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1、采购系统总体描述Page PAGE 6 of NUMPAGES 7 采购系统总体描述214.背景： 2目标 2总体要求 42.流程图 4采程图 5流程说明： 53.功能 64.报表 6?报价明细汇总报表： 6?订单明细汇总报表： 6?各类型物料采购分析报表： 6?各供应商采购分析报表： 6?寄存物料采购明细报表: (只针对采购作收货入库的寄存物) 65.关联功能： 背景：目标采购系统主要目标是为采购部门做到用最少的材料资金保障生产的良性运转的管理系统。1、从价钱上讲，系统提供询价资料维护，通过日常不同供应商报价资料的积累，做到真正货比三家。当发现有更低价钱的材料时，及时通知产品工程部门(PE)
2、，对材料作认证。2、从数量上讲、通过及时掌握准确的库存资料，为作计划提供数据。模块完整的系统则能够通过MRP计算出需求计划。3、从时间上讲、采购时间包括申请时间、审核时间、下单时间、送单时间、供应商生产时间(这块只有在JIT供货时才可能缩短)，送货时间。主要是各级主管签核及签核后的传递方面。总体要求本系统需具有的功能为可能让用户自由选择是否使用供应链管理(SCM)功能，即与供应商作互动管理。所以软件功能能具备在有互动管理时系统具有功能，在不用互动管理时系统操作不增加操作步骤。另外一点是：我们的系统是可能整合的也可能是拆分实施的，在原来的库存系统中可以单独上线，但有了生产、库存和品检、销售时库存
3、系统与这几个模组的联系系统要能建立起来。而当没有这些模组没安装时可能不要关联。流程图采程图流程说明：寄存的采购模式：当供应商和企业双方有好的信用关系，一般战略合作。企业和供应商首先建立采购合约，企业将需求计划通知供应商，供应商提前将材料寄存于企业的仓库中，但不需马上付款，而是以一个付款期内期初数加上本期进货数减去期末剩余数为购买数。如果是单一供应商，而且双方信用关系非常好，可能有进货时不作进货处理，以双方商定的各产品的单位产品消耗数乘以企业生产的产品数为购买数。如果企业由于不生产某种产品而使供应商已生产或已进货的材料有损失时按照合约计算赔偿。寄存计价：作实时成本时可以设定为以合约、报价、最后一
4、次已确定价钱收货时价钱、标准成本其中一种，如供应商发票收到时再生成差异，到月底将差异分摊到存货中去，或者不作实时成本，就在采购人员月底作结算后再计算价钱。采购单上价格：比较合约、最后一次交货价格、供应商的报价中最新的价格为默认值。换货：库存属本公司，换货是将不良仓物料转至良品仓，但单据填换货单，实物上将不良仓物料退回给供应商，并将供应商良品收入到良品仓。功能采购询价：对预采购的物料向供应商询价，需有供应商料号和公司料号。如采购互动方式，允许供应商登录系统进行他们的报价资料维护，维护的资料在供应商确认后不能修改。如不采用互动式管理则由采购人员将供应商给出的资料输入系统。系统需做到能分不同身份有不
5、同资料以确保不同供应商之间的保密。请购单维护：生产部门根据生产计划计算出物料需求，也可以由MRP算出需求生成购单。允许对无料号的费用材料进行采购。请购单审核：进行请购单审核权限设定，包括不同工厂有不同采购、不同采购金额有不同级别审核人员。采购订单维据：下采购，可能由一份或多份采购申请单生成采购单，出允许一份采购申请单分成多章采购单，也允许手动输入。可以分不同交期。采购订单审核：进行采购单审核权限设定，包括不同工厂有不同采购、不同采购金额有不同级别审核人员如果企业有需要，系统提供与供应商互动确认。交货通知：要求供应商交货，主要用于JIT或大宗采购，如果企业有需要，系统提供与供应商互动确认。采购合
6、约：可能作为开立采购单的依据，也可以是寄存收货的依据。可以分不同交期不同数量有不同价钱。不良退回：当收货时供应商已开立发票时或海外供应商的货品不良品不能马上退回或材料已入库后发现不良，要作不良退回。如是寄存时退回一般不扣款，而在计算用量时将退回数扣除。如果收货时没有开立发票， 系统在检验后只入良品，可以将不良品让供应商带回。换货：指有不良品时，不作退货，下次供应商送货来时将良品带来，不良品带回去。应付管理：费管理：允许输入采购业务发生的各种费用如运费保险费。并分为本方支付、对方支付、本方垫付、对方垫付。应扣管理：如收货中或生产中发现有由于供应商方面原因的不良，并且不会通过换货时，从应付款中扣除
7、不良数量的材料款。采购收货(将库存系统中的效验根据安装情况判断)寄存收货(库存系统中没有此功能)：寄存收货，是供应商将材料、零件存放在企业仓库，企业作仓库管理，但收货时不应付款，要使用材料时直接从仓库领用，等使用完后现款付款。数量有两种，一种是收货时计数，购买数量为原寄存数量加上本期收货数量减剩余数量的差额。另一种是收货时不计数，根据生产产品的单位消耗量乘上实际产量的乘积为购买数量。(不良入库，如果是consignment 仓，一个供应商分良品和不良品两储位)厂外代验贸易：别的企业由于采购不方便或来不急从海外采购而向本企业采购部份材料。报表报价明细汇总报表：以一段时间内的报价汇总,可以按物料类
8、型、供应商、物料类型分组汇总报表条件：起始时间(默认为当前时间三个月，不输入为不考虑开始时间)，结束时间为当前时间，供应商(允许不输入)，起始物料编号，结束物料编号，分组方式：物料编号，物料类型，供应商，不分组四种情况。报表栏位：报表单号、报价时间、供应商代号、供应商名称、物料编号、物料名称、物料类型名称、采购数量、单价、税别、税率、价格条件、付款方式订单明细汇总报表：以一段时间内的采购汇总,可以按物料类型、供应商、物料类型分组汇总，其中数量和总金额加总报表条件：起始时间(默认为当前时间三个月，不输入为不考虑开始时间)，结束时间为当前时间，供应商(允许不输入)，起始物料编号，结束物料编号，分组
9、方式：物料编号，物料类型，供应商，不分组四种情况。报表栏位：报表单号、报价时间、供应商代号、供应商名称、物料编号、物料名称、物料类型名称、采购数量、已交货数、单价、金额、税别、税额、价格条件、付款方式各类型物料采购分析报表：分析各种物料类型在各段时间内的采购金额/数量汇总。(交叉报表)报表条件：起始时间(默认为当前时间三个月，不输入为不考虑开始时间)，结束时间为当前时间，间隔期(年、月、周)，金额/数量(选其一)，起始物料类型(允许不输入)，结束物料类型(允许不输入)报表栏位：物料类型代码，物料类型名称、时间(可以为年、月、周等为单位，其下面的内容为该时间间隔内发生的数量或金额)各供应商采购分
10、析报表：分析供应商在各段时间内的采购金额/数量汇总。(交叉报表)报表条件：起始时间(默认为当前时间三个月，不输入为不考虑开始时间)，结束时间为当前时间，间隔期(年、月、周)，金额/数量(选其一)，起始物料类型(允许不输入)，结束物料类型(允许不输入)报表栏位：供应商名称，时间(可以为年、月、周等为单位，其下面的内容为该时间间隔内发生的数量或金额)寄存物料采购明细报表: (只针对采购作收货入库的寄存物)报表条件：起始时间，结束时间为当前时间，起始物料类型(允许不输入)，结束物料类型(允许不输入)，起始供应商(允许不输入)，结束供应商(允许不输入)。报表栏位：供应商、物料类型、物料代码、物料名称，期初良品数 、期初不良数，收入良品数、收入不良数、退回数、期末良数、期末不良数、单位。其中收入数从验收入库或暂收(对免检的)中抓取。退回数从物料交换中抓取。期初数为期初寄存良品仓和不良仓中数量。关联功能： 品质管理(进货验收/仓库验收)：当系统安装了品质管理模组，库存系统中的物料暂收需和品质检验相联。 应付款管理：库存管理：在库存管理中系统加上判断是否有采购管理，如有的话将库存中的与采购管理的关联加上，但如果用户只安装库存系统，系统仍然可以将关联去除。
