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1、加强管道建设中工程资料的管理 导语：工程资料工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图标、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和简称为工程资料 工程建设资料就是指从工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、生产准备直至竣工投产的全过程中形成的应当归档保存的文件资料管道建设工程竣工资料通常包括以下几种：(一)工程前期资料;(二)勘察设计资料;(三)工程管理资料;(四)施工管理、技术资料;(五)竣工决算和建设消耗资料;(六)生产准备及考核资料;(七)监理资料;(八)检测资料;(九)竣工验收文件资料一个项目工程要保证一流的工程质量其内涵也包括一流的
2、竣工资料质量而竣工资料的形成质量又直接受到施工管理水平高低直接或间接的影响竣工资料作为工程验收和保证今后工程项目安全运行的重要文件是工程项目在运行过程中检修、维修工作的重要依据所以建设过程中必须保证竣工资料完整、准确、系统、规范、齐全、的记述和反映施工和竣工验收的全过程做到原始资料图物相符技术数据可靠签字手续完备齐全同时又要按规范、标准填写使之符合归档要求 但从目前管道工程建设竣工资料的产生、整理过程中不难发现在资料的形成过程中存在填写不及时、不准确、不规范管理不善资料丢失等诸多问题给工程竣工验收工作带来很多困难有时致使工程无法按期进行验收严重影响了工程资料的归档质量给工程建设留下了隐患 一、
3、竣工资料管理存在的主要问题 竣工原始文件因管理不到位不规范造成的质量问题大致有以下几种： (一)施工综合管理文件原件不齐全由于空间和时间的关系有的非常重要的文件在下发或转发时就是复印件难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求有的单位疏于资料管理造成原始文件丢失也有的单位频繁更换专业技术人员在资料移交时又把关不严同样造成了原始文件遗失 (二)工程资料验收签证不齐全存在代签现象随着工程施工进度的需要或为了急于满足施工进度要求工程进行现场验收后没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字结果等验收小组解散后找不到当事人签字 (三)竣工图编制不够规范有些施工单位不能按照有关竣工图
4、的编制要求进行编制在竣工图的形成过程中或使用旧的施工图改制成竣工图或对原图修改过多或使用计算机图的复印件或划改不当以上种种现象均不符合竣工图编制要求 (四)施工资料格式不规范施工过程中形成的资料格式不统一不规范有用A4的有用16开的有用32开的文件幅面的页边距不等差距较大使案卷的装订工作较被动 (五)施工原始资料书写不规范施工过程中原始资料的书写五花八门形形色色有用纯兰墨水的有用圆珠笔的有用铅笔的有用复写纸的而这些签证都不利于档案资料的长期保存与竣工资料归档要求不符 (六)施工原始验收签证资料填写不规范交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里有的栏目没有签署意见有的随意进行涂改降低了原始资
5、料的可信度从而降低了竣工资料的使用价值 二、竣工资料质量失控的主要原因 (一)工程建设主管单位领导档案意识薄弱在我国各行各业建设领域中长期存在着重建设、轻档案的现象 (二)工程施工单位对资料管理重视程度不够认为资料管理是可有可无的只是在工程交工时应付一下即可工程完了才忙着整资料 (三)国家档案法基本建设档案管理规定等关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通造成工程管理人员工程技术人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的相对缺乏和相关专业知识素质偏低 (四)施工单位作业层素质低、技术力量薄弱、培训少、管理水平低下是造成施工过程中产生的竣工原始资料文件不规范质量不高的一个不可忽
6、视的重要因素 (五)对竣工资料负有监督检查职责的监理单位工作人员正规参加过国家监理工程师培训和持监理工程师资质证书人员少特别是施工现场监理工程师有专业技术而施工管理水平差对现场签证工作把关不严 (六)建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够,缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施 (七)建设单位在工程资料管理过程中,对规范资料管理不细不严,不够深入,使施工单位有时无所适从 (八)有的工程项目参建单位多施工管理人员、技术人员业务素质良莠不齐,所用表格五花八门,不能形成统一格式 三、解决办法 (一)从工程项目立项抓起是做好竣工资料的前提目前工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式项目法
7、人既然对整个项目负责自然也就意味着对项目的竣工资料负责从工程项目立项开始就设立工程项目资料管理机构和管理人员负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作负责对施工单位竣工资料的指导、监督针对管道建设工程项目规模大周期长监理及施工单位多等特点竣工资料编制工作实行“三同步”管理制度即工程立项开始与竣工资料收集同步;工程施工过程与竣工资料形成同步;工程完工验收与工程资料验收同步将资料管理贯穿到工程施工的全过程 (二)建立健全资料管理制度是做好竣工资料档案的工作基础原油管道建设施工单位、监理单位来自全国各地他们大都按照各自长期形成的习惯进行工程管理对资料管理也都按习惯做法立卷归档而作为一个项目工程则
8、要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点因此项目管理部门在工程建设初期(而不是中后期)就应结合工程项目的实际情况制定适合本工程项目的资料管理规定明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任做到分工明确责任明确工程项目管理单位和监理单位在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据好操作这样才能避免资料格式的多样性、不规范性只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备原材料质量保证资料可靠 (三)加强过程控
9、制是保证竣工资料有效的手段工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任做到工程建设与资料整理同步进行避免施工与资料整理两张皮切忌先完成施工任务而后补资料的现象发生负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场对各施工单位的资料的同步性、性、准确性、完整性、规范性进行检查建立过程控制奖罚制度督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案资料 (四)运用合同法律手段是做好竣工资料工作的重要保证石油管道工程建设实行全国招投标制度、工程建设监理制度这为工程资料的收集、整理创造了良好的外部环境工程项目资料管理部门应善于应用招标承包的有利条件积极参与合同的起草工作把文件材料积累归档工作作
10、为合同的一项重要内容单独列一条款对竣工文件材料归档范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容、份数及质量提出明确要求并设立一定数额的资料押金使工程施工承包商能够高度重视工程档案的归档工作只有这样工程资料的归档工作才能从法律上得到真正保证此外还要充分发挥工程监理单位的监督职能把竣工文件编制的监督、审核、验收工作纳入监理工程师的技术管理范围 (五)重视档案知识宣传教育是确保竣工资料质量的有力措施石油工程建设管理部门工程管理人员、监理工程师、承包商等来自祖国四面八方对工程资料的重要性认识参差不齐因此在项目开工后工程项目管理单位就应高度重视和加强档案资料的基本知识宣传和教育工作有计划、有措施、分期分批对工程
11、管理人员、监理人员、施工单位管理、技术人员进行档案基础知识和施工过程中原始资料签证操作方法及本项目对竣工资料整理编制、工程项目验收的基本要求进行培训使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时也熟知档案业务使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求提高施工管理水平杜绝施工过程中不规范的原始资料和文件出现确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量 (六)竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施各施工单位在制定工程进度计划时应将每个分部、分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中并作为重要的网络节点来完成对在整编资料中出
12、现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题要及时研究给予解决为防止再出现此类问题要加强监督检查各建设单位要执行标准对不符合标准的资料要拒收从源头保证交工资料的质量 (七)严格把住竣工验收关使工程竣工资料发挥凭证作用进行竣工验收的一个重要条件必须是竣工资料达到项目要求因此在竣工验收阶段工程项目管理部门、监理工程师及专兼职资料管理人员要严把审查验收关对各参建单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查着重检查隐蔽工程验收记录的性和工程变更单的落实情况认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备组卷是否合理等等总之在竣工验收阶段工程项目管理部门、监理部门、工程项目专兼职资料管理员、项目主管部门档案管理人员要密切配合确保竣工资料档案的性和准确性使竣工资料在工程项目决算时真正发挥凭证作用档案资料不通过则不予返还资料保证金甚至不予决算 四、结语 工程资料管理工作是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作是一项系统工程是涉及各个专业技术部门的一项复合性工作要保证工程竣工资料完整、准确、系统、齐全地记录和反映施工及验收的全过程就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平只有这样才能保证形成一流的工程施工资料从而为建设一流工程项目提供资料方面的保证
