企业行政公文写作讲解

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1、L/O/G/O 企业行政公文写作 基本常识 主讲：行政部 第一部分：公文种类、行文要求概述 Click to add title in here 企业公文是在生产经营和行政管理等过程 中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务 文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯 彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制 度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、 布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等 的重要工具和历史资料。 第一部分：公文种类、行文要求概述 v一、公文种类 v公文种类主要分为：决定、通知、通报、报告、 请示、批复、意见、函、会议纪要等种类。（命 令、指示、公告、通告、议案） v（一）决定

2、 适用于对重要事项或重大行动做出 安排，奖惩有关单位及人员。 v（二）通知 适用于批转所属部门/公司的公文 ，转发上级主管部门和不相隶属单位公文；发布 规章制度；要求所属部门/公司办理和需要周知 或共同执行的事项；任免干部等。 v（三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达 重要精神或情况。 第一部分：公文种类、行文要求概述 v（四）报告 适用于向上级主管部门汇报工作、 反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询 问。 v（五）请示 适用于向上级主管部门请求指示、 批准。 v（六）批复 适用于答复所属部门/公司、群众 组织请示事项。 v（七）意见 适用于对重要问题提出意见和处理 办法。 v（八）

3、函 适用于不相隶属单位之间相互商洽 工作、询问和答复某一事项或某些业务性、临时 性的问题等。 第一部分：公文种类、行文要求概述 v（九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和 议定事项。 v（十）命令（令） 适用于依照有关法律公布行 政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施； 嘉奖有关单位及人员。 v 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者 法定事项。 v（十一）通告 适用于公布社会各有关方面应当 遵守或者周知的事项。 v（十二）议案 适用于各级人民政府按照法律程 序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员 会提请审议事项。 第一部分：公文种类、行文要求概述 v二、行文要求 v（一）行文应当注重必

4、要性和实效，坚持少而精 的原则。 v（二）行文关系根据职权范围、隶属关系确定， 一般不得越级请示或报告。 v（三）“请示”应当一文一事，只写一个主送单位 。如需要同时送其他单位，应用抄送形式，原则 上不得同时抄送下属单位。 v（四）报告不得夹带请示事项。 第一部分：公文种类、行文要求概述 v（五）主送上级主管单位的公文，用“请示”或“ 报告”；向无隶属关系的有关部门洽谈工作、询 问和答复问题、请求批准等，行文用“函”，只主 送一个单位，其他有关单位抄送。 第一部分：公文种类、行文要求概述 v三、草拟公文应注意以下事项： v（一）内容要符合国家的法律、法规，符合党的 方针、政策，符合上级主管部门

5、和本企业的有关 规定和实际。 v（二）情况确实、观点明确、条理清楚，层次分 明，文字精炼，用词恰当，标点准确，篇幅力求 简短。行文关系恰当，公文体式得当，使用规范 化简称。 v（三）涉及国家秘密和企业秘密事项的公文要依 据中华人民共和国保守国家秘密法规定，准 确划定密级，按要求明确标明密级及保密期限。 第一部分：公文种类、行文要求概述 v（四）人名、地名、数字、行文要准确。时间应 写具体的年月日。引用公文先引标题，后引发文 字号。 v（五）行文要使用国家法定计量单位。数字，除 成文时间、部分结构层次、序数和词、词组、惯 用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的 数字必须使用汉字外，应当使用阿

6、拉伯数码。 v（六）公文中章节序数的写法一般按下列顺序排 列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层 “1”，第四层为“（1）”。 v（七）文稿一律用钢笔、签字笔书写或计算机打 印稿，原稿一并附后。 第二部分：如何写公文 第一节 决 定 一、概述 v决定是各单位对特定事项或问题作出的决议 或规定，要求相关人员必须贯彻执行，绝不能阳 奉阴违。它最主要的特点是指令性和规范性。决 定的使用范围很广，国家党政机关、组织团体和 企事业单位都可以使用。 二、格式与内容 决定的格式一般由标题、正文、 发文机关、成文日期等几部分组成。 第二部分：如何写公文 v1、标题 v一般由发文机关、事由和文种组成，例

7、如国务 院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定 、深州冀东混凝土有限责任公司关于表彰 2011-2012年度先进党支部、优秀共产党员和 优秀党务工作者的决定。 v2、正文 v决定的正文可采用分条列述式、篇段合一式或分 段式的结构方法。 v无论采用哪种结构形式，都要写明两项内容： 第一，决定的根据；第二，决定的内容。如果是 法规性决定，还要提出希望或要求。 第二部分：如何写公文 v奖惩性决定的写法与前两种写法差别较大。这种 决定一般采用分自然段的方法: v一是先介绍被表彰或被惩处的单位或个人的基本 情况。 v二是叙写具体的先进事迹或错误事实。 v三是奖励或处分的依据。 v四是具体的奖励或处分

8、的决定。 第二部分：如何写公文 v3、发文机关 要写机关全称或者规范化简称。单一机关制发的 行政公文，此项内容可以省略。 v 4、成文日期 要用汉字写明年、月、日。 第二部分：如何写公文 v 三、范例 例1 公司关于表彰和部门的决定 各分公司、各部门： 在本公司技术创新评比活动中获得冠军。为表彰， 及其所在的部门的工作成绩，促进公司的技术革新活动，推动 公司的技术改造，公司决定： 1、向颁发奖状和奖金万元。 2、向小组颁发奖状和奖金元。 3、向部门颁发奖状和奖金元。 公司 年月日 第二部分：如何写公文 第二节 通 知 v一、概述 通知是上级机关向下级机关传达指示、批转 下级机关的公文、转发上级

9、机关和不相隶属机关 的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行 公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执 行的事项的平行文种。 第二部分：如何写公文 v二、格式与内容 按通知的性质来划分，一般可分为告知性通 知、布置性通知、发布性通知和会议性通知。告 知性是每一种通知的共同特性。通知一般由标题 、正文和落款及时间几个部分组成。 v 1、标题 标题有两种格式，一种是公文规范性标题，另 一种由事由加文种构成。前者由发文单位、文种 构成，如(发文单位名称)通知；后者 由事由和文种构成，如关于认真贯彻执行会计 从业资格管理制度有关规定的通知。 第二部分：如何写公文 v2、正文 因通知的类型不同，正文

10、的写法、要求也不同 。 (1)告知性和布置性通知。这类通知是上级单位 向下级单位作出某项指示、布置某项工作的通知 。具体要求是：缘由要充分，行文要简洁，事项 要交代清楚。“特此通知”、“以上事项望周知”是 这类通知惯用的结尾句式。 (2)批示性通知。这类通知大都以批转或转发的 文件为主，通知本身只起按语的作用。“现将 转批(转发给你们，请研究执行(参照执行 、遵照执行)”是这类通知惯用的结尾句式。 第二部分：如何写公文 (3)会议性通知。这类通知正文包括两部分，即 通知的缘由和通知事项及内容。前者要写出召开 会议的目的、意义；后者主要交待会议议题、时 间、地点，必要时还要交待参加人员的条件、范

11、 围等。 (4)任免性通知。这类通知就是任命和免去干部 (企业管理、领导层人员)职务的通知。只有任命 事项没有免去事项的通知，叫任命通知；只有免 去事项没有任命事项的通知，叫免职通知。因为 任免通知关系到人事变动，所以在提法、措辞、 人名次序排列上要特别慎重。 第二部分：如何写公文 v3、结尾 签署发文单位和发文时间。单位就是指发文 单位，时间就是发布通知的时间。 第二部分：如何写公文 v 例1（会议通知） 会议通知 各部门领导： 谨定于20年月日上午9时30分在 召开会议，请准时参加。随本通知送评 议表一份，请认真填写并于开会前上交。 公司 年月 第二部分：如何写公文 v例2 (告知性通知)

12、 公司关于地址迁移的通知 我公司公司迁至市大街号办公， 新开户银行市分理处，账号： ，原来的开户银行及账号8月1日撤 销。 特此通知 公司 年月日 第二部分：如何写公文 例3（任免通知） 总公司关于同志职务任免的通知 分公司： 经总公司研究决定：任命同志为 分公司经理，免去其室主任职务。 公司 年月日 第二部分：如何写公文 第三节 通 报 v 一、概述 v 通报是用来向所属单 位或群众传达重要情况 、表扬好人好事、批评 错误的一种公文形式。 它是从事工作指导、思 想教育时常用的一种公 文。从行文关系看，通 报属下行文。通报通过 反映有关典型事例或情 况，表达了上级机关、 领导部门的意图和精神

13、，具有领导指导性。 第二部分：如何写公文 v通报有以下特点: 1、客观、真实 通报的内容不仅必须真实准 确，而且还必须有典型性、代表性，才能起到较 广泛的教育推动作用，所传达的重要精神也应对 一个时期或一个方面的工作有重要的指导意义。 2、告知范围广 由于通报所列内容具有典型性 ，需要推广，因此，一股情况下通报下发的范围 较广。 3、及时性 通报行文的目的在于尽快把情况 传达出去，以引起广泛注意，促进工作，因此特 别要求及时性。 第二部分：如何写公文 v4、灵活性 它主要表现在，告知的对象不是特定的，不 是专对某个机关单位或个人，而是“众所周知”的 ；通报没有周期长短的限制，有事实有必要，即

14、可发通报。 v根据内容区分，通报大体可以分为四种类型: （1）表彰性通报 这类通报的内容，是将具 有典型意义的好人好事通报所属系统或单位，以 树立正面榜样，弘扬其优秀品质和崇高精神，或 推广其先进经验和做法，以达到推动、改进工作 ，树立社会主义新风的目的。 第二部分：如何写公文 （2）批评性通报 这类通报的内容，是将具有典 型意义的倾向、思潮，言论、行为通报所属系统 或单位，有针对性的提出克服错误倾向或错误言 行的办法、要求，以达到引起警戒、接受教训的 目的。 （3）情况通报 这类通报的内容主要是需要告知 本系统或本单位的有关重要情况，目的是互通信 息和沟通情况，以增加政务透明度，也使相互了

15、解，取长补短，做好协调和配合，促进工作的顺 利进行。 （4）事故通报 这类通报常用于报道重大事故， 对事故的来龙去脉和前因后果，作综合分析，着 重于找出原因，讲清危害，引起教训，使更多的 单位或个人引以为戒，防止此类事件的再次发生 。 第二部分：如何写公文 v二、格式与内容 1、标题 有规范的完整标题，也有不完整的、由事 由加文种的标题xx公司关于纠正销售工作的不 正之风的情况通报。有时也可以只写“通报“二 字。 2、主送单位 一般通报都有主送单位，少数普发性通报可 以不写此项。 第二部分：如何写公文 v3、正文 一般由四部分组成， (1)引言。主要是概括通报的内容、性质、作 用和要求。 (2

16、)事实。表扬性通报写先进事迹；批评性通 报写错误事实。写作时应注意的问题是：既要把 主要事实写清楚，又要写得概括精练。 (3)分析及处理。对先进事迹的先进性或错误 事实的本质，进行恰如其分地分析，有的还写出 先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见； 表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定：批 评性通报写出处分决定。 第二部分：如何写公文 v(4)号召或要求。根据通报的精神要求如何去做 ，或者号召为实现什么目标而奋斗。 4、结尾 写明发文单位和日期。如果发文单 位在标题前已加上去，此处可以只写日期。下发 或张贴的通报要加盖公章。 第二部分：如何写公文 v 例1 中国工商银行市分行关干表彰20年度 金融先进集体、金融先进工作者的通报