加油站运营风险控制教材

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1、2012年12月 目录 1. 零售方面 1 零售价格管理 2 加油站资金管理 3 加油站发票管理 4 加油站库存、数质量管理 5 加油站油品接卸管理 6 加油站人员的任职和聘用管理 7 加油卡领用管理 8 售卡充值业务管理 9 加油卡发票开具管理 10 加油卡消费业务管理 11 加油卡数据核对及差异处理 12 加油卡系统运维管理 2. 非油品运营方面 13 销售价格管理不当 14 非油品现金管理 15 非油品销售过程中的销售行为不当 16 非油品的存货管理 17 非油品的产品安全管理 18 非油品的合规合法经营 19 易捷品牌管理 零 售 价 格 管 理 u 加油站销售价格执行不当 u加油站销

2、售价格调整不当 u 加油站调价管理不当 u 未施行加油卡联网加油站调价管理不当 第 一 章 1.1 加油站销售价格执行不当 风险描述:加油站未严格按照省公司规定价格销售，导致被客户举报、媒体曝光 甚至监管机构处罚，造成企业形象受损或公司。 防控措施： 提高加油站卡机联动覆盖率，降低人为调整价格因素； 非卡机联动加油站，加油机调价密码或钥匙由片区经理保管，价格调整时，由 片区经理或相关管理人员现场调整并做好相关数据记录； 加强对加油站销售价格日常检查和监控，定期或不定期，通过系统监控或现场 检查等方式进行价格监控。 1.2 加油站销售价格调整不当 风险描述： u地市公司零售价格调整方案未经审批，

3、被监管机构处罚或者公司 利益流失。 防控措施： u零售价格调整方案须报省公司价格领导小组审批。 1.3 加油站调价管理不当 1.3.1 加油卡联网加油站调价管理不当 风险描述: 对于加油卡联网站，省、市公司卡管中心人员未及时在加油卡管控 系统进行调价操作。 加油站未及时进行数据通讯，导致价格调整不及时。 防控措施： 落实人员价格调整责任，并经不相容岗位复核，及时在加油卡管控系 统进行调价操作。 加油站及时进行数据通讯，接收价格，按不同价格填写加油站交接 班表 。 1.3.2 未施行加油卡联网加油站调价管理不当. 风险描述： u 未按规定的时点抄录加油机（流量表）的泵码数，导致企业利益流失 。

4、防控措施： u 调价时，加油站人员按规定时点抄录加油站（流量表）泵码数，按不 同价格填写加油站交接班表，并经站长及片区管理人员人员签字 确认。 加 油 站 资 金 管 理 加油站账户管理不当 加油站保险柜安装或使用不当 加油站现场营业款管理不当 加油站销售收取支票业务管理不当 油站信用销售业务管理不当 加油站预收账款管理不当 加油站备用金管理不当 加油站资金监控不当 加油站节假日资金管理不当 第 二 章 2.1加油站账户管理不当 风险描述： 加油站开业前，未确定缴款银行、方式和频率等事宜，造成油站资金无 法及时、足额上缴。 不属于银行上门收款范围且油站附近无指定银行分支机构，资金未按规 定及时

5、、足额缴存。 防控措施： 油站开业前，地市公司零售部门、财务部门应确定该站缴款银行、方式 和频率，确保资金及时、足额缴存。 不属于银行上门收款范围且油站附近无指定银行分支机构，可以在距离 油站较近的商业银行分支机构申请开设一般存款户；无商业银行分支机 构，可以在距离油站较近的农村信用社或城市信用社以财务核算部主任 或财务代表名义申请开设活期存折，并且存折、密码应由不同的人员分 开保管。 2.2 加油站保险柜安装或使用不当 风险描述： 在营加油站未配置投币式保险柜或普通保险柜，影响站内资金安全。 保险柜的安装不符合规定，影响站内资金安全。 投币式保险柜密码、钥匙未分开保管，保险柜关好后未随手将密

6、码盘乱码，导致保 险柜内现金丢失、挪用，公司资产损失。 保险柜私自存放与业务无关的物品，导致钱款不清或加油站重要物品（如发票）保 管不当。 开启投币式保险柜未由两人同时在场，导致资金被挪用，损害公司利益。 防控措施： 在营加油站须配置投币式保险柜或普通保险柜。 投币式保险柜必须固定、隐蔽安装在符合安全要求的室内，不得移动使用； 普通保险柜应安装在独立财务室，无独立财务室须安装在具有防盗设施的室内。 投币式保险柜密码、钥匙须由不相容岗位人员分开保管，保险柜使用后密码盘随手 乱码（电子密码锁保险柜除外） 。 加油站内普通保险柜只能存放营业款、发票和印章等重要物品。投币式保险柜 只能存放当天营业款。

7、 开启投币式保险柜须由两人同时在场，并尽可能在视频监控覆盖范围内。 2.3 加油站现场营业款管理不当 风险描述： 未对加油员现场持币额度作出规定，加油员随身携带大量现金，资金安全隐患。 加油员未按规定将营业款投入保险柜，存在资金安全隐患。 每班交接时，未核对现金收款金额是否与现金销售数据一致，导致收款数与销售 数不一致，未能及时发现营业长短款，或造成资金被挪用、盗用。 加油站员工未在有防盗措施的营业室内清点营业款或者员工的资金安全防范意识 不强，存在资金安全隐患。 防控措施： 根据加油站地点和销量规模，制定加油员现场持币额度，防止加油员随身携带过 量的现金。 时间允许时，加油员需在限额内及时将

8、营业款投入保险柜并登记投币金额。 每班交接时，加油站记账员需核对零管系统和管控系统的当班现金销售数据与上 缴金额是否一致，并在加油站交接班表签字确认。 加油站员工须在具备防盗措施的室内进行现金清点工作，如有视频监控系统，应 在视频监控镜头下进行现金清点。清点人员中途不得离开，闲杂人员不得入内。 2.4 加油站销售收取支票业务管理不当 风险描述： 加油站员工在收取客户支票时，未与客户办理书面交接手续，导致责任不清，与 客户发生资金纠纷，影响企业的资金安全。 加油站员工在收取客户支票时，未严格审核支票各种记载事项，若产生退票，影 响货款及时回笼。 加油站员工未及时核实收取支票的到账情况，导致先货后

9、款，影响企业的资金、 资产安全。 防控措施： 在收取客户支票时，加油站员工应与客户在“支票交接本”签字确认。 加油站员工在收取客户支票时，须严格审核支票的各种记载事项是否规范齐全， 避免收取不合规的支票。 加油站员工须经所在公司财务人员确认款项到账后才能付油；同时须跟踪退票情 况，及时通知客户重新交票。 2.5 油站信用销售业务管理不当 风险描述： 加油站未经上级主管部门审批擅自赊销，影响资金安全。 未严格履行与客户的购油协议，或未及时核对记账客户情况，发生超合同额度 、超合同期限赊销，影响企业的资产和资金安全。 防控措施： 加油站需建立加油站应收账款分类明细账 ，详细登记客户应收账款的数 量

10、、金额、回收日期和回收情况，及时核对记账客户情况；零售数据每天在 ERP 系统及时更新上载， 须在实际业务发生日起两天内上载；财务人员及时 根据加油站销售日报表、发票和银行交款单原件，对 ERP 系统中的销售数 据进行审核确认和清账，及时发现销售波动异常的油站。 严格按照信用管理办法执行；严格审查对方单位的信用并严格履行审批程序； 合理确定客户的授信额度；严格在授信额度内办理销售业务。 2.6 加油站预收账款管理不当 风险描述： 加油站预收账款业务未履行审批程序。 加油站员工以个人名义私自保管客户预付账款。 加油站处理预收账款业务不规范，导致发生透支付油的情况，企业利 益受损。 防控措施： 加

11、油站需建立预收账款明细台账；销售时，严格按照客户加油数量和协议价格处 理，同时冲减预收账款，并且登统台账；及时核对客户预付款和付油情况，避免 透支付油。 加油站预收账款业务需经地市公司审批后方可开展。 预收账款做到每月对账询证。 加油站张贴 加油站收取客户款项须知， 明确告知客户加油站收取各类应收、预收和押金款项后须开具带有加油站印章的 收据，客户将现金直接交给加油站员工或转账到个人账户均不属于我公司认可行 为。严禁未经审批擅自开展预售款业务；尽量将现有预收账款客户转为加油卡 客户。 2.7 加油站备用金管理不当 风险描述： u加油站的备用金未指定专人保管或挪作他用，影响企业的资金安全。 防控

12、措施： u合理确定加油站备用金额度；加油站的备用金需指定专人保管；加油 站的备用金只能作为现钞换零、支付日常费用开支、加油卡的小额退款等。 2.8加油站资金监控不当 风险描述： 财务人员未及时清账，导致未能及时发现资金差异，公司利益受损。 未定期开展加油站资金现场检查。 加油站资金现场检查发现的问题未进行整改。 防控措施： 财务人员及时根据零售系统、加油站销售日报表、发票、银行交款单原件、银企直 联到账通知、财企直联到账通知，对 ERP 系统中的销售数据进行审核确认和清账， 及时发现资金差异。 定期开展加油站资金现场检查，防范资金风险。 跟踪落实资金现场检查问题的整改，对有问题单位发出整改通知

13、书，并且需要对整 改措施和结果进行抽检。 2.9 加油站节假日资金管理不当 风险描述： u节假日资金管理不到位，导致资金被盗、被抢和被挪用。 防控措施： u制定节假日资金管理措施，落实资金管理责任，与上门收款银行协商节假 日资金缴存办法，确保节假日资金的安全。 加 油 站 发 票 管 理 加油站发票领用和保管不当 加油站发票开具不合规 加油站税控单联发票开具不当 增票开具不当 加油站税控开票机不设开票限额 未开展发票定期检查工作 加油站发票存根联管理不当 第 三 章 3.1 加油站发票领用和保管不当 风险描述： 加油站未建立发票领用存台帐，未设专人负责领用、发放和保管，导致发票领 用、保管混乱

14、，被税务机关处罚。 发票专用章和未使用的普通发票随意存放，导致发票、发票专用章被盗用。 班组交接发票时未办理书面交接手续。 未按照规定每月盘点发票。 加油站发票管理人员发生变动时未办理发票交接事项，对日后发票管理工作的 开展及对之前发票事项的追溯产生影响。 防控措施： 加油站需建立发票领用存台帐，指定专人负责领用、发放和保管发票及发票专 用章。 发票要指定存放地点，并注意防盗、防潮、防火、防霉等措施。发票专用章和 未使用的普通发票应存放在加锁的文件柜内或保险柜内。 班组交接发票时未办理书面交接手续。 各班组交接发票时，由班长按照发票起止号码填制交接班表，双方签字确认。 月末，必须对发票领用存情

15、况进行盘点，与领用存台账核对，若有不符，应及时 查明原因。 加油站发票管理人员发生变动，零售管理部应安排专人进行发票事宜的现场监 交，对照发票领用存台账盘点空白发票和已开发票，在交接清单上注明备份的单 联税控发票电子存根数据及存放位置。 3.2 加油站发票开具不合规 风险描述： 发生虚开、代开、转借、转让发票的行为，被税务机关处罚，公司声誉和利益 受损。 企业员工私存、倒卖发票，被税务机关处罚，或公司声誉和利益受损。 发票开具的品种、数量与实际销售的品种、数量不符，客户名称与实际加油客 户名称不符，被税务机关处罚。 未按业务发生时间顺序开具发票，被税务机关处罚。 发票未在规定的时限和辖区内开具，被税务机关处罚。 防控措施： 加强对加油站发票的检查；加强加油站发票的领、用、存管理；做好发 票业务的日清日结；自动联机打印税控单联发票。 加强对员工的教育和培训，提高遵纪守法的意识；严禁员工私存发票； 做好发票业务的日清日结。 防控措施：通过管控系统与开票系统的信息进行比对，检查核实开具发票