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1、乐至县教育系统档案管理 乐至县教育局 罗洪军 此次培训重要性 中共乐至县委办公室乐 至县人民政府办公室关于加强新农 村建设档案工作的实施意见（乐 委办发201240号） 根据 资档发【2014】6号关于 进一步加强中小学校档案工作的 意见 资档发资档发【20142014】7 7号号 关于关于 印发印发资阳市中小学档案管理资阳市中小学档案管理 办法办法和和资阳市中小学档案资阳市中小学档案 归档范围及保管期限表归档范围及保管期限表的通的通 知知要求，培训档案管理工作。要求，培训档案管理工作。 根据根据 乐档发【2014】4号 关于进 一步加强中小学校档案工作的实 施意见 时 间：2014年03月1
2、4日 (星期五)通 过电子方式已发到全县各中小学邮箱 乐档发20145号资阳市档 案局资阳市教育局关于印发资阳 市中小学档案管理办法和资阳 市中小学档案归档范围及保管期限 表的通知 乐至县二乐至县二 一四年教育工作一四年教育工作 目标任务考核表中档案工作分值目标任务考核表中档案工作分值 已由已由1 1分提升到分提升到 分。分。 2 2 学校档案主要有 ： 文书档案、 基建档案、 财务档案、 根据：关于抓紧做好创建 省级新农村建设档案示范镇验收 准备工作的通知（乐新村档办 20135号） 教师个人档案等。 档案管理工作的内容 一.档案收集 二.档案分类 三.档案排列 四.档案编号 五.档案装订
3、六.档案编目 七.档案装盒 八.装橱 文书档案 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管 理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一 部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布 告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议 记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内 容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理 这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档 案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称 ，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专 门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有 的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念 。 l （一）档案收集工作的内容 1、档案室的收集
4、（归档、平时收 集） 2、档案室的收集范围 （1）.本单位各种门类和载体的档案 （2）.与本单位业务工作有关的资料 （3）.代管与本单位有关的撤销或合 并机关的档案 一、档案收集 l 归档范围，是指在一个单位产生的所有文 件中需要归档的部分。国家档案局1987年形成的 机关文件材料归档和不归档的范围中指出： l凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值 的文件材料均属归档范围。 l 确定归档范围时，应以本单位工作活动为 主，突出本单位基本职能活动和中心工作。外单 l 位 文 件，不 论 是 上 级 同 级，还 是下 级 ， l应以是否与本单位有直接关系，本单位是否需 要办理，即是否参与活动为文件
5、归档的出发点， l切不可搞“有文必档”。不管文件的来源和价值 ，凡是文件都归档，这种做法是错误的。同时， 也不能将有价值的、属于归档范围内的文件遗漏 了。 （二）档案收集工作的意义 l 档案收集工作是整个档案工作中 极为重要的一个环节，做好收集工作 有着十分重要的意义 。 l 1、收集工作是档案工作的起点 l 2、收集工作是衡量档案馆(室)工 作质量的重要标尺 注意事项 l1、收集到有残缺档案，请用A4纸修裱 好。 l2、收集到有大于A4纸档案，请折叠成 A4 l 纸大小。 二、分类 l分类 l 归档文件可以采用年度机 构(问题)保管期限或保管期限 年度机构(问题)等方法进行 分类。同一全宗应
6、保持分类方案 的稳定。 l1.按年度分类 l 将文件按其形成年度分类。 l2.按保管期限分类 l 将文件按划定的保管期限分类。 l3.按机构(问题)分类 l 将文件按其形成或承办机构(问题) 分类(本项可以视情况予以取舍) l 归档文件应在分类方案的最 低一级类目内，按事由结合时间、 重要程度等排列。会议文件、统计 报表等成套性文件可集中排列。 l三、排列 加盖归档章 归档章位置归档章位置：归档章应加盖在每份：归档章应加盖在每份 归档文件右上方的空白位置。归档文件右上方的空白位置。 如没有空白处或不便盖章时，首页如没有空白处或不便盖章时，首页 前附加空白纸盖章。前附加空白纸盖章。 （全宗号）（
7、年度） （室编编件号 ） （机构或问问 题题） （保管期限 ） （馆编馆编 件号 ） 归档章样 （单位：mm） 归档章样 （单位：mm ） l四、编号 l l 归档文件应依分类方案和排列 顺序逐件编号，在文件首页右上端 的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。归档章设全宗号、年度、保 管期限、件号等必备项，并可设置 机构(问题)等选择项 。 例如某某学校 五、装订 l把会生锈的金属除去 l缝纫机左侧轧边、“三孔一线” ；不锈钢订书钉 l装订演示 六、编目 l目录项目，一式两份，目录封面，一式 一份。 目录项目 1、件号 2、责任者 3、文号 4、题名 5、日期 6、页数 7、备注 电子表格 此归
8、档文件目录一式两份 1.界定“件“的范围 （1）正本与定稿为一件; （2）正文与附件为一件; （3）原件与复制件为一件; （4）转发文与被转发文为一件; （5）来文与复文可为一件； （6）文件签批单与正文为一件； （7）会议记录、报表、名册、图册等一 册、本为一件； （8）一个事由紧密联系的相关文件可为 一件； （9）汉文本与少数民族文本为一件； （10）中文本与外文本为一件。 2责任者：一般填写发文机关 3题名：一般填写原文件标题。文件没 题名或题名不完整的，除原题名照抄外， 还应根据文件内容重新拟写或补充题名， 并加“ ”号。（如） 4日期：填写文件的形成时间，用8位 阿拉伯数字标注公元纪
9、年（如2008年4月16 日，应填写20080416）。 5页数：填写每一件归档文件的实际有 效页数。 6备注：填写归档文件需补充和说明的 情况（如文件缺损、修改、移出、销毁、 插入等。如果备注栏内容太多，可用*表示 ，然后在备考表中注明相关内容）。 u文书档案归档文件目录写填式样 归档文件目录 期限期限- -年度年度- -盒号盒号 乐招委2013 33号 件号 责责任者文 号题题 名日 期页页数备备注 乐招委201333号 关于做好2013年全国成人高考工作的通知 1 乐至县大学中 专招生委员会 关于做好2013年全国成人高考工作的通知 201310105 2 乐至县教育工会 通知转发四川省
10、女职工大病互助保险工作的通知 201403048 通知 u文书档案归档文件目录 封面式样 归档文件目录 全宗名称：平泉县档案史志局 全 宗 号：0088 年 度：2008 保管期限：永久 机构问题：人事 七、装盒 l1.归档文件目录 l2.档案 l3.备考表 l4.脊背项目 无酸纸档案简介 l 无酸纸档案盒是各个机关和单位档案 管理部门整理和装订储存文件的装具！通 常无酸纸裱糊制作的档案盒，由于无酸纸 不含酸性另采用国际上先进的AKD中性施 胶工艺、无酸腐蚀，使档案可以长期保存 、不变质、不褪色、具有防虫、防霉等特 点，对装订在盒子内的档案文件没有腐蚀 破坏，使用方便，现在全国都在逐步无酸 纸
11、档案盒替换掉过去老式笨重的纸板档案 盒和牛皮纸档案盒。 文书档案盒 盖 印 档 案 盒 封 面 盒 脊 式 样 *县统计局 50 2008 永久 1 28 1 人事 备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包 括盒内文件情况说明、整理人、检查人 和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件 缺损、修改、补充、移出、销毁等情况 。 整理人：负责整理归档文件的人员 姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质 量的人员姓名。 八、装橱 n 按照档案分类方法和目录装订方式， 将已经整理好的文书档案按次序进行装橱 和上架。 n 不同的分类方法和不同的目录装订形 式，其档案上架装橱的方式也不一样。 二级分类上架装橱的
12、方式如下： 1、文书档案上架装橱方式一（期限年度法 ） 永久永久 2007-20132007-2013年年 3030年年 2007-20132007-2013年年 1010年年 2007-20132007-2013年年 2、文书档案上架装橱方式二（年度期限法 ） 20072007年年 永久永久+30+30年年+10+10年年 20082008年年 永久永久+30+30年年+10+10年年 20092009年年 永久永久+30+30年年+10+10年年 档案柜：属办公家具系列。即用来保存档案资 料的柜子；是比较传统的保存档案的装具，通常是 指带盖的箱子和有门的柜子。一般以木材或金属制 成，有的还
13、做成组合式，分开为箱，叠放成柜。其 优点是能有效地防尘和阻止其他有害物质的侵袭， 而且搬运挪动便利；缺点是造价高，占据库房有效 空间大，单位面积存储量小。 档案柜 金属制档案柜优点： 防火、防潮、防鼠、 防尘、轻巧 。 科技档案 科技档案是科学技术档案的简称 ，是在自然科学研究、生产技术、基 本建设等活动中形成的应当归档保存 的图纸、图表、文字材料、计算材料 、证书、声像资料等科技文件材料。 科技档案的种类 1.工业生产技术档案 2.农业生产技术 档案 l3.基本建设档案 4.设备档案 l5.科学研究档案 6.医疗卫生档案 l7.天文档案 8.气象档案 l9.地质档案 10.测绘档案 l11.
14、地震档案 12.水文档案 l13.环境保护档案 项目档案案卷封面和脊背填写 档 号：档案的编号 案卷题名：应简明准确揭示卷内文件的内容 立卷单位：案卷的形成单位 起止日期：卷内文件的起止日期 保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单 位的角度确定 是永久、长期、短期 密 级：文件自然形成的绝密、机密和秘密 依据保密规定填写。没有密级的可不填 写，不能写“普通”、“无密”等字样 保管期 限 档号 案卷题 名 （案卷脊背式样 ） 项目内容 用碳素墨水直 接写在脊背上 。 填盒号 填写：短期、长期、永久 如：乐至县某某学 校新建学生食堂（ 综合类） 填写：如2012 照片档案 1.文字说明基本内容包括
15、事由、时间、地点 、人物、背景、作者(摄制者)等。 l2.编写文字说明的要求： l(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全 部信息，标注项目正确齐全； l(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编 写文字说明。 l(3)文字简洁、语言通顺； l(4)时间用8位阿拉伯数字表示。 文字说明的编写 l 所谓光盘档案是指利用激光进 行图像、声音信息写入和读出的具有 参考、凭证、艺术价值并归档保存的 一种圆盘形记录载体。 l光盘档案的概念 光盘档案 光盘档案说明样式（每张光盘详细说明） 全宗号 目录号 分类号 卷 号 盘 号 光 盘 名 称 刻录人 刻 录 日 期 教师个人档案 教师个人档案是记录一个人的主要 经历、政治面貌、品德作风等个人情况 的文件材料，起着凭证、依据和参考的 作用，在个人转正定级、职称申报、办 理养老保险以及开具考研等相关证明时 ，都需要使用档案。 根据县档案局领导提示：教师个 人档案也可用科技档案盒装 第五章 法律责任 第二十四条 下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政 管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接 责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任 ： （一）损毁、丢失属于国家所有的档案的； （二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的； （三）涂改、伪造档案的； （四）违反本法第十六
