一个汇总文件 数据的计算方法。账簿、报表所需的期初余额、本年借方累计、本年贷方累计、期末余额 等数据可以通过计算得到 优缺点。优点结构清晰数据文件少便于管理；缺点是不能直接得到账簿所需的数据。数据 大。影响数据的备分、恢复等操作 （4）汇总文件的组织形式。以“科目编码”为关键字建索引 n3、临时数据文件 n（1）临时凭证文件的作用 n用来临时存储未记账的所有凭证，记录在一定时期内所发 生的各项经济业务的文件。 n临时凭证文件应该反映账务处理所需要的全部内容，不仅 包括记账凭证本身要求的内容，如
16、日期、凭证号、摘要、 会计科目、金额等，还要包括计算机在进行数据处理时所 需要的各种标识，以及反映各种 数据记录内部控制方面的 内容。 n一旦记账，凭证就从凭证文件转移到“历史凭证文件”，所 以任何一张凭证都不可能永远在此文件中存储。 n（2）临时凭证文件结构设计方案一 序号 项目说明 1凭证类型如“收款” 2凭证号如“10005”，要求连续编号 3日期如“2008/02/23” 4摘要通常凭证的每行都考虑有一个摘要（多摘要） 5科目编码如“100201” 6借方金额 7贷方金额 8附件此项可以选用 9录入录入人员名字 10审核审核人员名字， 未审核为空 11记账记账人员名字，未记账为空 n（3）临时凭证文件结构设计方案二 序号 项目说明 1凭证类型如“收款” 2凭证号如“
