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1、高校文秘工作研究探讨论文 【摘要】目前我国高等教育事业已经进入了快速发展阶段高校办公室工作也随之复杂化而高校文秘工作作为这一部门的基本职能也开始变得日益繁杂在本文中笔者针对高校文秘工作的现实问题就高校办公室文秘工作新时期的发展提出了一些建议以期能为高等教育事业的快速发展尽一点绵薄之力 【关键词】高校；文秘工作；能力 一、高校文秘工作的内涵阐释 简单来讲可以将高校文秘工作归纳为“三服务两育人”文秘工作要服务于校领导、师生员工以及高校的改革与发展此即“三服务”而在管理和服务上坚持育人即“两育人”高校文秘工作者开展一切工作都是以学校改革与发展为中心的其工作内容复杂多样包括常规性工作和非常规性工作这两
2、项主要任务如各类文书的起草与印发、信息的搜集与整理、机要文件收发、处理和保密、信访人员的接待等工作都属于文秘工作甚至连领导临时安排的工作都在文秘工作者的职责范围内总体而言在高校文秘工作中事务性工作占据较大的比例如收发文件、跑腿等工作除此以外文秘工作还具有明显的服务性是促进师生员工与校领导之间协调与沟通的润滑剂 二、高校文秘工作的现实困境解析 （一）现实困境 1、主观上公共服务意识不足 部分高校文秘人员缺乏“服务为业”的意识文秘工作以服务为中心这一特点主要归因于其工作性质事务管理和公共服务是其主要工作内容目前文秘工作者普遍没有认真对待这份工作具有较强的自我意识缺乏服务意识在制定办事流程与相关政策
3、时时一些部门完全考虑自身的利益而不顾及这些制度所能带来的其它效益这样一来会导致公共服务市场化受到严重阻碍所以高校开展文秘工作应该树立服务理念加大创新力度明确服务对象制定规范、科学的文秘工作 2、高校文秘工作队伍建设不完善 首先队伍整体素质较低近年来市场经济快速发展总体而言高校普遍出现办公行政人员流失的情况这一现象在文秘工作这一岗位更加突出大部分办公室许多岗位闲置、空缺尽管还有部分办公室各个岗位编制都已满员但其所聘用的工作人员普遍素质较低大多数没有接受过专业培训根本不具备专业文秘工作者的专业水平此外大部分年轻人不大喜欢文秘这份工作他们认为这份工作太过繁杂这样一来高校办公室工作岗位空缺的现象就会更
4、加严重即使工作人员充实也容易出现老龄化问题 其次队伍稳定性较差高校办公室这一部门的职能决定了稳定性是高校文秘工作队伍的必备特征近年来办公室队伍稳定性较差一方面工作人员流动性较大一些工作时间长、经验丰富的办公室工作人员会因升职被调离或者走上从公之路而离开学校这些人员是造成高校办公室队伍人员流动较大的主要因素另一方面在岗人员往往会因工作待遇上的差别而心理不平衡甚至抱怨而无心于工作 再次队伍工作繁重很难找到合适人选能担此重任高校办公室整个部门的工作事务繁杂因而要求只有具备较高的综合素质的应聘者才能真正做好这一工作因此一方面高校在选人时要求严格另一方面也很少有人敢应聘这一岗位 （二）原因分析 1、缺乏
5、服务意识 公共服务市场不同于一般的商品服务市场其以服务为要旨并不以追逐私利为目的因此在这样一个领域一个缺乏公共服务意识的集体或个人是很难立足的以最大化的个人效用为追求的大多是理性经济人而目前文秘工作者却也一味追逐私利在开展文秘工作中各人打好各人的算盘然而文秘工作者实际上又不同于理性经济人其工作具有公共服务性这种性质的工作往往是很难兼容私利的这就决定了在文秘这一工作中要追逐私利就很难实现公共服务要想做好公共服务就不能像理性经济人一样追求私利因而目前高校文秘工作者的这种工作动机对于做好高校文秘工作这项公共事务是很不利的 2、价值取向与现实的矛盾 在作为人才培养基地的这样一个环境中高校文秘工作者同样
6、会追求自我提升关注个人的发展不过过于繁重的工作以及狭窄的职业提升空间使得文秘工作者对于当前这份职业不抱有多大热情因此大多数人会将视线转向其他更具有发展空间的岗位为自己谋求一个更好的职业发展在外部环境上基于高校这一主体本身的特质教学才是其一切工作的重中之重高校往往会在教学和教师队伍建设工作上投入更多这样一来就容易忽视文秘工作者的素质提升很少为文秘工作者提供培训机会要比专任教师少 三、高校办公室文秘工作的重要性 （一）是维系高校领导和师生员工之间沟通、协调 在高校管理中作为学校领导工作的必要补充高校办公室文秘工作既服务于学校领导又负责基层工作充当着参谋助手的角色发挥着承上启下的作用通常而言上情下达
7、和下情上达是高校办公室的文秘工作者的日常工作内容对于学校领导的决定以及学校的有关精神文秘工作者应该及时准确地传达下去并加以解释再将各学院、部门和广大师生的情况收集起来及时反馈给学校领导以便学校领导作出下一步工作考虑 （二）是充当领导决策的参谋助手 随着高等教育的快速发展高校领导的工作压力也随之增加在高校发展过程中高校领导需要处理的问题越来越多高校办公室是高校的信息处理中心作为这一部门的主要组成人员高校文秘工作者应充分利用在这一工作环境工作的优势做好信息的收集、整理、传播、反馈等一系列工作以确保将最为全面有效的信息反馈给学校领导并附以合理的建议以及科学的备选方案以便学校领导 更加迅速地作出决策这还仅仅是对于一些比较复杂的工作而对于一些较为简单的工作文秘工作者则要视情况自己应对对于情况的性质、程度作出准确地分析、判断选择合适的处理方案进而及时作出理性的处理以待学校领导做最后审查、批准即可这样一来高校领导拥有了文秘工作者这样一支队伍就相当于拥有了一个“智囊团”在工作上可以在很大程度上帮助校领导减负提高党务、政务等事务的决策效率
