秘书的日常事务工作.

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1、秘书的日常事务工作 v v 通过讲解秘书在电话接打、日程安排、旅 行安排、值班工作等日常事务工作，掌握秘 书日常事务中的主要程序和原则。能妥善安 排领导的日程、约会及旅行，学会制作各种 日程安排表。 第一节第一节 接听与拨打电话接听与拨打电话 第四节第四节 旅行安排旅行安排 第二节第二节 时间安排与计划时间安排与计划 第三节第三节 约会安排约会安排 第五节第五节 印章管理、督查与信访工作印章管理、督查与信访工作 v 办公室日常事务是秘书工作中最基础的一项 ，也是最见秘书的管理工作水平的一项。 第一节 接听与拨打电话 v 办公室日常事务之一，就是接打电话。打 v电话工作，看似简单，实际上需要工作

2、人员认 v真对待。做好接打电话工作需要 v注意以下几点。 （一）熟悉常用电话号码 v 应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科 v室电话号码和本单位领导们的电话号码；熟悉 v主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联 v系的电话号码；工作案头应备电话 v号码查询资料以咨查用。 （二）打电话时应注意的事项 v 打电话时应注意的事项如下（见图6-27）。 图图6-27 6-27 打电话时应注意的事项打电话时应注意的事项 注意 事项 替上司打电话给对方上司应在对 方上司接电话前将电话递给上司 错打电话，错播号码都要说 对不起 先确认对方电话号码、单位和具 体要通话的人的姓名 通后，先确认对方，然后报出自

3、己的单位、姓名 谈工作前，先明确对方是否有时 间，是否方便谈此项事宜 （三）接电话时应注意的事项 v 接电话时应注意的事项如下（见图6-28）。 图图6-28 6-28 接电话时应注意的事项接电话时应注意的事项 通完话，不必急于挂机，对方身份高时对方先挂机 不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方 谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由 找人接电话要问清对方姓名或单位 接听电话说：“您好，这里是公司部门” 铃响两三声之间是接听电话的最佳时机 对错打的电话，态度也要和蔼客气 （四）注意电话礼仪 v 无论接、打电话，秘书都应注意声音要柔 v和，语气要亲切，表述要清楚，快慢要适中， v嘴离话筒

4、不要太近，每次通话时间不可过长。 v接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对 v方是谁的时候再问候“您好”，这样的问候显然 v是专给对方的，显得更为真诚。如果对方先问 v候了，那么一定要回敬问候语， v然后再询问对方有什么事情。 （五）做好电话记录 v 无论打电话还是接电话，必要的时候，都 v要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录 v工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐 v全。这五要素通常称为“5W1H”。 v 记录电话内容，应备有格式固定的电话记 v录本，摘记内容可依据“5W1H” 的要求，电话 v记录是事先印制好的表格式簿册。 （六） 做好图文传真 v 做好图文传真应了解以下九点。

5、v 目前高级传真机是兼容的，收发传真非常便捷。 v 接通电话，请收件方给传真信号，发传真方要先 v按Fax键，后挂机。 v 原件一定要扣放在发送面上，也可以在接通传真 v机前就放好传真件。 v 一般收文以后有一份报表在页头上，注明发送时 v间，传真号码。秘书可以以此做好登记。 v 一般传真机的提示屏有文字提示： vPhone 电话 Sending 发送 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 v 传真有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问 v题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接受 v传真容易失密。 v 换纸：传真机一般采用21050M或21030M两 v种规格的热敏纸，因为热敏纸不易留

6、存，目前比较多 v地采用复印传真兼可的设备和用纸。 v 热敏纸传真件要留存需及时复印。 v 即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。 6 6 7 7 8 8 9 9 v 有时需要运用电话直接口授某些文件或运 v用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和 v传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行 v审批签发手续，传递后应按办毕 v文书处置。 （七）电话记录的处理 v 通话后应及时整理记录内容（包括录音电话 v记录），并根据涉及的内容和缓急程度，送有关 v领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即 v告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事 v务，秘书人员可直接答复或办理。 第二节时间安排与计划

7、 v总经理办公室： v李总：小王，这里是今 年第二季度我要参加的 一些会议，你安排一个 表格给我，要好记，不 至于到时忘了。 v王俐：我会安排并且打 印好给您。 第二季度会议时间表 （2005.46） 月 份 周 次 四五六 一北京香港休假 二上海西安休假 三周三：推 介会（主 会议室） 周一：面 试导游（1 会议室） 四周一：经 理办公会 议 v秘书办公室： v王俐正在看书，这几天 事相对少一些，她看的 书当然和业务有关，其 中一道题很感兴趣，她 正准备做， v电话响起：“哦，小王啊 ，我下周事太多，你都 知道，帮我列个表出来 ，而且要具体到每天； 另外，到五一虽然还有 一段时间，你先列一个

8、 五一七天值班表出来， 也好让大家提前有个准 备。” 王俐现在把周安排表列出来 周计划表 年 月 日 时 周次 间 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 9：00 10：00 11：00 她又列了工作日志 工作日志 2005年4月15日 星期三 时间工 作 内 容 9：00部门会议，4楼412室，带相关文件资 料 10：00 11：00确认所订的上司与客户的午餐 相关知识 v1，时间表 v 分为年度、季度、月份、周时间表，一 般在办公室工作中秘书要为领导做月或周安 排表。 v2，工作日志 v（1）内容：会议活动、接待来访、私人安排 。秘书的工作日志中还应包括上司的工作日 志及其相关服务性事务

9、。 v（2）变更：若有变更，应及时通知相关部门 或客户。要遵循先重急后轻缓的原则，活动 中部要留有不少于10分钟的间隙。 v（3）要注意对上司的时间安排和工作日志进 行保密。 v（4）时间表和工作日志都是提高工作效率的 重要管理手段，作为秘书人员必须掌握。 第四节 旅行安排 v总经理办公室： v李总：小王，我计划下 周去合肥出差一趟，实 地考察一下公司在那里 设分部的可能性。你先 草拟一份我这次商务旅 行计划，有些细节需要 具体和对方落实后再定 。喏，你没有这方面经 验，这里是一份旅行计 划表供你参考。 旅行计划（李恒寿 总经理） 日 期 具体 时间 交通 工具 地点事项备 注 2004 年1

10、0 月8 日（ 星期 三） 8：008：30出租车广州从家出发到白云机场 昆 明 地 接 公 司 电 话 ： 08 52 87 54 88 86 9：3011：00民航班机飞机上从广州飞往昆明 11：2011：40昆明分公司接机 车 与分公司人员在车 上 去往分公司视察 12：003：00午餐和午休地接公司安排的昆 明饭店 准备下午会议 3：305：00昆明饭店会议厅召开分公司和地接公司有关 人员会议 5：006：30昆明饭店宴会厅举行宴会，召待相关新老 客户和地方官员 6：308：30出租车去往昆明机场准备返回广州 9：0010：30民航班机飞机上飞回广州 相关知识 v（一）上司出差时，秘

11、书应准备些什么？ v1，旅行计划； v2，搜集相关商务洽谈 资料； v3，旅馆信息； v4，旅行用品； v5，差旅费； v6，行李准备。 v（二）旅行计划（日程表）具体要求是什么 ？ v1，复印三份：上司；上司家属；办公室存档 ； v2，时间不可太紧，应留有余地； v3，了解目的地相关情况：气候；交通等。 v4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上 司参考。 v总经理办公室： v李总：小王，这次出差去合肥比较满意 ，你拟的旅行计划较为实用，给我省了 不少时间，值得表扬。接下来公司可能 就要决定在合肥设分部了，但国内市场 不能满足公司的发展要求，要再考察国 外市场，我下周要去法国一趟，你先草 拟

12、一份出国旅行计划，并做好相应准备 。这里是上次我出差赴美的日程表，你 参考一下。 旅行计划（李恒寿 总经理） 广州波士顿 2004年12月12日14日 时 间日程安排 12月12日（星期一） 上午9：10 下午19：30 下午20：30 乘中国民航CA521次班机由广州至波士顿。 抵波士顿，由丽云小姐接，住F旅馆。 与格兰（GRAN）先生共进晚餐。 12月12日（星期二） 上午9：10 中午12：00 下午15：00 下午19：30 下午20：30 与格兰先生在公司会议室会谈（所用08号文件 在公文包中）。 与格兰先生共进午餐。 与格兰先生继续会谈（所用10号文件在公文包 中）。 在旅馆用晚餐

13、。 拜访陈安家先生（丽云陪同，礼品在手提箱中 ） 12月12日（星期三） 上午9：10 乘CA541次班机回广州（刘大鹏副总经理接） v王俐看了一下，觉得草 拟一份并不难，只是这 出国准备些什么，需要 办哪些手续，却是个大 问题，自己一无所知， 得找其他有经验的人问 问，她想到了人事部的 赵经理，他以前可是董 事长的秘书，这不，做 得好，提拔了不是？ v人事部办公室： v赵经理：王俐，你还是 挺好学的，那好，我就 跟你说说，具体如何做 ，你还得亲自去办才会 知道其中的窍门的 v王俐：谢谢，我会认真 记下来的。 v赵：这第一步是要了解出国商务旅行的手续： v1，撰写出国申请：事由；路线（所在国名

14、） ；日程安排；人数；附相关说明。 v2，办理护照：携相关证件和照片去公安机关 或相关机构；填写有关卡片和申请表；仔细检 查护照并签字。 v3，办理签证：因公出国可不签证，但因私需 签证（李总需办签证么？办）；交护照并填签 证表；检查签证；办理国际预防接种证书 （黄皮书，凭护照和签证到当地卫生检疫部门 进行卫生检疫和预防接种后领取黄皮书，仔细 检查一遍） v4，办理出境登记卡：凭护照、户口簿、居民身份 证办理。 v5，订购机票：需出示护照并仔细查对机票。 v6，办理保险：通过代理人直接由保险公司安排。 v7，出行前准备：编制旅行方案；了解外汇信息， 办理兑换；随身物品；相关文件；相关证件；了解

15、 所去国背景资料。 8，出入境：边防检查；海关检查；安全检查；健 康检查。 v王俐：赵经理，真的太 高兴了，知道了这么多 出国的知识，只是还有 几个问题： v什么是护照？ v什么是签证？ v什么叫“黄皮书”？ v时差如何计算呢？ v赵经理： v护照：某国公民出入本 国国境和在国外旅行或 居留时，由本国发给的 一种证明公民国籍和身 份的合法证件。我国的 分为：外交护照、公务 护照、普通护照三种。 普通护照又可分为因公 的和因私的两种。 v签证：一个主权国家在 本国或外国公民所持的 护照或其他旅行证件上 的签注、盖印，以表示 允许其出入本国国境或 者经过国境的证明。若 把护照看成是身份证， 签证就

16、是出入证。我国 的签证一般在护照上。 v小王，你看一下，这 就是去年发生的被打 的中国公民赵燕的签 证。 v这就是人们常说的绿 卡： v黄皮书的英文为： vInternational ertificate Of Vaccination v它是国际卫生组织为了 保障出入国境人员的人 身健康，防止某些疾病 传染流行所要求的证明 。 v时差：国际规定以英国格林威治时间（GMT ）为标准时间。地球的两个半球分为东八区 和西八区，东八区时间比GMT早，西八区比 GMT晚。对于出国人员来说，调整时差必不 可少。通常计算是以经线划分，即格林威治 以东，每15度加1小时，以西，每15度减1小 时。 实训题 v1，帮王俐拟一份李总去合肥出差的旅行计划 （一天）； v2，拟一份李总去法