商务管理培训.

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1、2011货物管理培训 王娟 2011.9.26 货物管理涉及的制度 合同管理办法 订单管理办法 销售发票管理办法 返单管理办法 市场货物管理办法 订单信息 （名称、品规、 价格、 发运信息等） 返单有效 签收 资信评估表 合同 发票开具邮寄 签收入账 货物流向、 库存、等管理 一、合同管理办 法 此页为内页背景，在母版编辑视图下，双击白色区域选择填充图片，填入背景图（1024*768） LOGO 合同管理办法 1、合同签订的前提条件：提供意向客户评估 表 2、合同的分类：商业购销协议、代理 销售协议、用药协议、现款协议 、医院小协议样本五类。 3、合同签订时间期限：商业合同一年、医院 合同不限

2、 4、回款期限：商业不超过60天，医院不超90 天 此页为内页背景，在母版编辑视图下，双击白色区域选择填充图片，填入背景图（1024*768） LOGO 合同管理办法 5、合同的其他规定： 必须使用公司同一版本，特殊情况与商务部专 人沟通 返单的签收需要严格执行合同约定的签收章、 人员。 遇国家政策及招标影响现有合同价格 ，中心 填写定价函，客户需盖章确认 此页为内页背景，在母版编辑视图下，双击白色区域选择填充图片，填入背景图（1024*768） LOGO 一、订单管理办 法 订单管理办法的内容： 1、订单的接收 前期：纸质订单 目前：纸质+ERP 目标：ERP 2、订单的审核 订单种类的审核

3、：赊销客户、现款客户 订单内容的审核：品种、规格、价格、数量 3、订单的执行 订单的时间化管理 订单的区域化管理 订单的数量化管理 超资信客户的管理 订单管理办法-订单的接收 1、纸质订单： 商务部专机0532-88702391接收订单 2、ERP订单： 有条件的中心、办事处需依照ERP操作 规程同时网上制作订单 订单管理办法-订单的审核 1、订单的种类审核： 赊销客户： 资信评估表、合同 要严格执行合同内容，主要是开票名称 、品规、价格、收货地址、收货人、发 运信息、回款周期 订单管理办法-订单的审核 1、订单的种类审核： 现款客户： 前提:款到发货 新客户：中心填写定价函，依次审批 老客户

4、：收到电汇单后要和以前的发货 记录核对，无误后再发货 订单管理办法-订单的审核 订单的内容审核： 1.赊销客户订单必须要有开票单位盖章 2.客户收货地址、联系人、电话缺一不可，要与合同一致。 3.订单的品种、规格、价格与合同一致， 4.重点是品规的审核，遇到50ml、1000ml、糖盐、10糖及一 些不常用的品规要格外注意，核实后才能发货；突然该品规 增量占到20%，也要与中心或者客户核实后，才能发货；核 实无菌装、普通装。 5.订单的备注信息：包括到货时间、所带物品（输液贴、补漏 等），如商务反馈在客户要求的到货时间内不能到货的，要 第一时间通知客户，与客户沟通后，再次确认到货时间，并 通知

5、商务部 6.遇到紧缺的品规，要在第一时间和客户沟通再次确认最低 发货量 7、下单人员-50元，商务经理-100，直接责任人承担运费 订单管理办法-订单审核的注意问题 1、为及时抢占赊销客户，营销副总暂批 的订货单，要在客户客户第二次订货之 前必须将签订的合同寄回公司 2、新客户或新品规空运的费用由中心承 担，老客户或者老品规发空运的，运费 由中心经理承担。 3、不能及时签章的赊销订单，须中心经 理及经办人共同签字有效，并在下次发 货前补签 订单管理办法-订单的执行 1、订单的时间化管理 2、订单的区域化管理 3、订单的数量化管理 4、超资信客户处理 订单管理办法-订单的执行 1、订单的时间化管

6、理 山东省外的订单至少要提前两天下达， 山东省内除青岛市立、青医西、妇儿、 中心医院外需提前一天下达。 订单管理办法-订单的执行 2、订单的区域化管理 在同一中心、同一区域的客户要安排在 同一时间发货 后期目标是不同中心、同一区域客户要 同一时间发货。 订单管理办法-订单的执行 3、订单的数量化管理 商业公司100件起送货 订单管理办法-订单的执行 4、超资信客户处理 首先回款 其次落实回款计划，并跟踪 订单管理办法-订单的执行 其他问题的处理： 首次进药客户只提供平面送货服务，如 有特殊要求需销售中心提报申请，注明 是否 需装卸服务、 是否需要摆库、上下 楼或送科室。 是否要带垫装卸费，费用

7、标准是多少 有无禁行路线、多大车能通过、周六周 日是否能够收货。 赊销客户通过合同来约定事项 二、ERP订单的制作过程 ERP订单的制作过程 一、审核订单 二、制作订单 ERP订单的制作过程 一、审核订单 中心订单人员收到客户订单后，检查订 单的开票名称、地址电话、收货人、品 规、数量、单价、订货章是否合格。不 合格订单退回客户重新填写，合格订单 按照操作规程录入系统。 ERP订单的制作过程 二、制作订单 1、使用个人用户名密码进入浪潮营销协同网 2、点击订单制单进入制单界面 3、在售达客户处选取对应客户名称 4、无此客户需询问是否新增户，现款客户提报定价函 ， 赊销客户需签订合同、资信评估表

8、 5、选择对应产品规格 6、检查含税单价是否正确 7、若无单价，询问是否新增品规，现款客户提报定价 函，赊销客户签订补充协议 8、检查合计金额、品规无异 9、点击保存单据、提交审批 三、 销售发票管理办法 销售发票管理办法 1、开具发票需提供的信息 2、发票的开具及签收 3、特殊业务发票的处理办法 4、发票的作废和丢失 销售发票管理办法 1、开票发票需提供的信息 客户名称 纳税人识别号（医院为组织机构代码） 开票电话 开票地址 开户银行 开户账号 备注：邮寄发票地址、收票人、开票形式（票 随货走、按流向开、综合月开、单品规开、单 批号开） 开票资料变更 销售发票管理办法 2、发票的开具及签收

9、开票时间： 票随货走：即时开具 邮寄发票：发货两个工作日内 按流向开票：中心提供数量、品规、批号 、 单价、合计金额，一般采用提货 单的形式 销售发票管理办法 2、发票的开具及签收 发票的签收： 盖章或签字，正楷填写、字迹清晰、工 整 商务部录入系统 每月3号商务部下发确认函，7号前中心 与客户确认入账事宜，并签字回传。 销售发票管理办法 3、特殊业务发票的处理措施 当月退票 （仅商业） 补货； 发票在下次发货冲减 开票之日起 90天内客户提供拒收证明 ，发 票退回红冲处理 开票之日起 90天外客户，税务机关提供的 开具红字发票申请单 ，商务部开具负票 以上发票处理措施需在退调换货申请表中注明

10、 销售发票管理办法 4、发票的作废与丢失 作废：由于客户或销售人员原因，发票在 90 天内未认证或未配合我公司办理开具红票导致 发票作废的，相应税金由客户承担，客户不承 担的由直接责任人承担，中心商务经理（中心 经理或办事处经理 ）负激励50元/次。 丢失：由于客户或销售人员原因导致发票丢失 的，税金由客户承担，客户不承担的由直接责 任人承担，中心商务经理（中心经理或办事处 经理 ）负激励100元/次。 四、 返单管理办法 返单管理办法 返单签收的标准 合格的返单是盖客户开票章，或者是合 同、委托书约定的收货公司章或收货人 。 返单管理办法 返单签收章（人）的确认 1、首选合同约定的开票单位章

11、 2、其次合同约定的签收公司 3、合同、委托书约定的签收人。 返单管理办法 返单签收的流程 1、商务专员即时将新增的合同签收公司 或收货人录入系统。 2、物流部每月25号前将返单返给商务部 后，商务部将上月的提货单号全部导出 ，将物流部提供的返单逐一审核登记。 不符合合同约定的、没有盖客户开票章 或者收货客户章的30号前列出明细，返 给物流部重新签收。重新签收的返单与 下月25号的返单一起按时返回。 返单管理办法 调货返单的处理： 按照调货要求调货后，跟踪调货返单， 当月寄回 外库返单的处理： 按照客户实际要货明细制作手工发货凭 证，每月底邮寄至商务部。 返单管理办法 无返单客户（不符合规定）

12、的处理 每季度列出客户名单，交财务部出具询 证函。 五、 市场货物管理办法 市场货物管理办法 目的 为避免不良库存发生，杜绝形成过期产 品，降低物流运输费用，提高公司营运 效率，特制定此规定 市场货物管理办法 一、客户库存管理 经销商库存管理+医院库存管理 二、调、退、换货物的处理 三、责任处罚 市场货物管理办法-客户库存管理 客户库存管理总则 销售人员发现销售不畅，需采取的措施 ： 促销手段，提升销量 办理调货手续 控制客户订货量 市场货物管理办法-客户库存管理 1、经销商流向及库存管理 中心人员每月5号前将月均用量在400件 以上的赊销客户流向按照统一格式发至 商务部 商务部将流向导入系统

13、，以便数据分析 销售人员要定期查看库存，做到先进先 出，了解掌握客户库存货物的增减变化 ，有较大的异动时要查明原因并及时通 报商务部，并在需求计划中进行调整。 市场货物管理办法-客户库存管理 2、医院库存管理 服务人员定期到医院科室、仓库查看库 存，做到货物的先进先出 服务人员发现医院开始使用新品规或者 原品规用量增大至120%，要随时将增量 的品规明细及原因报告客服部及商务部 服务人员通过每周的维护周报及时上报 各医院实际使用情况 Eg：潍坊人民 市场货物管理办法-调、退、换货物的 处理 1、调货处理 填写调货申请表（注明发票处理措施） 商务部审批 反馈各中心、办事处 商务部调整账目 定期追

14、踪返单 市场货物管理办法-调、退、换货物的处理 2、退货处理 办理退换货申请表，商务部批复（发票 处理措施） 有效期在12个月以上的 ，直接责任人全 额承担运费 有效期在612个月 ，货值10%由退回 货物中心的商务经理承担 ；40%直接责 任人承担 ，退回后30天内仍没有销售完 毕 ，剩余货值10% 中心经理承担 ； 10%由商务经理承担 ；80%直接责任人 承担 市场货物管理办法-调、退、换货物的处理 2、退货处理 有效期在16个月之间的（包含过期产 品），货值10% 中心经理承担 ； 10% 由商务经理承担 ；80%直接责任人承担 运费由客户或者直接责任人承担 其他中心直接责任人使用完毕

15、效期在12 个月以内的退货，奖励0.5元/袋. 市场货物管理办法-调、退、换货物的处理 3、退货处理其他注意事项 未办理书面申请及未经过审批 、私自退 货的,业务负责人负激励200元/次，商务 经理（中心经理或办事处经理）负激励 100元/次 已经开具发票的退货，应将原发票退回 或办理红冲，不退发票也不提供索税证 明的的，由责任人承担全额税金。 近效期、过期产品一律退回公司，不得 在外销毁 市场货物管理办法-调、退、换货物的处理 3、退货处理其他注意事项 未按退换货管理办法执行，导致货物丢 失，货物损失或产生相关费用的，第二 条未明确考核责任的，由直接责任人承 担，中心商务经理（中心经理或办事处 经理 ）负激励100元/次。故意瞒报、不 报、拖延处理产生损失，一经发现双倍 处罚。 总体回顾 发货的事前把关： 资信评估表、合同 发货的事中审核： 审核订单（表头、表体）、 处理订单（区