高效会议开会秘诀PPT培训课件

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1、高效会议秘诀高效会议秘诀 中层经理人培训之 亮亮图文旗舰店 LOGO V1 LOGO目录页 第 2 页 目录页 会议概述会议为什么低效如何提高会议效能 LOGO过渡页 第 3 页 过渡页 第一章 会议概述 LOGO 第 4 页 会议概述 01 第一节 什么是会议 会议 习 学 议 会 讨论、商议 聚会、见面、集会 会议的意思就是人们聚集在一 起，围绕特定主题进行讨论、 交流的活动。 会议是一种群体沟通的方式。 LOGO 第 5 页 会议概述 01 第一节 什么是会议 人类开会的历史可谓是源远流长。 公元前2198年，大禹在浙江绍兴的 会稽山召集了全国的部落首领，庆 功封爵并商讨全国的财政问题。

2、据 说，会稽山原名茅山，因召开此会 而更名。 公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、 蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议 的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐 升高，齐国召开的国际会议的频率和规模 也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“ 文山会海”的祖师爷。 会议起源 LOGO 第 6 页 会议概述 01 第一节 什么是会议 中国的会有多少 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充 满会议的世界。中国的会有多少？从中央到 地方一年要开多少会？这是一个无法统计的 数字。 现代快报2005年7月9日报道了来自会议 市场上的信息：1999年， 北京只有一二百 家服务于会展的专业公司，而2005年竟达到

3、 4000家以上。会议养活了如此之多的服务公 司，形成了滋生腐败的温床。2011年，中国 首个中国会议蓝皮书在京发布，蓝皮书 指出，目前我国每年举办的各种会议多达几 千万个，年均增长20%。 LOGO 第 7 页 会议概述 01 第一节 什么是会议 在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。 对于现在很多商政人士而言，在会议室里度过 一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有 开不完的会。2011年，中国青年报社会调查 中心通过民意中国网和网易新闻中心，对 2223人进行的一项调查显示，53.6的人表 示自己在日常工作中参加的会议过多。 具体而言，57.4的人每星期平均开会2次 以上。受访者中，4

4、0.8的人是企业职员， 30的人是事业单位员工，12.9的人是政 府机关工作人员。另外，只有不到三成的白 领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大 多数白领均表示厌烦开会，甚至有人为此变 成职场“恐会族”。 LOGO 第 8 页 正文 . 第一章 会议概述 01 第二节 会议有什么作用 会议作 用 集思广益 头脑风暴 问题讨论 产生决策 听取汇报 分配任务 融合意见 达成共识 资讯分享 政策宣传 表彰先进 激励士气 先请各位管理者思考一下？ 您答对了吗？ LOGO 第 9 页 正文 . 第一章 会议概述 01 第三节 会议的时机选择 啥时该开会？啥 时不需要开会？ 问题需涉及不同岗位员工或多部门

5、协调解决； 有重要事情需要把参与人集中到一起传达； 领导者需要公开表彰先进以激励士气等。 发起人想从参会者那里获取信息或建议； 发起人想让参会者参与解决问题或制定决策； 领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度； 适于开会的情况 1 2 3 4 5 6 LOGO 第 10 页 正文 . 第一章 会议概述 01 第三节 会议的时机选择 已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论； 会议成本太大，或还有比开会更好的办法； 问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好； 所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围； 发起人对要解决的问题已经作出决定； 大家之间怨气大、敌对情绪浓，开会前需要时间平静。 1

6、2 3 4 5 6 LOGO 第 11 页 正文 . 第一章 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 先请各位管理者思考一下？ 会议有哪些成本？ LOGO 第 12 页 正文 . 第一章 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公 司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看 ，“文山会海”的成本是： 时间 成本 金钱 成本 效益 成本 机会 成本 会议 成本 LOGO 第 13 页 正文 . 第一章 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 时间 成本 时间成本参加会议的人数（与会

7、者的准备时间与会 者的旅行时间正式会议时间会议休息及耽搁时间）。 而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比 例。大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。而且 ，会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎，从而降低了 我们非开会时间的工作效率。 LOGO 第 14 页 正文 . 第一章 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 金钱 成本 金钱成本开会的时间成本与会人员平均每小时的工资 场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿 费等的成本。 LOGO 第 15 页 正文 . 第一章 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 效益 成本 效益成本参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可

8、 以为公司带来的效益。 LOGO 第 16 页 正文 . 第一章 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 机会 成本 机会成本开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而 损失一大笔生意不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户 不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影 响等。 LOGO 第 17 页 正文 . 第一章 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒 目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算 法是：会议成本每小时平均工资的3倍 2开会人数会议时间（小时）。公式中 平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平 均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性 工

9、作，损失要以2倍来计算。因此，参加会 议的人越多，成本越高。有了成本分析，大 家开会态度就会慎重，会议效果也十分明 显。 日本的会议管理 LOGO过渡页 第 18 页 过渡页 第二章 会议为什么低效 LOGO 第 19 页 正文 . 第二章 会议为什么低效 02 哈佛商业评论05年第7期中 有这样的一句话：“任何会议都 是要么富有成效，要么纯粹浪费 时间，二者必居其一。”无效的 会议不仅是一种管理成本的浪费 ，而且也会引起与会者对会议和 公司管理现状的不满，使大家心 生倦怠感，从而降低团队的凝聚 力。 会议为什么低效？ LOGO 第 20 页 正文 . 第二章 会议为什么低效 02 第一节 从

10、会议要素的角度来分析 没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。 没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。 参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。 未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。 思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。 时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 主题 议程 参会人 主持人 记录 时间 地点 LOGO 第 21 页 正文 . 第二章 会议为

11、什么低效 02 第二节 从会议过程的角度来分析 1 会议前缺乏准备 123 没有提前准备好会议议题、议程、会议 材料、参与人、主持人、记录人等 开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习； 没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板 笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。 LOGO 第 22 页 正文 . 第二章 会议为什么低效 02 第二节 从会议过程的角度来分析 2 会议中缺乏控制 气氛紧张、压抑，未能 很好地鼓励大家积极发 言；或领导者一言堂， 没有发掘出全体与会人 员的智慧。 未能很好地围绕主题进 行讨论或发言，出现闲 谈或跑题现象。 未能很好地控制时间

12、 ，如未能及时开始或 拖沓、冗长，未能及 时结束。 与会者相互间争吵的厉 害，未能很好地尊重相 互的意见，甚至出现人 身攻击的现象。 议而不决，没有形 成有效的决策。 没有严格按照会议 的议程进行 1 LOGO 第 23 页 正文 . 第二章 会议为什么低效 02 第二节 从会议过程的角度来分析 3 会议后缺乏跟踪 会议结束后，未对形成的决策或 待完成的工作指定责任人、时限 并进行追踪，这样的会议 也几乎是无任何意义 的！ LOGO过渡页 第 24 页 过渡页 第三章 如何提高会议效能 LOGO 第 25 页 正文 . 第三章 如何提高会议效能 03 日本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”，

13、强化自身竞争力，以期由此带 来利润。在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的标题：“只开有实际 效果的会议!”、“准时开始，最好一小时内结束”、“重点在 实际行动”。 在日产被称为“价值优先”的跨部门会议，不请部长出席。 因为部长是做最后决定的人，如果与会，可能影响讨论方向的内容。 日本的会议革命 LOGO 第 26 页 正文 . 第三章 如何提高会议效能 03 该如何提高会议效能呢 LOGO 第 27 页 正文 . 第三章 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 1 一次会议，最好只有一个主题。可以集中时间和精力，集中有关人员，高 效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题

14、为好。议题越多，参 加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。 议题明确 LOGO 第 28 页 正文 . 第三章 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 2 议程清晰 要有明确的议程及时间分配规则，方好有效控制会议的进程和时间使用， 确保会议高效。 注意：议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避免有 的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思广益 ，积极发掘更多创意。 LOGO 第 29 页 正文 . 第三章 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 3 精选参与人 会议的召开，并不是人越多越好。人多不仅会增加会议成本，延长会议时

15、间，也会增加扯皮的可能性，不容易形成一致的会议结论，也不利于会议 控制。因此，要本着“相关性”和“少而精”的原则，精选参加会议的人 员，不要让不相关的人参加，避免“陪绑”的现象。 LOGO 第 30 页 正文 . 第三章 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 4 指定主持人 无论是何种形式的会议，必须要明确指定会议主持人。会议主持人要严格 按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。 LOGO 第 31 页 正文 . 第三章 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 5 做好会议记录 参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容 则不怎么

16、关心。因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终 决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录。 会议记录的主要内容包括会议的全 部要素（议题、议程、时间、地 点、参与人、主持人、记录人、出 勤情况、发言情况、决策情况、待 追踪事项、会议附件）等。同时， 为了及时贯彻会议的精神，增强会 议时效性，趁热打铁追踪会后的待 完成事项，会议记录要在会议结束 后24小时内完成并发送到与会人员 手中。 LOGO 第 32 页 正文 . 第三章 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 6 合适的时间 上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下 ： 心绪尚且混乱，还需一段时间才 能进入工作状态。不太合适开 会。 最适合调动员工集思广益、头脑风 暴，不断想出新点子、新方法。 员工进入工作状态。最适合进 行一对一的会谈，也是进行业 务会谈的最佳时机。 员工进入