应付账款管理系统解析

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1、8 8 应应付付账款管理系统账款管理系统 学习要点： 1了解应付管理系统的特点、任务、基本功能和业务流 程。 2了解应付系统初始化设置的内容。 3掌握应付系统日常业务处理。 4掌握应付系统的期末处理， 8.1 应付账款管理系统概述 应付款管理系统主要用于核算和管理供应商往 来款项，它基于传统的往来处理，对往来款的核算 与管理可以深入到各产品、各地区、各部门和各业 务员，可随心所欲地从各种角度对往来款项进行分 析、决策，使购销业务系统和财务系统有机地联系 起来。本系统适用于各级各类有应付款核算的工商 企业。 8.1 应付账款管理系统概述 8.1 应付账款管理系统概述 一、应付款的主要功能 应付款

2、管理系统，通过发票、其它应付单、付款 单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理， 及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料，提供 各种分析报表，帮助您合理地进行资金的调配，提高 资金的利用效率。 根据对供应商往来款项核算和管理的程度不同， 系统提供了在应付款“详细核算”和“简单模型”和两种 应用方案。 8.1 应付账款管理系统概述 应付管理系统主要提供了设置、日常处理、单据查询、账 表管理、其他处理等功能。 设置： 提供系统参数的定义，用户结合企业管理要求进行的参数设置 ，是整个系统运行的基础。 提供单据类型设置、账龄区间的设置，为各种应付款业务的日 常处理及统计分析作准备。 提供期初余额

3、的录入，保证数据的完整性与连续性。 日常处理： 提供应付单据、付款单据的录入、处理、核销、转账、汇兑损 益、制单等处理。 8.1 应付账款管理系统概述 单据查询： 提供您查阅各类单据的功能。各类单据、详细核销信息、报警 信息、凭证等内容的查询。 账表管理： 提供总账表、余额表、明细账等多种账表查询功能。 提供应付账龄分析、付款账龄分析、欠款分析等丰富的统计分 析功能。 其他处理： 其他处理提供用户进行远程数据传递的功能。 提供用户对核销、转账等处理进行恢复的功能，以便您进行修 改。 提供您进行月末结账等处理。 8.1 应付账款管理系统概述 二、数据接口 u采购管理：在采购管理系统录入的发票可以

4、在应付款 管理系统中进行审核记应付账款、付款、核销，已经 现付的采购发票可以在应付系统中进行记账、制单； 应付款管理系统可以查询采购系统中已经入库还没有 结算的实际应付信息。 u总账：所有凭证都传递到总账系统中；结算方式为票 据管理的付款单可登记到总账系统的支票登记簿中。 u应收款管理：应收款、应付款之间可以相互对冲；应 收票据背书时可以冲应付账款。 8.1 应付账款管理系统概述 u财务分析：应付款管理系统向财务分析系统提供各种 分析数据。 uUFO：应付款管理系统向UFO系统提供各种应用函 数。 u网上银行：网上银行系统可向应付款管理系统导出已 经有确认支付标记但未制单的付款单；应付款管理系

5、 统也可向网上银行系统导出未审核的付款单。所有相 关单据全部由应付系统生成凭证到总账。 u存货核算：存货核算系统中对采购结算单制单时需要 将凭证信息回填到所涉及的采购发票和付款单上，应 付款管理系统对于这些单据不需要进行重复制单，但 能查询出科目账；若应付款管理系统先对这些单据制 单了，存货核算系统同样不能进行重复制单。 应付账款管理系统初始化 系统基础信息设置 控制参数设置 8.2 应付账款管理系统初始化 一、控制参数设置 1.选择应付账款的核销方式 本系统提供两种应付款的核销方式，即按按 单据、按产品两种方式： u按单据核销：系统将满足条件的未结算单据全部 列出，由您选择要结算的单据，根据

6、您所选择的 单据进行核销。 u按产品核销：系统将满足条件的未结算单据按产 品列出，由您选择要结算的产品，根据您所选择 的产品进行核销。 8.2 应付账款管理系统初始化 2.选择单据审核日期的依据 系统提供两种确认单据审核日期的依据，即单据 日期和业务日期。 u如果选择单据日期，则在单据处理功能中进行单据 审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为 该单据的单据日期。 u如果您选择业务日期，则在单据处理功能中进行单 据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记 为当前业务日期（即登录日期）。 8.2 应付账款管理系统初始化 3.汇兑损益方式 系统为您提供两种汇兑损益的方式，即外币余 额结清

7、时计算和月末计算两种方式。 u外币余额结清时计算 即仅当某种外币余额结清时 才计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中仅显 示外币余额为0且本币余额不为 0 的外币单据。 u月末计算 即每个月末计算汇兑损益，在计算汇兑 损益时，界面中显示所有外币余额不为0或者本币 余额不为0 的外币单据。 u在账套使用过程中您可以修改该参数。 8.2 应付账款管理系统初始化 4.应付账款核算模型 系统提供两种应收系统的应用模型，用户可以 选择：简单核算、详细核算。用户必须选择其中一 种方式，系统缺省选择详细核算方式。 u选择简单核算：应付只是完成将采购传递过来的发 票生成凭证传递给总账这样的模式。（在总账中以

8、凭证为依据进行往来业务的查询）如果您的采购业 务以及应付账款业务不复杂，或者现结业务很多， 则您可以选择此方案。 u选择详细核算：应付可以对往来进行详细的核算、 控制、查询、分析。如果您的采购业务以及应付款 核算与管理业务比较复杂；或者您需要追踪每一笔 业务的应付款、付款等情况；或者您需要将应付款 核算到产品一级；那么您需要选择详细核算。 8.2 应付账款管理系统初始化 5.是否进行远程应用 u如果您选择了进行远程应用，则系统在后续处理中 提供远程传输收付款单的功能。但必须在此填上远 程标识号，远程标识号必须为两位01-99。 u如果您选择了不进行远程应用，则系统在后续处理 中将不提供远程传输

9、收付款单的功能，且也不需要 填上远程标识号。 8.2 应付账款管理系统初始化 6.选择是否显示现金折扣 选择自动计算现金折扣和不自动计算现金折扣 两种方式。 u如果供应商为您提供了在信用期间内提前付款可以 优惠的政策，您可以选择自动计算现金折扣,系统 会在“核销处理”中显示“可享受折扣”和“本次折扣” ，并为您计算可享受的折扣。 u如果您选择了“不显示现金折扣”，则系统既不计算 也不显示现金折扣。 8.2 应付账款管理系统初始化 7.是否登记支票 是否登记支票是系统提供给用户自动登记支票 登记簿的功能。 u选择登记支票，则系统自动将具有票据管理的结算 方式的付款单登记支票登记簿。 u若不选择登

10、记支票登记簿，则用户也可以通过付款 单上的登记按钮，进行手工填置支票登记簿。 u需要在总账系统选项中选择进行支票控制。 u该选项可以随时修改。 8.2 应付账款管理系统初始化 8.权限与预警定义 8.2 应付账款管理系统初始化 是否启用供应商权限 u选择启用：则在所有的处理、查询中均需要根据该用户的相关 供应商数据权限进行限制。 u选择不启用：则在所有的处理、查询中均不需要根据该用户的 相关供应商数据权限进行限制。 u系统缺省不需要进行数据权限控制，该选项可以随时修改。 u启用供应商数据权限，且在应付款管理系统中查询包括对应客 户数据时可以不考虑该用户是否对对应客户是否有权限，即只要 该用户对

11、供应商有权限就可以查询包含其对应客户的数据。 8.权限与预警定义 8.2 应付账款管理系统初始化 是否启用部门权限 u只有在账套参数设置对部门进行记录集数据权限控制时该选 项才可设置，账套参数中对部门的记录集权限不进行控制时应 付系统中不对部门进行数据权限控制。 u选择启用：则在所有的处理、查询中均需要根据该用户的相 关部门数据权限进行限制。 u选择不启用：则在所有的处理、查询中均不需要根据该用户 的相关部门数据权限进行限制。 u系统缺省不需要进行数据权限控制，该选项可以随时修改。 8.权限与预警定义 8.2 应付账款管理系统初始化 是否根据单据自动报警 u如果选择了根据信用期自动报警，则还需

12、要设置报警的提前天 数。每次登录本系统时，系统自动将单据到期日 - 提前天数=当 前注册日期的已经审核的单据显示出来，以提醒哪些款项应该付 款了。 u如果选择了根据折扣期自动报警，则还需要设置报警的提前天 数。每次登录本系统时，系统自动将单据最大折扣日期 - 提前天 数0 时即进行预警。 u若登录的用户没有信用额度报警单查看权限时就算设置了自动 报警也不显示该报警单信息。 u选择自动预警的其他条件：供应商全部、已经审核过的所有单 据、截止日期为登录日期、币种为全部。 u不选择需要自动预警时，任何用户登录时均不显示按信用额度 进行预警的信息。 二、基础信息设置 如果企业的应付业务类型较固定，生成

13、的凭 证类型也较固定，因此为了简化凭证生成操作，可 以在此处将各业务类型凭证中的常用科目预先设置 好。根据整理的会计资料进行初始设置为例介绍其 操作方法与步骤。 8.2 应付账款管理系统初始化 1.基本科目设置 用户可以在此定义应付系统凭证制单所需要的 基 本科目。应付科目、预付科目、采购科目、税金科 目 等。若用户未在单据中指定科目，且控制科目设置 与 产品科目设置中没有明细科目的设置，则系统制单 依 据制单规则取基本科目设置中的科目设置。 8.2 应付账款管理系统初始化 2.控制科目设置 如果在核算对供应商的赊购欠款时，针对不同 的供应商（供应商分类、地区分类）分别设置了不 同 的应付账款

14、科目和预付账款科目，可以先在账套参 数 中选择设置的依据（即选择是针对不同的供应商设 置，还是针对不同的供应商分类设置，或者是不同 的 地区分类设置），然后在此处进行设置。 8.2 应付账款管理系统初始化 3.结算方式科目设置 u 结算方式：可以输入结算方式编号，也可以输入结 算方式名称，还可以通过参照输入。 u 币种：可以输入币种名称，还可以通过下拉框选择 输入。 u 科目：可以输入科目编号，也可以输入科目名称， 还可以通过参照输入。 8.2 应付账款管理系统初始化 4.账龄区间的设置 u序号：序号由系统生成，从01开始，不能修改 。序号为01的区间由系统自动生成，不能修改、 删除。 u总天

15、数： 直接输入该区间的截止天数。 u起始天数截止天数： 系统会根据输入的天数 自动生成相应的区间。 8.2 应付账款管理系统初始化 5.报警级别设置 u序号：序号由系统生成，从01开始 。序号为01的 区间由系统自动生成，您不能修改、删除。 u级别名称： 直接输入级别名称 ，可以采用编号 或者您喜欢的任何形式，注意名称最好能够上下 对应。 u比率：直接输入该区间的比率。 u起止比率：系统会根据输入的比率自动生成相应 的区间。 8.2 应付账款管理系统初始化 6.单据类型设置 u 单据类型设置指用户将自已的往来业务与单据类型建立对 应关系的工作，达到快速处理业务以及进行分类汇总、查 询、分析的效

16、果。 u 系统提供了发票和应付单两大类型的单据。 u 如果同时使用采购系统，则发票的类型包括采购专用发票 、普通发票、运费发票和废旧物资收购凭证等。如果单独 使用应付系统，则发票类型只包括前两种。发票是系统默 认类型，不能修改删除。 u 应付单记录采购业务之外的应付款情况。可以将应付单划 分为不同的类型，以区分应付货款之外的其他应付款。例 如，可以将应付单分为应付费用款、应付利息款、应付罚 款、其他应付款等。 7.期初余额录入 u通过期初余额功能，用户可将正式启用账套前的所 有应付业务数据录入到系统中，作为期初建账的数 据，系统即可对其进行管理，这样既保证了数据的 连续性，又保证了数据的完整性。 u初次使用本系统时，要将上期未处理完全的单据都 录入到本系统，以便于以后的处理。进入第二年度 处理时，系统自动将上年度未处理完全的单据转成 为下一年度的期初余额 。在下一年度的第一个会 计期间里，可以进行期初余额的调整。 8.2 应付账款管理系统初始化 日常业务处理 应付处理 票据处理 核销处理 制单 7.3 应付账款管理系统日常业务处理 7.3 应付账款管理系统日常业务处理 一