《机关事务管理综述》由会员分享，可在线阅读，更多相关《机关事务管理综述（27页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、1.1 机关事务管理1.1.1 会议管理系统应能对全局性会议进行统筹安排，发送会议通知，自动通知及定时提醒与会人员，会议室申请审批及调整修改，并可实现网上开会及录音录像等。包括：会议及经费审批（通过签报模块完成）、会议室管理（通过本模块完成）、会议通知及定时提醒与会人员（通过机关公告模块完成）、会议变更（通过机关公告模块及本模块完成）、视频会议（通过即时通信完成）、会议资料管理（通过机关公告模块完成）等模块。在此界面可以实时显示当前会议室情况一览、会议材料列表、相关流程审批情况等等。图：会议管理功能结构图1.1.1.1 会议及经费审批当各处室需要组织一个会议时，可以使用会议及经费审批功能。会议
2、申请关联工作流，通过会议申请流程实现会议的申请工作，在申请表中选择会议室，会议时间，参加会议人员等信息。会议申请通过后，会议室自动被预定，参会人员也会自动收到通知（包括短信通知）。选择会议室前可以查看会议室可用情况，会议室预定后参加会议人员可收到提醒。会议查询模块提供统一的查询入口，如根据会议名称、会议时间、会议参与人等信息查询，查询到会议信息后，相应的会议申请、会议纪要等。查询结果支持图形化展示。会议通知功能结合在会议申请和会议室预定功能中，通知的方式包括系统内信息和短信息或邮件等。如果是系统内通知，用户接受后自动进入个人日程。1.1.1.2 会议室管理会议室管理模块分为两种权限：浏览权限及
3、会议室管理权限。可通过后台权限管理配置。浏览权限只能浏览会议室基本信息，管理员权限可新增、修改、删除会议室。会议室的基本信息有：会议室名称、会议室位置、座位数量、附加设备、使用单位、是否可用、描述等。会议室基本资料维护实现会议室的增、删、改操作，可以将单位内部所有会议室进行统一登记，实现会议室信息的共享，便于单位内部人员选择所需会议室。图：会议室基本资料1.1.1.3 会议资料管理会议资料管理涵盖于会议有关的会议通知、参加人员名单、会议议题、会议纪要等相关材料的管理。会议资料管理是以会议为主线的，一个会议关联多个会议资料。会议资料的产生可以在会议过程中，也可以在会议中结束后添加、修改相关材料。
4、图：会议资料管理1.1.1.4 会议通知及提醒在会议室审批完成后，可以通过会议室预定申请流程直接通知参会人，同时也可以结合通知公告功能，将需要会议信息以通知下发给相关参会人员。1.1.1.5 会议变更会议时间或者会议地点发送改变后，会议召集人可以通过通知公告功能将会议的最新信息发布至与会人处。1.1.1.6 视频会议视频会议通过即时通讯接口实现。1.1.2 公务安排管理公务安排管理人员在接收到收文或者临时、紧急通知来局人员公务活动时，可以通过公务安排进行统一的电子化管理。公务安排管理人员在系统中录入公务活动的相关信息、并拟定分办意见、经过办公室审核、局领导审批后，实现与其他相关处室的沟通协调，
5、并对此次公务安排进行任务分工与落实，实现对外来公务人员用餐、用车、会议和日程安排的管理。公务安排管理实现对公务接待的全过程管理。通过接待议程的审批，结合会议室、车辆、订餐、物品申领等多个功能模块实现公务接待的全过程管理。主要的功能如下图所示：图：接待管理功能结构图l 接待登记及审核接待员登记基本接待信息，拟定接待议程并送领导审核。通过规范化流程对接待进行审批，审批通过后的信息可直接进入接待信息汇总。l 接待登记安排接待员将公务安排的接待活动进行分配，包括会议室的预定、日程活动安排、车辆安排等。并将这些任务落实到具体人员，实现对任务的追踪。l 接待信息汇总及总结接待信息中展现每次公务接待的具体安
6、排情况及相关的接待议程。接待完毕后的可是在接待信息中上传接待总结。通过信息的分类存储实现信息的再利用。l 查询统计查询统计中可对年度、月度接待次数、接待费用进行统计。序号接待单位承办部门费用1省政府办公室1000.002兄弟单位办公室1000.00合计2次2000.001.1.3 固定资产管理固定资产管理主要是实现资产设备申请采购、领用、调拨、报废等管理的电子化，提供相关的统计、查询功能，并实现与广东局现有的固定资产管理系统对接。固定资产的采购、调拨、领用以及报废最终都需要经过固定资产管理员，由固定资产管理员登记入固定资产管理系统中，实现固定资产的统一管理。1.1.3.1 固定资产购置、采购审
7、批使用流程审批进行购置、采购管理。流程示例图如下：固定资产购置申请单示例如下：1.1.3.2 固定资产领用审批流程示例图如下：审批表示例图如下：1.1.3.3 固定资产报废审批固定资产报废审批表样式示例图如下：1.1.3.4 固定资产调拨审批固定资产调拨流程示意图如下：调拨表单示意图如下：1.1.4 车辆管理对各单位可用车辆以及车辆出车情况的管理。车辆管理主要是为了合理安排各处室用车要求的一个功能，对单位车辆进行统一管理。由车辆管理员建立车辆库，然后根据单位员工的需要进行合理的调配、安排。满足用户提出用车申请、部门领导审批，相关领导审批、车辆安排等一系列流程处理及功能操作。除了满足车辆管理特有
8、的业务需求外，还应完成相应的流转功能。具体包括的功能如下图所示：1.1.4.1 车辆维护车辆维护中主要包括车辆基本信息的登记，其主要信息包括：车牌号、车辆所属单位、乘坐人数等。1.1.4.2 车辆费用车辆费用主要对车辆的各种费用进行登记，包括车辆年审费用、维修费用、油费等。根据车辆费用的记录，可生成相应的统计报表。1.1.4.3 用车申请各单位用户可以申请使用车辆，车辆的申请过程中可按照各单位的情况不同，选择采取是否需要流程审批的方式。申请车辆使用时，需填写起始地点、选择车辆、同行人等基本信息。车辆使用申请审批通过后，由系统自动转为出车登记中。图：用户申请单（示例图）图：车辆使用申请（示例图）
9、1.1.4.4 出车登记出车登记主要记录本单位车辆的使用情况，出车登记来源有【自动】和【手工】两种方式。【自动】方式的数据来源于审批通过的用车申请；【手工】方式的数据可以由车辆管理员手工录入。从节约行政成本的角度考虑，一辆车可以同时相应多个申请。1.1.4.5 统计报表统计报表是对车辆管理中相关信息的统计，包括车辆费用情况统计、车辆使用情况统计等。统计报表通过权限控制，允许部分人员查看，同时单位之间不能相互查看。l 年度车辆固定费用统计序号车牌号年费车船费保险费1粤A 123100050015002粤A 456100050015003合计200010003000总计6000l 年度车辆维修费用
10、统计序号车牌号维修项目维修时间费用1粤A 123电瓶2010-8-25002粤A 123轮胎2010-8-25003粤A 123轮胎2010-9-25004粤A 123喷漆2010-8-2500小计20005粤A 456电瓶2010-5-65006粤A 456轮胎2010-5-6500小计10007合计3000l 年度车辆违规、事故费用统计序号车牌号违规、事故类型违规、事故时间司机费用1粤A23刮碰2010-8-2张三5002粤A 123红灯2010-9-2李四200小计7003粤A 456刮碰2010-5-6李四5004粤A 456红灯2010-6-26张三200小计7005合计14001.
11、1.5 外事管理外事管理主要包括四个主要的功能，分别是外事经费管理、外事证照管理、外事制度说明以及外事报名管理。图：功能结构图1.1.5.1 外事制度管理外事制度主要是存放外事管理的相关规定和制度，允许所有人查看。1.1.5.2 外事经费管理外事经费管理，可以分为两个部分，其一为外事经费的申请，在年初时可以统一由人事处提出申请，需要通过领导审批。其二是外事经费的管理模块，以列表的形式显示本年度的外事经费，同时提供增、删、改、查的功能。1.1.5.3 外事证照管理外事证照管理是对个人的户口、身份证复印件、因公护照、因公通行证等进行统一管理。系统以人员为单位，登记人员的基本信息、因公护照、因公通行
12、证的基本信息，并可以以附件形式保存人员户口本、身份证复印扫描件。因公护照和因公通行证的主要信息包括证照号码、身份证号码、类型、证照申请时间、证照过期时间、签证过期时间等。个人有权限查阅所持护照状态；如果证照已过期，则会通过系统短信提醒持证人。1.1.5.4 外事报名管理外事报名管理功能，包含办理护照/通行证流程通知、出国任务报名表和团员信息汇总表等功能。1.1.6 用餐管理用餐管理主要用于管理机关内部就餐的数量及外部人员用餐安排。主要功能包括：1.1.6.1 用餐准备考勤管理相结合，每天自动统计上班人数，形成列表，列表可供后勤查看，以进行用餐准备。1.1.6.2 外部人员用餐申请有非内部人员需
13、要用餐时，由用餐部门提出用餐需求，报处室领导审批，处室领导审批后由后勤管理部门处理，后勤管理部门确认收到用餐需求，进行准备并反馈用餐部门。系统可根据外部人员用餐的申请情况，自动生成外来人员用餐费用单，便于结算。1.1.6.3 接待用餐管理如有接待用餐的情况，负责接待处室须提前一天将接待人数、接待标准、接待要求报后勤管理部门，后勤管理部门确认收到用餐需求，进行准备并反馈用餐部门。1.1.7 印刷品管理印刷品管理是用于对机关送印刷厂印刷的各类文件资料等印刷品的全过程管理，包括送印计划审批、印刷品领用申请、收货管理以及各类统计等。实现文件材料印刷网上申请、审核、签收、提醒催办、办理、反馈、查询等功能
14、。主办人员可通过系统提交印刷需求，由部门审核后发后勤印刷部门，后勤印刷部门签收确认，并依据进度适时反馈办理情况。申请表示意图如下：其中，提供若干固定的印刷格式、模板供主办部门选择，不需主办部门人工排版。在固定的印刷格式中含有详细的价格标准和印制清单。审批流程示例图如下：后勤管理部门可以随时对印刷品的完成情况进行汇报，以通知主办人。系统具有催办功能，同时对所有人显示后勤印刷部门当前任务汇总及办理进度，以便有需求的部门根据当前印刷部门的任务情况择时安排，错开高峰期印刷。1.1.8 物业管理物业管理主要分为三个部分：其一为房产（宿舍）基本信息管理，其二为宿舍申请，其三为费用管理。l 房产（宿舍）基本信息管理房产（宿舍）管理主要以列表的形式展现，在其中可以有权限用户可查看现有或历史房产资料。后勤部门负责维护更新房产资料，及宿舍变更情况记录，具有增删改查的功能。查询条件包括：是否空置、房产位置、房产结构等。同时可查询现有宿舍安排情况。l 宿舍申请以查看从暂调干部调入住到搬出的情况。根据借调时间安排和现有宿舍情况安排，个人向人教处提出申请，查询后（个人和人教处都可以查询），人教处向后勤提交审批结果，由后勤统一安排；退出宿舍时个人直接向后勤反馈即可。其中，指员工提出宿舍申请，人教处协商后勤部门后根据现有宿舍情况按顺序进行排序和安
