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1、*1 单击此处编辑母版标 题样式 单击此处编辑母版副标题样式 基层主管的 基本技能和要求 讲师：宁文革 时间：2002/8/A 立木取信 言行一致 主要内容 n前言 n工作前先装备好你的思考能力 n了解你的职务 n完成你的指派工作 n如何进行你的工作 n基层主管的四大职责 n基层主管的基础守则 n有效的报告方法 n结语知己、知彼、整合 一 前言 二 工作前先装备好你的思考能力 n以科学方式进行工作 明确你的工作目标 收集事实资料 依事实做判断 计划 执行 检讨 n秉持强烈的目的意识及问题意识 n任何小事都不要疏忽了创意 三 了解你的职务 n对自己的职务充分了解 责任 权限 义务 n了解你工作的
2、前手与后手 四 完成你的指派工作1 n命令接受方法 主管呼叫你的名字时 n用有朝气的声音立刻回答 n不要闷声不响地走向主管 n不要用“做什么”、“什么事”等同辈团体的用语回答 n带着你的记事本，以便随时记下主管的指示 四 完成你的指派工作2 n命令接受方法 记下主管交办事项的重点 nMEMO具有核对功能 n日后工作进行中，可根据Memo记录主管所提示 的注意事项、协调事项，检查你工作状况 n可避免日后如“没有交待”、“没听到”等纷争发生 四 完成你的指派工作3 n命令接受方法 理解命令的内容 n不清楚的地方，询问清楚为止 n尽量以具体化的方式，向主管确认命令内容 n要让主管把话讲完，再提出意见
3、或疑问 6W nWhat指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态 nWhen指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候 要完成那一部分的工作 nWhere泛指各项活动发生的场所 nWho指完成命令要接触或关连到的对象，如担当者、责 任者、参与者 nWhy指理由、目的、根据、Why能让我们更能洞悉我们 为什么这样做而不要那样做 nWhich指各种选择可能及优先顺位，Which能让我们思 考保持更多弹性，同时也让我们知道什么事情可以选择， 也提醒我们必须决定我们的选择 3H nHow指方法、手段、如何做 nHow many指需要多大、多少，以计量方 式，让事情更具体化 nHow much指预算、费
4、用 五 如何进行你的工作 n了解二个类型的工作目标 应达成状态的工作目标 n应达成状态的目标，是指维持公司营运或达成公司 的年度经营目标，企业内的各个员工必须完成的目 标。 五 如何进行你的工作 n解决问题的工作目标 解决问题的目标是指我们在工作上碰到问题发 生，使我们的目标与现状产生差距、或和我们 的预想与期望不一样，因此必须采取一些解决 问题的手段去克服问题，使问题消失不再发生 。 评估问题性质的两个步骤 n问题的优先顺位 紧急性不管问题的大小，必须立刻解决 重要性一些重要的问题，未必是很紧急的 妥当性指解决问题的目标本身是否妥当 n区分问题的类别 发生型问题指现状与目标或标准已发生差距
5、谋求改善型问题是指现有的目标或标准往上提升 潜在型问题是我们预测未来环境的更动，可能会带 给我们那些问题 n面对目标的态度 以PDCA完成达成目标的手顺 nPDCA A A P P C C D D A A P P C C D D A A P P C C D D 改善后的水准 水准提升 水准提升 目前的水准 程序化 n在做计划时，若能把握住工作的顺序、步 骤，相信你对你的工作能做出有效率的计 划，这种依工作的顺序、步骤做成的计划 ，谓之程序化 程序化计划的五个步骤 nWhy明确了解工作进行的目的及理由， 为什么要做? nWhat确定要做哪些事项? nWho谁来做?明确责任者及协助者 nWhen什
6、么时候完成? nHow to明确如何进行及进行的顺序步骤? 以问题解决程序 n找出问题的真正原因 n找出解决问题的重点对策 n订出问题解决的行动计划 问题解决的九个步骤 n1. 明确的目标、标准 知道自己想要达成的目的或状态，你才能发现有什么 问题 n2. 发现问题点 积极地秉持你的问题意识及改善意识 掌握现状、调查现状、密切注意现状、随时注意可能 的问题点 特别问题的种类：如与目标、标准规格的差异，策略 执行不能达到预期的效果，外在环境变化所引起的 问题解决的九个步骤 n3. 要因分析 辨别问题的现象与产生现象的原因 针对问题点，找出真正的原因 整理归纳各项原因 找出几项最重要的原因 问题解
7、决的九个步骤 n4. 确定要解决的问题 根据要因分析，发现要解决的课题很多，如无 法同时解决，就要选出几项重要的课题解决 有些要因来自客观的环境，不是凭自己主观的 力量就能消除要因，例如：汇率、利率、关税 的变动。 问题解决的九个步骤 n5. 拟定对策 思考出针对要因的解决问题点的对策 针对客观环境产生的要因，找出减低影响或规 避的方法 提出多项对策，以便选择最适合的因应之道 问题解决的九个步骤 n6. 做出行动计划 明确作业项目、担当者期限及行动进行的顺序 n7. 执行行动计划 注意执行时，是否确实依据行动计划的内容进 行 随时了解实施的状况 问题解决的九个步骤 n8. 效果确认 调查执行的
8、结果，是否能有效地将问题解决 若问题仍无法解决，要调查执行行动计划是否 有偏差 n9. 标准化 订定标准化作业的方式，要能简单、浅显易懂 ，每个人都能够实施 宣导标准化作业方式，让每个人都能遵守 六 基层主管的四大职责 n执行任务 品质管理 交期管理 成本管理 生产管理 安全管理 士气管理 六 基层主管的四大职责 n改善问题 n做好人际 n培育部属 七 基层主管的基础守则 n比上司期待的工作成果做得好 n一定在指定的期限完成工作 n工作时间集中精神，专心工作 七 基层主管的基础守则 n懂得提升工作效能与效率的方法 依工作的重要性，决定完成工作的优先顺序 依工作的重要性，决定投入工作的时间 同性
9、质、同种类、类似性高的工作分门别类进行 不断思考是否更有效率的工作方法 请教有经验的老前辈 备齐以往的做法、相关资料、相关的讯息，当做工作的参考 随时订出完成工作的期限 准备好必要的工具、材料、器材 避免用过大的手段，达成较小的目的造成浪费 避免用过小的手段，达成较大的目的螳臂挡车 七 基层主管的基础守则 n要有防止错误的警觉心 使用一些未经确认的资讯 工作上的专业知识或技巧不充分 疲倦、不能集中心力 情绪低潮、不稳定 连络错误、协调不足 把一知半解当做全部知道 不注意、草率、马虎 成见、专断 无责任感、推脱责任 不遵守作业规定 七 基层主管的基础守则 n做好整理、整顿、清洁 n秉持工作的改善
10、意识 简单化 代替化 统合化 分散化 废止化 七 基层主管的基础守则 n养成节省费用的习惯 合理的使用电话 有效率的使用办公用具及事务机器 节省电费、水费 不要不当加班 做好避免不良品的措施 做好机械、维护，并正常操作机器 做好预算、控制预算 要有成本意识 爱惜公司的资产 八 有效的报告方法 n报告的对象 n报告的时机 做好计划时 中间报告 紧急报告 工作完成时 八 有效的报告方法 n报告的原则 口头报告原则 n先说结论a.结论 b.经过 c.理由 n简洁、正确 n事实与主观的感想、臆测需区别 n不要遗漏重点 n成功、失败都要明言 八 有效的报告方法 n报告的原则 书面报告的原则 n遣词用语要简单易懂 n标题清楚 n尽量用图表、数字说明 n报告顺序要合逻辑 n利用添附资料说明 九 结语知己、知彼、整合 n信赖你的部属 n相信自己有无限的潜能 n显露你的企图心 n支持上司或组织所订目标 n订定目标，应就部属能力、水准与达成任务的 难易度做合理公平的考量 n因人而有不同的激励方式 n容许无心、隐恶扬善 十 附件 n科学的步骤进行工作 n彻底完成职务的CHECK POINTS n接受命令的CHECK POINTS n工作进行的CHECK POINTS n工作程序化计划表 n问题解决九步骤 n防止不良现象的查核要点一览表 n生产作业现场巡查表 n向主管报告的CHECK POINTS
