采购监督与控制

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1、第一节 采购监督与控制概述 一、采购监督与控制的重要性 二、采购监督和控制的目的 三、实施采购监督和控制应注意的事项 一、采购监督与控制的重要性 采购活动涉及大量资金的流动以及各方的利益关系 ，而且采购活动往往是采购员与各方人员的独立自 主的经济往来活动，在社会上还存在着许多企图非 法获取个人或企业利益的思潮、条件和人群的情况 下，企业采购活动很容易被利用来假公济私、行贿 受贿、贪污腐败以谋求私利、损害采购企业或国家 的经济利益的目的和行为中去。 另一方面，采购活动也存在许多风险。这些风险甚 至存在于采购活动的每一环节中。 因此，为了保护企业利益、降低采购风险、保证企 业采购活动正常进行，需要

2、对采购活动和采购人员 进行监督控制。 二、采购监督和控制的目的 1.适价 2.适时 3.适质 4.适量 5.适地 三、实施采购监督和控制应注意的 事项 （一）明确采购业务内部控制的主体和对象 （二）明确采购业务内部控制的控制要点 （三）不断完善采购监督和控制制度 （四）强化“内部控制”，决不能弱化“外部 监督” （一）明确采购业务内部控制的主 体和对象 财务部门是企业管理的综合部门，在采购业务 中肩负着付款、材料物资采购成本控制、核算 等重要职能，责任重大。因此，财务部门理所 当然地应对采购业务进行监控，而采购部门是 采购业务的主体，是花钱部门，是被控制的对 象。仓库部门是物资保管部门，虽不是

3、花钱部 门，但它的疏漏也会导致经济犯罪的发生。 （二）明确采购业务内部控制的控 制要点 采购业务的内容、环节较多，对业务进行控制 时，一定要抓住控制要点。主要包括：有无采 购计划，主管领导授权审批，材料物资验收入 库，会计人员月末到仓库抽单、核对账实，不 相容岗位的分离等。 （三）不断完善采购监督和控制制 度 任何内部控制制度都不是完美无缺的，要不断 地对其进行修订，使之不断完善，才能适应经 济发展和企业管理的需要。随着网络技术的发 展，电子商务在购销领域的介入，必然会对传 统的采购业务内部控制制度发生冲击，这就要 经常研究新情况，解决新问题，使内部控制制 度更具前瞻性和适应性。 （四）强化“

4、内部控制”，决不能弱 化“外部 监督” 企业管理的实践证明，执行制度依靠的 是当事行为人，内部控制制度再好，如 果人不去执行，也是废纸一张。在现实 经济生活中，采购人员、仓库保管人员 、会计人员等相关人员合谋犯罪的先例 并不少见，这就需要通过诸如政府有关 部门和企业领导当局，从外部加以解决 。因此，政府的审计、监察、纪检等有 关部门，企业的主管部门或董事会、监 事会，一定要行使监督职能，使企业的 经济活动沿着正确健康的轨道前进。 第二节 采购监督与控制的内容 一、采购监督与控制的基础工作 二、采购监督和控制的内容 一、采购监督与控制的基础工 作 （一）加强采购人员素质管理 （二）适当提高采购员

5、的工资待遇 （三）建立健全采购规章制度，设立奖惩激励 机制 （四）搞好首单采购、创造好的基础环境 （一）加强采购人员素质管理 1.采购员应具有较好的全面素质 2.加强采购员素质的培养 1.采购员应具有较好的全面素 质 采购员良好的全面素质包括： （1）采购员应当有较高的业务素质。采购员 应懂得产品的自身特性、生产过程、生产成本 、采购渠道、运输保管特性、市场生产供应能 力、市场价格行情、交易规则等，还要懂得该 产品在本企业的用途、用量、使用特性等。 （2）采购员应当有较好的道德素质，要有正 义感，品行正派，不贪图私利。 （3）采购员应当有较好的政治素质，热爱企 业，热爱集体，有敬业精神，能够抵

6、制和反抗 一些损害企业利益的违法行为。 （4）采购员应当思维敏捷、口齿伶俐，表达 能力强，注意外表形象。 2.加强采购员素质的培养 要在采购管理科注意加强素质培训活动，有 意识地提高员工的素质。这些培训活动包括 ： （1）业务知识教育、业务知识竞赛等； （2）职业道德教育、政治学习等； （3）经常开业务总结会，表彰好人好事， 抓住典型事例、典型人物进行分析，开展培 养职业道德、向优秀人物学习的活动。批评 不良行为，在企业管理中树正气、压邪气。 （4）不定期地开一些辩论会、演讲会等， 让员工发表观点、增长知识、培养口才。 （二）适当提高采购员的工资 待遇 在企业中，有两个工作岗位要给予特别的关注

7、 ，一个是推销员，一个就是采购员。推销员的 工作，能够打开市场，为企业创造生存发展的 条件；采购员的工作也十分重要，采购工作做 的好坏，直接关系到企业的生产成本和产品质 量。据统计，一般企业中，原材料的成本占企 业产品成本的70%。采购工作做得好，就可以 大幅度降低企业的生产成本，创造较大的经济 效益。所以根据多劳多得的原则，可以适当提 高采购员的工资待遇，培养他们的职业荣誉感 ，珍惜自己的工作岗位，调动他们的积极性。 提高工资待遇，可以根据个人的业绩情况区别 对待。真正使有才干、有贡献的人具有较高的 工资待遇，消除他们的后顾之忧，从而激励他 们在工作中不为金钱利诱而丧失原则立场。 （三）建立

8、健全采购规章制度 ，设立奖惩激励机制 采购管理规章制度要规范采购活动，规范采购员的行为。 首先要制定明确具体的采购作业流程。从接受采购申请单开始，到采购完成进行 评估总结为止，一步一步都要明确规定具体的做法。 在制定采购作业流程时，要注意制定每一步的作业标准和质量要求，使得采购员 知道每一步的工作怎样做才算做到了位。只有做到位，才能防止对方钻空子，防 止坏人有机可乘，避免采购风险。 同时，在作业流程中，要特别强调采购员在外单独活动时，多和采购部门取得联 系。特别在谈判结果、签订协议等重要事件上，多请示汇报，发挥采购部门集体 的作用。这样做，还可以降低采购风险，避免许多由于个人疏漏而造成的错误，

9、 保障采购工作的圆满成功。 在设计作业流程时，还要注意设计对每一步作业的约束和监督机制。请示汇报就 是一种约束和监督。另外，在资金使用、价格浮动范围、优惠条件赋予等方面都 要设立一定的约束或权限。 其次要制定岗位责任制度，对各个岗位规定明确的职责范围。采购工作涉及多个 岗位，哪个岗位的懈怠都会耽误采购工作的进行。因此各个岗位要互相协调配合 。制定岗位责任制，可以使每个岗位都能够明白自己的职责，使得大家都尽职尽 责，协调配合。 另外，还要建立奖惩制度。工作流程、岗位责任制建立起来以后，就要坚决执行 。为了保证这些制度真正贯彻，就要建立奖惩制度。做得好的，予以奖励；做得 不好的，予以惩处。奖励与惩

10、处，有精神方面的，也可以有物质方面的。可以把 物质利益与业绩挂钩。确实有比较好的业绩，可以按照一定的比例奖励采购人员 。 （四）搞好首单采购、创造好 的基础环境 首单采购是指新业务开始后的第一单采购任务。 第一单采购，有很重要的作用： （1）为新业务下的采购打开局面。新业务刚开始，对资源市场行情还 不太了解，供应链关系还没有建立起来。第一单采购任务做细做好， 有利于初步打开资源市场，了解资源市场的行情。另外也为建立起供 应链关系创造了初步条件，这些都为以后的采购工作打开局面奠定了 基础。 （2）为后续的采购提供经验。第一单做得好，就可以树立一个样板。 后续采购工作可以照样进行；第一单如果不理想

11、，后续采购则可以总 结经验，改正缺点，改进工作，后续采购就可以做得更好。 （3）为以后的采购控制提供信息支持。例如，如果第一单业务采用招 标采购方式，则通过招标采购，就可以基本上掌握资源市场的价格水 平。这个价格水平是比较客观的，它可以作为以后采购控制的价格控 制提供依据。因此，第一单采购最好采用公开招标制。招标采购的特 点，就是让社会上各个供应商实行自由竞争，这样可以比较真实地反 映市场商品的价格行情。为后面的采购提供一个价格参考标准。 所以为了搞好采购，更好地开展采购控制工作，除了提高员工素质、 建立健全制度之外，还要确实抓好第一单采购。为后续采购控制创造 了条件，提供了一系列的采购控制的

12、参考标准。 （一）采购人员控制 采购人员是采购活动的执行者，也是关系到采购活动顺 利进行的关键。企业要依靠采购人员顺利地完成采购工 作，就要提高采购人员的素质，避免和消除在采购活动 中存在的假公济私、行贿受贿、贪污腐败、损害企业利 益等行为。一些供应商给采购人员以一定的回扣，以此 从采购人员手中获取采购订单，而这些产品往往是高价 的或者是质量差的，从而给企业带来了经济损失。 要加强采购人员的素质管理，采购人员应当具备较高的 道德素质，要有敬业精神，热爱企业，要品性正派，不 贪图私利；应当有较高的业务素质，对物料的特性、生 产过程、采购渠道、运输保管、市场交易行情、交易规 则有深入的了解；采购人

13、员应当思维敏捷，表达能力强 。 要加强采购人员的职业道德教育，业务知识培训，建立 奖惩制度，及时对采购人员进行奖惩。 （二）采购流程控制 采购流程的控制包括了整个采购的流程，但这并不意味着整个采购流程事无巨细的各种活动都是控制的直接对象 ，这需要花费大量的资源，是不可能也是不必要的。采购控制应当抓住采购流程中的关键点，以重点控制达到控 制全局的目的。 企业在采购流程中采购监督和控制的要点包括以下方面： （1）采购计划的制定。 （2）采购文件的准备。 （3）采购文件的基本内容和要求。 （4）采购文件的审批。 （5）向合格的供应商提交采购文件。 （6）采购合同的审批。（7）采购合同的签订。 （8）

14、向供应商提供的采购文件。 （9）向供应商反馈采购物资的质量状况。 （10）在供应商处验证采购产品。 （11）对供应商提供的产品进行验证。 （12）采购文件的保管。 采购监督和控制应制定并实施对采购质量进行重点控制的工作程序。应当对采购文件的编制、评审和发放实施控 制。采购文件主要分为以下几类，即ISO9000文件、ISO14000文件，运作程序、作业指导书、表格、图纸和技 术资料，这些采购文件要确保准确地规定采购产品的要求并有利于供应商的理解。不同企业的采购文件不太一样 ，但通常采购合同是采供双方之间签订的具有法律效力的协议，是受害方向违约方索赔的重要依据。 采购方应对每一个供应商提供合格产品

15、的能力进行适当的评审，并确保向合格的供应商进行采购。应与供应商就 供应产品的质量达成明确的协议，以确保对供应商提供的产品的质量控制。 采购方应与供应商就验证方法达成明确的协议，以确保验证方法的合理性和验证结果的统一。应当制定与供应商 解决质量争端的规定，以利于及时解决和处理有关质量的事宜。 采购方应当规定适当措施以确保严格控制收到的产品符合规定的质量要求。采购方应当保存与接收有关的产品质 量记录，以便证实与追查产生质量问题的原因。 （三）采购资金控制 在一个企业组织中，采购管理者对采购资金的控制是相 当重要的。采购预算控制是采购资金控制常用的手段， 采购预算是一种以货币和数量表示的采购计划，实

16、现了 采购计划的具体化，为采购资金的控制提供了明确的控 制标准，有利于采购资金的控制活动的开展。 因此，采购人员必须按照预算使用采购资金，努力使采 购计划符合实际，贯彻既保证生产，又节约的原则，需 要什么就采购什么，需要多少就采购多少，对采购的顺 序也要做到心中有数。 对于采购资金的使用要建立起一套严格的规章制度，资 金的领取、审批、使用，一般要规定具体的权限范围、 审批制度、书面证据制度。对于货款的支付，要根据对 方的信用程度，具体的风险情况进行稳妥的处理。比如 ，一般货款的支付，要等到货物到手并验收合格以后， 再付全部货款；出差的差旅费的领取数量、领取审批等 都要有较详细的规定。 （四）采购信息收集和使用 采购控制过程是通过采购信息的传输和反馈得 以实现的，控制部分由信息输入到受控部分， 受控部分也有反馈信息送到控制部分，形成闭 合回路。控制正是根据反馈信息才能比较、纠 正和调整它发出的控制信息，从而实现有效控 制。 （五）采购绩效考