《文书与档案管理基础(三版)四单元1讲解》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文书与档案管理基础(三版)四单元1讲解（74页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 任务一 办公文书档案管理 任务二 企业档案工作 任务三 科技档案管理 任务四 会计档案管理 任务一 办公文书档案管理 1、文书档案管理程序 （1）收集 （2）整理 （3）保管 （4）统计 （1）档案收集 档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，按照法律、 法规的规定将在工作活动过程中形成的、分散保存在各部门和个人手 中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。 档案收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础，是档案室积累 和丰富本单位信息资源的主要手段，因而是一项极其重要的档案业务 工作。 （一）档案收集工作的意义 1是档案业务工作的起点 2是实现档案集中统一管理的根本途径 3
2、是积累历史文化财富的重要渠道 2、操作流程 （1）档案收集 （二）档案收集工作的要求 根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定要求， 结合本单位职能部门和各部门工作实际，编制文件材料归档范围和文 书档案保管期限表，并报经同级档案管理部门审查同意后执行。 1确保档案的齐全与完整 2符合档案业务规范和标准 3注意收集和掌握重大活动信息 2、操作流程 （2）档案整理 档案整理即根据收集来的文件之间内在联系，以方便保管和利用 为目的对文件进行价值鉴定、分类、组合、排列、编目、装订装盒、 入库上架等一系列条理化的工作。 2、操作流程 （3）档案保管 1、概念：档案保管工作是采用专门的技术手段和科
3、学的管理措施 ，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项专业性工 作。 2、内容：档案装具的管理 档案的库房管理 档案的流动管理 档案辅助设施的管理 3、基本原则：预防为主，防治结合； 加强重点，照顾一般； 立足长远，保证当前。 2、操作流程 （4）档案统计 1、概念： 档案统计就是以表册、数字的形式，反映和揭示档案与档案工作情 况的一种管理方法。 2、内容： 包括对档案室档案及其管理现状的登记和上报各级档案行政管理部 门的档案统计年报工作。 2、操作流程 （5）档案利用 1、概念： 档案利用工作，也叫“档案利用服务”，是档案部门通过一定的方 式与方法提供档案，为利用者服务的一项业务
4、工作。 2、档案提供利用的方式： 开设阅览室 档案外借 函查和电话查询 出具档案证明 提供咨询服务 网上查询 举办陈列展览 2、操作流程 （一） 档案收集工作 1、档案收集工作： 按照档案管理相关业务规范和标准收集。 收集的重点是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案。 各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部收集归档。 收集之前，应确定机关应保存档案的质量、范围、种类、内容、数量、 整理情况等，做到心中有数。同时应注意指导收集重大活动档案。 在档案种类方面，既要收集反映行政单位活动的普通档案，还要注意收 集科技档案、基建档案等专门档案。 在文件载体方面，既应包括纸质文件，也应包括各种
5、特殊载体的材料。 要注意收集原稿原件。 注意零散文件的收集。 注意对撤销机构档案的接收。 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 2、归档文件材料的范围 凡是本单位工作活动中形成的、反映主要职能活动和历史真实面貌的文件 材料，均属于档案室的收集范围。此外，还应收集与本单位的档案有关的资 料和证据。 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 归档文件材料的范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围 。 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设 和历史研究具有利用价值的文件材料； 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具
6、有凭证价 值的文件材料； 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送 的重要文件材料； 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 不归档文件材料的范围 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖 惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件 ，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办 理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负 责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文
7、件 材料； 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文 件材料； 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的 文件材料。 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 3、单位之间分工归档的范围 上级业务主管单位发来的文件，由隶属下级归档，党委、政府办公室和 非隶属单位一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。 上级业务主管单位召开的专业会议文件，由各隶属下级归档，党委、政 府办公室一般不归档。 联合签发的文件，由主办单位归档，会签、联办单位归档与否视自身需 要来确定。 联合召开的会议文件，由主办单位归档。联办单位归档与否视情况而定 联合
8、派出调查组、检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主 办单位归档，联办单位归档与否视情况而定。 本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。 临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后将档案收集移 交主管部门或同级档案室。 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 4、归档规程 清点核对。 填写档案交接文据。 完成实体移交（接收） 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 4、归档规程 清点核对。 档案员对移交（接收）的档案及有关材料逐件进行清点，对照有关移交文 件进行核对，双方共同确认无误。 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 4、归档
9、规程 填写档案交接文据。 单位（部门）名称栏 领导人栏经办人栏 交接性质栏档案所属年度栏 档案类别栏档案的数量 检索及参考工具种类栏 移出说明栏 接收意见栏 二、档案收集工作及其内容 1992.12国家技术监督局发布档案交接文据 格式（GB/T139681992） （一） 档案收集工作 4、归档规程 填写档案交接文据。 单位名称栏应：填写全称或规范化通用简称 领导人栏：由部门现任负责人签名。 经办人栏：应由对档案交接负有直接责任的人员签名。 交接性质栏：交接性质栏由交接双方共同填写。 交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 4、归档规程
10、填写档案交接文据。 交接性质栏 a.移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档 案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。 b.寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆(室)保管，保管期间其所有 权仍归移交者属寄存。 c.征购或收购：国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案，交接后其 档案为国家所有。 d.捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为 国家所有。 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 4、归档规程 填写档案交接文据。 档案所属年度栏：由档案移出单位填写。 应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。 档案类别栏：按档案的不同门类、不同载
11、体及档案与资料区分类别。 档案的数量：以卷或伯为计量单位，声像档案可用张、盘为计量单位。 检索及参考工具种类栏：填入按规定随档案一同移交的有关材料。 一般应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 4、归档规程 填写档案交接文据。 移出说明栏：填入有关档案交接或需要说明的事项。 a.档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。 b.档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止 使用的范围、内容。 c.有无在档案交接中产生的其它文件。 d.其它需要说明的事项。 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 4、
12、归档规程 填写档案交接文据。 接收意见栏接收意见栏应由收进单位填写。 a.交接过程中有无需要记录的事项。 b.由移出方填写的各栏是否属实。 c.依据档案法及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案做出 评价。 以上各栏应由交、接双方分别填写。属个人所有档案的，拥有者应在移出 单位栏内签名。移出和收进日期应当相同。有些栏目由移出单位填写，接收 单位核实。 二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 4、归档规程 完成实体移交（接收） 档案交接文据填写完毕后，及时进行档案及有关材料褓的交接。 双方再次核对无误并在档案交接文据相关栏内签字，应加盖双方单位印章 后，即可进行档案实体交接。 档案交接文
13、据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存备查。 二、档案收集工作及其内容 各单位综合部门或业务部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系 统整理编目后，才算完成了文件处理工作。 经过系统整理的归档文件移交到档案室后，文件便由发挥现行效用转入备 查参考，从现行文件运转阶段转入档案管理阶段。 三、文书档案整理方法 （一） 档案整理的方法 1、业务部门的兼职人员在立卷工作中对文件进行整理归档。 2、规模比较小的单位档案室对档案进行整理。 三、文书档案整理方法 （二） 归档文件整理的方法 1、改革后的文件级整理方法以“件”为单位整理。 2、 传统的案卷级整理方法以“卷”为单位整理。 三、文书档案整理
14、方法 （二） 归档文件整理的方法 1、改革后的文件级整理方法以“件”为单位整理。 对“件”的确定 修整 装订 分类排列 编制归档号 编制文件目录 装盒 入库排架 三、文书档案整理方法 （二） 归档文件整理的方法 1、改革后的文件级整理方法以“件”为单位整理。 对“件”的确定 一般以一份文件为一件。 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复印件为一件 转发文与被转发文为一件 报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录本等一本为一件 成套的会议材料拆分，以单份材料为一件 重要文件正本与历次修改稿各为一件 计算机形成无定稿的文件，发文稿纸与正本为一件 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函
15、）可为一件 三、文书档案整理方法 （二） 归档文件整理的方法 1、改革后的文件级整理方法以“件”为单位整理。 修整 去除易生锈的金属物，对大纸进行折叠以方便存放。 装订 方法：A左上角装订一只不锈钢钉 B在文件左侧装订2只不锈钢钉 C较厚文件采用“三孔一线”的装订方式 排列方式：正本在前定稿在后； 正文在前附件在后； 原件在前复制件在后； 转发文在前被转发文在后； 无定稿的正本在前发文稿在后； 文件处理单在前，正文在后 三、文书档案整理方法 （二） 归档文件整理的方法 1、改革后的文件级整理方法以“件”为单位整理。 分类排列 A区分文件保管期限（永久、30年、10年） B在分类方案的最低一级类
16、目内，按照“年度机构（问题）保管期限” 、 “保管”进行分类排列。 规模较小，归档文件数量不多的单位，也可采用“年度保管期限”或“ 保 管期限年度”中的一种方法分类。 C相同事由中文件按文件形成先后顺序排列，不同事由按办结时间先后顺序 排列。 三、文书档案整理方法 （二） 归档文件整理的方法 1、改革后的文件级整理方法以“件”为单位整理。 编制归档号 文件分类、排列成序后，应在文件正上方空白处加盖红色归档章，并逐件 编制归档号。 编制文件目录 先对有图文的纸张编写页号，再将每份文件的形式特征及编号进行登记， 建立档案的文件级目录。 三、文书档案整理方法 （二） 归档文件整理的方法 1、改革后的文件级整理方法以“件”为单位整理。 装盒 区
