会议策划与组织-4解析

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1、会议策划与组织 项项目四 会议议善后工作 1 会议策划与组织 课程内容 2 1 会议人员送别 2 会议文件的收集、整理与归档 3 会议议精神的传传达与落实实 4 会议评估与总结 会议策划与组织 【案例导入】 A集团团股份公司2013年安全生产产工作会议议于2013年4月在上海金福门门就顶顶 啊第二会议议室举举行。根据会议议安排，代表们们26日报导报导，27日开会，28日离会。 与会者共计计131人。会务组务组周秘书负责书负责会议议的善后工作。28日晚，他和会务组务组 的同事们们一起，收拾了会场场，返还还了租用酒店的设备设备，和酒店结结清了相关费费用。 考虑虑到会务组务组人员员从会务务准备备到会

2、务务服务务都很辛苦，和酒店结结完账账，他就请请 几位外面的西餐厅厅吃西餐，以表示对对大家的慰劳劳。回到酒店时时已经经是晚上9:30 分。之后，他通知各位代表到酒店的412房间间取回预订预订的车车票、机票。可此时时， 第二早晨返程的代表在焦急地等待取票；有的代表是第一次来伤伤害，就去外滩滩或 其他地方玩去了；有的代表则则借机去看望亲亲朋好友。所以，等到午夜12点半，周 秘书书的车车票、机票还还没有发发放完毕毕，一直等到代表们们第二天早晨找上门门来。代表 们领们领了票，有的还还在不断得抱怨。 第二天下午，送走了代表之后，周秘书书匆匆返回北京总总部，开始整理会议议文 件。却发现发现清退回来的会议议文

3、件数目不对对，少了两份文件，是哪位经历经历没将文件 交回呢？他回忆忆不起来了。没办办法，他只好给给参会人员员一一打电话问询电话问询。之后， 他又整理会议记录议记录，写出会议纪议纪要，经领导审阅经领导审阅后，发发到全国各地的各分公司。 这这次会是否成功？哪些方面还还有漏洞？周秘书书打算松口气，在进进行会议总结议总结 ，写出会议评议评估材料。 3 会议策划与组织 周秘书到了哪些？哪些工作没做好？ 整理会议记录的前提是什么？ 怎样才能写好会议纪要？会议纪要什么 时候适合发给代表们？ 会议评估包括哪些内容？怎样才能做好 会议评估工作？ 会议善后工作包括哪些内容？ 4 思考： 会议策划与组织 一、引导与

4、会者安全退场 二、离会服务工作 三、会场清理与会费结算 5 任务一 参会人员的送别 会议策划与组织 一、引导与会者安全退场 （一）引导与会者退场 引导有序退场 特殊人员的安排退场 6 会议策划与组织 （二）引导车辆驶离 会前做好车辆泊位安排 提前划分好停车区 领导专车先行 7 会议策划与组织 8 二、离会服务工作 离会服务务的工作内容 1、及时和与会人员清理结算账目。 2、提醒与会代表归还借用的文件、物品；不遗忘自己的 物品。 3、为与会代表预订并提前发放飞机票、车船票。 4、了解自带车辆人员的返程日程、路线及车辆耗油情况 。 5、安排送行车辆，将外地与会者送至机场、车站或港口 。 6、请示领

5、导后，为与会人员解决相关问题。 7、安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作。 会议策划与组织 9 三、会场清理与会费结算 会场场清算的内容和程序 1、将租用或借用的设备、器材还给租用或借用单位；不 能及时还的，应将其归库，并派专人保管。 2、撤去会场的临时性布置，包括会标、彩旗、绿植。 3、清点会议用品、用具，能再次使用的要归库管理。 4、将会场中搬动过的桌椅恢复原样，并将地面、门窗清 扫或擦洗没有。 5、撤走会场外的会议标志，如通知牌、方向标。 6、清理回收会议文件。 7、通知配电人员切断会场不再使用的电源；通知服务人 员关闭会场。 会议策划与组织 （二）会费结算 一是会务人员和宾馆酒店结算会

6、议开支费用； 二是会务组和单位财务部门的结算。 会议策划与组织 任务二 会议文件的收集、整理与归档 【案例导入】某物业业公司准备备在年底举举行一场场新年联欢联欢会，公司综综合 部已经拟订经拟订了联欢联欢会的相关方案，并列出了经费预经费预算表。在公司的例会 上，经经理让让参会的各部门门以及各社区物业业管理中心的负责负责人讨论讨论一下联联 欢欢会的方案和费费用预预算。由于参加会议议的人员员比较较多，所以秘书书刘军军就 将文件复印了多份供大家阅读阅读。 会上，大家就方案提出了许许多修改建议议，并且相应应地将费费用预预算也进进 行了修改。散会后，这这些文件没有及时时收回，而是被开会的人员带员带回了 各

7、自的部门门。公司的许许多员员工看到这这份方案草稿后，还还以为联欢为联欢会就要 按照文件中写明的方式举举行，引起了不小的误误会。 原来在方案草稿中，没有考虑虑到联欢联欢会当天值值班的员员工，他们们因为为工 作关系不能到场场，既享受不到美食，也无法参与抽奖奖活动动。有员员工将这这 一问题问题直接反映给给了公司领导领导。面对对大家的不满满，公司领导领导不得不反复 向大家解释说释说明最新的方案。 11 会议策划与组织 1.在这个案例中，联欢会方案草稿是否 为涉密文件？为什么？如果不是涉密文 件，为什么还需要在会后收回？ 2.如果在会后要收回讨论过的方案草稿 ，应注意哪些方面？ 12 思考： 会议策划与

8、组织 一、会议文件的清退 会议会见的清退指会议接受后，对一些内部文件 、机密文件、重要文件按照“文件清退单”或“ 文件清退目录”及时清退回收的工作。 一般来说，机密文件要在会议结束前收回，不允 许与会者带出会场；其他重要文件要在规定的时 间内清退。 13 任务二 会议文件的收集、整理与归档 会议策划与组织 二、会议文件的收集 （一）会议文件的收集要求 （1）确定好会议文件的收集范围。 （2）保密文件要按照会议文件资料清退目录和发文登记 薄逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的 死角。 （3）收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之 前全部收齐。 （4）收集过程注意保密。 （5）文件

9、手机要履行严格的登记手续，认真检查文件资 料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行弥 补。 14 会议策划与组织 （二）会议文件的收集范围 （1）会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表 决文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理 性文件。 （2）会议期间产生的文件，包括决议、决定、议案、提 案、会议记录、会议简报、参考说明文件、会务管理文 件。 （3）会后产生的文件，包括会议纪要、传达纲领、会议 新闻报道、论文集。 15 会议策划与组织 （三）会议文件的收集渠道 （1）向全体与会人员收集文件。 （2）向会议领导人、召集人和发言人收集文件。 （3）向会议有关工作人员收集文件，如

10、会议记录人、文 书的起草人。 16 会议策划与组织 三、会议文件的整理 （一）整理会议记录 1、文字记录整理 （1）会议记录人亲自整理 （2）会议整理人要熟悉有关方针政策，具有相应的思想理 论水平和较强的理解能力。 （3）补正过之或不足之处。 （4）修正用词和语法错误。 17 会议策划与组织 三、会议文件的整理 （一）整理会议记录 2、会议录音整理 （1）删除 （2）补充 （3）更正 （4）送审 （5）整理录音的技术问题 18 会议策划与组织 （二）印发会议纪要 1、会议纪要的概念和类型 会议纪要，是记载、传达会议情况和议定事项的总结性 公文。它是根据会议中产生的会议记录等会议原始材料 提炼综

11、合而成的。 19 会议纪要和会议记录的区别： 性质不同。会议记录是会议情况的原始记载，它忠实地记录会议 的议题、发言与进程，属事务文书；而会议纪要是对会议的综合与 概况，它不止具有记载功能，更重要的是反映会议的基本风貌和精 神，向有关机关传达会议情况和议定事项，是法定行政公文。 功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存 档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。 会议策划与组织 根据国务院国家行政机关公文处理办法 对会议纪要适用规定，分为两种类型： (1)情况会议纪要。 (2)议定事项会议纪要 20 会议策划与组织 21 会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。 （

12、1）标题 由会议名称和文种组成。如全国高校大学语文教学研讨会纪要。 （2）成文日期 成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右 下角标明日期。 （3）正文 正文可写三部分，也可只写前两部分。 在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人 员、议程及主要收获等。 主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务 要求等。 结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可 以在写完主体部分后即全文结尾。 会议策划与组织 22 会议纪要结构： 标题 成文日期 正文概述式条款式发言式 会议概况 会议事项 会议听取了 会议讨论

13、了 会议认为 会议指出 会议决定 会议通过了 一、*会议讨论了 二、*会议认为 三、*会议决定 会议听取了 会议讨论了 *同志强调 *同志指出 *同志强调指出 会议同意 结尾 会议呼吁 会议号召 会议希望 会议号召 会议恳切呼吁 会议希望 会议策划与组织 23 会议纪要范文 全国城市经济体制改革试点工作座谈会纪要 （年月日） 年月日至日，国家体政委在省市召开了全国 城市经济体制改革试点工作座谈会。三十一个省、自治区、直辖市体政委 （办）的负责同志，五十八个试点城市的负责同志，以及中央、国务院有 关部门的负责同志共二百多人参加了会议。会上传达学习了中央领导同志 最近的重要讲话，交流了试点城市改革

14、的情况和经验，研究了在新形势要 积极推进城市经济体制改革进一步开展的工作。 一、统一认识，明确今年改革的方针和主要任务。（略） 二、进一步简政政权，政企分开，搞活企业。（略） 三、充分发挥社会主义市场经济，理顺经济关系。（略） 四、精心指导，保证改革健康发展。（略） 与会同志一致表示，当前改革进入攻坚阶段，我们要坚定地贯彻党中 央和国务院的布署，精心组织，精心指导，搞好调查研究，把城市经济体 制改革引向深入，为建立有中国特色的社会主义市场经济作出新贡献。 会议策划与组织 3、印发会议纪要的工作程序 24 印发发会议纪议纪要工作程序 1、整理、完善会议纪要。 2、起草、编写会议纪要。 3、确定印

15、发范围 4、领导签字 5、打印成文、印制分发 6、归档保存 会议策划与组织 （三）发布会议消息、印发会议简报 1、发布会议消息 大型会议信息的发布 （初期、会中、会后） 小型会议消息的发布 25 会议策划与组织 会议消息的写法和其他消息一样，多采用“倒金字塔式 ”。标题一般采用单标题式，直接告诉读者“ 会议 胜利召开”或“ 会议胜利闭幕”或“ 单位召开 会议”，有时也采用正副标题形式，正标题表明会 议主题，副标题采用“ 单位召开 会议”。会议 导语部分要报道何时、何地、何人召开什么会议，会议 取得了什么成绩（效果）。主体部分紧承导语展开，报 道会议主要内容及盛况。主体部分的写作应注意：中心 明确，内容具体；结构严谨，详略得当。结尾部分或强 调会议取得的成绩，或水到渠成发出号召，或对会议成 绩进行评述。总之，要圆满收束全文，而且要精简精炼 。 26 会议策划与组织 27 会议消息范文 会议策划与组织 2、印发会议简报 大中型会议一般都要编写会议简报 会议简报也由报头、报核、报尾三部分组成。 28 会议策划与组织 29 秘级 编号 简 报 名 称 第X期 编发单位 印发日期 编者按：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 目