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1、LOGO 实验十一 采购管理系统 主讲人：陈立新 实验目的 熟悉采购 管理系统 的主要内 容和操作 流程 掌握日 常采购 业务和 的操作 方法 1 2 实验内容 采购入库业务 采购退货业务 月末结账 采购入库业务 单货同到 货到票未到 票到货未到 在途业务 暂估业务 日常业务处理 1.请购 采购请购是采购业务的起点，可以根据审 核后的采购请购单生成采购订单。 业务处理：在采购管理系统中填制并审核请 购单。采购系统:请购-请购单 实验资料 2008年6月2日，业务员杨磊向上级主管 提出请购要求，请购鼠标200只，单价40元， 供应商为万邦公司，业务员据此填制请购单 ，需求日期为2008-06-0
2、5。 业务类型： 请购业务 2.订货 订货是指企业与供应商签订采购合同或采 购协议，确认要货需求。 业务处理：在采购管理系统中填制并审核 采购订单。采购系统:采购订货-采购订单 实验资料 2008年6月3日，上级主管同意向万邦公司 订购鼠标200只，单价40元，要求到货日期 2008年6月5日。 业务类型： 订货业务 3.到货处理 采购到货是采购订货和采购入库的中间环 节，一般由采购业务员根据送货单填写，确认 对方所送货物、数量、价格等信息。 业务处理：在采购管理系统中填制到货单， 采购系统:采购到货-到货单 实验资料 2008年6月5日，收到所订购的鼠标200只 ，填制到货单。 业务类型：
3、到货业务 采购业务(单货同到)的处理流程 填制并审核采购入库单填制采购发票 采购结算 将入库单进行记账 生成入库凭证 审核采购发票 生成采购凭证 12 3 4 5 6 物流资金流 实验资料 2008年6月5日，将所收到的货物验收入原材 料仓库，同时收到该笔货物的专用发票一张，票 号6123，采购部将发票交给财务部，财务部确认 此业务所涉及的应付账款和采购成本; 财务部开 出转账支票一张，支票号Z01，结清货款。 业务类型： 单货同到 采购入库业务单货同到业务 日常业务处理 1、入库处理（必选） 采购入库是指将供应商提供的物料检验（或免检） 确认合格后，放入指定仓库的业务。 业务处理：在库存管理
4、系统中填制并审核采购入库单 库存系统:入库业务-采购入库单 采购入库业务单货同到业务 日常业务处理 2、采购发票 采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统根据 采购发票确认采购成本，并据此登记应付账款。 业务处理：在采购管理系统中填制采购发票。 采购系统:采购发票-专用采购发票 采购入库业务单货同到业务 日常业务处理 3、采购结算 采购结算是针对采购入库单，根据发票确认其采购成 本。采购结算是生成采购结算单，它是记载采购入库单 与采购发票对应关系的结算对照表。 业务处理：在采购管理系统中执行采购结算。 采购系统:采购结算-自动结算 （手工结算） （自动结算：采购入库单与采购发票：供货单位相同
5、、 存货相同、数量相同） 采购结算后，采购入库单和采购发票显示“已 结算”字样，不能修改和删除，必须先取消采购结 算。取消采购结算在“采购结算单列表”窗口完成 。 注意 采购入库业务单货同到业务 日常业务处理 4、生成入库凭证 在存货核算系统中将入库单记账并生成入库凭证 (1)入库单记账:业务核算-正常单据记账 (2)生成入库凭证:财务核算-生成凭证 采购入库业务单货同到业务 日常业务处理 5、生成应付凭证 在应付款管理系统中审核采购专用发票并生成应付凭证 (1)审核采购发票:应付单据处理-应付单据审核审 核 (2)生成应付凭证:制单处理 - 发票制单制单 采购入库业务单货同到业务 日常业务处
6、理 6、生成付款凭证 在应付款管理系统中付款处理并生成付款凭证 应付款系统:付款单据处理-付款单据录入审核 单货同到业务总结 所涉及的子系统：采购、存货、库存、应付款系统。 填制的原始单据：采购发票、采购入库单、付款单 借：在途物资 应交税费 贷：应付账款借：原材料 贷：在途物资 借：应付账款 贷：银行存款 生成凭证的子系统：存货系统、应付款系统。 日常业务处理 在途存货业务 如果先收到了供货单位的发票，而没有收 到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理 ，待货物到达后，再一并输入计算机做报账结 算处理。也可将发票输入计算机，待货物到达 后，再填制入库单并做采购结算。 日常业务处理 现付业务
7、现付业务是指当采购业务发生时，立即 付款。即以现金或支票付款。 采购业务(现付业务)的处理流程 填制并审核采购入库单填制采购发票 采购结算 将入库单进行记账 生成入库凭证 审核采购发票 生成采购凭证 1 2 3 5 6 物流资金流 现付处理 4 7 实验资料： 2008年6月12日，向益民公司购买键盘350只 ，单价80元，验收入原材料仓库，同时收到专 用发票一张，票号6345，立即以转账支票（支 票号Z02）形式支付货款，记材料明细账，确定 采购成本，进行付款处理。 业务类型： 现付业务 现付业务 日常业务处理 1.在库存系统中填制并审核采购入库单 入库业务-采购入库单审核 2.在采购系统中
8、填制采购发票:采购发票-专用 采购发票 3.在采购系统中进行现结处理:现付 4.在采购系统中采购结算:结算 现付业务 日常业务处理 5、在存货核算系统中记账并生成入库凭证 6、在应付管理系统中审核发票 应付单据处理-应付单据审核 审核 7、在应付管理系统中进行现结制单 制单处理-现结制单 现付业务总结 所涉及的子系统：采购、存货、库存、应付款系统。 填制的原始单据：采购发票、采购入库单 借：在途物资 应交税费 贷：银行存款 借：原材料 贷：在途物资 日常业务处理 暂估入库业务 系统提供了三种处理方式： 月初回冲 单到回冲 单到补差 日常业务处理 暂估入库业务 处理方法 下月初 收到采购发票 月
9、初回冲 红字回冲单 （上月暂估金额） 蓝字回冲单 （发票报销金额） 单到回冲 不作处理 红字回冲单 蓝字回冲单 （上月暂估金额） （发票报销金额） 单到补差 不作处理 报销金额 暂估金额 0 ,生成调整单 报销金额 暂估金额= 0 ,不生成调整单 实验资料： 2008年6月9日，收到益民公司提供的上月 已验收入库的50个主板的专用发票一张，票号 6688，发票单价为620元，进行暂估报销处理， 确定采购成本及应付账款。 业务类型： 暂估入库业务 本月暂估入库业务总结 所涉及的子系统：库存、存货 填制的原始单据：采购入库单 借：原材料或库存商品 贷：应付账款 日常业务处理 月初回冲 填制并审核采
10、购入库单 隔月填制采购发票 采购结算 输入暂估单价 入库单进行记账并生成凭证 暂估处理并生成凭证审核发票并生成凭证 当月 月初回冲是指月初时系统自动生成 与暂估入库单完全相同的红字回冲单， 暂估处理后，系统自动根据发票生成蓝 字回冲单。 日常业务处理 月初回冲 月初回冲业务总结 所涉及的子系统：采购、存货、应付款系统。 填制的原始单据：采购发票 付款单 借：在途物资 应交税费 贷：应付账款 借：原材料 贷：在途物资 系统自动生成的原始单据：红字回冲单、蓝字回冲单 借：原材料 贷：应付账款借：应付账款 贷：银行存款 为什么在采购管理系统中采用手工结算 进行采购结算时，看不到采购入库单？ （注：上
11、月暂估入库业务） 答：看不到采购入库单是由于选择结算范围时 ，没有修改结算日期。 注意 单到回冲 暂估入库处理 单到回冲是指进行暂估处理时，系 统自动生成红字回冲单和蓝字回冲单。 单到回冲 暂估入库处理 1.当月, 货到票未到: 暂估制单 暂估入库单记账 （存货核算） 借：原材料 贷：应付账款 填制暂估入库单 （采购管理） 2.下月，发票到: 蓝字回冲单制单 红字回冲单制单 填制采购发票 （采购管理） 采购结算 （采购管理） 暂估处理 （存货核算） 借：原材料(红) 贷：应付账款(红) 借：原材料 贷：在途物资 单到回冲业务总结 所涉及的子系统：采购、存货、应付款系统。 填制的原始单据：采购发
12、票 付款单 借：在途物资 应交税费 贷：应付账款 借：原材料 贷：在途物资 系统自动生成的原始单据：红字回冲单、蓝字回冲单 借：原材料 贷：应付账款借：应付账款 贷：银行存款 单到补差 暂估入库处理 单到补差是指报进行暂估处理时， 系统自动生成调整单，调整金额为实际 金额与暂估金额的差额。 退货处理操作流程 货虽收到，但未做入库手续 货已收到，并办理部分手续 从入库单角度来看 从发票角度来看 日常业务处理 采购退货业务 货虽收到，但未做入库手续 如果尚未录入采购入库单，此时只要把货退 还给供应商即可，软件中不用做任何处理。 从入库单角度来看，分为两种情况 (1) 入库单未记账 即已经录入“采购
13、入库单”，但尚未记入存货明细账。此时又 分三种情况： 未录入“采购发票” 如果是全部退货，可删除“采购入库单”；如果是部分退货， 可直接修改“采购入库单”。 已录入“采购发票”但未结算 如果是全部退货，可删除“采购入库单”和“采购发票”；如 果是部分退货，可直接修改“采购入库单” 和“采购发票”。 已经录入“采购发票”并执行了采购结算 若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修 改“采购入库单”和“采购发票”，若结算后的发票已付款，则必 须录入退货单。 (2) 入库单已记账 (参考入库单未记账的处理) 此时无论是否录入“采购发票”， “采购发票”是否结算， 结算后的“采购发票”是否
14、付款，都需要录入退货单。 从发票角度来看，分为两种情况 (1) 采购发票未付款 当入库单尚未记账时，直接删除“采购入库单”和“ 采购发票”，已结算的“采购发票”需先取消结算再删除 。当入库单已经记账时，必须录入退货单。 (2) 采购发票已付款 此时无论入库单是否记账，都必须录入退货单。 退货处理操作流程 凭证 凭证 凭证 红字发票制单 （应付款系统） 核销制单 结 算 制单 退货单录入 （库存管理） 退货单记账 （存货核算 ） 退货单审核 （库存管理 ） 借：原材料(红) 贷：在途物资(红 ) 借：在途物资(红) 应交税费(红) 贷：应付账款(红) 借：应付账款(红) 贷：银行存款(红 ) 红字发票录入 （采购管理） 录入收款单 （应付款系统） 审核、记账 （总账系统） 实验资料： 2008年6月15日，发现从益民公司购买的键 盘质量有问题，退回10只，单价80元，同时收 到票号为6364的红字专用发票一张。对红字采 购入库单和红字采购发票进行结算处理，财务 部冲销此业务所涉及的应付账款和采购成本。 业务类型： 采购结算后退货 受托代销业务是一种先销售后结算的采购模式 ，指商业企业接受其他企业的委托，为其
