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1、邮件使用规范培训 目录 邮件标题 称呼与问候 邮件正文、发送抄送和密送 邮件附件 目录 邮件对象 邮件回复 主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意 义的主题行,可以让收件人迅速了解邮件内容,并判断其重要 性。注意以下几点: 1.不要空白标题! 2.简短,不要冗长 3.一封信只针对一个主题 4.回复对方邮件时,可根据回复内容需要修改标题,不要“RE RE RE” 5.不要有错别字!发邮件前请检查确认后再发出 邮件主题 错误示范: 无主题还敢抄送上级。 。 哪个无人门店?谁入职 ? XXX怎么了,请假?调店 ?需要介绍信?。 XXX 称呼与问候 1.邮件开头要称呼收件人,这样显得
2、礼貌,同时也提醒收件人,这封邮件是面向他的, 要求其给出回应;如果收件人是多人,可称呼“大家”、“ALL”; 2.对外邮件,如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“X总”;如果不清楚职务,则按通 常的“X先生”、“X女士”称呼,但性别要搞清楚;公司内部的邮件,除了面向总经理、副 总等领导之外,提倡友好平等沟通,直接称呼名字即可; 3.对于不熟悉的人和职位比自己高的人不宜直呼姓名,也不要直接Dear 4.最简单的开头写一个“您好”,结尾写一个“谢谢” 恰当的称呼收件人 开头结尾最好要有问候语 1.最简单的开头 “Hi”或“你好” 2.结尾常见的是“Best Regards”或者“祝好”、“祝顺利”
3、 1.email正文要简明扼要,行文通顺 简明扼要说清楚事情 如果具体内容确实很多,正文应只做摘要介绍,单独挂个附件进行详细描述。 2.注意论述语气 根据收件人和自己的熟络程度、邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以 免引起对方不适; 尊重对方,例如“请”、“谢谢”; 你的email可以轻易被转发给他人,因此对别人意见的评论必须客观。 3.多用1234列表,将事情说明清楚 4.一次邮件交代完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整,并在邮件发送之前回顾内容,非特殊情况下尽量不 要过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件。 5.合理利用图片、表格等形式辅助表述
4、 对于带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚,可以配合图表加以阐述。 6.合理提示重要信息:不要动不动就大写加粗彩色底色下划线,强调重点即可。 邮件正文 正确示范: 1234列表式,条理清晰 强调部分用颜色进行区分 一次交代完整信息 1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题,理应对邮件予以回复 2.CC的人只需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以回应 3.BCC是秘送,收件人不知道你给BCC的人发了邮件,用在非常规场合 4.TO、CC的收件人排列应遵循一定的规则,比如按部门排列、按职位从高到低等 5.只发给有需要的人 6.转发邮件要突出信息 发送抄送密送 1.及时回复
5、 除公司群发的通知/制度/公告邮件外,收到他人的email后,必须及时回应,若对方将你设置 为“抄送人”,可视邮件内容和具体情况选择性回复; 如果事情复杂,你无法及时给出确切答复,至少应及时回复说“收到,我们正在处理,一旦有 结果会及时回复,请您耐心等待”。 如果你正在出差或休假,应该设置自动回复功能,以免影响工作。 2.进行针对性回复 当回件需要答复问题时,最好把相关问题抄到回件中,然后附上答案,让对方一次性理解,避 免在反复交流,浪费资源。 3.不要就一个问题多次回复讨论 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚,此时应电 话沟通后再做判断, 对于较复杂的问题
6、,多个收件人频繁回复发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件不适阅 读,应把之前讨论的结果进行小结,删减信息,突出有用的信息。 邮件回复 错误示范: XXX : 确认啥?底薪到底 多少?模板到底给 不给? 1.如果邮件带有附件,应该在正文提示收件人查看; 2.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时(比如附件一是什么、 附件二是什么); 3.附件数目较多时,应该打包压缩为一个文件; 4.注意附件的命名。 邮件附件 错误示范: 图片也需要命 名,一张还可 以忍受,但是 如果发多图, 绝对要命名! 一直强调挂附件,但一直被遗忘,严 重影响收件人办事效率。 汇报工作 邮件对象:领导 请求批
7、示 转发资料 1.简明扼要汇报结果 2.提纲要说明白,如果需要细节请写在附件里 3.不要忘了附件! 1.如果领导完全不知道事情的来龙去脉,请补充背景资料 2.提出问题的同时,尽量给出自己的解决方案 3.紧急事件直接打电话 请写清主题,领导会根据其重要性决定什么时间看邮件 请求协助 邮件对象:同事 跟进处理 转发资料 1. 写清楚事情、需要谁处理、什么时间点解决 2.如有附件截图等,请附上,注意将图片做成最小格式 3.如果有统一模板,别自己创造 4.如果跨部门请求协助工作,请通过部门经理或接口人发起 1.事件描述要清晰,时间点要明确,跟进及解决人名单联系方式要齐全 2.如果重要或紧急事件,邮件发
8、出后要电话跟进,时间点前未收到反馈结果要跟进,避免不能 按时完成工作 1.原则上所有资料都要保密,不得随意转发 2.如部门外的同事索取文档,需请其向部门经理或接口人提出请求 3.如获权对外发资料,请将资料转成PDF等不可修改的格式。 其他提醒 1.关于字体: 尽量使用微软雅黑10号或者五号字体,字号可根据突出主体变化,但字体一定要一致 ! 2.文字颜色: 正常情况下使用黑色文字,需突出的重点可使用其他颜色,一封邮件最好不要超过3 种颜色,这不是海报 3.结尾的签名: 邮件结尾写签名是必要的,但是签名内容不要过多,最好不要超过4行 有人喜欢写一句短语,你的座右铭可以,公司的口号也可以,但请不要写鸡汤类如“ 你若安好便是晴天”这不是QQ空间 签名的字体要与正文一致,字号一般要比正文小一些 4.Double check 你的邮件!发错人、挂错附件、写错别字、撤回都显得很低级! 清楚发邮件的规范, 并应用在日常邮件中。