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1、2012年秋电大行政管理专科办公室管理期末复习指南第14页 共14页第一部份 期末复习重点范围第一章 办公室实务概述1.掌握：文员使用的办公器械，传真机的使用，复印机的使用，录音机的使用，投影机的使用，数码相机的使用P132.掌握：办公室和接待室的管理。P24第二章 文员实务1.掌握：管理好文员自己的时间P31，学会节约开支。P332.掌握：受意方法P37，分工方法与合作方法。P403.重点掌握：请示方法和报告方法P35，计划方法和总结方法。P36第三章 电话、电子通讯掌握：电话接打。P42第四章 邮件收发1.掌握：邮件的拆封。P642.掌握：邮件的处理。P663.掌握：上司不在时邮件的处理。
2、P684.掌握：邮件寄发前的准备。P705.掌握：电子邮件的制作、发送、接收，电子邮件管理的注意事项。P74第五章 接待实务1.掌握：初见来访者时，传达，引见，介绍时的礼节，接待，送客与会后的整理。P832.掌握：内宾接待的一般程序与内容，外宾接待的一般程序与内容。P103第六章 信访实务1.掌握：来信受理程序，承办来信注意事项。P1062.重点掌握：来访接待程序，接待来访的注意事项。P1103.掌握：来电的接听与处理。P112第七章 会议及会谈实务1.掌握：议程表制作和执行方法，会议通知的写法和传达方法。P1242.重点掌握：会议资料的准备。P1273.掌握：接待事务，会场的管理及茶点招待，
3、会议中的电话或来访者，宣读和做会议记录，遵循会议议程的顺序规则。P1324.掌握：会议记录的制作方法，会议记录的内容和格式，修改会议记录，为会议记录编制索引。P1355.重点掌握：会议结束后的处理，会议后的工作，会议业务的检查和总结。P1406.11.掌握：办公会议，代表会议，联席会议，学术会议，新闻发布会、记者招待会，报告会，座谈会，国际会议，电话、电视会议，签约仪式。P152第八章 日程安排掌握：日程安排的意义。P168第九章 差旅事宜掌握：订票，预订飞机票，预订火车票，预订旅馆。P192第十章 照料上司身边琐事掌握：便利上司处理业务的工作，上司的主体工作与私人工作的调整，文秘人员对上司主
4、要工作的辅佐。P205第十一章 交际与礼仪1.掌握：握手，名片使用。P2132.掌握：各种婚丧喜庆，信息的收集，交际业务应该注意的事项。P216-2283.掌握：丧事及处理的方法，吊唁时的衣着。P228第十二章 办公室用语1.掌握：接待用语的使用。P2372.掌握：说话的要领，说明的方法。重点掌握：报告的方法，说服的方法，拒绝的方法。P2383.重点掌握：听的要领，指示的接受法，忠告的接受法。P246第十三章 印信、值班工作掌握：保密的范围，保密工作的内容。P263第十四章 文书与档案实务1.掌握：公文性文书的种类。重点掌握：公文的格式。P2742.重点掌握：收文处理，发文处理。P2763.掌
5、握：档案收集的对象和制度。P2814.重点掌握：档案的保管和利用。P2825.掌握：文书归档新规则的主要内容。重点掌握：新规则下文书归档的基本程序和方法。P291第十五章 电子归档实务1.掌握：电子文件的收集和积累。P3022.掌握：电子文档传输的方式，电子文档传输中应注意的问题。P2053.重点掌握：电子档案的利用管理。P318第三部分 综合练习题一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）1以下哪些不是办公室事务管理的特征（决策性 ）2文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的（ 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 ）3文员必须管
6、理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 ）4以下哪种接打电话的行为是不正确的（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 ）5邮件的寄发不要考虑以下（D爱好）因素。6办公室人员在社交活动中应如何选择话题，（A有共同利益的话题）属于合适的话题。7文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（A初次写信，或有过激言行的）8文员做会议记录时，可以在会议记录中（C与发言者用词不一致但意思完全一致）9以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（C圆桌型）10在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一
7、是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B说话的技巧），了解要求约会者的心理。11文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（B传达可以根据上司主要意思， 榕人自己对问题的意见）12以下关于文员管理好时间的说法， 哪一个是不正确的？（D把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做）13有时应上司要求， 文员参与会见或会谈， 以下哪些内容不是文员的任务？（B发表意见）14传真机最好用来传送以下哪种邮件？（A一般的图纸）15文员打印寄往欧美国家的信封， 收信人内容的打印顺序应该是（C姓名、部门、地址、国名）。16下列接受名片时唯一正确的做法是（A接受名片时要用双手）。 17以下哪一种类型适
8、合自由谈话， 或是收集创意的会议？（B圆桌型）18按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是（A个人区）。19文员协助举行宴会时， 不用考虑（B有无休息室）。20上司参加各种应酬和会议， 有时需要更换服装， 文员应（B有无休息室）。21在办公室的布置方面，（A离入口最远）的位置是上座。22在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合时宜？（B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）23文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力）24为了防止办公室出现“瓶颈现
9、象”，下列做法中，哪项工作应该改进？（A工作人员工作尽可能专门化、单一化）25以下哪些接打电话的行为是不正确的？（A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）26在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（D“台安”、“钧安”）。27按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是（A个人区）28文员做会议记录时，可以在会议记录中（C与发言者用词不一致但意思完全一致）29上司决定参加某个会议时，文员不应该（D只在便笺上写好会议名称 ）。30在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重
10、缓急；另一是具有（B说话的技巧），了解要求约会者的心理。41办公室布置要注意（D各种沟通、保密） 42在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（A接通电源可立即复印操作）43文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的（B应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同 ）44为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（D工作人员工作尽可能专门化、单一化）45文员在收取邮件时，不正确的做法是（D为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情）。46下列接受名片时唯一正确的做法是（ A接受名片时要用双手）。 47在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（C作会议记录时离开会
11、议室接听电话）48以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（B由过程先说）49上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A通知上司家人把衣服送达）50接受忠告的反应应该是（D切勿感情用事）51以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（C选择复印倍率来决定复印纸尺寸 ）52文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的(B办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理）53以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（D录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音）54文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（A定好目标，把想做或需要做的事情写下来）55以下接打电话的行为中，哪一项是不
12、适宜的（D如果已经回电，但没打通，切记要再联系）56以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（D会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好）57文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的（A准备旅行计划和旅馆信息）58以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（A用后跟着地走路 ）59以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（D午宴一般不设固定席位，以便于客人社交）60上司决定参加某个会议时，文员不应该（B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料）61文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ C姓名、部门、地址、国名）62
13、有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（B发表意见）63邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致（D应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办）64以下哪些接打电话的行为是不正确的（ A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）65文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（ D如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）66以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（D名片只能当面递送，寄去是不礼貌的 ）67文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A下级单位报送的报告、统计报表等）68值班人员不应该做以下哪类事情（A
14、签发文件）69接受忠告的反应应该是（D切勿感情用事）70.文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名，地址应该打印在（。左上角）71在办公室里，（A离入口最远）的位置是上座。72文员如果误拆了非本公司的信，应该（A 在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去）74会议中有时有人回要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（D 征求主持人意见，停止笔录，关录音机。）75在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（C。听话的能力），了解要求约会者的心理。76当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（D。长证
15、消息的可靠性）77以下餐巾的使用方法是正确的（A 中途离坐，把餐巾放在椅子上）78上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A 通知上司家人把衣服送达）79文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围，（A归档时间）和归档要求80以下关于握手的礼节，不正确的是（C双方有很多人时，可以交叉握手）。81文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（A初次写信，或有过激言行的）。D没有具体内容的匿名信82文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（C处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办）。83在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（C作会议记录时离开会议室接听电话）84文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（C会议场所
