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1、第六讲 展会现场服务和管理 管理 *1 展品运输服务与管理 一、展品运输代理服务与管理的工作内容 1、展览运输包含的内容 展品，展架，展具，布展用品，道具， 维修工具，宣传资料，招待用品 2、展览运输的方式 运输代理 Date2 二、国内运输代理 工作环节：展品集中与装车长途运 输接运和交接掏箱和开箱 1、展品集中和装车 2、长途运输 3、接运和交接 4、掏箱和开箱 Date3 三、国际运输代理 1、运输方式 路线分三段： 第一段，参展商所在地将展品及展具路运到参展商所 在国的港口； 第二段，从参展商所在国的港口运到展会所在国的港 口； 第三段，从展会所在国的港口运到展会所在地 运输方式： 水
2、运（海运，内陆水运）、空运、陆运（火车、汽车 ）、邮递、快递、自带 Date4 2、有关文件 明确告知参展商提供各种文件的具体时间 展览文件 展品及相关物品清单，展品安排指示书，需送海关审查的特殊物 品样本和清单，发票 运输单证 装运委托书，装箱单，集装箱配装明细表、提单、运费结算单， 委托回运通知书（需回运） 海关单证 报关函，清册，进口许可证，发票 保险单证 展品和道具险，第三责任险，展出人员险，一切险（运输） Date5 3、报关 进口报关，出口报关 进口报关的方式 ATA单证册方式 只在ATA公约成员国之间使用，展会结束后货物必须回 运； 能缩短报关时间，简化手续，节约成本 保税方式
3、经海关批准，暂不征税。 海关在展会现场设立临时监管区，进行监督检查 展品不能带出保税现场 Date6 再出口方式 预先交纳和关税相同的保证金，展会结 束货物再出口后，取回保证金 货物不能随意出售或处理 进口方式 按进口商品处理，交纳关税 这种方式，参展商可以随意处理展品 Date7 进口报关程序 进口展品备案进口展品申报、查验 展品转关进口展品复运出境、处 置核销 Date8 四、展品运输管理 1、选择运输代理商 对运输代理商实行准入制度 可以只指定一家运输代理商，也可以指定多个代理商 2、做好时间安排 展会主办单位根据布展和开幕日期，安排好运输时间，并向运 输代理和参展商公布。 运输时间要提
4、早安排（交箱日期、办理手续日期、发运日期、抵 达目的地日期、到达会展场馆日期、回运日期等） 注意协调，让展品按预定时间到达，不宜过早，更不能过晚 3、运输线路和运输方式 督促运输代理安排最佳的运输线路和运输方式，确保运输代理提 供最好的服务 Date9 4、包装要求 办展单位要和运输单位一起规定好运输包装的要求 ，以便搬运和装卸 运输包装要按规定标识、标注，标注的内容包括： 运输标志、箱号、尺寸或体积、重量、展会名称、展 馆号、座位号、收货人名称和地址 5、费用问题 运费：参展企业所在地路运费及杂费，发运地仓储费 ，港口、机场、车站费，运输费及杂费，装卸费，至 展馆运费，掏箱费 6、保险 督促
5、运输代理体现参展商注意投报有关险种。一切险 7、对运输代理的现场管理 实行“运输车辆准入证”管理，规定好运输车辆进出展 会现场的时间、路线 Date10 会展运输注意事项 全部或部分展品未及时运到 展品因包装不好而破损 缺少单证 包装箱出现问题 运输方式导致的问题 巡回展的运输 Date11 布展和撤展管理 一、布展期间的主要工作 1、对与服务商等有关的工作的协调和管理 对展会现场进行规划，对参展商、搭建商进行协调工 作，为展会的开幕做好筹备工作。 主要工作内容： 布展前：到管理部门办理有关手续；与各服务商协调 和沟通；争取其他部门支持 布展期间：展位画线；地毯铺设；参展商的接待；展 位搭建协
6、调；展位楣板的制作、安装、核对；海关现 场办公；现场安全保卫；现场施工管理和验收；消防 和安全检查；现场清洁和布置垃圾的处理 Date12 2、展会整体现场布置 开幕式布置 布置好展会的背板、门楼或展会横幅 布置好现场空飘气球或其他广告牌 布置好表演场地 序幕大厅布置 展馆、展区和展位分布平面图 各服务网点分布图 各参展企业及其展位号一览表 展会简介牌 展会参观路线指示牌 展会宣传推广报道牌 相关活动告示 Date13 提示牌设置 显眼地方布置 各展馆（展区）展览内容提示牌 参观线路指示牌 本区服务网点提示牌 至其他展馆（展区）的路线提示牌 本展区及其展位号一览表 嘉宾休息室布置 咖啡、茶水、
7、小点心 展会介绍资料 服务人员 各服务点布置 设置网点集中处理参展商展具租赁、用水用电的额外申请、翻译 、通讯、信息咨询等 Date14 二、撤展期间的主要工作 工作项目： 1、参展商租用展具的退还 2、展品的处理 3、展位拆除 4、展品出馆管理 5、展场的清洁 6、撤展安全保卫 【知识链接4-2】 Date15 三、对展位搭建商的基本要求 展位搭建商的职责： 为展会提供标准展位的搭建 水、电、气等动力设备的预订及安装 展具租赁 为主办方提供大会整体布置（拱门、指示牌） 为提出特殊要求参展商提供如标摊变形、紧急加装 、施展等服务 对展位的安全维护 Date16 四、指定展位搭建商的基本方法 1
8、、对搭建商的考查 考查内容： 技术的全面性 搭建商的经念 搭建商的报价 对展览场地及设施的熟悉程度 展位维护服务 Date17 2、选择搭建商的方法 公开招标 选择招标 两阶段招标 Date18 专业观众服务与管理 一、专业观众登记与入场 1、设置观众登记柜台 在展馆的序幕大厅或观众进馆大厅设置 可对专业观众柜台和通道分类管理。可分为“持有邀 请函观众登记柜台”和“无邀请函观众登记柜台” 分类管理的好处 减少观众登记现场工作量，提高登记效率 观众不必长时间排队等候登记领证 展会录入观众资料更容易、更准确，方便客户关系 管理 Date19 2、填写登记表 没有邀请函也没有在网上登记申请的专业观众
9、，现 场填写登记表 有邀请函或者网上登记过的专业观众，现场读取客 户编号即可 观众登记时的注意事项： 专人负责，保持秩序井然 提交资料尽量完整准确 现场录入主要信息，其他信息展后录入 提交资料妥善保存，以备核校 现场工作人员要好，行动要迅速，对展会有较深了 解 【案例分析4-2】 Date20 3、办理证件 4、检查证件或门票 在入口处，对证件上的条形码（或磁卡）扫描 5、领取参观指南 参观指南内容p110 6、免费赠送或出售会刊 免费赠送对象：与本展会主题相关的行业协会、商会、外国驻 华机构及所有参展商，部分专业观众 出售对象：专业观众（定价50-70元人民币） 7、参观引导 设立指示牌 重
10、要客商，安排陪同人员 Date21 二、对专业观众的服务 1、现场咨询 设立单独的观众接待台，提供咨询、处理投诉服务 2、贸易配对服务 包含的内容： 观众进行在线登录时， 选择感兴趣的展品类别，展会组 织者将根据他们 的兴趣提供相应的参展商名单和产品信息 专业观众在展览会网站上浏览参展商 名单， 寻找他们 感兴趣的参展商和产品 观众随即可约定与公司某一参展代表的现场会谈 3、餐饮、休息和娱乐活动 在展会现场设置一定的餐饮服务柜台，设置专门的休闲、 娱乐场地 【案例分析4-3】 Date22 开展中的服务与管理 一、参展商行为管理 依据参展合同参展手册，对其违规行 为及时纠正。 常见的违规行为：
11、 1、转让或转租（卖）展位 2、从事现场物品买卖活动 3、提前撤展 4、促销活动影响其他参展商 Date23 二、安全管理 1、消防安全（的要求）p113 【知识链接4-3】 2、人身安全 要求参展商为参展人员购买“第三责任险”、“展出人员险” 要求展位搭建商购买相关险种 3、展品安全 现场安排专门的保安人员场内巡逻，协助参展商保护展 品安全 提醒参展商购买有关险种 4、公共安全 专门的保安人员24小时巡逻 制定危机处理的流程及有关应急预案 Date24 三、新闻管理 1、新闻中心的布置 现场设置新闻中心 新闻中心的配置：电脑、传真机、写 字台、纸笔、茶水、咖啡、小点心、展 会资料 Date2
12、5 2、新闻管理 安排专门的新闻主管，负责展会的官方信息发布， 并接受采访 给媒体记者发放“新闻袋”（开幕新闻稿、展会背景 介绍、展会亮点、展会有关数据、相关活动安排、会 刊、参观指南、小礼品） 有意识地引导安排媒体记者对展会各个侧面进行报 道和深度采访 及时收集整理相关报道，发现偏差，及时纠正 Date26 四、证件管理与门票 1、常见的证件 贵宾证；参展商证；筹（撤）展证；专业观众证；记 者证；工作人员证；车辆通行证 2、证件管理注意事项 版面设计与展会风格一致 便于区别管理 区别展会：展会标志和色彩 区别参与者身份：色彩 证件发放要规范，确保一人一证，人人有证，人证相符 明确制定管理规范
13、。 包括证件的申办和审核程序，证件的种类和适用范围，证件的使 用规定，证件被盗用后的处置规定 采用信息技术管理。 条形码管理，指纹证件 Date27 五、展区保洁服务 布展是产生的垃圾，由搭建商负责 开展期间产生的垃圾，通道及公共区 域，由主办方负责，展位的清洁由参展 商负责 撤展时要求参展商及时撤离自己展位 内的搭建物和物品 Date28 六、展会酒店服务 1、主办方自行安排 和宾馆、酒店签合作协议，作为展会接待酒店 选择离场馆近的，信誉好的酒店；提供高中低不同 档次的酒店以供选择 通过“参展手册”、“服务指南”将酒店基本情况告知 参展商和专业观众 2、指定旅行代理商 指定旅游公司为参展商和专业观众提供酒店、票务 、旅游和订车服务 指定的旅行代理商要在展会现场设立接待台 3、委托专业代理机构 优惠的价格、专业的服务 Date29 七、现场餐饮和旅行接待服务 1、现场餐饮 指定餐饮代理商负责供应展出期间的餐饮 为有需要的来宾提供清真餐和其他特殊要求的餐点 2、旅行接待服务 如何选择展会旅游代理 考察公司的实力和服务水平，接待能力，收费标准， 个性化服务 Date30 八、现场咨询服务 1、显眼位置设立咨询服务中心 2、显眼和便利的地方设置电脑和电子触 摸屏 3、咨询服务人员要充分了解各种有关信 息 【案例分析4-6】 Date31
