《管理规范5.25.》由会员分享，可在线阅读，更多相关《管理规范5.25.（45页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、档案管理规范一、档案与档案管理（三）录入1、文书档案录入（1）OA系统电子文件归档已经办结的OA系统电子文件可以实时归档。具体操作：填写归档基本信息在文件管理/文件归档，点击“填写归档单”，首先进入“查询要归档的文档”窗口，录入查询条件，其中“查询的模块”是必填项，点击右上角“查询”，符合条件的文件显示在“查询要归档的文档”窗口下部，在其中要归档的文件前方框内打，然后点击右上角“归档”，系统提示：是否确定归档？点击“确定”，进入“归档信息”窗口，其中：全宗名称由下拉菜单选择；文号、责任者（由发文字号匹配生成或手工录入）、题名系统自动生成，保管期限、问题（机构）、密级由下拉菜单选择，录入“成文日
2、期”（文件落款日期）后，“件号”自动生成，“文件组合类型”系统默认为单件，何时填写组合件。“归档时间”默认为当前时间。“页数”暂时不填，待生成审批意见后，填正文、附件、审批意见页数之和。正文不是扫描件的可不填扫描分辨率、黑白二值、灰度、彩色、图像压缩方案、压缩算法、压缩比。点击“暂存”。此时如果不点击“暂存”，生成的审批意见下方将没有归档信息栏，会导致页数不准确。生成审批意见点击“审批意见”（在“关联附件”右侧），选择“是否是要生成的收文审批意见”，选择“是”则文件起草、发文、基层单位收文的传阅信息都一同生成，选择“否”则只生成从文件起草到发文为止的审批信息，然后点击“生成申请单信息”（“打印
3、”按钮右侧），系统提示：请确定已保存过此表单？如已保存，点“确定”；如未保存，点“取消”，再点击“暂存”后再点击“生成申请单信息”（“打印”按钮右侧），则在“文件材料流转及归档信息”下生成文件从拟稿、发文、流转到归档的全部信息。拉动右侧滚动条到底，查看审批意见页数。然后，进入“电子文件正文”和“关联附件”查看正文、附件页数（不是历次修改文件页数），返回“归档基本信息”填“页数”=正文+附件+审批意见页数，点击“暂存”。加盖归档章和二维条码分别进入“电子文件正文”和“纸质归档正文”，点击“加盖归档章”和“添加二维条码”。点击“暂存”。（是否需要强调10年的纸质归档正文不需加盖）纸质文件归档反映主
4、要职能和全面工作的重要文件应该电子文件和纸质文件双套归档、保管期限为永久的电子文件也应该保存纸质档案。需要纸质文件归档的OA电子文件，必须在文件起草时，在是否纸质归档中选择“是”，否则系统默认为“否”。只有在文件起草时选择纸质归档的文件在“纸质归档正文”中才有内容，才能加盖归档章和二维条码。因为OA电子文件的图片章不具备法律效力，所以纸质归档正文无红章，需打印后加盖实体公章。生成最终版审批意见进入“审批意见”，用光标点击“文件材料流转及归档信息”中的任意一处，点击“删除文档内容”，系统提示：确实删除之前生成的文档信息吗？点击“确定”，将先前生成的审批意见删除，点击“暂存”后，重新点击“生成申请
5、单信息”，出现文档后，查看归档信息中“页数”正确后，点“暂存”。如果正文是扫描件，无法加盖归档章和二维条码，则在审批意见中加盖归档章和二维条码。点“暂存”。确认归档点击右上角“确认归档”。提示“文件已归档，将会自动归到档案系统中”，点击“确定”。如果此时点击右上角“取消归档”，可以取消归档操作。否则，电子文件将在第二日自动传到档案管理系统。更新件号如果在归档操作中持续时间很长，“件号”可能被其它用户取走，需要点击“更新件号”，系统提示：此操作是为了获取最新件号，是否继续？点击“确定”。归档电子文件接收至少在归档操作的第二日，在OA系统首页快捷链接中选择“鞍山钢铁档案管理系统”，进入档案管理系统
6、，录入用户名和密码，在首页左边操作目录的17-接收OA档案，点击两次至“接收OA档案”，右边显示“档案管理”页面，点击“接收OA电子文件案卷”，提示：数据处理中，请耐心等待，直至显示“绿色，成功”。然后，在左边操作目录中进入1-档案编辑/1-文书档案/2-文书档案归档，在右边“归档文件”页面，点击“查询”，下方出现由OA系统归档的电子文件目录，点击“全选”，下方归档文件目录前面的方框中出现绿色，点击“归档”，则被选中的电子文件目录自动转入“1-1-1/2001年后档案编辑”模块中，满足日常查询需求。(2)网外纸质文书档案归档归档信息录入网外文件是指不在OA系统中形成的文件，包括统计报表、会议记
7、录、科研课题验收材料等非涉密文件。涉密文件信息录入执行鞍钢集团档案保密制度。网外非涉密文件归档需要在档案管理系统中录入归档信息。具体操作：在档案管理系统首页，进入1-1-1/2001年后档案编辑，在右侧“编辑文件”页面，点击“添加文件”，进入“编辑文件”页面，点击“编辑”，页面项目由灰变黑，表示可以进行录入。其中，“题名”是指文件标题，成套性文件的题名需填写概括内容，如2013年股份公司党政联席会记录（共12次）；“责任者”指文件落款单位而非文件起草人或归档人姓名，如无文件落款单位填写归档单位名称；文号指发文字号，没有文号的，此项可空；问题、密级、保管期限和文件组合类型由下拉菜单选择；页数填正
8、文、附件、发文稿纸（或文件传阅单）页数之和；“文件日期”指落款日期，归档时间系统自动默认当前时间，归档部门自动显示当前用户的单位名称；点击“生成件号”，系统自动按规则生成件号。黑白二值、文件压缩方案、灰度、彩色、压缩算法、压缩比、载体号、扫描分辨率可不填。最后在“是否为电子存档、是否为实物存档、是否为电子实物存档”中三选一。如想继续录入，点击“继续添加”；如当前不想再归档，则点“保存”后，退出。盖归档章、装封在每份文件首页右上角盖归档章，填写保管期限、问题、形成年度、件号、页数项目后，装入无酸纸封套。横版文件也应竖直摆放，文件头朝左，在首页右上角盖归档章。文件页数应用铅笔填写，正面在文件右下角
9、，背面打印的应该在文件左下角。4.科技档案录入（1）产品档案系统菜单档案管理档案编辑产品档案产品档案编辑点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。页面中“二级类目”、“三级类目”、“密级”、“保管期限”通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“归档时间”、“形成年度”、“页数”根据实际情况填写，点击“生成案卷号” ，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。（2）科研档案系统菜单档案管理档案编辑科研档案科研档案编辑点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。页面中“二
10、级类目”、“保管期限”、“密级”通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“证书签定号”、“归档时间”根据实际情况填写，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。（3）基建档案系统菜单档案管理档案编辑基建档案基建档案编辑（冶金）2011年后形成的基建档案都使用“基建档案编辑（冶金）”编辑。添加案卷点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。页面中“执行整理标准”不可更改，“二级类目名称”、“工程项目名称”、“保管期限”、“密级”通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“
11、形成年度”、“归档时间”、“文字（页）”、“蓝图（张）”、“底图（张）”、“原图号（套）”、“副卷数量”根据实际情况填写，根据归档材料的载体形式在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子文件，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。添加卷内通过“查询”功能找到需要添加的基建档案，选中后，点击“编辑图纸”。在弹出的页面中，点击“添加图纸”，在弹出的“添加”页面中，填写“图纸名称”、“原图号（
12、张）”、“张次号”、“设变单张数”，“张次号”填好后自动生成“档号（张）”，再根据图纸的载体形式，在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子图纸，如仍有图纸需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。通过“查询”功能找到需要添加的基建档案，选中后，点击“编辑文字”。在弹出的页面中，点击“添加文字”，在弹出的“添加”页面中，填写“文件标题”、“所在页号”、“序号”、“文件作者”、“归档单位”、“归档人”、“归档时间”、“形成时间”、“文号”，“综合小类”、“保管期限”通过下拉菜单选择，再根据文件的载体形式，在“是否为电子
13、归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子文件，如仍有文件需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。（4）设备档案系统菜单档案管理档案编辑设备档案设备档案编辑（冶金）2011年后形成的设备档案都使用“设备档案编辑（冶金）”编辑。设备档案1适用于矿山以外的单位，设备档案2适用于矿山下属各单位。添加案卷点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。页面中“执行整理标准”不可更改，“二级类目名称”与“三级类目名称”、“ 车间”与“设备单体名称”通过下拉菜单选择并存在联动关系，“密级”与“保管期限”也通过下拉菜单选择，“案卷题名”
14、、“形成年度”、“归档时间”、“文字（页）”、“蓝图（张）”、“底图（张）”、“原图号（套）”、“副卷数量”根据实际情况填写，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。添加卷内通过“查询”功能找到需要添加的设备档案，选中后，点击“编辑图纸”。在弹出的页面中，点击“添加图纸”，在弹出的“添加”页面中，填写“图纸名称”、“原图号（套）”、“原图号（张）”、“张次号”、“设变单张数”，“张次号”填好后自动生成“档号（张）”，再根据图纸的载体形式，在“是否为电子归档”、
15、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子图纸，如仍有图纸需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。通过“查询”功能找到需要添加的设备档案，选中后，点击“编辑文字”。在弹出的页面中，点击“添加文字”，在弹出的“添加数据”页面中，填写“文件标题”、“卷内文件序号”、“所在页号”、“文件作者”、“归档单位”、“归档人”、“归档时间”、“形成时间”，再根据文件的载体形式，在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子文件，如仍有文件需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”
16、。（五）归档交接1.各类档案归档流程、归档要求档案移交部门准备归档目录（一式二份）（档案系统中导出的档案目录），用铅笔在盒（卷）背填写相关信息。交接双方按目录对实物档案数量和质量进行清点、对档案管理系统中的数据进行检查；根据归档目录，对照年度归档范围，查找未归事项；归档部门对存在问题和未归事项落实整改；合格后，双方签署备考表和交接书一式二份，双方各执一份。2.归档审核（1）文书档案文件保管期限是否按照归档范围所规定的期限。归档文件应按件组合。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。发文稿纸（传阅单）一并归档，可放在最前面，作为首页盖归档章。对保管期
