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1、如何建立大厦/小区各类工程 设备台账 目录 1、设备台账的依据与要求 2、设备台账的用途与功用 3、设备台账的分类与建立 4、设备台账的管理与更新 5、基本练习 设备台账的依据与要求 一、法规重要依据 中华人民共和国档案法 GB9705-2008 文书档案案卷格式 GB/T19984-2002 电子文件归档及管理规范 GB/T50328-2001 建设工程文件归档整理规范 CJJ/T117-2007 建设电子文件与电子档案管理规范 DA/T22-2000 归档文件整理规则 设备台账的依据与要求 二、公司主要依据 GEPM/QP08 设备管理控制程序 ZW/GC-01-03 设备管理控制规程 Z
2、W/GC-01-04 设备分类代码编号规定 设备台账的依据与要求 三、要求 1、分类、分目、标准、规范 2、全面、完整、准确、有效 3、及时更新、动态跟踪、可控在控 4、新项目开业半年内无条件要求全部完成台账 5、台账深度要求达到“主要零部件”级 6、四清(数量清、质量清、用途清、价值清) 7、三相符(帐物相符、帐卡相符、帐帐相符) 设备台账的用途与功用 1、是用好修好管好设备最重要的基础工作 2、是财产核算及资产管理的主要依据 3、是信息化管理的基本环节 4、是设备节能运行的关键手段 5、是维保计划建立和实施的前提 6、是各类数据统计分析的工具 设备台账的分类与建立 一、应建立的档案类型 1
3、、图纸及随机资料台账 2、设备登记卡 3、设备清单 4、强制检测台账 5、维保及改造台账 6、购物中心专柜及特业设备台账 设备台账的分类与建立 二、应建立的设备档案,一般包括: 1、设备出厂合格证、检验单及装箱单 2、设备安装工程验收单、试机记录及接管验收手续 3、设备使用维护规程 4、设备历次检验记录及性能试验记录 5、设备历次维修保养大修 记录和检验单 6、设备事故报告单及处理结论 7、设备封存和启用单 8、设备改进、改造、改装申请及验收记录 设备台账的分类与建立 设备台账的分类与建立 三、设备清单的建立 1、设备清单应按系统建立,建立前应按系统 对设备进行统计,系统的一级分类如下: 供配
4、电系统、暖通系统、给排水系统、电 梯、弱电系统、消防系统、停车场管理设 备、房屋本体、防雷装置、计量检测仪器 仪表、电动工具、高压工具 设备台账的分类与建立 其中弱电系统和消防系统还应进行二级分类: 弱电系统还可分为:楼宇自控系统、电视监控系统 、红外报警系统、背景音乐系统、门禁系统、可 视对讲系统、周界报警系统; 消防系统还可分为:火灾自动报警系统、消火栓系 统、自动喷水灭火系统、防排烟系统、防火分隔 、应急照明及疏散指示、固定灭火系统、水喷雾 系统、自动寻的水炮、灭火器 设备台账的分类与建立 2、设备统计时应包含以下内容: 设备名称、安装位置、数量、当前状态、型 号、生产厂家、出厂编号、技
5、术参数、供 应商、出厂日期、安装日期、接管日期、 始用日期、维保单位等 例:设备清单.xls 设备台账的分类与建立 3、将统计结果填入设备清单内容: 填入设备清单时应先确定相应设备对应系统 的设备分类,将统计的设备信息按照设备 分类填入设备清单; 填入设备清单时应按照以下原则按顺序填写 设备: 系统中应由主设备向末端设备填写 同一种设备应由低楼层向高楼层填写 设备台账的分类与建立 4、按设备清单顺序给设备编码 设备设施编号分层编号,第一层表示项目名 称,第二层表示设备设施一级分类,第三 层表示设备设施二级或三级分类中的终端 设备,第四层表示设备设施的实际使用编 号,前三级编号根据公司规定,第四
6、级由 各管理处或子公司对应设备设施编制。 例: 设备台账的分类与建立 四、设备登记卡的建立 1、 各项目应对重大的、重要的设备建立单 机档案,形式为设备登记卡,建立的注意 以下原则: 以机组为单位 大型附件对应主机另立档案 小型附件归入主机一体建档 设备登记卡.xls 设备台账的分类与建立 各系统重要设备举例: 供配电系统:高压配电柜、变压器、配电房低压配 电柜、电容柜等 电梯:所有垂直梯、扶梯、擦窗机 给排水:生活水泵及其控制系统等 暖通系统:冷水机组、空调水泵、冷却塔、锅炉、 板式热交换器、空调通风机组等 消防系统:火灾报警控制器、消防水泵、防排烟风 机 房屋本体:幕墙 设备台账的分类与建
7、立 2、填写设备登记卡的主要内容 设备的基本资料 主要规格及技术参数 主要零配件 安装记录(摘要) 验收记录(摘要) 保养要求(摘要) 保养记录 大中修记录 设备台账的分类与建立 填写设备的基本资料、主要规格及技术参数、主要零配件 时依据设备铭牌和设备说明书; 安装记录(摘要)主要列明竣工资料中的相关安装资料名 称,以及资料台账索引 验收记录(摘要)主要列明竣工资料中的相关验收资料名 称和定期强制检测的验收资料名称,以及资料台账索引 保养要求(摘要)摘取设备说明书和作业指导书中的保养 要求和技术参数 保养记录填写每次按维保计划执行的维保时间和维保内容 ,以及相关记录索引 大中修记录填写每次设备
8、的大中修日期、内容、更换配件 ,以及相关记录索引 设备台账的分类与建立 五、图纸及竣工资料台账的建立 项目接收时建设单位应向物业单位移交以 下资料: 1、产权资料 2、技术资料 设备台账的分类与建立 产权资料: 项目批准文件 用地批准文件 建筑执照 拆迁安置资料 设备台账的分类与建立 技术资料: 竣工图 设备随机资料 设备台账的分类与建立 资料接收后应按前面所列的各项资料分类 建档,形成一级资料目录 每个档案盒内应统计相关资料和文件名称 ,形成卷内文件目录和二级资料目录 例:设备资料目录.xls 设备台账的分类与建立 六、强制检测台账的建立 各项目应每年年底统计下一年需定期进行强制检 测的设备
9、名称,报告编号、检测日期、下次检验 日期、使用地点、检验结论等信息 主要需定期强制检测的设备:垂直电梯、扶梯、 锅炉、压力表等计量器具、防雷、高压工具 对于压力表、温度计等计量器具需建立专门台账 强制检验目录.xls 计量器具台帐.xls 设备台账的分类与建立 七、维保与改造合同台账 1、各项目应在每年年底前统计所有在合同期 内的维保合同和改造合同,填写合同台账; 2、合同台账应包括合同名称、合同有效期、 对方单位、合同金额等 合同台帐.xls 设备台账的分类与建立 八、购物中心专柜及特业设备台账 1、商场物业需为每家柜台建立台账 ,柜台 编号应按商场统一编号编写,台账中应包 括柜台编号、柜台
10、品牌、面积、电源开关 容量、灯具类型及数量、限电开关数量及 限电电量、空调送回风口尺寸及数量、消 防设施数量等 柜台用电台账.xls 设备台账的分类与建立 2、需为每家特业建立台账 ,台账中应包括 特业品牌、面积、电源开关容量、用水管 径、主要大功率用电设备清单,灯具类型 及数量、限电开关数量及限电电量、空调 送回风口尺寸及数量、消防设施数量等 3、对购物中心专柜及特业设备台账进行汇总 ,可以计算出一天的大致用电量;二次装 修中可参考设施数量统计,提醒对原有设 施的保护,防止设备被拆除或破坏。 设备台账的管理与更新 设备台账应根据实际情况及设备变化及时进行 更新 一、设备清单的更新 设备清单在
11、设备发生以下变化时应对内容更新和修 改: 1、设备报废; 2、设备更换; 3、设备新增; 4、维保单位更换。 设备台账的管理与更新 三、设备登记卡的更新 建立设备登记卡的设备在以下情况下应更 新或增加相关内容: 1、设备报废; 2、设备更换; 3、通过强制检测,获得检测报告; 4、对设备进行了定期保养; 5、进行了大中修,更换了配件。 设备台账的管理与更新 三、图纸及竣工资料台账的更新 图纸及竣工资料台账在以下情况下需更新 : 1、新增了设备,应将相关技术资料归档; 2、系统进行了改造,系统图纸进行了变更; 设备台账的管理与更新 四、强制检测台账的更新 1、各项目应每年年底统计下一年需定期进行
12、 强制检测的项目,建立下一年度强制检测台 账 2、在每个强制检测项目结束取得检测报告后 应对台账中相应检测项目内容进行更新 3、如设备更换应对台账中设备内容进行更新 设备台账的管理与更新 五、维保与改造合同台账的更新 1、维保合同及改造合同应每季度进行一次检 查,对执行完毕合同或支付了费用的合同 信息更新 2、新签订维保合同和改造合同时需对合同台 账进行更新 设备台账的管理与更新 六、专柜及特业设备台账 1、专柜及特业台账每年应进行两次集中调整 ,主要是在春秋调后对调整的专柜进行设 备统计,对台账内容进行更新; 2、非春秋调期间的零星专柜调整在专柜结束 后应及时对台账内容进行更新 设备台账编制的简单练习