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1、通知 ¡通知是应用范围最广的文种，其作者范 围也极其广泛，无论党派组织、政权机 关、群众团体、企事业单位，也无论这 些组织机构是哪一个级别，都可使用通 知。通知具有多种职能，可批转、转发 公文，也可发布文件、传达指示、颁发 规章、布置工作、告知情况、召集会议 等。 通知的标题常见的有四种方式：第一 种是只有“通知”二字作标题，这种标 题多用于内容极为简单的一般性通知 。第二种是特殊性标题，如“紧急通 知”、“重要通知”、“补充通知”等等 ，这种标题往往含有“紧急”、“重要” 等特殊性质，多用于有特殊要求的通 知。 第三种是由事由与文种两个要素构成 的标题，如关于建立健全企业工会 制度
2、的通知。第四种是公文规范式 标题，即由发文机关、事由和文种三 个要素构成的标题，如国家工商行 政管理局关于坚决制止利用广播、电 视、报纸、期刊刊播烟草广告的通知 。 批转、转发性通知 指上级机关依照合法的权限， 批转下级机关上报的公文或转发上 级机关、同级机关、不相隶属机关 的公文的通知。通知本身只对附件 起告知、发转等作用，附件与通知 共同构成完整的文件。 如：国务院批转教育部关于改进 和加强高等学校社会实践工作的报 告的通知、国务院办公厅转发 发展改革委员会等部门关于加强固 定资产投资调控从严控制新开工项 目意见的通知 批转 、转发通知的写作 标题格式：×××
3、关于转发×××××× 的通知、 ×××关于批转×××××× 的通知、 ××××关于印 发（或颁发、发布） ×××××× 的通知 正文格式： ×××关于×××××× 的意见 已经××××××（单位）同意
4、，现转发（批 转、印发）给你们，请遵照执行。 发布性通知：国务院办公厅关于发布 国家行政机关公文处理办法的通知 通知的正文多由“导语”、“主体”、“结 语”三部分组成。 导语，即在正文的首段或首层写明制 发本通知的导因、根据、目的，多采用“为 ”、“根据”、“由于”等等介宾 短语格式作为启始性语句，分别表明有关 目的、根据和导因。根据内容需要，这几 种介宾短语可交错兼用，以求将缘由交代 清楚、充分。导语之末常常以“特通知如下 ”之类惯用语引起下文。 主体，即通知的“事项”部分。该部分内 容，必须力求清晰具体，有关的时限、 地点、办法、规定、要求等，要齐备而 不能含混。若事项较多，可采用“条款
5、式”，按其内在逻辑关系分列表述，也 可将若干事项分别归类采用“板块式”大 段表述。 结语，即正文的结束语。该部分常常以 独段式写明有关希望、号召、执行要求 ，或采用“特此通知”之类惯用语结束。 报告 报告，适用于向上级机关汇报工作，反映 情况，回复上级机关的询问。是下级机关按制 度规定、应上级要求或自己主动用以向上级机 关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问 的公文，它是一种具有鲜明的汇报性和特定的 陈述性的上行公文，其撰制时间以事后行文为 主，亦可事前、事中行文。它既是上级机关了 解下情、制定方针政策、指导工作的重要依据 之一，也是下级机关及时反映情况，取得上级 对工作的支持、指导的重要途
6、径之一。 报告的分类比较复杂，且多有交叉重叠。大体而 言，常用的报告可以分为以下几种： 专题报告：内容单一，问题集中，专门反映某项 工作或某一问题的报告。此种报告强调“一文一事”。 综合报告：内容复杂，问题较多，全面汇报有关 工作进程、成绩、经验、缺点、教训等事项的报告。 工作报告：又称“例行性报告”，即就有关工作的 进展情况、现存问题和解决办法等事项，定期或不定 期向主管上级所作的报告。它是对有关政策、法令、 指示贯彻执行情况的责任性反映。 上复报告：又称“答复报告”。即以答复 上级查询，或汇报所承办工作的进展情况 及结果的报告。 知照报告：即以汇报例行性或临时性工 作情况为内容的报告。该类
7、报告所涉及的 例行性或临时性工作，既非上级布置或交 办的，也非上级要求答复的。 报送报告：即随抄报文件或呈送物件同 时发出的，用以写明抄送文件或物件名称 、数量的报告。 报告的标题一般采用三要素齐 全的规范标题，也可采用事由加文 种式。如果是紧急性或联合性报告 ，在“报告”二字之前加上“紧急”或 “联合”字样。 报告的正文，一般由“开头”、“ 主体”、“结语”三部分组成。 开头，简明扼要地交待制发报告的缘 由，多用“现将×××××× 报告如下”的惯用 句式承上启下。 主体，具体写出报告的基本内容。在通 常情况下，该部分包括四层内容：陈
8、述基 本情况，归纳主要经验，说明存在的问题 ，提出今后改进措施。 结语，多使用惯用语句。常用的语句 有“以上报告，当否，请批示”，“以上报告 ，如无不妥，请批转有关单位执行”等。 请示 请示的适用范围： 1、按照职权范围本机关无权决定，必须报 请上级批准、授权、指示后才能办理的事项 ； 2、对上级的方针政策、指示精神等理解不 明、领会不透，或者对工作中出现的新情况 把握不准、难以处理，必须报请上级加以明 确的阐释、指示后才能办理的事项； 3、因意见分歧，无法统一，难以工作 ，请求上级裁决后，才能办理的事项 ； 4、工作中遇到重大或疑难问题，请求 上级机关给予指示； 5、有章可循，有法可依，请示
9、者 对有关问题有明确的认识，对处理 有关事项有明确的意见，但因情况 特殊或关系重大，为防止工作失误 ，需要请示上级审核的事项； 6、因情况特殊，难以执行上级 机关的统一规定，需要变通处理的 问题； 7、工作中因财力、物力不足，造 成重大困难，或遇到意外灾害、事 故，本单位无力解决，需要向上级 请求给予财力、物力、人力等方面 的支持的事项； 8、需要上级机关批转自己的同 级机关或不相隶属机关共同办理的 全局性事项。 请示的写作方法： 请示的标题一般用事由加文种式 和发文机关、事由再加文种的规范式 两种形式，其格式为： ××××关于××&
10、#215; ××××（请示事项）的请示 ； 请示的正文多由“请示缘由”、“ 请示事项”、“请示结语”三层内容构 成； 请示缘由，即请示的首段或首层。该 部分写明请示的根据和问题，简要交 待为什么请示、请示什么。一般来说 ，有关政策和指示性的根据，可以从 略，而有关事实性根据，可酌情多写 ，特别应着重从重要性、迫切性、必 要性等角度，将复杂的事实根据陈述 得充分、具体、确凿、清楚，以便所 请示的问题或事项立得住、站得稳， 让人无可否认。 请示缘由，必须理据充足。不能 泛泛写财政十分困难，因工作需 要，急需资金等。 请示事项，即请示的核心部分。该 部分必须明
11、确说明请求予以批准、答 复或指示的具体事项和问题。如果对 同一事项或问题有两种或两种以上处 理方案或意见，也应一并写出，但必 须写明本机关所倾向的意见和理由， 以供上级决策时参考。这部分内容务 求表述得准确清晰，具体恰当，切实 可行。 请示结语，多以独段的形式，语 气中肯地再次提出请求。该段往 往使用“以上请示，请予批准”、“ 以上意见当否，请批示”、“以上 事项，如无不妥，请批复”、“特 此请示，请速审核批复”之类的惯 用语作结尾。 批复 批复，适用于答复下级机关的请示事项 。批复与请示是一对往来文书。 批复的写作方法： 批复的标题，一般都采用完全式，且 要将请示的事项或问题写进标题 ，有的
12、 还要写明批复机关的态度，其格式为： ×××××关于×× ××（请示事项）的批复， ×××关于同意×× ××（请示事项）的批复 。 一层介词结构的：民政部 关于在部队立过大功的军人 转业复员到地方工作牺牲、 病故后是否增拨抚恤金问题 的批复。 二层介词结构的：国务院关于同 意广东省扩大海州市郊区给广东省人 民政府的批复、国务院办公厅关 于深圳特区私人建房问题给广东省人 民政府办公厅并福建省人民政府办公 厅的批复等，这样的标题就非常复 杂
13、，一个标题中包含了发文机关名称 、批复意见提要、事由、受文机关名 称与文种五个要素。 主送机关：提出请示的下级机关 就是批复的主送机关。 批复的正文一般是由“批复依 据”、“批复意见”、“批复结语”三个 层次构成。 批复依据。该层以简洁的文字，先 写清收到了什么请示，然后再写出 收文机关相应的态度。常用的行文 格式是“××××年×月×日×× × ××请示 （×发×××× ××号）收悉，现批 复如下”，“你省（市等）&
14、#215;×××年× 月×日关于××问题的请示收悉，现 批复如下”等句式表述。 批复意见。即针对请示内容所作 出的具体指示或明确答复，可以 表明态度，如同意、不同意、原 则同意、部分同意等。这部分内 容要写得具体、简要、准确，答 复的态度要鲜明，不能含糊其词 。 批复意见可以有四种情况：一是表示同意 或批准；二是表示不同意或不批准；三是 表示同意或批准请示的某一部分；四是表 示“暂不予批复”。如果是第二、三种情况 ，应说明不同意、不批准或部分不同意、 不批准的理由。说明此类理由时，必须引 据有关方针政策、法律法规，并要注明所
15、 引文件内容的出处，以示严肃郑重。如果 是第四种情况，上级机关则必须及时用电 、函形式告知原请示机关，以防产生误解 。 批复结语，一般以独段的形式 ，用“特此批复”、“此复” 之类的惯用语作结。有时还可 以提出希望嘱托、提出执行要 求、表示殷切叮咛等等。 函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询 问和答复问题，请求批准和答复审批事项。有 关主管部门指职能部门，即它是此项工作的执 法管理部门，不管其级别如何，只要这项工作 归它管，要开展此项工作必须得到它的批准， 要请求得到批准，就必须用函行文。有时候上 下级之间一些较小的事宜的请求和批准，也用 函。 函按照内容和用途可以分为商洽函、询问 函、答
16、复函、请求批准函。 函的标题有四种形式：一是规范式 ，发文机关、事由、文种三要素具全， 如××日报社关于联系青年记者进修 的函；二是事由加文种式，如关于 要求履行地毯购销合同的函；三是发 文机关、事由、受文机关、文种四个要 素构成的标题，如国务院办公厅关于 悬挂国徽等问题给湖北省人民政府的复 函；四是只以“公函”二字为题。 商洽函。正文多分为缘由、事 项、结尾三部分。常用结尾惯用 语为“上述要求，请予函复”、“祈 请函复为盼”、“即请函复”； 询问函。常用结尾惯用语为“ 请予协助为盼”、 “请即函告”、“ 特此函达，并希见复”； 答复函。引述部分格式为： “×&#
17、215;××年×月×日贵单位关于×× × × × 的来函（×函××××××号）收悉， 现答复如下”；常用结尾惯用语为“此 复”、“特此函复”、“专此函告”； 请求批准函。正文写法类同于请 示。 意见的概念 意见适用于对重要问题提 出见解和处理办法。它是一种 能够对公务活动起到指导或建 议作用的公文。其适用范围较 宽，可以用于党政机关、社会 团体以及企事业单位。 意见的特点 1、行文方向的灵活性。 意见可用于上行文、下行文 和平行文。作为
18、上行文，应按请示性公文的程序和要 求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项 ，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见 后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当 出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各 方理据，提出建设性意见， 并与有关部门会签后报请 上级机关决定。上级机关应当对下级机关报 送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，文中对 贯彻执行有明一确要求的，下级机关应遵照执行；无 明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提 出的意见供对方参考。 2、作用的多样性。有的意见对重要问题提 出见解、看法，具有建议、参考作用，如X X省人民政府办公厅送交水利部办公厅的 关于加强嫩江 松花江防洪建设的若干意见 ；有的意见提出处理办法，具有指导、规 范作用，甚至具有法规作用、指挥作用，如 中共中央国务院关于促进小城镇健康发展 的若干意见一文，要求各级党委、政府和 多个部门通力协作，各司其职，确保大力发 展小城镇建设这一重大战略间题得以顺利实 施。 3、行政
